信息技術(shù)環(huán)境下高校財(cái)務(wù)檔案管理芻議

侯瀟

[摘 要]高校財(cái)務(wù)檔案是記錄和反映高校經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的重要?dú)v史見證，也是高校日常管理中的一項(xiàng)重要組成部分，對(duì)于保障高等教育事業(yè)可持續(xù)發(fā)展有著關(guān)鍵性作用，同時(shí)也是重要的信息支持與資源保障。要做好高校的檔案工作，更快和更好地提升高校財(cái)務(wù)檔案信息化管理水平，就必須強(qiáng)化制度建設(shè)、提高人員的管理素質(zhì)、加快技術(shù)創(chuàng)新、夯實(shí)基礎(chǔ)設(shè)施，保證高校日常工作的正常運(yùn)作，從而更好地保障檔案的安全性。

[關(guān)鍵詞]高校；財(cái)務(wù)；檔案；信息化；管理；制度

doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2018.04.006

[中圖分類號(hào)]G647.5；G271 [文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼]A [文章編號(hào)]1673-0194（2018）04-00-02

0 引 言

高校財(cái)務(wù)檔案作為每個(gè)高校記錄自身發(fā)展歷史的見證有著非常重要的意義。因?yàn)楦咝Ｘ?cái)務(wù)檔案管理內(nèi)容包含著一些財(cái)務(wù)方面專業(yè)的記錄文件，例如：財(cái)務(wù)支出的會(huì)計(jì)賬簿、日常生活中高校的支出財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)表和對(duì)于資金流向進(jìn)行總結(jié)的財(cái)務(wù)分析報(bào)告等大量的財(cái)務(wù)專業(yè)資料。這些檔案都能夠很好地記錄高校在歷史的發(fā)展過程中的真實(shí)情況，也是對(duì)高校在特定的歷史時(shí)期的一個(gè)階段性的一份真實(shí)的歷史反映。因?yàn)楸旧淼奶厥庑?，檔案既是記錄信息量繁雜的經(jīng)濟(jì)性財(cái)務(wù)資源，也是進(jìn)行財(cái)務(wù)統(tǒng)計(jì)的基礎(chǔ)性工作。隨著現(xiàn)代科學(xué)信息技術(shù)的快速發(fā)展以及高校自身的發(fā)展，傳統(tǒng)的財(cái)務(wù)檔案管理模式已經(jīng)在很大的程度上阻礙了高校教學(xué)的發(fā)展。所以在新時(shí)代要想更好地管理信息技術(shù)環(huán)境下的高校財(cái)務(wù)檔案，就得建立健全管理制度，保證內(nèi)容和流程的準(zhǔn)確合理，通過這些措施來更好地提升高校財(cái)務(wù)檔案信息化管理質(zhì)量。這也從側(cè)面體現(xiàn)了高校的綜合辦學(xué)能力。

1 信息技術(shù)環(huán)境下高校財(cái)務(wù)檔案管理的基本內(nèi)容和特征

1.1 高校財(cái)務(wù)的檔案信息化管理內(nèi)容分析

1.1.1 傳統(tǒng)的實(shí)物紙質(zhì)財(cái)務(wù)檔案

由于檔案本身的特殊性，高校財(cái)務(wù)檔案主要是以傳統(tǒng)的紙質(zhì)財(cái)務(wù)檔案信息化管理的主要形式。由于類別復(fù)雜，它主要是包括了這些方面：會(huì)計(jì)憑證類、會(huì)計(jì)賬簿類、財(cái)務(wù)報(bào)告類以及其他的一些類別。他們的下面又分別包含了大量的內(nèi)容，例如：會(huì)計(jì)憑證類包括各種支出記賬憑證、年度總結(jié)的匯總記賬憑證，以及在會(huì)計(jì)賬簿類之下各個(gè)類別的明細(xì)賬目；在財(cái)務(wù)報(bào)告類中又包含各個(gè)季度的財(cái)務(wù)報(bào)表以及附加的附表文字說明等各種內(nèi)容；在其他類中同樣包含著大量的內(nèi)容：對(duì)于會(huì)計(jì)核算資料進(jìn)行依法保存、對(duì)已經(jīng)整理好的各種會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行相應(yīng)的移交保管。因此檔案管理工作是一項(xiàng)比較復(fù)雜的工作。

1.1.2 磁性介質(zhì)財(cái)務(wù)檔案

隨著科學(xué)技術(shù)的進(jìn)步發(fā)展，檔案管理也不再僅僅局限于紙質(zhì)管理。隨著計(jì)算機(jī)科學(xué)的發(fā)展進(jìn)步，人們可以把檔案存儲(chǔ)在計(jì)算機(jī)硬盤、光盤、U盤等磁性介質(zhì)上。通過這些新型的存儲(chǔ)方式，管理方案也發(fā)生了改變，對(duì)于磁性介質(zhì)的檔案管理而言，最好的保存方式就是以電子數(shù)據(jù)終端的形式儲(chǔ)存在電腦的數(shù)據(jù)庫(kù)里面，這也是當(dāng)下最為常見的一種信息化管理模式之一。同時(shí)，由于計(jì)算機(jī)本身的工作性質(zhì)，應(yīng)該對(duì)于每年產(chǎn)生的大量數(shù)據(jù)在年終進(jìn)行數(shù)據(jù)庫(kù)的備份。由于計(jì)算機(jī)的發(fā)展比較迅速，檔案管理人員經(jīng)常要對(duì)計(jì)算機(jī)進(jìn)行更新，存儲(chǔ)在計(jì)算機(jī)上的財(cái)務(wù)軟件也要進(jìn)行及時(shí)的更新，升級(jí)前也要備份好數(shù)據(jù)庫(kù)文件。對(duì)于一些特殊的不便于存儲(chǔ)在計(jì)算機(jī)上的檔案，應(yīng)該妥善地存檔，以保證檔案的安全性。

1.2 各個(gè)高校當(dāng)前的財(cái)務(wù)檔案信息化管理的特征

1.2.1 存儲(chǔ)載體的多樣性

隨著科學(xué)技術(shù)的進(jìn)步，現(xiàn)在高校的檔案管理可以選擇的存儲(chǔ)載體也越來越多樣?，F(xiàn)在的存儲(chǔ)也不再局限于以往的比較單一的紙質(zhì)介質(zhì)，例如：可以根據(jù)檔案自身的情況選擇磁盤或是光盤、U盤等不同類型的存儲(chǔ)媒介來進(jìn)行檔案存儲(chǔ)。它的優(yōu)點(diǎn)也是顯而易見的，這些新型的儲(chǔ)存媒介不僅安全可靠、節(jié)省存儲(chǔ)空間，通過計(jì)算機(jī)就能隨時(shí)調(diào)用并且能長(zhǎng)久保存。這些便利儲(chǔ)存媒介的出現(xiàn)都在很大程度上滿足了高校的發(fā)展需求，便于利用，提高了價(jià)值。

1.2.2 財(cái)務(wù)信息的安全性

新的技術(shù)手段的應(yīng)用雖然有便利的一面，但是也有著各自的缺點(diǎn)。這些存儲(chǔ)載體最為常見且難以解決的問題就是信息的安全性。由于網(wǎng)絡(luò)的便利性，相對(duì)于紙質(zhì)的檔案管理，多媒體存儲(chǔ)安全隱患反而更大了。因?yàn)?，?duì)于傳統(tǒng)的手工會(huì)計(jì)而言，由于財(cái)務(wù)檔案內(nèi)容多、信息量大，要想快速地查找一項(xiàng)內(nèi)容并不能很快實(shí)現(xiàn)，只能依賴于低效率、高強(qiáng)度的人工查賬，但是在信息技術(shù)環(huán)境下，就能很好地利用計(jì)算機(jī)的篩選功能來直接實(shí)現(xiàn)檔案的直接快速查詢。檔案管理人員操作計(jì)算機(jī)系統(tǒng)時(shí)，如果疏忽就會(huì)很容易感染一些病毒，并且常常遭到不明黑客的攻擊導(dǎo)致信息泄露。同時(shí)，由于檔案管理的特殊性，利用計(jì)算機(jī)技術(shù)很容易實(shí)現(xiàn)對(duì)數(shù)據(jù)的復(fù)制和對(duì)一些檔案進(jìn)行更改而不被發(fā)現(xiàn)。這就會(huì)導(dǎo)致信息安全存在很大的漏洞。所以，加大對(duì)于計(jì)算機(jī)的監(jiān)管力度，保證數(shù)據(jù)安全是高校財(cái)務(wù)檔案管理信息化的前提。

1.2.3 與綜合辦學(xué)水平的關(guān)聯(lián)性

由于高校財(cái)務(wù)檔案是反映學(xué)校發(fā)展過程中經(jīng)濟(jì)信息的重要資源，檔案管理水平好壞往往直接決定了財(cái)務(wù)工作和檔案管理工作的優(yōu)劣。而且檔案管理是高校日常管理的基礎(chǔ)性工作之一。因此，管理檔案的水平也是考察高校辦學(xué)水平的指標(biāo)之一。隨著現(xiàn)在教育環(huán)境的改變，高校的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)及參與的社會(huì)活動(dòng)也變得日益頻繁，教科研等各項(xiàng)經(jīng)費(fèi)收支也在逐年增長(zhǎng)，這就不可避免地導(dǎo)致高校財(cái)務(wù)檔案管理越來越復(fù)雜。所以保證檔案的真實(shí)完整性、信息的安全性將會(huì)直接影響著綜合辦學(xué)水平。

2 高校財(cái)務(wù)檔案信息化管理的發(fā)展現(xiàn)狀

2.1 三重三輕現(xiàn)象嚴(yán)重

2.1.1 重紙質(zhì)載體輕電子文件和重行為習(xí)慣輕制度規(guī)范

隨著當(dāng)前的技術(shù)發(fā)展，計(jì)算機(jī)技術(shù)已經(jīng)普及到了各個(gè)行業(yè)中，但是很多的高校在管理財(cái)務(wù)檔案時(shí)，收集、歸檔、保管、查閱、對(duì)無用檔案的銷毀處理仍依賴于傳統(tǒng)的手工系統(tǒng)，更多的時(shí)候只習(xí)慣存放紙質(zhì)檔案。財(cái)務(wù)檔案信息化管理工作，卻不能得到應(yīng)有的重視。由于計(jì)算機(jī)的特殊性，對(duì)儲(chǔ)存在上面的電子文檔、程序文件等沒有及時(shí)進(jìn)行備份和歸檔，就很容易造成數(shù)據(jù)散失和文件毀損。同時(shí)，管理人員重行為習(xí)慣、輕制度規(guī)范也是一種很大的管理缺陷。由于計(jì)算機(jī)技術(shù)發(fā)展的比較迅速，很多的高校檔案管理人員往往不能很好地熟練運(yùn)用各種管理軟件或者不具備檔案管理學(xué)知識(shí)。很多的日常財(cái)務(wù)檔案管理還是依托于以往的經(jīng)驗(yàn)、習(xí)慣完成。然而對(duì)于計(jì)算機(jī)執(zhí)行會(huì)計(jì)處理后產(chǎn)生的大量電子文檔、備份文件等新的財(cái)務(wù)檔案信息載體的相關(guān)保護(hù)卻缺乏相應(yīng)的管理。

2.1.2 重視后續(xù)的管理，輕視前臺(tái)基礎(chǔ)的建設(shè)

由于財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)工作的性質(zhì)決定了必須確保前期基礎(chǔ)工作的正確性，不然就會(huì)導(dǎo)致 “一步錯(cuò)、步步錯(cuò)；垃圾進(jìn)、垃圾出”的管理失誤。在很多時(shí)候，由于網(wǎng)絡(luò)化的快速發(fā)展使得高校財(cái)務(wù)檔案管理內(nèi)容信息量變得非常大，處理這些信息往往花費(fèi)大量的時(shí)間與精力。一些高校就會(huì)疏于建立會(huì)計(jì)檔案入庫(kù)前的審查監(jiān)督制度，只重視檔案移交的后續(xù)管理，從而不能更好地保證檔案信息的準(zhǔn)確性。

2.2 缺乏四種意識(shí)

2.2.1 缺乏時(shí)效性意識(shí)和完整性意識(shí)

對(duì)于檔案管理，在原則上先由財(cái)務(wù)部門歸檔、編制清冊(cè)，然后再全部移交到檔案部門進(jìn)行保管，個(gè)人是不允許自行封存保管的。但在實(shí)際工作中，為了方便隨用隨拆，而沒有存放到檔案庫(kù)中去，導(dǎo)致了很多的資料是不能做到及時(shí)歸檔處理，并向檔案管理部門及時(shí)移交。由于檔案管理人員的素質(zhì)參差不齊，在很多的時(shí)候不能很好地協(xié)調(diào)工作，對(duì)于一些檔案就不能更好地進(jìn)行歸檔處理。由于工作人員的責(zé)任意識(shí)不強(qiáng)，往往只對(duì)那些比較重要的磁性介質(zhì)財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)文件或者輔證材料文件進(jìn)行管理，缺乏完整性的管理歸類意識(shí)。

2.2.2 缺乏過程控制意識(shí)及利用效益意識(shí)

很多高校在檔案管理方面都存在人手不足的問題，不能將財(cái)務(wù)管理活動(dòng)過程中形成的大量原始憑證進(jìn)行有效的整理、歸檔。檔案管理人員缺少很好的過程控制意識(shí)，從而不能很好地保證財(cái)務(wù)檔案的質(zhì)量，缺乏利用效益意識(shí)也會(huì)導(dǎo)致檔案管理工作不能更好地為高校的可持續(xù)發(fā)展服務(wù)。

3 提高高校財(cái)務(wù)檔案信息化管理水平的舉措

3.1 技術(shù)創(chuàng)新

隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)的快速發(fā)展，以往的管理模式已經(jīng)不能很好地適應(yīng)現(xiàn)在的發(fā)展需要。探索新的技術(shù)創(chuàng)新是為了能更好地滿足新型檔案載體管理的要求、提高檔案信息的智能化處理能力。因?yàn)殡S著新型存儲(chǔ)介質(zhì)的不斷推廣應(yīng)用，以新型載體為對(duì)象的財(cái)務(wù)檔案檔案管理模式將會(huì)是未來的發(fā)展趨勢(shì)。通過有效地保護(hù)檔案信息內(nèi)容的安全性、完整性與真實(shí)性，通過改革創(chuàng)新來提高和維護(hù)高校財(cái)務(wù)檔案管理信息化的安全，通過引進(jìn)先進(jìn)的技術(shù)設(shè)備來更好地滿足新型檔案載體管理的要求。

3.2 夯實(shí)硬件基礎(chǔ)和提升軟件檔次

要想更好地解決好財(cái)務(wù)檔案管理問題，必須從計(jì)算機(jī)入手。通過提升財(cái)務(wù)檔案管理的一些硬件設(shè)施，更好地保證信息安全。另外，也適當(dāng)購(gòu)進(jìn)新的管理設(shè)備，從而保障財(cái)務(wù)檔案更加規(guī)范。同時(shí)，可以提升軟件檔次，保證所使用的軟件能充分發(fā)揮出自己應(yīng)有的技術(shù)優(yōu)勢(shì)幫助進(jìn)行管理，從而最大限度地滿足需要。

采取以上措施的主要目的是更好地服務(wù)于信息技術(shù)環(huán)境下高校財(cái)務(wù)檔案管理，促進(jìn)高?？焖侔l(fā)展。

主要參考文獻(xiàn)

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