大數(shù)據(jù)背景下電子檔案管理問(wèn)題及對(duì)策分析

吳旭光

摘要：作為又一次顛覆性的繼物聯(lián)網(wǎng)、云計(jì)算之后的技術(shù)革命，大數(shù)據(jù)在短暫的時(shí)間內(nèi)深刻改變著各行各業(yè)。本文通過(guò)分析大數(shù)據(jù)背景下電子檔案管理問(wèn)題及對(duì)策，有利于實(shí)現(xiàn)互通互用檔案資源，實(shí)現(xiàn)促進(jìn)檔案事業(yè)發(fā)展的目的。

關(guān)鍵詞：大數(shù)據(jù)；電子檔案管理；共享

大數(shù)據(jù)這一觀點(diǎn)最早是由麥肯錫提出來(lái)的，指的是大規(guī)模的一種數(shù)據(jù)集合，具有四大特征，即低價(jià)值密度、數(shù)據(jù)類型多樣、數(shù)據(jù)流轉(zhuǎn)快速和海量的數(shù)據(jù)規(guī)模。對(duì)于機(jī)關(guān)事業(yè)單位來(lái)說(shuō)，電子檔案已成為重要信息資源，電子檔案管理亦成為檔案管理最主要的方式。對(duì)電子檔案進(jìn)行管理，包括收集建立電子檔案、整理歸納、處理加工、更新使用等環(huán)節(jié)。

一、電子檔案的特點(diǎn)

所謂電子檔案，就是儲(chǔ)存載體是U盤、磁盤、光盤等介質(zhì)，可以被計(jì)算機(jī)識(shí)別處理，同時(shí)，可借助網(wǎng)絡(luò)實(shí)現(xiàn)共享傳遞的信息材料。

紙質(zhì)檔案和電子檔案均是有價(jià)值的通過(guò)實(shí)踐所形成的信息資源，它們既有共性也又差異。對(duì)于當(dāng)前檔案資料，電子檔案大多以紙質(zhì)檔案為基礎(chǔ)，在一定程度上，更改、核對(duì)及錄入電子檔案均須參照紙質(zhì)檔案，且檔案由紙質(zhì)化轉(zhuǎn)向電子化，是檔案管理技術(shù)歷程的延續(xù)及發(fā)展。同時(shí)，在許多方面，它們又具有差異，例如保存資料載體的方式不同，更新使用方式不同，文件的歸檔分類不同，要求管理人員具有不同技能等等。

總而言之，電子檔案更為貼切當(dāng)前信息化時(shí)代的要求，對(duì)于紙質(zhì)檔案所存在的絕大多數(shù)問(wèn)題，電子檔案可以予以解決。借助載體，電子檔案存儲(chǔ)密度充足，對(duì)占地空間要求小。同時(shí)，在存在健全的電子檔案系統(tǒng)下，使用、抽調(diào)、查詢、歸納及接收檔案均十分便利和快捷，不但便于統(tǒng)一管理檔案，還可以將工作步驟簡(jiǎn)化，使時(shí)間減少，工作效率極大提高。但在大數(shù)據(jù)背景下，當(dāng)前電子檔案管理卻存在一些問(wèn)題。

二、大數(shù)據(jù)背景下電子檔案管理存在的問(wèn)題

（一）難以把握電子檔案原件的真實(shí)性

當(dāng)前，盡管各企業(yè)使用了電子檔案管理。但是，企業(yè)卻不是很重視它。關(guān)于對(duì)企業(yè)發(fā)展電子檔案管理的作用和重要性，許多領(lǐng)導(dǎo)者并未意識(shí)到。上行下效之下，導(dǎo)致對(duì)電子檔案工作相關(guān)人員的松懈與忽視，以及不太重視或忽視電子檔案的真實(shí)性。此外，很容易刪除或是修改電子檔案，同時(shí)由于和紙質(zhì)檔案相比，電子檔案很難對(duì)比筆跡[1]，所以對(duì)刪除或修改的痕跡很難發(fā)現(xiàn)，這也使得檔案一旦有刪改，檔案真實(shí)性就很難保障。

（二）電子檔案內(nèi)容保密性不佳

電子檔案的存在是借助互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)。而隨著辦公自動(dòng)化的發(fā)展，為了方便查閱與存儲(chǔ)，許多檔案都是存儲(chǔ)于互聯(lián)網(wǎng)或云端上，這樣導(dǎo)致人為泄密或遭黑客攻擊問(wèn)題易出現(xiàn)，從而導(dǎo)致泄露信息，所以電子檔案保密性難以保障。同時(shí)，由于電子檔案的存在是基于計(jì)算機(jī)，一旦網(wǎng)絡(luò)癱瘓或計(jì)算機(jī)損壞，極易導(dǎo)致電子檔案的毀壞或丟失。

（三）電子檔案管理的要求較低

盡管大數(shù)據(jù)背景下的電子檔案管理已形成規(guī)模，且不斷重視相應(yīng)軟件（系統(tǒng)安全軟件等）的運(yùn)用，但在電子檔案管理的過(guò)程中還是會(huì)遇到一些問(wèn)題，如監(jiān)聽(tīng)、被竊取、黑客攻擊或是病毒入侵等。這都表明，保證安全的系統(tǒng)軟件即便有安裝，也無(wú)法確保100%安全。對(duì)系統(tǒng)還需人員定期進(jìn)行維護(hù)，防止出現(xiàn)安全漏洞。同時(shí)，隨著存儲(chǔ)軟件和電子檔案管理的增加，各地區(qū)、各公司選擇的是不盡相同的管理軟件，從而對(duì)檔案的跨區(qū)域交流和運(yùn)用產(chǎn)生影響[2]。

三、大數(shù)據(jù)背景下加強(qiáng)電子檔案管理的對(duì)策

（一）做好電子檔案的安全性與真實(shí)性的維護(hù)

關(guān)于維護(hù)電子檔案真實(shí)性方面，可進(jìn)行嚴(yán)格的程序操作流程的制定，并按照流程嚴(yán)格進(jìn)行操作。如在產(chǎn)生檔案之初，對(duì)檔案進(jìn)行調(diào)查，核實(shí)其正確性與真實(shí)性，保證檔案有效真實(shí)。在存儲(chǔ)過(guò)程中，定期殺毒與檢查需做到，確保檔案不被刪改。二是，電子檔案的安全性要想保證，安裝相應(yīng)的系統(tǒng)軟件，如數(shù)字簽名技術(shù)、安全協(xié)議等電子檔案存儲(chǔ)技術(shù)，來(lái)保證電子檔案的安全。同時(shí)，除了予以技術(shù)支持外，電子檔案管理員還應(yīng)加強(qiáng)安全意識(shí)，對(duì)電子檔案定期進(jìn)行安全檢查，從而做到安全隱患或是系統(tǒng)漏洞能及時(shí)發(fā)現(xiàn)，對(duì)安全隱患及時(shí)消除，實(shí)現(xiàn)早發(fā)現(xiàn)早解決。三是，對(duì)盜取或是破壞電子檔案的行為，通過(guò)立法的形式加以約束。同時(shí)，對(duì)于電子檔案的法律憑證作用，還可通過(guò)法律的形式來(lái)確定，從而為管理電子檔案提供法律依據(jù)，使電子檔案的安全與真實(shí)得到更好保證。

（二）制定相應(yīng)的電子檔案管理標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范

隨著電子檔案的普及，產(chǎn)生許多電子文件。這將一定的壓力帶給了管理工作，基于此，對(duì)電子檔案管理，當(dāng)前提出的要求是建立嚴(yán)密、合理、科學(xué)的電子檔案工作規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)。才能標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范、科學(xué)的對(duì)儲(chǔ)存歸檔、鑒定、整理以及形成電子檔案的工作進(jìn)行操作[3]。在有序規(guī)范管理電子檔案的同時(shí)，也一定程度上方便了使用與調(diào)閱電子檔案。

（三）培養(yǎng)高專業(yè)、高素質(zhì)的檔案管理人員

雖說(shuō)大數(shù)據(jù)背景下的電子檔案管理讓人力成本極大減少，但還是離不開(kāi)人員。并且較之紙質(zhì)檔案管理工作，對(duì)操作人員，電子檔案管理工作要求他們更為專業(yè)。這就要求機(jī)關(guān)事業(yè)單位培養(yǎng)一批既對(duì)計(jì)算機(jī)專業(yè)技術(shù)精通又對(duì)檔案管理業(yè)務(wù)懂的人員。對(duì)于培養(yǎng)檔案管理專業(yè)人員方面，可以一邊對(duì)專精計(jì)算機(jī)技術(shù)或是熟悉檔案管理的人員進(jìn)行相應(yīng)培訓(xùn)，一邊招聘滿足要求的人員，從而確保對(duì)電子檔案管理技術(shù)人員可更快掌握。另外，還可進(jìn)一步培訓(xùn)升級(jí)管理人員，使他們?cè)谧龊帽韭毠ぷ鞯耐瑫r(shí)，學(xué)會(huì)并將符合本單位實(shí)際情況的管理軟件設(shè)計(jì)出，從而對(duì)電子檔案更高效、快捷、方便的進(jìn)行管理與存儲(chǔ)。

（四）做好長(zhǎng)期保存電子檔案的工作

在存儲(chǔ)電子檔案中，不僅要對(duì)安全措施嚴(yán)格加以遵守，對(duì)檔案還可進(jìn)行備份存儲(chǔ)，防止電子檔案一旦出現(xiàn)損毀，而導(dǎo)致發(fā)生嚴(yán)重?fù)p失。二是，為了避免對(duì)電子檔案網(wǎng)絡(luò)攻擊造成的損失，在存儲(chǔ)時(shí)，可采用移動(dòng)硬盤等介質(zhì)。三是，對(duì)檔案的存儲(chǔ)設(shè)備，還需定期進(jìn)行查殺病毒與維護(hù)，從而做到未雨綢繆。四是，雖說(shuō)紙質(zhì)檔案逐漸被電子檔案所取代，但前者還是有優(yōu)點(diǎn)的，檔案若較為重要，在進(jìn)行電子存儲(chǔ)時(shí)，還可使用微縮膠片或紙質(zhì)檔案等進(jìn)行各種方式的保存，來(lái)更好的保證檔案安全。

結(jié)語(yǔ)

在大數(shù)據(jù)背景下，在實(shí)際應(yīng)用中盡管電子檔案管理仍存在問(wèn)題，但因其便利、快捷、高效的特點(diǎn)，已成為許多機(jī)關(guān)事業(yè)單位的首選。對(duì)于管理中的問(wèn)題，機(jī)關(guān)事業(yè)單位應(yīng)給予重視，并主動(dòng)積極尋找解決對(duì)策，從而使電子檔案管理工作更加高效。

參考文獻(xiàn)：

[1] 張丹菊.基于大數(shù)據(jù)時(shí)代下的電子檔案管理研究[J].城建檔案， 2016，（7）：68-69

[2] 左平.大數(shù)據(jù)時(shí)代的電子檔案管理與服務(wù)[J].通訊世界，2017，（3）：220

[3] 李一，劉邦凡，何太淑等.論大數(shù)據(jù)環(huán)境下的電子檔案管理[J].電子商務(wù)，2016，（10）：10，66