電子檔案和紙質(zhì)檔案的整合利用與共存發(fā)展分析

周圣羽

【摘要】隨著我國(guó)社會(huì)經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展，檔案管理呈現(xiàn)出電子化發(fā)展趨勢(shì)，在此種背景下，對(duì)檔案管理也提出了新的需求。因此，相關(guān)人員在進(jìn)行檔案管理過(guò)程中需要使用信息技術(shù)對(duì)檔案工作進(jìn)行調(diào)整，從而提高檔案管理效率，保證檔案管理的科學(xué)化。本文就對(duì)電子檔案和紙質(zhì)檔案的整合利用與共同發(fā)展展開(kāi)詳細(xì)探究。 【關(guān)鍵詞】電子檔案；紙質(zhì)檔案；整合利用；共存發(fā)展

隨著全球信息化進(jìn)程的推進(jìn)以及信息技術(shù)向各個(gè)領(lǐng)域的不斷延伸，使得檔案管理工作呈現(xiàn)出信息化發(fā)展趨勢(shì)，逐漸成為檔案管理的“前沿陣地”。但是我國(guó)電子檔案在發(fā)展過(guò)程中仍然存在一些問(wèn)題，造成我國(guó)電子檔案管理工作質(zhì)量水平不高。基于此，本文就電子檔案和紙質(zhì)檔案的整合工作中存在的問(wèn)題進(jìn)行分析，并提出相應(yīng)整合措施，以期為檔案管理提供參考依據(jù)。

一、電子檔案的概念分析

電子檔案具體是指通過(guò)計(jì)算機(jī)磁盤等設(shè)備進(jìn)行存儲(chǔ)，與紙質(zhì)檔案相對(duì)應(yīng)，相互關(guān)聯(lián)的通用電子圖像文件集合，通常以案卷為單位?，F(xiàn)階段，在我國(guó)檔案管理過(guò)程中，檔案管理人員普遍專業(yè)知識(shí)水平較低，檔案意識(shí)較差，且管理人員年齡普遍偏大，對(duì)于電子技術(shù)的掌握存在一定困難。因此，在管理中就會(huì)出現(xiàn)各式各樣的問(wèn)題。與此同時(shí)，隨著我國(guó)社會(huì)經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展，許多紙質(zhì)檔案資料需要長(zhǎng)期保存，但是隨著時(shí)間的流逝，這些紙質(zhì)文件在長(zhǎng)期的保存中就容易出現(xiàn)檔案缺失、變質(zhì)、字跡模糊等諸多問(wèn)題。面對(duì)此種情況，相關(guān)人員在進(jìn)行檔案管理工作過(guò)程中就可以使用電子檔案，產(chǎn)品提高檔案管理工作質(zhì)量，保證檔案管理工作的正常進(jìn)行，提高檔案管理工作水平，促使我國(guó)檔案管理工作快速發(fā)展。通常情況下，在檔案管理中使用電子檔案可以從以下幾個(gè)方面展開(kāi)：首先，檔案管理具有系統(tǒng)性特點(diǎn)，涉及范圍廣，在此種情況下，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案就會(huì)受到限制，而電子檔案就可以將此種情況進(jìn)行改正，在檔案管理過(guò)程中建立一套完善的檔案管理體系，將不同地區(qū)、不同種類的檔案進(jìn)行錄入，讓檔案實(shí)現(xiàn)資源共享，從而提高檔案工作的效率，保證檔案工作質(zhì)量。其次，電子檔案在使用過(guò)程中可以對(duì)傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理中的不足進(jìn)行改正，幫助相關(guān)工作人員可以順利掌握檔案信息，明確檔案管理工作流程，保證檔案管理工作的質(zhì)量。最后，電子檔案在使用過(guò)程中可以豐富檔案管理工作形式，提高檔案管理工作質(zhì)量，為檔案管理工作提供了新的挑戰(zhàn)。

二、傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理中存在的問(wèn)題分析

（一）檔案管理人員技術(shù)水平低

檔案管理工作復(fù)雜且技術(shù)性高，所以對(duì)檔案管理工作人員的專業(yè)素質(zhì)有著更高的要求。但是現(xiàn)階段，我國(guó)部分檔案管理人員專業(yè)能力不夠，在工作中存在不良心態(tài)，進(jìn)而造成檔案管理工作不能順利進(jìn)行。另外，檔案管理工作的負(fù)責(zé)人工作繁忙，沒(méi)有時(shí)間組織檔案管理人員進(jìn)行培訓(xùn)，進(jìn)一步造成檔案管理人員工作熱情下降，專業(yè)技能低。因此，檔案管理工作要想跟上時(shí)代發(fā)展進(jìn)程，就需要將電子檔案與傳統(tǒng)檔案管理工作相融合，并加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的專業(yè)技能和綜合知識(shí)的培養(yǎng)，從而促進(jìn)檔案管理工作的快速發(fā)展。

（二）檔案管理方式落后

目前，我國(guó)檔案管理方式落后，不能對(duì)檔案信息進(jìn)行有效管理，造成檔案資源利用率下降，檔案查詢工作困難，從而嚴(yán)重制約我國(guó)檔案管理工作的快速發(fā)展。且我國(guó)檔案的歸檔工作在歸檔工作進(jìn)行的過(guò)程中卻沒(méi)有嚴(yán)格落實(shí)，從而導(dǎo)致檔案歸檔不及時(shí)，同時(shí)部分歸檔工作人員對(duì)歸檔工作不重視，在進(jìn)行檔案歸檔工作時(shí)分不清檔案管理與資料的界限，導(dǎo)致一些中要的檔案不能及時(shí)歸檔，從而給檔案管理工作帶來(lái)嚴(yán)重負(fù)面影響，造成檔案管理效率直線下降。

三、電子檔案和紙質(zhì)檔案的整合利用的對(duì)策分析

（一）加強(qiáng)檔案管理的人才培養(yǎng)

隨著我國(guó)社會(huì)經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展，科學(xué)技術(shù)發(fā)展迅猛，對(duì)我國(guó)檔案管理工作提出了新的要求，在此種情況下，要想保證檔案工作的管理效率，就需要將電子檔案和紙質(zhì)檔案進(jìn)行整合，并加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的培養(yǎng)工作，從而提高我國(guó)檔案管理工作質(zhì)量，促進(jìn)檔案管理工作的快速發(fā)展。通常情況下，加強(qiáng)對(duì)檔案管理人才的培養(yǎng)需要從以下幾個(gè)方面展開(kāi)：首先，需要組建一支檔案信息管理的綜合隊(duì)伍，在隊(duì)伍內(nèi)加強(qiáng)各個(gè)人才的培養(yǎng)，保證檔案管理人員具備計(jì)算機(jī)操作技能，掌握一系列的檔案管理技巧，保證檔案工作的展開(kāi)效率。其次，檔案管理相關(guān)負(fù)責(zé)人要對(duì)檔案管理人才進(jìn)行考核，增強(qiáng)檔案管理人員管理能力、檔案綜合知識(shí)以及計(jì)算機(jī)運(yùn)用能力，從而保證檔案管理人員在進(jìn)行管理過(guò)程中出現(xiàn)問(wèn)題時(shí)，不會(huì)出現(xiàn)手忙腳亂的現(xiàn)象，增加檔案管理的安全性。再次，檔案管理負(fù)責(zé)人員需要制定完善的檔案管理人員管理制度，在檔案管理制度中需要包含檔案人員綜合素質(zhì)檢驗(yàn)、綜合知識(shí)考核等方面內(nèi)容，從而保證檔案管理人員可以完全勝任管理工作，在管理過(guò)程中不出現(xiàn)管理失誤等現(xiàn)象。最后，檔案管理負(fù)責(zé)人員需要對(duì)檔案人員進(jìn)行嚴(yán)格監(jiān)督管理，對(duì)其在檔案管理過(guò)程中出現(xiàn)的錯(cuò)誤進(jìn)行嚴(yán)格處理，并給予相應(yīng)處罰，保證其在以后的檔案管理工作中不出現(xiàn)差錯(cuò)，保證電子檔案和紙質(zhì)檔案的融合質(zhì)量，提升我國(guó)檔案管理工作質(zhì)量。

（二）對(duì)檔案管理理論進(jìn)行適當(dāng)更新

隨著我國(guó)社會(huì)經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展，計(jì)算機(jī)、多媒體等網(wǎng)絡(luò)技術(shù)逐漸被廣泛使用，電子檔案衍生出來(lái)，在此種背景下，檔案管理人員要想保證檔案管理質(zhì)量就需要在檔案管理過(guò)程中對(duì)檔案管理理論進(jìn)行適當(dāng)?shù)母?，?duì)檔案的建立、房屋交易、數(shù)據(jù)變換、系統(tǒng)維護(hù)等方面都加以管理，使得檔案信息變化與檔案變更信息相一致，方便人們對(duì)檔案進(jìn)行查詢。其次，相關(guān)人員需要對(duì)電子檔案進(jìn)行明確規(guī)定，對(duì)電子檔案的定義、種類等方面內(nèi)容進(jìn)行明確的規(guī)范，對(duì)電子檔案進(jìn)行合理的標(biāo)注，按照檔案內(nèi)容對(duì)檔案進(jìn)行適當(dāng)?shù)姆诸?，保證檔案工作質(zhì)量，方便相關(guān)人員對(duì)檔案進(jìn)行查閱。再次，檔案管理人員需要對(duì)檔案體系建設(shè)進(jìn)行完善，并對(duì)檔案的管理制度進(jìn)行明確規(guī)定，在檔案管理過(guò)程中建立有效的電子檔案管理制度，對(duì)電子檔案和紙質(zhì)檔案進(jìn)行規(guī)范，從而保證檔案管理工作效率，實(shí)現(xiàn)電子檔案和紙質(zhì)檔案的共同發(fā)展目標(biāo)。最后，檔案管理機(jī)構(gòu)需要對(duì)電子檔案的管理工作建立針對(duì)性的法律法規(guī)，幫助人們對(duì)電子檔案的內(nèi)容進(jìn)行選擇，提高電子檔案管理的真實(shí)性，促進(jìn)檔案管理工作的快速發(fā)展。

（三）對(duì)檔案的保管設(shè)施進(jìn)行適當(dāng)調(diào)整

隨著我國(guó)社會(huì)經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展，對(duì)檔案管理工作又提出了新的要求，而電子檔案和紙質(zhì)檔案有著嚴(yán)重的差異性，在此種情況下，相關(guān)人員要想提高檔案管理效率，就需要在檔案管理過(guò)程中對(duì)檔案保管設(shè)施進(jìn)行適當(dāng)?shù)恼{(diào)整。由于紙質(zhì)檔案在存放過(guò)程中需要大量的場(chǎng)地，如果檔案數(shù)量大，就會(huì)對(duì)檔案的儲(chǔ)存工作產(chǎn)生嚴(yán)重的負(fù)面影響，造成檔案管理工作效率下降。面對(duì)此種情況，相關(guān)人員就需要對(duì)檔案的保管設(shè)施進(jìn)行適當(dāng)調(diào)整，在電子檔案管理過(guò)程中使用磁盤、硬盤等媒介對(duì)文件進(jìn)行儲(chǔ)存，從而避免場(chǎng)地浪費(fèi)情況，使得檔案管理工作更加方便快捷，提升檔案管理工作質(zhì)量。另外，檔案管理人員需要對(duì)計(jì)算機(jī)進(jìn)行優(yōu)化，并在醫(yī)院基建檔案管理部門中引入檔案柜、復(fù)印機(jī)、裝訂工具、消防設(shè)備等裝置，從而讓現(xiàn)代科技可以在檔案管理中發(fā)揮出應(yīng)用的作用，對(duì)相關(guān)人員進(jìn)行計(jì)算機(jī)技巧培訓(xùn)，加強(qiáng)工作人員計(jì)算機(jī)技能的培養(yǎng)，提高電子信息檔案工作的管理效率，促進(jìn)檔案管理工作的快速發(fā)展。

（四）建立完善的檔案管理體系

電子檔案和紙質(zhì)檔案之間具有強(qiáng)烈的差異性，在此種情況下，檔案管理人員要想提高檔案管理工作質(zhì)量，就需要對(duì)檔案管理體系進(jìn)行完善，在電子檔案管理工作中將保管、借閱、備份等環(huán)節(jié)進(jìn)行明確，保證電子檔案工作管理質(zhì)量。與此同時(shí)，相關(guān)人員在進(jìn)行電子檔案管理過(guò)程中需要對(duì)電子檔案管理規(guī)律進(jìn)行明確，根據(jù)電子檔案管理情況對(duì)電子檔案管理內(nèi)容進(jìn)行明確規(guī)定，從而使得電子檔案的檔案管理體系得到完善，提升電子檔案管理效率。

四、總結(jié)語(yǔ)

總而言之，隨著我國(guó)社會(huì)經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展，科學(xué)技術(shù)不斷進(jìn)步，使得電子檔案的發(fā)展速度逐漸加快，不僅提高了檔案工作的管理質(zhì)量，還為檔案管理提供了新的契機(jī)。但是電子檔案在管理過(guò)程中還存在一些問(wèn)題，為檔案管理工作產(chǎn)生了嚴(yán)重的負(fù)面影響，在此種情況下，相關(guān)人員就需要將電子檔案和紙質(zhì)檔案工作進(jìn)行整合，在檔案管理工作中建立一個(gè)統(tǒng)一的管理方案，從而提升檔案管理效率。