勞動(dòng)人事爭(zhēng)議信息化管理亟待提速

■文／韓冬香 王迅

加快信息技術(shù)、人工智能在勞動(dòng)人事爭(zhēng)議處理領(lǐng)域的運(yùn)用，事關(guān)勞動(dòng)人事爭(zhēng)議仲裁機(jī)構(gòu)履行服務(wù)民生、服務(wù)經(jīng)濟(jì)發(fā)展和構(gòu)建和諧勞動(dòng)關(guān)系的功能定位，是彰顯“互聯(lián)網(wǎng)+人社”發(fā)展的必由之路。當(dāng)前，縣級(jí)仲裁機(jī)構(gòu)在辦案流程、庭審筆錄和仲裁員隊(duì)伍管理等方面實(shí)現(xiàn)了網(wǎng)絡(luò)化，但仍存在無法向當(dāng)事人提供電子檔案查詢、案件處理進(jìn)展查詢，利用“大數(shù)據(jù)”分析研判調(diào)解仲裁形勢(shì)能力不足。如何把線上與線下辦案、電子檔案與實(shí)體檔案有效整合，破解勞動(dòng)人事爭(zhēng)議信息化管理的瓶頸，亟待引起相關(guān)部門的重視。

勞動(dòng)人事爭(zhēng)議信息化管理的意義

探索勞動(dòng)人事爭(zhēng)議信息化管理改革和實(shí)踐，對(duì)于提升仲裁機(jī)構(gòu)服務(wù)質(zhì)效，推進(jìn)“陽光仲裁”“智慧仲裁”“互聯(lián)網(wǎng)+仲裁”具有十分重要的意義。

實(shí)現(xiàn)仲裁快速辦案。一是方便服務(wù)群眾，滿足當(dāng)事人對(duì)辦事指南、仲裁流程、法律法規(guī)、文書范本的查詢需要。二是快速辦案，壓縮舉證時(shí)間、審理時(shí)間、法律文書送達(dá)時(shí)間，再造案件處理流程。三是促進(jìn)資源共享，實(shí)現(xiàn)立案、調(diào)解、庭審信息及仲裁結(jié)果的互聯(lián)共享。通過微信服務(wù)平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)遠(yuǎn)程預(yù)約調(diào)解、在線答疑。四是建立遠(yuǎn)程視頻系統(tǒng)，協(xié)調(diào)、指導(dǎo)鄉(xiāng)鎮(zhèn)、街道、企業(yè)自主調(diào)解、自主協(xié)商處理勞動(dòng)爭(zhēng)議，降低當(dāng)事人處理勞動(dòng)人事爭(zhēng)議的成本。

促進(jìn)法律適用。實(shí)現(xiàn)勞動(dòng)人事爭(zhēng)議信息化管理，有助于實(shí)現(xiàn)同案同裁、同案同果，確保同類案由法律適用一致，使勞動(dòng)人事爭(zhēng)議裁審工作更加規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)、更加統(tǒng)一，對(duì)法律法規(guī)的理解更加一致、規(guī)范，更有效地引導(dǎo)和規(guī)范當(dāng)事人的預(yù)期和行為。

便利裁審銜接。勞動(dòng)人事爭(zhēng)議仲裁程序作為審判前置程序，實(shí)現(xiàn)裁審聯(lián)通對(duì)接，可以讓法官在審理前就能調(diào)閱仲裁庭審筆錄和相關(guān)證據(jù)；法院判決結(jié)果作出后，仲裁員能調(diào)閱到判決文書，對(duì)照前后的裁判依據(jù)、理由，相互學(xué)習(xí)，取長(zhǎng)補(bǔ)短，盡可能實(shí)現(xiàn)裁審統(tǒng)一，形成信息資源共享，合力處置勞動(dòng)人事爭(zhēng)議。這不僅有助于樹立仲裁處理的權(quán)威性、有助于“一裁終局”而節(jié)省各方當(dāng)事人的時(shí)間等各項(xiàng)成本，也有助于減輕司法機(jī)關(guān)的裁判壓力，緩解勞資雙方的矛盾。

加強(qiáng)檔案管理。將各種法律文書、物證、聲像資料及其他各種載體材料建立電子檔案、電子卷宗，并按照有關(guān)規(guī)定立卷歸檔，向社會(huì)開放利用，既提升了仲裁檔案的利用價(jià)值，也拓寬了仲裁機(jī)構(gòu)的服務(wù)能力。同時(shí)，電子檔案信息化開發(fā)，方便了上級(jí)部門和紀(jì)檢監(jiān)察部門實(shí)施監(jiān)督，最大限度地保證司法的公平公正。

分析研判形勢(shì)。推進(jìn)勞動(dòng)人事爭(zhēng)議信息化管理進(jìn)程，旨在通過信息化系統(tǒng)錄入案件、檢索案件，形成業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)可調(diào)閱、仲裁工作可追溯。通過“大數(shù)據(jù)”分析研判調(diào)解仲裁工作形勢(shì)，掌握勞動(dòng)人事爭(zhēng)議高發(fā)的地區(qū)、行業(yè)、企業(yè)，指導(dǎo)重點(diǎn)區(qū)域?qū)嵤╊A(yù)防，及時(shí)啟動(dòng)應(yīng)急處置預(yù)案第一時(shí)間介入重大或群體案件，有助于更好地化解矛盾、促進(jìn)勞動(dòng)關(guān)系的和諧。

勞動(dòng)人事爭(zhēng)議信息化管理存在的問題

勞動(dòng)人事爭(zhēng)議信息化管理的基礎(chǔ)是檔案管理，由于現(xiàn)有辦案系統(tǒng)信息化功能單一，文書送達(dá)、庭審資料、紙質(zhì)檔案管理與系統(tǒng)不關(guān)聯(lián)，傳統(tǒng)檔案查詢手續(xù)繁瑣，人力成本高，綜合分析利用能力有限。

紙質(zhì)管理是主流。在勞動(dòng)人事爭(zhēng)議辦案過程中形成了大量的卷宗，仲裁機(jī)構(gòu)只是按照《檔案法》的規(guī)定，整理、排序、編目和裝訂入室，為裝訂而裝訂?！秳趧?dòng)人事爭(zhēng)議案件卷宗管理辦法》缺少電子檔案管理規(guī)范，基層對(duì)物證、電子證據(jù)、庭審視頻等歸檔保管經(jīng)驗(yàn)缺失，紙質(zhì)檔案管理是現(xiàn)階段仲裁檔案管理的主流。

分析利用不足。從縣級(jí)仲裁機(jī)構(gòu)檔案管理硬件條件來看，大多有專門的檔案室、密集架；但也有些縣級(jí)仲裁機(jī)構(gòu)的檔案室設(shè)施簡(jiǎn)陋，防蟲、防潮、防火、防盜能力薄弱。每個(gè)仲裁機(jī)構(gòu)每年處理勞動(dòng)人事爭(zhēng)議案件少則幾百件，多則上萬件，大量的案卷沒有規(guī)范的館室存放，勞動(dòng)人事爭(zhēng)議處理信息資料的大數(shù)據(jù)價(jià)值未能發(fā)揮。

歸納、接入標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一。一些省《勞動(dòng)人事爭(zhēng)議案件卷宗管理辦法》對(duì)立卷、歸檔、使用、保管、統(tǒng)計(jì)、移交等工作以及案卷材料封面、目錄、備考表都作了詳細(xì)的規(guī)定，但仲裁機(jī)構(gòu)在貫徹執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)上存在不統(tǒng)一問題。卷內(nèi)材料存在不同程度的缺頁，內(nèi)容不全，總體標(biāo)準(zhǔn)、格式上沒有以地市為單位相對(duì)統(tǒng)一。這些不統(tǒng)一問題在電子化過程中更為嚴(yán)重，嚴(yán)重影響了電子化的推進(jìn)和更便捷、更有效地利用。

檢查監(jiān)督不到位。縣級(jí)仲裁機(jī)構(gòu)具體承擔(dān)檔案收集、整理、保管和利用職能，但是爭(zhēng)議處理業(yè)務(wù)占據(jù)了極大精力，在檔案管理特別是信息化的推進(jìn)上動(dòng)力不足。加上仲裁機(jī)構(gòu)內(nèi)部自查自糾較少，對(duì)案卷中材料是否缺少、重復(fù)，是否需要補(bǔ)充、說明、電子化等沒有明確的要求和具體的考核處理措施。

提升勞動(dòng)人事爭(zhēng)議信息化管理能力

大力發(fā)展“互聯(lián)網(wǎng)+”將電子受理通知書、舉證通知書、仲裁申請(qǐng)書副本送達(dá)申請(qǐng)人和被申請(qǐng)人，通過“互聯(lián)網(wǎng)+”解決庭前證據(jù)交換、確認(rèn)證據(jù)，使申請(qǐng)人、被申請(qǐng)人足不出戶就能查詢案件處理進(jìn)程和處理結(jié)果；建立數(shù)據(jù)信息標(biāo)準(zhǔn)，建立仲裁機(jī)構(gòu)與司法機(jī)關(guān)勞動(dòng)人事爭(zhēng)議處理“專網(wǎng)”，實(shí)現(xiàn)裁審實(shí)時(shí)銜接和溝通交流。

全面實(shí)行仲裁檔案信息管理的電子化。全面建立“一鍵歸檔、獨(dú)案保存、終端查詢”的仲裁電子文件歸檔管理模式。以目前的仲裁服務(wù)流程來說，勞動(dòng)者到仲裁機(jī)構(gòu)指定受理窗口提交申請(qǐng)，到作出裁決書往往需要45日至60日，有的長(zhǎng)達(dá)半年甚至更長(zhǎng)。如果將調(diào)解通知書、受理通知書、舉證通知書、開庭通知書直接發(fā)送到勞動(dòng)者手機(jī)上，既減少了大量的郵寄、紙張成本，也提高了仲裁服務(wù)效率。同時(shí)，在答辯、舉證期間，勞動(dòng)者還能實(shí)時(shí)了解到用人單位的答辯、舉證情況，承辦仲裁員也能全方位跟蹤雙方當(dāng)事人對(duì)哪些證據(jù)無異議，對(duì)哪些證據(jù)有異議，開庭時(shí)可以重點(diǎn)對(duì)有異議的證據(jù)進(jìn)行舉證、質(zhì)證，縮短了開庭時(shí)間，符合庭審要素式改革的要求。整個(gè)服務(wù)流程同步形成的電子檔案在結(jié)案后“一鍵歸檔”，無論是勞動(dòng)者或者用人單位，都可以在本人手機(jī)上“流覽”“回放”，需要下載打印時(shí)可以在仲裁機(jī)構(gòu)設(shè)立的終端上完成，或者手機(jī)直接連接打印機(jī)打印。

強(qiáng)化全網(wǎng)融入，提升分析利用能力。要主動(dòng)將勞動(dòng)人事爭(zhēng)議信息化方案融入“大數(shù)據(jù)”、智慧人社“云”、社會(huì)保障“一張網(wǎng)”建設(shè)，最終形成人社系統(tǒng)一個(gè)“庫”、一張“網(wǎng)”。依托社會(huì)保障卡持卡人基礎(chǔ)信息庫、用人單位工商登記基本信息庫和個(gè)人移動(dòng)終端，充分利用勞動(dòng)關(guān)系管理系統(tǒng)、勞動(dòng)人事爭(zhēng)議調(diào)解服務(wù)網(wǎng)、12333等現(xiàn)有信息資源，合理布局自助終端，探索線上線下一體的服務(wù)工作體系。要抓緊出臺(tái)勞動(dòng)人事爭(zhēng)議電子信息檔案歸檔操作規(guī)范、電子信息檔案對(duì)外利用管理辦法，做好電子信息檔案整理、收集、歸檔培訓(xùn)、分析利用工作。

合理界定紙質(zhì)檔案和電子檔案的功能和管理模式。在傳統(tǒng)樣態(tài)下，紙質(zhì)檔案是電子檔案的根本，在抓好仲裁信息電子化的同時(shí)，不能放松對(duì)紙質(zhì)檔案實(shí)體化的管理。但是，隨著勞動(dòng)人事爭(zhēng)議處理案件的暴增而帶來的實(shí)體檔案保管能力的愈加不足、電子數(shù)據(jù)安全水平的提升，是否仍要求紙質(zhì)檔案與電子檔案內(nèi)容的同步，是當(dāng)前值得研究的課題。這也涉及《檔案法》《檔案法實(shí)施辦法》《電子公文歸檔管理暫行辦法》等法律法規(guī)的修訂或改革。仲裁檔案與社保檔案的保管期限要求不同，后者往往要求是永久性的，而前者則通常無需永久保存。宜在分類、分級(jí)的基礎(chǔ)上對(duì)紙質(zhì)檔案和電子檔案的內(nèi)容及其應(yīng)用進(jìn)行不同的區(qū)分，這同樣有助于提升仲裁信息化管理水平。■