學(xué)生資助管理信息化發(fā)展對策探索
——以武漢鐵路職業(yè)技術(shù)學(xué)院為例

師 楠

武漢鐵路職業(yè)技術(shù)學(xué)院 湖北武漢 430205

隨著社會的發(fā)展和經(jīng)濟水平的提高，我國的高等教育已經(jīng)由精英式逐漸走向大眾化，越來越多的學(xué)生有機會接受高等教育。但是由于目前我國經(jīng)濟發(fā)展不平衡的現(xiàn)象，使得部分進入高校的學(xué)生無力承擔(dān)在校期間的學(xué)習(xí)和生活費支出，高校貧困生問題已經(jīng)成為了國家、社會和高校共同關(guān)注的問題。武漢鐵路職業(yè)技術(shù)學(xué)院是一所具有鐵路特色的公辦全日制普通高等職業(yè)院校，在校生約12000多人。近十年來，學(xué)校在校生人數(shù)大幅提升，貧困生的人數(shù)也隨之劇增。截止2017年秋季學(xué)期，學(xué)校在冊的貧困生共計3050人，占學(xué)?？?cè)藬?shù)的24.1%。其中特困生為805人，占在校生總?cè)藬?shù)的 6.4%；貧困生 1422人，占在校生總?cè)藬?shù)的11.24%；一般貧困生823人，占在校生總?cè)藬?shù)的6.5%。這對于傳統(tǒng)的申報和認定方式提出了挑戰(zhàn)。傳統(tǒng)的方式導(dǎo)致了每年資助工作任務(wù)量大，人手不夠，信息易卻缺失，學(xué)生異動不易掌握，各二級學(xué)院信息不對稱等情況。信息化系統(tǒng)的建立可以解決部分學(xué)生資助工作問題，使得信息更為準確，責(zé)任歸屬更為分明。

一、統(tǒng)一學(xué)生管理系統(tǒng)，加強部門協(xié)調(diào)聯(lián)動

信息系統(tǒng)本身具有信息交換的優(yōu)勢，所以為了信息系統(tǒng)的利用最大化在全校應(yīng)當(dāng)建立一個統(tǒng)一的系統(tǒng)。而我?，F(xiàn)有信息系統(tǒng)的幾個部門像財務(wù)處、招生就業(yè)處、教務(wù)處，則分別使用自己的信息系統(tǒng)，這就使得基礎(chǔ)數(shù)據(jù)共享相對困難，信息傳遞不及時，信息化程度大打折扣。而我校的學(xué)生資助系統(tǒng)并未建立，使得學(xué)生資助工作大量的數(shù)據(jù)交互使用手工檔案，造成資源的大量消耗，且效率低下，出錯率高。例如，家庭經(jīng)濟困難學(xué)生的認定工作。二級學(xué)院審核完畢后將所有學(xué)生的紙質(zhì)材料及信息報送學(xué)工處，學(xué)工處需要整個部門一起連續(xù)幾個禮拜來進行每一個學(xué)生資料的審核。同時，在二級學(xué)院報送信息時，經(jīng)常有大量的錯誤信息。如果有一個統(tǒng)一的信息系統(tǒng)，直接在教務(wù)處的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)上進行申請認定，就省去了許多基礎(chǔ)信息的糾錯工作。

資助管理工作是學(xué)校日常管理工作的一個分支，它的工作內(nèi)容同其他管理工作存在著密切的聯(lián)系。因此，資助管理信息系統(tǒng)應(yīng)當(dāng)作為學(xué)校管理信息系統(tǒng)的一個組成部分，同時成為一個相對獨立的子系統(tǒng)。但子系統(tǒng)作為一個組成部分并不意味著相互分離，恰恰相反，資助管理信息系統(tǒng)需要緊密地同其他學(xué)校管理信息子系統(tǒng)結(jié)合在一起。它們只有形成一個整體，才能最大限度地發(fā)揮信息化的優(yōu)勢，最大限度地提高工作效率，減少錯誤和資源消耗浪費。資助管理信息系統(tǒng)需要同校內(nèi)其他管理信息子系統(tǒng)一同建立在一個完整統(tǒng)一的數(shù)據(jù)平臺之上，以保持管理數(shù)據(jù)和內(nèi)容的一致性。數(shù)據(jù)平臺存儲校內(nèi)管理教學(xué)所涉及的所有信息和數(shù)據(jù)，并且維護著信息之間的關(guān)聯(lián)。學(xué)校的管理信息系統(tǒng)圍繞著統(tǒng)一的數(shù)據(jù)平臺建立，各管理子系統(tǒng)從數(shù)據(jù)平臺讀取、保存、處理、分析和匯總數(shù)據(jù)。資助管理信息系統(tǒng)運行在統(tǒng)一數(shù)據(jù)平臺之上，獲取各類基礎(chǔ)信息和數(shù)據(jù)，并通過平臺獲取其他業(yè)務(wù)子系統(tǒng)提供的業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)，同時能夠?qū)⑸傻臉I(yè)務(wù)數(shù)據(jù)保存入統(tǒng)一數(shù)據(jù)平臺，供其他業(yè)務(wù)子系統(tǒng)使用。資助管理信息系統(tǒng)可利用統(tǒng)一數(shù)據(jù)平臺進行數(shù)據(jù)檢索、處理、分析、匯總，最終生成管理所需的各類報表。

二、細化資助管理流程，建立反饋投訴機制

一個完善的資助管理信息系統(tǒng)需要來自各方面的信息，因而只有建立在統(tǒng)一的數(shù)據(jù)平臺之上，才能順暢地運作起來。資助管理的過程牽涉面廣，流程復(fù)雜，涉及到基礎(chǔ)數(shù)據(jù)、其他業(yè)務(wù)子系統(tǒng)，以及校外單位。而且資助工作的政策、制度、評定標(biāo)準有時會發(fā)生變化，資助管理信息系統(tǒng)需要不時地進行調(diào)整，以適應(yīng)業(yè)務(wù)的變化。一次完整的資助管理工作包含基礎(chǔ)信息準備、信息發(fā)布、宣傳、學(xué)生申報、班主任審核、輔導(dǎo)員審核、學(xué)院審核、學(xué)生資助管理中心終審、校級通過、財務(wù)發(fā)放、統(tǒng)計匯總上報等基本步驟。這些步驟中基礎(chǔ)數(shù)據(jù)準備、信息發(fā)布、財務(wù)發(fā)放等，會涉及到其他業(yè)務(wù)子系統(tǒng)，以及校外的業(yè)務(wù)關(guān)系單位和管理信息系統(tǒng)。

為了確保學(xué)生在入校園之時就能享受到資助，資助管理工作在開學(xué)前就應(yīng)該開展起來。前期的準備工作包括信息的準備、發(fā)布、宣傳，這一系列工作的關(guān)聯(lián)性對于資助工作的順利展開非常重要。信息的準備工作可以和教務(wù)處的學(xué)生基礎(chǔ)信息形成共享，以保證基礎(chǔ)信息的準確性。學(xué)生申報是資助的主體工作的第一步，也是最重要的一步。該步驟必須簡單靈活的操作，不易產(chǎn)生錯誤，方便在校學(xué)生，特別是不熟悉資助的新生能夠準確無誤地選擇資助項目，填寫信息，上傳數(shù)據(jù)。其后，由班主任、輔導(dǎo)員、二級學(xué)院、資助管理中心進行四級審核，這是整個資助工作的核心，也是工作量最大最繁重的部分。資助管理信息系統(tǒng)需要為相關(guān)工作人員提供一個易用的工作平臺，可以方便準確地展示所需數(shù)據(jù)，便捷準確地提交評審結(jié)果。財務(wù)發(fā)放是落實資助工作的最后步驟，該步驟的主要工作在財務(wù)子系統(tǒng)中執(zhí)行。資助管理信息系統(tǒng)的任務(wù)是為后續(xù)發(fā)放工作提供必須的數(shù)據(jù)。而財務(wù)子系統(tǒng)將依據(jù)資助信息管理系統(tǒng)所提供的信息生成所需單據(jù)，完成發(fā)放工作。

在班主任、輔導(dǎo)員、二級學(xué)院和資助中心進行四級審核的過程中，需要把反饋投訴機制納入進來。及時向?qū)W生反饋申報情況，如果提交材料不合格，說明其存在問題和原因，并及時進行解答。同時，在資助信息系統(tǒng)中設(shè)立投書建議板塊，暢通和學(xué)生們的交流，可以專設(shè)定時線上答疑解惑板塊。例如，學(xué)工處周一下午2點到4點進行學(xué)生資助工作的答疑解惑；財務(wù)處周二下午2點到4點進行獎金發(fā)放工作的答疑解惑，并對留言進行回復(fù)。這樣定期的交流反饋機制的建立，增強了學(xué)生對學(xué)校的信心，增強了交流，提升了學(xué)生對于學(xué)校的信任感。

三、建設(shè)管理雙管齊下，建立長效工作機制

信息化的成敗，三分靠技術(shù)，七分靠管理。因此，學(xué)生資助工作信息化建設(shè)不能“一蹴而就”，必須設(shè)計一個長效的管理機制。首先，應(yīng)當(dāng)建立健全的信息化建設(shè)的管理制度，從制度上規(guī)范管理行為。一套切實可行的具有操作性的制度是工作長效運行的保障。其次，業(yè)務(wù)工作人員和專業(yè)技術(shù)人員配合完成信息化建設(shè)的具體業(yè)務(wù)工作，尤其是細節(jié)方面，必須具有實際的可操作性。例如，表格涵蓋內(nèi)容的完整準確性，其生成、制作、下載，程序的便捷性等。并且，隨著政策的改變，細節(jié)需要調(diào)整處就需要工作人員與專業(yè)技術(shù)人員良好的溝通和配合。最后，系統(tǒng)的使用和維護是信息化能否長期有效使用的重要保證。開發(fā)方對于系統(tǒng)后期的維護、改進對于系統(tǒng)的長久使用性非常重要。因為往往使用人員并不具有專業(yè)的計算機能力，但是信息化和政策卻是在不斷的變化著的，這意味著信息系統(tǒng)的建立只是一個開始，而后期的維護和改進是更需要重視的。例如在高校系統(tǒng)使用情況的調(diào)研工作中，經(jīng)常會出現(xiàn)系統(tǒng)很強大，使用很雞肋的問題。這很大程度上就是開發(fā)上的后期維護沒有跟上，而使用者本身并不具備解決專業(yè)問題的能力。

四、加大信息化建設(shè)投入，提升管理人員素質(zhì)

隨著全球信息化的發(fā)展，實現(xiàn)高校教育管理信心化已經(jīng)是必然之舉了。首先，學(xué)校應(yīng)當(dāng)加大校園信息化建設(shè)中硬件的投入。例如，信息系統(tǒng)的開發(fā)、新媒體的運用等，為高校教育管理體制改革提供良好的硬件保證。我?，F(xiàn)階段缺乏完整的信息化系統(tǒng)，學(xué)生的管理也沿用傳統(tǒng)方法。在需要統(tǒng)計數(shù)據(jù)的時候，往往還需要輔導(dǎo)員進行摸查，然后報送。往往大部分信息的輸送都是通過QQ的文件傳輸完成。其次，注重提高管理人員的專業(yè)素質(zhì)。針對資助信息系統(tǒng)的建立，應(yīng)當(dāng)對管理人員進行培訓(xùn)。把管理人員從傳統(tǒng)的經(jīng)驗型管理者變?yōu)閷W(xué)習(xí)型管理者，充分發(fā)揮管理者的創(chuàng)造性思維能力，建立一種人性化的持續(xù)發(fā)展。信息化的建立能夠提升工作效率，減輕一些基礎(chǔ)但是費時耗力的工作，這就需要管理者轉(zhuǎn)變思維，更加注重工作中“質(zhì)”的飛躍。而管理人員素質(zhì)的提升，對于信息化建設(shè)的長效發(fā)展，起著不可或缺的作用。對于工作人員應(yīng)當(dāng)定期進行培訓(xùn)，在掌握最新的國家政策的同時應(yīng)當(dāng)具備信息化的相關(guān)知識，熟練運用新媒體。不僅能夠把工作做好，更要做“精”。信息化的發(fā)展提升了工作效率，如何把更多的時間和精力從事務(wù)性的工作轉(zhuǎn)移到育人性的工作中，也是今后工作中需要不斷探索的地方。