強(qiáng)化企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)的方法

岳玲

【摘要】隨著互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)的發(fā)展，傳統(tǒng)企業(yè)檔案管理方法已經(jīng)難以滿(mǎn)足企業(yè)發(fā)展現(xiàn)狀，我們應(yīng)該充分利用信息技術(shù)大發(fā)展的今天，利用信息互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)改變企業(yè)檔案管理方法，建設(shè)信息化企業(yè)檔案管理方式。企業(yè)檔案管理就是將企業(yè)所有實(shí)踐所有記錄信息進(jìn)行分類(lèi)整理，并對(duì)其進(jìn)行妥善保存，并保證其真實(shí)性和完整性。這篇文章就對(duì)企業(yè)檔案管理過(guò)程中出現(xiàn)一些比較常見(jiàn)問(wèn)題進(jìn)行分析，對(duì)企業(yè)檔案管理實(shí)踐和創(chuàng)新進(jìn)行論述，對(duì)管理方面提出一些創(chuàng)新舉措，使企業(yè)檔案管理更加合理。

【關(guān)鍵詞】企業(yè)檔案管理 信息化建設(shè) 問(wèn)題及方法

一、引言

企業(yè)檔案是對(duì)企業(yè)從誕生開(kāi)始所經(jīng)歷所有實(shí)踐所有記錄，企業(yè)檔案管理就是將這些信息進(jìn)行分類(lèi)整理，并對(duì)其進(jìn)行妥善保存，并保證其真實(shí)性和完整性。通過(guò)這些檔案，我們能夠?qū)ζ髽I(yè)過(guò)去所經(jīng)歷大大小小實(shí)踐活動(dòng)了解清楚，讓我們?cè)谧龀銎髽I(yè)規(guī)劃時(shí)候更能把握企業(yè)實(shí)際情況，制定符合企業(yè)實(shí)際情況發(fā)展戰(zhàn)略。對(duì)此我們需要在企業(yè)信息化管理過(guò)程之中，保證檔案完整和便于搜索，發(fā)現(xiàn)企業(yè)檔案管理實(shí)踐過(guò)程之中問(wèn)題，要以創(chuàng)新思維來(lái)解決這些問(wèn)題，強(qiáng)化企業(yè)檔案管理信息化水平，保證企業(yè)發(fā)展。

二、企業(yè)檔案管理之中出現(xiàn)問(wèn)題

（一）企業(yè)檔案信息化缺少規(guī)范的策劃與指導(dǎo)

由于在推進(jìn)企業(yè)檔案管理信息化的進(jìn)程中，缺乏高素質(zhì)的信息技術(shù)管理人才，致使在該過(guò)程中，管理人員不能起到有效的引導(dǎo)作用，從而導(dǎo)致建設(shè)過(guò)程緩慢，且收效并不明顯。另外，由于在信息化檔案管理的建設(shè)過(guò)程中欠缺規(guī)范的策劃與指導(dǎo)，造成了許多人力、物力資源的浪費(fèi)，整體上會(huì)對(duì)企業(yè)的發(fā)展造成影響。

（二）企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案管理作用缺乏認(rèn)知

在當(dāng)前經(jīng)濟(jì)大發(fā)展背景之下，企業(yè)面臨著非常大競(jìng)爭(zhēng)，企業(yè)為了自身企業(yè)發(fā)展，不被市場(chǎng)淘汰，對(duì)企業(yè)礦物開(kāi)采運(yùn)輸方面技術(shù)大為重視，對(duì)產(chǎn)品銷(xiāo)售方面投入非常多人力物力，在這種大背景下，只要使檔案完整，保證其不損毀，能夠讓人查找相關(guān)資料是可以使用就行了，所以對(duì)檔案管理工作資金方面投入非常少，僅僅限于日常簡(jiǎn)單運(yùn)行而無(wú)力發(fā)展。企業(yè)檔案管理工作人員待遇水平太低，在工作時(shí)難免有著消極情緒，對(duì)該工作缺乏足夠熱情，也是造成企業(yè)檔案管理發(fā)展緩慢一個(gè)原因。

（三）缺乏相應(yīng)的技術(shù)投入和保管檔案專(zhuān)業(yè)人員

應(yīng)該說(shuō)明的是企業(yè)檔案信息化管理建設(shè)對(duì)于信息互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)依賴(lài)性較強(qiáng)，部分紙質(zhì)檔案資料存在時(shí)間較長(zhǎng)，傳統(tǒng)檔案管理方法缺少專(zhuān)業(yè)性，使得檔案信息不夠完整，人工辨認(rèn)難度大且耗時(shí)費(fèi)力，這就需要借助相關(guān)儀器設(shè)備對(duì)檔案進(jìn)行信息化，這使得企業(yè)需要資金投入檔案管理。現(xiàn)下檔案信息化管理并沒(méi)有引起企業(yè)的廣泛重視，這就使得檔案管理信息化建設(shè)推進(jìn)緩慢。

（四）企業(yè)檔案信息化管理方法缺乏

隨著社會(huì)進(jìn)步，人們不斷發(fā)展技術(shù)，但是卻忽略了檔案管理技術(shù)發(fā)展，使檔案管理技術(shù)遠(yuǎn)遠(yuǎn)落后于企業(yè)發(fā)展現(xiàn)狀，甚至至今國(guó)內(nèi)許多企業(yè)檔案管理方面仍然非常原始，工作效率非常低，嚴(yán)重制約著企業(yè)發(fā)展。目前，檔案信息化管理技術(shù)已經(jīng)較為成熟，但是企業(yè)高層人員認(rèn)為檔案管理對(duì)企業(yè)發(fā)展作用太低，只需保證能夠完整就行，所以檔案信息化管理沒(méi)有得到企業(yè)高層認(rèn)可。雖然有些企業(yè)通過(guò)了檔案信息化管理決議，但是缺乏重視，在資金上提供不足，嚴(yán)重制約檔案信息化管理發(fā)展。在中國(guó)大多數(shù)企業(yè)對(duì)檔案管理還在使用傳統(tǒng)方法進(jìn)行管理，信息化管理手段缺乏，嚴(yán)重影響著檔案管理效率，甚至導(dǎo)致檔案損毀丟失。信息化管理進(jìn)程太慢，紙質(zhì)資料未能及時(shí)轉(zhuǎn)換為電子資料，使得檔案信息化受阻。

（五）檔案管理工作制度比較完善，但是缺乏執(zhí)行力

在我國(guó)有些企業(yè)檔案管理制度比較完善，但是其他工作人員對(duì)企業(yè)檔案報(bào)備存在問(wèn)題。企業(yè)其他工作人員對(duì)于檔案管理工作不夠重視，經(jīng)常對(duì)一些需要立即報(bào)備給檔案處信息延后報(bào)備或者不報(bào)備，使得企業(yè)檔案時(shí)效性很完整性缺乏，影響企業(yè)檔案信息化效率。

三、解決方案

現(xiàn)在社會(huì)講究創(chuàng)新，傳統(tǒng)企業(yè)檔案管理手段已經(jīng)不再適用于現(xiàn)在企業(yè)檔案管理，所以對(duì)于上文之中檔案管理出現(xiàn)問(wèn)題筆者在此提出一些創(chuàng)新性舉措。

（一）加強(qiáng)企業(yè)管理人員信息化意識(shí)

企業(yè)管理信息化建設(shè)中管理人員缺乏對(duì)檔案管理信息化工作的重視，對(duì)此，企業(yè)對(duì)管理人員關(guān)于信息化意識(shí)培養(yǎng)要加強(qiáng)，公司應(yīng)該經(jīng)常對(duì)管理人員進(jìn)行相關(guān)培訓(xùn)和全公司進(jìn)行信息化宣傳，使其意識(shí)到在網(wǎng)絡(luò)迅速發(fā)展的背景下，加強(qiáng)企業(yè)檔案管理的信息化建設(shè)能夠節(jié)約必要的人力、物力以及財(cái)力，優(yōu)化企業(yè)信息資源的配置，提高其資源的利用率。它能夠提高檔案資料對(duì)企業(yè)建設(shè)的服務(wù)水平，實(shí)現(xiàn)檔案資源價(jià)值的充分利用，強(qiáng)化資源共享率。

（二）完善企業(yè)檔案信息化管理平臺(tái)

傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案文件，由于受到現(xiàn)實(shí)條件制約，其檔案管理流程顯得比較繁瑣，傳統(tǒng)檔案管理流程是制約著管理效率一個(gè)重要原因。建立信息化檔案管理平臺(tái)后，這個(gè)問(wèn)題就可以解決，信息化檔案管理是把整個(gè)工作流程一體化，使其效率提高。在信息化檔案管理之中，我們需要利用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)對(duì)檔案收集和提取工作進(jìn)行完善，減去一些不必要檔案收集流程，優(yōu)化剩下流程，大大提高了效率。在實(shí)踐過(guò)程之中，相關(guān)工作人員完全可以將產(chǎn)生檔案資料通過(guò)互聯(lián)網(wǎng)傳送給公司檔案室，這樣有利于檔案室對(duì)資料收集，并且還可以為公司減少對(duì)檔案室人力資源投資。

（三）企業(yè)檔案信息化管理創(chuàng)新

企業(yè)檔案信息化使檔案變?yōu)殡娮訖n案，有效保持了檔案完整性。還可以對(duì)檔案文件進(jìn)行加密，電腦設(shè)置防火墻等一些IT手段，保證系統(tǒng)安全運(yùn)行，有效防止了檔案信息丟失和被竊取。對(duì)重要檔案進(jìn)行備份，防止檔案遺失和損毀。對(duì)檔案管理人員進(jìn)行培訓(xùn)，保證檔案管理效率。

（四）招聘相關(guān)檔案信息化管理專(zhuān)業(yè)性人才

檔案管理信息化專(zhuān)業(yè)性人才對(duì)于企業(yè)檔案信息化管理有著重要作用。信息化管理專(zhuān)業(yè)人才對(duì)檔案信息化保存、提取更加專(zhuān)業(yè)，對(duì)檔案處理細(xì)節(jié)方面做得更好，對(duì)檔案信息化管理工作有著更高熱情，對(duì)檔案信息化管理有著良好認(rèn)知，對(duì)檔案管理工作負(fù)責(zé)嚴(yán)謹(jǐn)工作態(tài)度不是非專(zhuān)業(yè)人員可以比擬，企業(yè)招聘檔案管理信息化專(zhuān)業(yè)人才，會(huì)使檔案管理更加高效。

（五）提高檔案管理人員工資待遇水準(zhǔn)

目前來(lái)看，企業(yè)檔案管理工作人員待遇水準(zhǔn)偏低，檔案信息化管理專(zhuān)業(yè)人員待遇水準(zhǔn)較其他技術(shù)人員相差很大，提高檔案管理人員工資待遇水準(zhǔn)勢(shì)在必行，此舉可以提高工作人員工作熱情，防止檔案工作人員經(jīng)常性離職，對(duì)企業(yè)檔案管理有著重大意義。

四、結(jié)語(yǔ)

企業(yè)檔案管理信息化是企業(yè)檔案管理發(fā)展方向，企業(yè)檔案管理實(shí)際上可以對(duì)企業(yè)發(fā)展產(chǎn)生影響，在我國(guó)，企業(yè)檔案信息化管理手段非常單一，對(duì)企業(yè)發(fā)展非常不利。隨著社會(huì)進(jìn)步，企業(yè)管理手段也要隨之發(fā)展，要與時(shí)俱進(jìn)，才能滿(mǎn)足企業(yè)不斷發(fā)展。在本文之中，對(duì)企業(yè)檔案管理實(shí)踐過(guò)程之中出現(xiàn)問(wèn)題加以描述說(shuō)明，并以創(chuàng)新思維提出了一些建議來(lái)解決這些問(wèn)題，保證企業(yè)健康發(fā)展。

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