信息化背景下高校檔案服務(wù)策略分析

邢潔

摘要：隨著科技時(shí)代的不斷進(jìn)步與發(fā)展，并隨著各高校學(xué)生數(shù)量的不斷增加，傳統(tǒng)的高校檔案服務(wù)已經(jīng)不能滿足現(xiàn)在的需求。本文闡述了信息化背景下高校檔案服務(wù)的現(xiàn)存問題并針對這些問題作出相關(guān)的解決策略分析。

關(guān)鍵詞：信息化 高校檔案服務(wù) 策略分析

我國的教育事業(yè)在不斷發(fā)展，科技在不斷進(jìn)步，這導(dǎo)致了在如此信息化的背景下，各高校的行政工作也受到了更廣泛的重視，同時(shí)也加大了工作強(qiáng)度和難度。因此，作為行政工作中比重較大的高校檔案服務(wù)應(yīng)從各方面提升其服務(wù)質(zhì)量和效率，以滿足更多的教職工以及學(xué)生對檔案的查詢、調(diào)取、使用等需求。

一、目前我國高校檔案服務(wù)現(xiàn)存的問題

（一）檔案服務(wù)數(shù)字化程度不夠

現(xiàn)階段，仍有很多高校采用陳舊的檔案管理方式，將所有學(xué)生紙質(zhì)檔案放入檔案室，當(dāng)師生緊急需要調(diào)取檔案時(shí)，難以在最快的時(shí)間內(nèi)找到檔案，投入到需要中。并且傳統(tǒng)的檔案管理方式功能有限，只能進(jìn)行最基本的檔案保存、查詢等工作，在檔案及時(shí)修改、及時(shí)轉(zhuǎn)移方面較難以實(shí)現(xiàn)。而數(shù)字化的檔案系統(tǒng)可以對數(shù)據(jù)快速地進(jìn)行增、刪、改、查等功能，實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)的一體化、功能化。另外有很多高校雖采用了計(jì)算機(jī)式的科學(xué)性管理方式，但很多功能并沒有得到有效地開發(fā)，使得計(jì)算機(jī)的利用率比較低，仍要靠很多人工服務(wù)才能完成很多需求。一些高校沒有重視信息化、數(shù)字化的服務(wù)，他們習(xí)慣于傳統(tǒng)的檔案服務(wù)模式，并不愿去學(xué)習(xí)、開發(fā)新的服務(wù)模式，這樣對于人力、物力、財(cái)力都是潛在的浪費(fèi)。

（二）檔案信息化發(fā)展不均衡、差異大

如今，全國各地各高校在檔案信息化、數(shù)字化的開發(fā)程度大不相同，主要有兩方面的原因。一方面，地域經(jīng)濟(jì)發(fā)展不同。雖然我國逐漸在實(shí)施城鄉(xiāng)一體化， 在不斷地改造農(nóng)村及偏遠(yuǎn)地區(qū)的經(jīng)濟(jì)發(fā)展，但城鄉(xiāng)差異仍然很大。在大城市的高校中，高校硬件條件、校園建設(shè)、內(nèi)在的課程設(shè)計(jì)、師資力量等均發(fā)展得較為先進(jìn)。例如，城市高校均已普及各大檔案管理系統(tǒng)，將功能細(xì)化，將全部的師生檔案信息數(shù)字化，保證了數(shù)據(jù)的安全性和操作的簡便性，這樣減少了很多人力上的行政工作，學(xué)?？梢詫⒐?jié)省出來的人力投入到校園的其他建設(shè)中。而在一些較落后的小城市或農(nóng)村以及偏遠(yuǎn)地區(qū)，數(shù)字化模式普及率低，當(dāng)?shù)厝嗣窈苌偃ド钤鞂W(xué)習(xí)并提出改革的思想，仍比較習(xí)慣于傳統(tǒng)的人工服務(wù)，工作效率低，檔案數(shù)據(jù)保存不完整、易丟失?？傊?，地域發(fā)展情況很大程度地決定了檔案信息化、數(shù)字化的發(fā)展。

（三）檔案管理人員素質(zhì)偏低，工作能力欠缺

高校的檔案管理是一項(xiàng)繁雜、細(xì)致的工作，很大程度地考驗(yàn)了一個(gè)的耐心、細(xì)心和恒心。然而，一些高校并沒有重視該項(xiàng)工作，認(rèn)為檔案管理的工作崗位不需要太高的學(xué)歷和綜合素質(zhì)，所以導(dǎo)致了很多檔案管理工作者素質(zhì)偏低、工作能力欠缺，在面對如此繁雜的工作時(shí)，難以全面、細(xì)致地完成。甚至有些管理人員并計(jì)算機(jī)知識(shí)了解甚少，無法實(shí)現(xiàn)將檔案信息數(shù)字化統(tǒng)計(jì)并使用。例如，當(dāng)校方購買了檔案管理系統(tǒng)的軟件時(shí)，管理人員不懂得如何操作，常常在操作時(shí)出現(xiàn)錯(cuò)誤，導(dǎo)致數(shù)據(jù)丟失、遺漏。長此以往，人們對信息數(shù)字化的實(shí)現(xiàn)失去信心，又轉(zhuǎn)投到低效率的人工服務(wù)。

二、信息化背景下高校檔案服務(wù)的策略分析

（一）轉(zhuǎn)變服務(wù)理念，提高數(shù)字化意識(shí)

多數(shù)高校檔案服務(wù)沒有實(shí)現(xiàn)數(shù)字化、信息化，主要原因是缺少主動(dòng)提升的意識(shí)。要想使檔案服務(wù)提升一個(gè)階段，必須變被動(dòng)為主動(dòng)，主動(dòng)去了解當(dāng)前主流的服務(wù)模式并開始學(xué)習(xí)和深造，以此來和其他高?？s小發(fā)展差距。例如，校方可以組織管理人員開會(huì)交流，將其他優(yōu)秀高校的發(fā)展情況展示出來，讓大家了解自己與他們的差距，并激勵(lì)大家不斷學(xué)習(xí)和進(jìn)步，力求超越他人。此外，應(yīng)加大投入硬件設(shè)備的資金，要想實(shí)現(xiàn)信息化、數(shù)字化需要一定的前期投入，比如購買一些功能詳細(xì)的軟件、操作教學(xué)視頻或請一些資深人員為學(xué)校的工作人員講解深造內(nèi)容。只有轉(zhuǎn)變服務(wù)理念、主動(dòng)地渴望提高服務(wù)效率，才會(huì)使得服務(wù)變得更好。

（二）提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)

提高學(xué)校信息化管理的硬件設(shè)備是重要的一方面，而使用先進(jìn)設(shè)備實(shí)現(xiàn)信息化的是管理人員，因此提高檔案管理人員的素質(zhì)十分重要。隨著科技的不斷進(jìn)步，信息化產(chǎn)品更新?lián)Q代迅速，一些功能強(qiáng)大、操作難度較大的軟件系統(tǒng)不斷被開發(fā)出來，所以管理人員需要不斷地學(xué)習(xí)充電，了解最新的數(shù)字化知識(shí)，學(xué)會(huì)使用最新的軟件程序，盡量將各種管理系統(tǒng)的功能運(yùn)用到最大化。此外，在工作態(tài)度上應(yīng)更加重視，如前文所述，檔案管理工作需要耐心和細(xì)心，所以需要管理人員具有持之以恒、一絲不茍的工作態(tài)度和強(qiáng)大的責(zé)任心。每天需要面對繁雜的數(shù)據(jù)，只有用最飽滿的態(tài)度去面對復(fù)雜的工作才會(huì)做到盡職盡責(zé)。

（三）建立評價(jià)反饋系統(tǒng)

對于任何一項(xiàng)工作來說，評價(jià)反饋是反映工作成效的重要標(biāo)準(zhǔn)。尤其對于檔案管理工作，其中的數(shù)據(jù)涉及到所有的師生，檔案的調(diào)取和使用也是每位師生的需要。所以及時(shí)地了解他們在檔案方面的需求，以及對當(dāng)前工作的評價(jià)與反饋十分重要。建立完善全面的評價(jià)反饋系統(tǒng)包括對服務(wù)指標(biāo)、服務(wù)內(nèi)容、服務(wù)流程、服務(wù)評價(jià)信息的采集，綜合大家的意見與建議，不斷改進(jìn)并提升服務(wù)質(zhì)量，以盡量滿足大家所需。在一所高校中，行政部門的工作是為了高校的教學(xué)質(zhì)量、學(xué)生的學(xué)習(xí)效率服務(wù)，所有的工作都是為了確保學(xué)生在度過校園時(shí)光的這幾年，在各個(gè)方面有所長進(jìn)和提高。因此，良好的行政服務(wù)可以為其他方面的工作減輕人力、物力，師生可以將更多的時(shí)間投入到學(xué)業(yè)科研中，形成科學(xué)的良性循環(huán)。

三、結(jié)語

按照我國目前的發(fā)展趨勢，各行各業(yè)的數(shù)學(xué)化、智能化將會(huì)全面實(shí)現(xiàn)，越來越多的信息化服務(wù)將取代傳統(tǒng)的人工服務(wù)。一所優(yōu)秀的高校需要在各個(gè)方面實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化發(fā)展，各方面互相促進(jìn)，互相提升。因此，高校的檔案服務(wù)需要順應(yīng)時(shí)代的發(fā)展，有助于提升高校的工作效率，不斷地滿足師生的需求，更好地服務(wù)于學(xué)校人員。

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（作者單位：河套學(xué)院）