水庫索橋工程總承包項目檔案工作探討

王娜娟

（陜西省水利電力勘測設(shè)計研究院，陜西 西安 710001）

涇河?xùn)|莊水庫樞紐位于禮泉縣和淳化縣交界處，右岸屬禮泉縣，距縣城36 km；左岸屬淳化縣，距縣城30 km，交通極為不便。壩址區(qū)地處涇河高山峽谷段，河谷斷面呈V型，兩岸地勢陡峭，山巖裸露，相對高差200 m。涇河?xùn)|莊水庫地質(zhì)勘探索橋項目是一個總包項目，陜西省水利電力勘測設(shè)計研究院作為該工程建設(shè)項目的總承包方，按合同約定，除承擔(dān)擔(dān)工程建設(shè)的設(shè)計、采購、施工、試運(yùn)行外，工程完工后還必須向建設(shè)方提交工程竣工檔案。

1 項目檔案歸檔范圍及責(zé)任劃分

1.1 歸檔文件的收集范圍

東莊水庫索橋工程總承包項目建設(shè)檔案，反映工程從勘察設(shè)計、施工建設(shè)、竣工驗收的全過程，故總承包方歸檔文件的收集范圍應(yīng)包括設(shè)計、采購、施工的各類文件。從工程開工至完工均嚴(yán)格按照分類大綱，工程文件歸檔整理規(guī)范的要求進(jìn)行科技檔案的全過程管理，從而保證了檔案的系統(tǒng)性，準(zhǔn)確性和完整性。通常情況下，以《建設(shè)工程文件歸檔整理規(guī)范》（GB/T 50328-2001）為依據(jù)，其主要內(nèi)容包括：

1.1.1 設(shè)計文件

嚴(yán)格按ISO 9001質(zhì)量體系程序?qū)Ω麟A段的設(shè)計報告，圖紙及設(shè)計更改資料等進(jìn)行管理。對重大設(shè)計問題和重要的設(shè)計變更需經(jīng)院會審，建立相關(guān)的質(zhì)量記錄，并指定專人進(jìn)行保管。

1.1.2 施工文件

施工階段：施工過程中形成的原始文件資料真實完整，圖物相符，技術(shù)數(shù)據(jù)可靠，簽字手續(xù)完備。

階段驗收文件：階段和專項工程驗收鑒定書、總結(jié)，待驗工程已完和未完項目清單等。單元驗收資料按專業(yè)組卷，如工程相關(guān)的文件施工文件，設(shè)計文件，監(jiān)理文件，建設(shè)公司文件等。也可按文種組卷，并根據(jù)文件不同性質(zhì)和內(nèi)容閉合，即批復(fù)附報告，通知附回復(fù)等。

1.1.3 竣工圖編制

凡在施工中有一般性變更，由我單位在原施工圖上進(jìn)行杠改，并注明變更通知文號及說明；凡結(jié)構(gòu)形式更改，系統(tǒng)改變等不宜在原施工圖上修改補(bǔ)充者，由設(shè)計或建設(shè)單位重新繪制更改后的竣工圖。施工單位負(fù)責(zé)在新圖上加蓋竣工圖章，并注明更改通知單文號及說明情況，作為竣工圖。

1.1.4 工程管理文件

建設(shè)項目審批文件；施工過程中的各類管理文件等。

1.2 總承包方在資料收集、整理過程中的職責(zé)

東莊辦指派專人協(xié)調(diào)索橋工程建設(shè)的相關(guān)工作，總體負(fù)責(zé)工程建設(shè)中的各項管理事務(wù)?？偝邪鼏挝唤M建了東莊地質(zhì)勘探索橋總承包項目部，常駐現(xiàn)場負(fù)責(zé)設(shè)計采購施工的協(xié)調(diào)管理?？偝邪椖坎坑身椖拷?jīng)理，項目總工，專職質(zhì)量員，專職安全員和施工項目部組成。分包單位有總承包單位統(tǒng)一協(xié)調(diào)管理，設(shè)計分包單位為長安大學(xué)工程設(shè)計研究院公路院，施工分包單位為西北水利水電工程有限公司。工程監(jiān)理單位成立了東莊水庫地質(zhì)勘探索橋工程監(jiān)理部，負(fù)責(zé)工程建設(shè)項目的質(zhì)量，進(jìn)度，投資控制及合同管理。

總承包方是工程建設(shè)過程中的主體，因此總承包方應(yīng)組織施工分包方和監(jiān)理部門按照工程建設(shè)方的要求和標(biāo)準(zhǔn)共同完成工程竣工檔案的形成、積累、整理、驗收移交工作。

2 總承包工程建設(shè)資料管理

2.1 提高認(rèn)識，建立完善的資料管理體系

應(yīng)該強(qiáng)化意識，充分認(rèn)識檔案資料的重要性，建立并完善竣工資料管理體系，確?？⒐べY料收集和工作的順利進(jìn)展。這樣不僅可以保證整個工程順利通過國家的竣工驗收，同時也為今后的運(yùn)行、維護(hù)等相關(guān)后續(xù)的工作提供科學(xué)有力的依據(jù)。

2.2 積極跟進(jìn)，堅持檔案工作與工程建設(shè)同步

積極跟進(jìn)，堅持工程項目建設(shè)與檔案資料的收集整理工作同步進(jìn)行，便于后期檔案的規(guī)范整理，同時也保證了相關(guān)工程資料的完整性。

2.3 發(fā)揮體系作用，確保工程竣工資料真實、完整和規(guī)范

一個工程項目往往涉及多個分包商，若每個分包商都有自己的管理制度，沒有在總包的統(tǒng)一管理下進(jìn)行施工作業(yè)，則會導(dǎo)致竣工資料的編制存在很大的差異性。因此，對于工程總承包項目來說，必須建立完善總承包檔案管理體系，實施統(tǒng)一管理，可以消除各分包商的資料整編差異，從而保證竣工檔案的規(guī)范性與系統(tǒng)性。

3 檔案管理過程中的注意事項

3.1 制定完善的資料收集管理制度，并嚴(yán)格執(zhí)行

在工程開始后，總承包方就要整理檔案，并根據(jù)竣工要求對歸檔的資料進(jìn)行分類，并通知各分包單位的管理人員，要求各分包單位必須及時完成。以東莊水庫索橋工程為例，該工程項目涉及資料龐雜，如不能及時整理歸檔容易發(fā)生資料遺漏或者丟失。因此需要定期檢查相關(guān)的記錄和資料的收集，并督促及時歸檔?？紤]本工程的復(fù)雜性，工程檔案資料一正本和五副本，副本較多，便于以后相關(guān)專業(yè)各類人員的借閱。

3.2 加強(qiáng)工程技術(shù)人員對檔案管理人員的指導(dǎo)

檔案管理人員不是專業(yè)技術(shù)人員，沒有相關(guān)技術(shù)經(jīng)驗，所以對資料把控能力較弱，僅僅根據(jù)名稱分類。以東莊水庫索橋項目為例，該工程的技術(shù)人員工作強(qiáng)度大，很多技術(shù)人員在完成本工程后去了新的工地，為了本工程項目的需要，專門設(shè)技術(shù)項目副經(jīng)理一名，參與檔案整理，所以工程檔案資料整理齊備，系統(tǒng)明晰。

3.3 加強(qiáng)檔案管理人員的管理和培訓(xùn)

首先，應(yīng)根據(jù)項目建設(shè)的需要，配備固定的檔案管理人員，避免在建設(shè)過程中檔案管理人員的更換和流動，由于新更換的檔案人員對工程項目本身缺乏必要的了解，對新接手的檔案資料不熟悉，這樣不利于以后檔案資料的整理，也不利于檔案資料的完整性和系統(tǒng)性。其次，隨著工程項目持續(xù)有效的進(jìn)行，相關(guān)的檔案管理人員也應(yīng)接受繼續(xù)教育再培訓(xùn)，鼓勵和引導(dǎo)他們多參觀學(xué)習(xí)優(yōu)秀的檔案資料，便于從宏觀的角度，整體對總承包項目的檔案管理工作有更為直觀的認(rèn)識。

3.4 抓好分包商的檔案管理工作

各分包單位的檔案需要總承包歸集整理，最終的檔案驗收也需要總承包驗收通過后，再整體移交給業(yè)主。因此，總承包方需在工程項目實施過程中不斷加強(qiáng)對各分包商檔案整理的指導(dǎo)和檢查，使各分包商完工后能盡快地提供合格完整的工程檔案，從而保證竣工檔案驗收工作的順利進(jìn)行。

4 結(jié)語

東莊水庫地質(zhì)勘探索橋工程施工，順利完成了合同項目內(nèi)的全部工作任務(wù)。工程項目建設(shè)的總承包方，負(fù)責(zé)施工過程中的各類原始資料，已全部完成。不僅在質(zhì)量上高標(biāo)準(zhǔn)，嚴(yán)格要求，而且在進(jìn)度上，合理組織，統(tǒng)籌安排，最終取得了預(yù)期的效果。工程自開工到完工，均嚴(yán)格按照施工合同各項條款和設(shè)計圖紙的要求進(jìn)行組織和施工，嚴(yán)格執(zhí)行現(xiàn)行施工規(guī)范，國家標(biāo)準(zhǔn)及現(xiàn)場監(jiān)理工程師的指令。該工程完工后的結(jié)構(gòu)體型，安全性，設(shè)計功能均能滿足設(shè)計要求，工程整體質(zhì)量符合合同文件規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)。