事業(yè)單位檔案管理優(yōu)化路徑初探

李昭良

欽州市欽南區(qū)紀律檢查委員會 廣西欽州 535000

近年來，社會進步與經(jīng)濟發(fā)展十分迅速，檔案管理工作也體現(xiàn)出更為顯著的作用，與事業(yè)單位長足發(fā)展存在直接聯(lián)系。目前，事業(yè)單位在檔案管理工作方面仍有管理方式過于粗放、設施設備過于落后等問題存在，以致于檔案管理工作開展受阻，故而必須對事業(yè)單位檔案管理工作進行優(yōu)化。

一、事業(yè)單位檔案管理工作優(yōu)化的重要性

事業(yè)單位檔案管理工作指的是在搜集、整理并歸納事業(yè)單位檔案信息的基礎上，將信息服務提供給單位的工作，能對管理水平、業(yè)績進行有效衡量。對于我國事業(yè)單位而言，檔案管理工作優(yōu)化所體現(xiàn)的意義表現(xiàn)在：首先，檔案管理工作優(yōu)化根據(jù)培訓和系統(tǒng)教育的開展，可使相關人員的管理技巧得到有效提升，實現(xiàn)事業(yè)單位檔案管理效率的提升；其次，檔案管理工作優(yōu)化有利于事業(yè)單位網(wǎng)絡信息化管理的實施，使單位對數(shù)據(jù)檔案的獲取更及時、準確，實現(xiàn)系統(tǒng)化、科學化及網(wǎng)絡化管理水平的提升；最后，單位在實現(xiàn)檔案管理人員、手段的優(yōu)化之后，可將存在于管理中的相關問題及時發(fā)現(xiàn)并解決，為檔案管理體制的完善奠定基礎。

二、事業(yè)單位檔案管理工作優(yōu)化原則

（一）統(tǒng)一化與差異化兼顧

事業(yè)單位應以國家有關檔案管理的法律法規(guī)為根據(jù)進行檔案管理制度的制定，檔案的管理也需遵循法律法規(guī)。但是，事業(yè)單位還需以自身具體情況為根據(jù)建立與本單位相適應的管理制度。對此，各個事業(yè)單位的具體管理制度必然會有部分不同存在。事業(yè)單位在檔案管理制度制定中，就必須予以制度存在的統(tǒng)一性、差異性充分考慮。

（二）強調執(zhí)行與制度并重

事業(yè)單位檔案管理優(yōu)化實施之前，必須進行與單位相適應的管理制度的合理制定。然而，若是無法將管理制度真正貫徹實施，那么制度的作用就無法充分發(fā)揮。故而，各單位必須加大監(jiān)督力度，高度重視管理制度的制定與實施，并在不斷完善的基礎上，使其更規(guī)范。

（三）重視權益，明確職責

在檔案管理的組成中，檔案管理工作人員這一成分十分關鍵，管理工作的最終質量取決于工作人員的工作積極性與熱情。而影響工作人員積極性與熱情的因素主要包含兩點，即是否明確和保障工作人員相關權益、工作人員自身職責是否明確。故而，針對檔案管理工作，必須使工作人員對自身職責、權益有所明確，并在其將自己工作完成的基礎上保障他們的權益。此外，各單位還可進行反饋機制的建立，對工作人員的有效依據(jù)進行聽取、采納，以便他們的工作熱情得到激發(fā)。

三、事業(yè)單位檔案管理工作優(yōu)化路徑選擇

（一）樹立檔案管理意識

在事業(yè)單位中，檔案管理這一工作屬于服務性范疇，故而對于以人為本的服務理念必須充分體現(xiàn)，將新時期事業(yè)單位檔案管理發(fā)展需求滿足。要想使事業(yè)單位檔案管理工作效率得到提升，管理者應在將本質管理工作落實的基礎上，對單位檔案管理的地位予以重視，通過自身服務意識的提升，對其進行精確定位，便于為檔案的有效利用提供保障。此外，檔案管理者還需以局域網(wǎng)、單位公告欄和講座等方式積極宣傳檔案管理，確保檔案使用者、工作人員及單位領導能更全面的認識檔案及其管理，了解檔案管理各項要求，推動“服務性、人本性、工作性”檔案管理意識的形成，進而使檔案管理得到長期、穩(wěn)定的發(fā)展。

（二）強化檔案管理信息化建設

對于事業(yè)單位而言，要想實現(xiàn)信息化檔案管理，就必須落實館藏檔案數(shù)字化及網(wǎng)絡化，通過網(wǎng)絡與計算機資源的利用，以電子化檔案資源取代傳統(tǒng)檔案資源，推動檔案管理信息化發(fā)展。同時，事業(yè)單位也可通過科學、先進的管理軟件的運用，對電子文件進行合理規(guī)劃，實現(xiàn)檔案資源搜集、儲存、提取和瀏覽等環(huán)節(jié)的一體化管理。此外，檔案管理信息化內容中，最為關鍵的便是以計算機等網(wǎng)絡介質和設備為依據(jù)，將單位的檔案資源共享于整個社會，或是以互聯(lián)網(wǎng)技術為依托對檔案資源進行遠程控制，實現(xiàn)檔案資源的全面共享及信息化管理。

（三）加強檔案管理人員專業(yè)培訓

高素質專業(yè)管理人員是事業(yè)單位管理工作得以優(yōu)化的關鍵因素，要想使事業(yè)單位檔案管理活力與動力更顯著，得到長久、穩(wěn)定的發(fā)展，就必須將檔案專業(yè)管理人才優(yōu)勢充分發(fā)揮。首先，落實事業(yè)單位檔案管理人員知識更新、業(yè)務拓展。事業(yè)單位需以檔案管理工作發(fā)展需要為根據(jù)，開展檔案力量、業(yè)務基礎培訓工作，并在此基礎上加大現(xiàn)代化檔案及管理知識的培養(yǎng)工作，如信息技術、數(shù)字檔案管理等，確保管理人員知識結構得到豐富，能與管理體制改革所提出的要求相適應；其次，建設檔案專兼職人才隊伍。管理實踐中，管理者不斷需積極建設檔案管理專職隊伍，使管理更穩(wěn)定。同時還需加大專業(yè)人才引進力度，安排檔案管理主要工作，促使檔案管理專業(yè)水平得到提升。

四、結語

綜上所訴，要想實現(xiàn)事業(yè)單位檔案管理工作優(yōu)化，需以現(xiàn)代化管理理念為核心，通過管理方式的創(chuàng)新，實現(xiàn)管理的現(xiàn)代化。同時，通過先進技術及設備的運用，將傳統(tǒng)的管理檔案機制打破，并在完善、有效的管理制定建立下，使其與社會發(fā)展需求相符合，為檔案的保管與使用提供保障，將更合理、完善的服務供于人們使用。

[1]陳云.事業(yè)單位檔案管理工作的優(yōu)化路徑[J].大眾文藝，2017(16)：101-101.