淺談電子文件歸檔管理

趙倩倩

摘要：電子文件的歸檔是將具有檔案價值的電子文件由形成部門向檔案部門移交的過程，標(biāo)志著電子文件管理由文件生成部門向檔案部門的正式轉(zhuǎn)移。與紙質(zhì)文件相比起來電子文件歸檔則更為復(fù)雜。

關(guān)鍵詞：電子檔案；歸檔；管理

電子文件的歸檔是將具有檔案價值的電子文件由形成部門向檔案部門移交的過程，標(biāo)志著電子文件管理由文件生成部門向檔案部門的正式轉(zhuǎn)移。與紙質(zhì)文件相比起來電子文件歸檔則更為復(fù)雜。電子文件歸檔，是將應(yīng)歸檔的電子文件，經(jīng)過整理確定檔案屬性，從電子計算機(jī)存儲器或其網(wǎng)絡(luò)存儲器上，拷貝或刻錄到可移動的磁、光等記錄介質(zhì)上，以便長期保存的工作過程。不同環(huán)境條件產(chǎn)生的電子文件其歸檔的方法是不同的，如果是電子計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，按要求轉(zhuǎn)數(shù)據(jù)庫或記有歸檔的標(biāo)識即可完成歸檔任務(wù)。但以載體傳遞歸檔的電子文件，就必須做一些輔助和認(rèn)證工作，要與相關(guān)的紙質(zhì)文件結(jié)合歸檔。

一、電子文件歸檔范圍

在確定電子文件的歸檔范圍時，應(yīng)當(dāng)參照執(zhí)行國家檔案局關(guān)于《機(jī)關(guān)文件材料歸檔和不歸檔的范圍》的規(guī)定和其他有關(guān)科技文件、專門文件歸檔范圍的規(guī)定，并結(jié)合電子文件的特點，將反映機(jī)構(gòu)主要活動、具有查考利用價值的電子文件納入歸檔范圍。具體而言，電子文件的歸檔范圍主要包括：一是在行使本單位職能以及行政管理、業(yè)務(wù)管理活動中形成的各種文本文件；對需要保存草稿的文件，修改應(yīng)在拷貝件上進(jìn)行，加版本號積累，并將草稿、定稿一起歸檔。二是利用計算機(jī)輔助設(shè)計、輔助制造、檢測、仿真實驗等技術(shù)形成的具有查考利用價值的數(shù)據(jù)文件、圖形文件、模型文件等。三是本單位制作的各種數(shù)據(jù)文件：如數(shù)據(jù)庫、圖形庫、方法庫等。四是對于軟件生產(chǎn)商而言，在其研究開發(fā)活動中形成的程序文件。為保證電子文件的長期可讀性而收集的各種支持軟件，包括操作系統(tǒng)、應(yīng)用軟件，以及相關(guān)的數(shù)據(jù)、配套的文檔資料。檔案部門已有的不須重復(fù)歸檔。以上各種電子文件的整理、著錄和鑒定信息，這些信息可能存在與電子文件管理系統(tǒng)中，與文件相聯(lián)系；也可能以紙質(zhì)形式存在。

二、選用歸檔方法

一是將應(yīng)歸檔的電子文件最終版本確定保管期限等檔案屬性后，錄入在磁、光記錄介質(zhì)上，脫機(jī)后可存放在另處。二是壓縮歸檔。采用數(shù)據(jù)壓縮工具，對電子計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)上應(yīng)歸檔的電子文件，經(jīng)過一段時間積累后進(jìn)行壓縮操作，錄入到磁、光記錄介質(zhì)上。三是備份系統(tǒng)歸檔。一般是在電子計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下采用。將歸檔的電子文件在網(wǎng)上進(jìn)行一次備份操作，就可將歸檔的電子文件記錄在磁、光記錄介質(zhì)上。

三、規(guī)定歸檔份數(shù)

一般應(yīng)拷貝三套，兩套異地保存，另一套提供借閱。電子文件的形成到歸檔，跨越多個部門。這些部門通過電子計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)聯(lián)成一個有機(jī)的整體，有時工作互有交錯，職責(zé)界限難以區(qū)分清楚，所以，應(yīng)當(dāng)由單位的綜合主管部門統(tǒng)一協(xié)調(diào)，指定專門機(jī)構(gòu)或?qū)Ｈ素?fù)責(zé)。電子文件的形成、承辦、歸檔等工作應(yīng)當(dāng)由電子文件形成部門負(fù)責(zé)，檔案部門予以指導(dǎo)監(jiān)督，并對保管方法提出意見和建議；對歸檔后形成電子文件的管理工作應(yīng)由檔案部門負(fù)責(zé)，電子文件形成部門提供協(xié)助和支持?？傊麄€過程既要有統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，明確分工，嚴(yán)格管理，還要有相互支持，才能保證電子文件的原始性、真實性和完整性。

四、電子文件的歸檔質(zhì)量要求

1.齊全完整。一是用文字處理技術(shù)形成的電子文件，同時收集文件存儲格式、屬性和文字處理平臺的說明材料。二是用掃描儀等設(shè)備獲得的圖像電子文件，如果采用非標(biāo)準(zhǔn)壓縮算法，收集處理平臺的說明材料。三是用計算機(jī)輔助設(shè)計或繪圖等獲得的圖形電子文件，同時收集軟硬件環(huán)境和相關(guān)數(shù)據(jù)。四是用視頻設(shè)備獲得的動態(tài)圖像文件，同時收集非通用格式的壓縮算法和相關(guān)軟件。五是用音頻設(shè)備獲得的文件，同時收集其屬性標(biāo)識、參數(shù)和非通用格式的相關(guān)軟件。六是由計算機(jī)多媒體技術(shù)制作的文件，其中包含前面所說的兩種以上的信息形式，收集時應(yīng)保證參數(shù)準(zhǔn)確、數(shù)據(jù)完整。七是通過軟件產(chǎn)生的電子文件，應(yīng)同時收集其軟件型號、名稱、版本號和相關(guān)參數(shù)手冊、說明資料等。

2.真實有效。指文本文件應(yīng)是最后定稿，圖形文件如經(jīng)更改，應(yīng)將最新版本及更改記錄予以歸檔，各種文件的草稿、定稿根據(jù)需要決定是否歸檔。有條件的機(jī)構(gòu)應(yīng)采用電子文件簽署技術(shù)，以便確認(rèn)電子文件的有效性。

3.一式兩套。物理歸檔的電子文件一般要求有一式兩套脫機(jī)文件，其中一套封存，一套提供利用。

4.經(jīng)過整理。歸檔的電子文件應(yīng)經(jīng)過一定的整理和編輯。電子文件的整理，應(yīng)按內(nèi)容、保管期限、密級等因素相對集中；應(yīng)按《檔案著錄規(guī)則》著錄，并制成機(jī)讀目錄；應(yīng)填寫電子文件歸檔登記表。

5.歸檔手續(xù)。歸檔的電子文件，先由形成部門賦予文件以歸檔標(biāo)識，然后將歸檔信息提示給檔案部門，檔案部門給歸檔文件加上如分類號、檔號等，歸檔文件及相關(guān)信息進(jìn)入數(shù)據(jù)庫，文件便進(jìn)入檔案管理狀態(tài)。得到授權(quán)的用戶只能利用文件信息，不能對之進(jìn)行刪除、修改等。采用網(wǎng)絡(luò)歸檔方式的電子文件，其歸檔手續(xù)與此類似。由系統(tǒng)自動生成一份《歸檔電子文件登記表》，打印后雙方簽字作為歸檔憑證保存。

6.劃定歸檔時間。電子文件的歸檔一般在年度或任務(wù)完成后，或一個階段之后的一段時間內(nèi)進(jìn)行歸檔（稱為階段歸檔），具體可視其情況而定。因涉及到電子文件的技術(shù)環(huán)境條件，記錄介質(zhì)的質(zhì)量、壽命等問題，一般以不超過2—3個月為宜。

五、加強(qiáng)電子文件管理人員的培養(yǎng)

電子文件管理是一個新生事物，從事電子文件管理的人員應(yīng)具備豐富的檔案管理經(jīng)驗，又能熟練掌握計算機(jī)應(yīng)用技術(shù)等多方面的技術(shù)技能。因此，培養(yǎng)和造就一批電子文件、電子檔案管理人員是當(dāng)務(wù)之急。就目前來說，一是要重視吸納專業(yè)型的人才充實到檔案管理隊伍中來；二是加大教育投入，抽調(diào)一批具有一定水平，且熱愛檔案事業(yè)的人員，對他們進(jìn)行系統(tǒng)的檔案學(xué)理論基礎(chǔ)知識、電子計算機(jī)知識、數(shù)字通信技術(shù)強(qiáng)化培訓(xùn)，使他們迅速掌握電子文件管理的基本知識技能；三是讓檔案工作者參與到檔案信息化建設(shè)工作中來，激發(fā)他們的創(chuàng)造力，不斷提高業(yè)務(wù)素質(zhì)。