中學(xué)檔案管理工作問題與工作效率提升方式

曾小亮

內(nèi)容摘要：隨著我國教育改革的深入和深化，對于構(gòu)建更加完善合理的學(xué)校內(nèi)部管理的重視也逐漸呈現(xiàn)穩(wěn)步增長的趨勢。對加強(qiáng)中學(xué)檔案管理工作的重視，不僅能夠提升中學(xué)學(xué)校的綜合管理水平，而且能夠為學(xué)校教職工的整體素質(zhì)水平的提高，提供全方位的歷史經(jīng)驗和學(xué)習(xí)資料，對提高工作效率、深化教育改革具有重要的發(fā)展意義。本文主要分析了我國中學(xué)檔案管理的現(xiàn)狀和存在的問題，重點探討如何提升中學(xué)檔案管理工作效率的方式方法，旨在加強(qiáng)中學(xué)檔案管理力度，優(yōu)化管理方案，讓中學(xué)檔案管理在提升學(xué)校綜合管理水平中發(fā)揮更大的作用。

關(guān)鍵詞：中學(xué)檔案 檔案管理問題 效率提升方式 績效考核工作制度 創(chuàng)新管理方式

中學(xué)檔案管理在中學(xué)的發(fā)展階段中起著不可替代的重要作用。它利用文字、圖表、影音等各種形式記載著學(xué)校中發(fā)生過的一切事情，資料健全，信息豐富，形式多樣化，對中學(xué)教育的不斷發(fā)展提供詳盡真實的資料信息和寶貴的經(jīng)驗，為中學(xué)教育的發(fā)展提供可靠的數(shù)據(jù)依據(jù)和執(zhí)行依據(jù)。所以，中學(xué)要加強(qiáng)對中學(xué)檔案管理的重視，及時發(fā)現(xiàn)現(xiàn)行的檔案管理工作中存在的問題，并研究探討出有效的改進(jìn)方式方法，來提高檔案管理工作的水平和效率。

一.中學(xué)檔案管理工作存在的問題分析

中學(xué)檔案管理主要包括兩大部分，一是關(guān)于中學(xué)教師日常教學(xué)工作的檔案。這類檔案主要包含教師在教學(xué)過程中積累下的優(yōu)秀的、可供參考的教學(xué)方法、教學(xué)效果、教學(xué)管理等非常具有傳承價值和創(chuàng)新價值的教學(xué)資料信息。這類檔案主要是通過教師在每個學(xué)期期末，對這個學(xué)期的工作情況進(jìn)行收集，然后通過整理優(yōu)化使之更加完善和系統(tǒng)化，最后交予學(xué)校檔案管理處進(jìn)行存檔備用。另外一部分檔案是學(xué)校的資料性檔案，主要是關(guān)于學(xué)校固定資產(chǎn)、人事、文書等資料的存檔，具有一定的文獻(xiàn)參考價值，如果丟失，將對研究學(xué)校的發(fā)展歷程研究造成嚴(yán)重的影響，所以要及時提交歸檔。雖然我國中學(xué)檔案管理中都有一定的管理制度，但是仍然很不健全，存在諸多的問題，例如重視程度不高、不及時歸檔、專業(yè)水平不夠、與時代發(fā)展嚴(yán)重脫節(jié)等現(xiàn)象的存在。

（一）重視程度不高

縱觀我國現(xiàn)行檔案管理現(xiàn)狀，在我國大多數(shù)的中學(xué)檔案管理中，管理人員都只是對檔案進(jìn)行簡單的整理、歸檔，然后保存管理就完事，沒有進(jìn)一步地完善相關(guān)后續(xù)工作。在這種簡單的工作狀態(tài)下，不僅不能讓中學(xué)檔案在中學(xué)教育中發(fā)揮其應(yīng)有的指導(dǎo)和參考作用，長此以往，而且會讓中學(xué)檔案管理不規(guī)范的問題越來越嚴(yán)重。檔案管理在時代發(fā)展中也需要跟上時代發(fā)展的步伐，順應(yīng)時代發(fā)展的新潮流，一層不變的工作狀況和長期得不到重視，勢必導(dǎo)致中學(xué)檔案管理落后于時代發(fā)展的步伐，不利于中學(xué)檔案管理的科學(xué)發(fā)展。對中學(xué)檔案管理不夠重視，會在以后的檔案管理工作中造成一系列的嚴(yán)重影響，比如，管理人員專業(yè)水平得不到提高，對相關(guān)檔案的分析度不夠合理，歸納歸類工作的落后導(dǎo)致檔案管理效益不明顯等因素接踵而至，檔案管理方式方法得不到更新等問題會隨之層出不窮，需要我們相關(guān)部門加以重視。

（二）專業(yè)水平不夠

新時代發(fā)展，中學(xué)檔案管理在工作方面要求順應(yīng)新時代發(fā)展要求，然而，縱觀現(xiàn)階段中學(xué)檔案管理現(xiàn)狀，工作人員專業(yè)水平還將有待提高。由于對檔案管理工作不夠重視，再者資金投入不充足，導(dǎo)致學(xué)校往往只是雇傭一些退休的或是年紀(jì)很大的老人來管理檔案，這就成為我國中學(xué)檔案管理工作中普遍存在的一個問題。這些老人普遍都不是專業(yè)出身，更沒有進(jìn)行過與檔案管理工作相關(guān)的培訓(xùn)和系統(tǒng)的學(xué)習(xí)，這就導(dǎo)致在整理和歸納中學(xué)檔案的工作中總是存在一些問題，他們只是憑借自己的工作經(jīng)驗和直覺，比較刻板地對檔案進(jìn)行整理歸納，沒有科學(xué)性和系統(tǒng)性的管理，導(dǎo)致在查閱檔案時非常不方便，耗時耗力，出現(xiàn)資源浪費的不利局面。

（三）與時代發(fā)展脫節(jié)

受到檔案管理不夠重視以及專業(yè)水平低下的影響，中學(xué)檔案管理工作方式始終是沿用傳統(tǒng)的方式方法，與時代發(fā)展嚴(yán)重脫節(jié)，沒有引進(jìn)任何的現(xiàn)代化管理設(shè)施和科學(xué)化的管理方式，致使檔案管理工作效率不高，嚴(yán)重時甚至?xí)?dǎo)致重要的檔案資料丟失等問題的出現(xiàn)，嚴(yán)重影響中學(xué)教育教學(xué)工作的進(jìn)展。檔案管理的傳統(tǒng)模式在不少中學(xué)檔案管理中仍將占據(jù)主導(dǎo)地位，這不利于檔案管理的創(chuàng)新發(fā)展，也很難滿足現(xiàn)代化教育發(fā)展的根本需要。中學(xué)檔案管理工作與新教育時代發(fā)展相脫節(jié)，導(dǎo)致很多中學(xué)在教育發(fā)展中固步自封，教育工作很難發(fā)展到新的層面上來，教育發(fā)展步伐步履維艱，這不利于我國中學(xué)教育的高效發(fā)展。

二.中學(xué)檔案管理工作存在問題的解決措施

（一）重視中學(xué)檔案管理工作

中學(xué)檔案管理，關(guān)系到中學(xué)發(fā)展以來每一個階段的歷史發(fā)展記載和重大事件的詳細(xì)記載。這給學(xué)校的發(fā)展提供有效的相關(guān)案例和數(shù)據(jù)，為學(xué)校建設(shè)和教育發(fā)展提供幫助。例如某某中學(xué)某年建校，歷時多少年時間，這段歷史時期發(fā)生過哪些重大事件，對國家人才培養(yǎng)有過多少貢獻(xiàn)，教育發(fā)展歷程如何等等相關(guān)信息，都離不開檔案管理工作。對中學(xué)檔案管理工作的重視，是對我國中學(xué)教育發(fā)展的重視，同時也是對中學(xué)本身教育發(fā)展的重視，因此，我們要求，中學(xué)檔案管理工作的發(fā)展，需要相關(guān)管理高層給予足夠的重視。同時，學(xué)校行政部門對檔案管理工作應(yīng)給予更多的幫助，重視中學(xué)檔案管理工作，使中學(xué)檔案管理工作得到不斷優(yōu)化和快速發(fā)展，從而能夠為中學(xué)教育多作貢獻(xiàn)。

（二）提高中學(xué)檔案管理工作人員的專業(yè)水平

人才是社會發(fā)展和教育事業(yè)不斷發(fā)展的有力保障。提高中學(xué)檔案管理工作人員的專業(yè)水平，有助于中學(xué)檔案管理在發(fā)展中能夠快速、高效、與時代相融合發(fā)展。要提高中學(xué)檔案管理工作人員的專業(yè)水平，就必須打破常規(guī)，從資金、人才引進(jìn)、人才管理等方面進(jìn)行管理，實現(xiàn)專業(yè)人員專業(yè)水平的不斷提高。檔案管理工作人員，本來就表現(xiàn)為人數(shù)少，部門受重視度不夠的特點，我們從這方面入手，合理安排檔案管理工作人員，其實難度并不高。例如對工作人員進(jìn)行專業(yè)培訓(xùn)，同時引進(jìn)檔案管理專業(yè)人才，并嚴(yán)格要求工作人員深諳管理工作的內(nèi)容，做好管理工作的本職工作，并不斷創(chuàng)新，實現(xiàn)中學(xué)檔案管理工作的科學(xué)發(fā)展。

（三）與時俱進(jìn)，順應(yīng)時代發(fā)展新潮流

社會在不斷向前發(fā)展，時代在不斷進(jìn)步，管理工作尤其是中學(xué)檔案管理工作要求及時跟進(jìn)時代發(fā)展的步伐，順應(yīng)時代發(fā)展的潮流。中學(xué)檔案管理工作，是中學(xué)發(fā)展的理論依據(jù)，是實現(xiàn)中學(xué)管理數(shù)據(jù)化發(fā)展的根本條件。中學(xué)檔案管理工作，應(yīng)與時代俱進(jìn)，實現(xiàn)與社會同步發(fā)展。例如改變傳統(tǒng)模式，引進(jìn)新型管理技術(shù)，比如運用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，實現(xiàn)檔案管理工作的自動化和智能化管理，這樣，既節(jié)約管理成本，同時更好地實現(xiàn)中學(xué)檔案管理的科學(xué)化發(fā)展。這就要求在管理人才方面應(yīng)引進(jìn)高能素質(zhì)新型管理人才，實現(xiàn)人才與新型管理模式相適應(yīng)。當(dāng)然，新型管理模式也存在相應(yīng)的弊端與不足，比如檔案管理中智能管理系統(tǒng)的運用，如果不能夠?qū)n案信息的有效復(fù)制和保存，一旦黑客攻擊，相關(guān)數(shù)據(jù)和內(nèi)容將會流失，從而難以恢復(fù)。

三.提升中學(xué)檔案管理工作效率方法探討

（一）增強(qiáng)管理意識 加大資金投入

導(dǎo)致對檔案管理工作不重視的原因，主要還是認(rèn)識上的誤差造成的。改變對檔案管理工作的現(xiàn)狀和問題，首先要矯正人們對檔案管理工作的錯誤認(rèn)識。只有從思想上真正對中學(xué)檔案管理工作重視起來，才能在行動上對檔案管理工作加以完善和優(yōu)化。中學(xué)學(xué)校各方面，尤其是學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)要做好帶頭作用，全體教職工積極配合，一起把檔案管理工作做好。沒有規(guī)矩不成方圓，更重要的是要制定科學(xué)化、系統(tǒng)化的的管理制度，把中學(xué)檔案管理工作引上正規(guī)化的方向。除此之外，學(xué)校要加大對檔案管理的資金投入，確保檔案管理不會受到資金缺陷的制約。

（二）提高專業(yè)素養(yǎng) 與現(xiàn)代化接軌

學(xué)校要雇傭檔案管理方面的專業(yè)人才，使用科學(xué)化的管理方式來管理檔案。除此之外，學(xué)校要對檔案管理人員加強(qiáng)專業(yè)方面的相關(guān)培訓(xùn)和訓(xùn)練，邀請社會專家到學(xué)校進(jìn)行相關(guān)知識演講，提升檔案管理人員的專業(yè)素養(yǎng)。同時要積極引進(jìn)海內(nèi)外先進(jìn)的現(xiàn)代化管理設(shè)施和管理經(jīng)驗，構(gòu)建現(xiàn)代化的檔案管理信息平臺，建立一個檔案管理系統(tǒng)，把計算機(jī)技術(shù)、系統(tǒng)查詢軟件等科學(xué)化的方式引入到檔案管理中去，將檔案管理工作與時代的發(fā)展接軌，以便更好地為現(xiàn)代中學(xué)教育改革做出貢獻(xiàn)。

（三）運用績效考核工作制度，創(chuàng)新檔案管理工作

綜合歷史以來管理工作經(jīng)驗，績效考核對于檔案管理工作有著積極的促進(jìn)作用?？冃Э己肆⒆阌诠ぷ髡叩墓ぷ餍剩瑥墓ぷ鞒煽儊韺崿F(xiàn)對工作人員每個工作階段來進(jìn)行考核。這樣，既能夠提高中學(xué)檔案管理的效率，同時又能夠為工作者提供能力表現(xiàn)的平臺?？冃Э己酥贫鹊目茖W(xué)執(zhí)行，對創(chuàng)新檔案管理工作有著積極的促進(jìn)作用，這就為檔案管理人才的不斷引入和對現(xiàn)行單位人才的標(biāo)準(zhǔn)化管理提供管理平臺依據(jù)。例如原有的工作人員在績效考核中進(jìn)行人員中人才的合理調(diào)配，實現(xiàn)工作人員的優(yōu)勝劣汰的工作發(fā)展目標(biāo)，從而優(yōu)化工作效率，增強(qiáng)中學(xué)檔案管理工作人員的綜合能力素質(zhì)。

綜上所述，檔案管理工作是學(xué)校綜合管理工作的重要組成部分。加強(qiáng)中學(xué)檔案管理工作的重視，對于提升整個中學(xué)教育水平，推進(jìn)我國中學(xué)教育的發(fā)展進(jìn)程都具有重要的現(xiàn)實意義。除此之外，中學(xué)檔案管理水平的提高對于深化我國中學(xué)教育改革進(jìn)度和深度，具有不可磨滅的重要作用。雖然一直以來我們對于中學(xué)管理工作從沒有懈怠，但是我國中學(xué)檔案管理工作的還是存在著一些管理水平不高、管理人員專業(yè)素養(yǎng)不夠等問題。這就要求我們中學(xué)教師以及檔案管理工作者，要對檔案管理引起充分的重視，及時發(fā)現(xiàn)問題，大膽提出問題，并積極探討解決問題的方案和方式方法，提升中學(xué)檔案的管理的整體效率。

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（作者單位：廣西南寧市三美學(xué)校）