新時期如何加強管理提高醫(yī)院辦公室工作效率

王明香

[摘 要] 在黨的十九大中，習近平總書記明確提出要把實施大健康戰(zhàn)略工作各個環(huán)節(jié)落到實處。醫(yī)院是滿足人們?nèi)找嬖鲩L的健康需求，保障人們健康的主陣地。在醫(yī)院工作中，醫(yī)院辦公室發(fā)揮著重要的作用，充分發(fā)揮行政職能，提高醫(yī)療效率，維持健康穩(wěn)定的醫(yī)療工作。為提高院辦公室的工作實效，各家醫(yī)院紛紛結(jié)合自身實際，運用科學的管理辦法，制定管理方案。文章結(jié)合醫(yī)院辦公室工作情況，提出適應新時代新理念的提高工作效率的辦法。

[關(guān)鍵詞] 新時期；醫(yī)院辦公室；工作效率

doi ： 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2018. 03. 033

[中圖分類號] R197.3 [文獻標識碼] A [文章編號] 1673 - 0194（2018）03- 0081- 03

0 前 言

醫(yī)院辦公室是醫(yī)院重要的行政部門之一，發(fā)揮著承上啟下的作用，承擔著醫(yī)院日常工作任務。醫(yī)院辦公室工作繁瑣性、綜合性非常強，加強醫(yī)院辦公室管理，提高工作效率，不僅能保障醫(yī)院各項工作順利開展，還能促進臨床一線工作的發(fā)展。為全面建設大健康中國戰(zhàn)略，滿足人們的健康需求發(fā)揮充分的保障職能。

1 醫(yī)院辦公室的職能和特點

醫(yī)院辦公室是行政管理的綜合性部門，一方面直接聽從院領(lǐng)導的安排，做好醫(yī)院內(nèi)部行政指令性工作；另一方面聯(lián)系臨床科室，協(xié)調(diào)各部門間和諧發(fā)展；再者還得做好對外銜接工作。因此，醫(yī)院辦公室是一個連接上下、協(xié)調(diào)內(nèi)外的重要樞紐部門。而辦公室的日常工作涉及的范圍廣、內(nèi)容多、步驟多、突發(fā)性強，工作質(zhì)量和效率直接影響醫(yī)院管理效果。本文詳細總結(jié)醫(yī)院辦公室的職能和特點：

一是全面服務職能。醫(yī)院辦公室的服務對象包括領(lǐng)導班子、各職能科室、臨床科室之間的協(xié)調(diào)溝通[1]。隨著醫(yī)院管理的日益進步，辦公室不再是接聽電話、處理公文等簡單的日常工作，更多的是上承領(lǐng)導指示下至臨床科室，為其他科室和臨床一線服務，統(tǒng)籌醫(yī)院正常運行等綜合性服務科室。

二是行政管理職能。主要是醫(yī)院來往公文收發(fā)、寫作、保密等工作。按照全院指示發(fā)布通知，做好制度落實情況的行政查房，另外做好會議通知、準備記錄工作。

三是溝通協(xié)調(diào)職能。主要是對內(nèi)溝通和對外協(xié)調(diào)。對內(nèi)做好人與人、人與科室、科室與科室的協(xié)調(diào)工作，凝聚醫(yī)院人心，促進醫(yī)院核心文化發(fā)展。對外主要協(xié)調(diào)上級指令性工作和接待安排工作。

四是參考輔助職能。醫(yī)院辦公室隨時需要關(guān)注形式，明確各項規(guī)章制度的實施，及時掌握信息和一手資料，了解行業(yè)發(fā)展的特點，給領(lǐng)導提供更多的參考信息，輔助領(lǐng)導作出正確的決策。

2 加強管理提高醫(yī)院辦公室效率的對策

醫(yī)院辦公室是醫(yī)院的中樞神經(jīng)，在新時期大健康構(gòu)建和醫(yī)療改革大背景下，結(jié)合醫(yī)院實際發(fā)展情況和人們的實際需求，切實做好醫(yī)院日常運行工作。新時期新理念的指導下，本文認為應該堅持“一個立足，三個堅持”，加強管理，提高醫(yī)院辦公室效率。

2.1 立足自身素質(zhì)，強化科室業(yè)務技能

俗話有言“打鐵還得自身硬氣”，新時期提高醫(yī)院辦公室效率首先得從科室內(nèi)部做起，不斷強化自身業(yè)務素質(zhì)，實現(xiàn)醫(yī)院管理和科室服務的最優(yōu)化。強化技能，圍繞醫(yī)院管理和科室服務，促進醫(yī)院辦公室工作人員具備良好的專業(yè)技能，充分發(fā)揮院辦公室的在管理中的中樞作用。雖然醫(yī)院辦公室不是直接作用于臨床一線，但提供的服務效應支撐著醫(yī)院的正常運轉(zhuǎn)。新時期的辦公室工作人員必須與時俱進，具備高超的技能。

一是辦公室主任做好模范作用。辦公室主任必須深入做好科室工作人員的榜樣，堅持新時代新理念的學習，首先強化自身業(yè)務技能，科室工作率先垂范，把科室各項工作落到實處，充分發(fā)揮領(lǐng)頭羊的模范作用。

二是加強辦公室內(nèi)部工作人員培訓。首先深刻認識工作的重要性和規(guī)律性。辦公室工作雖然繁雜，但也有規(guī)律可行。尤其是新時期健康中國戰(zhàn)略與新醫(yī)改醫(yī)院管理與服務相結(jié)合，有針對性的培養(yǎng)辦公室人員的工作技能，促進科室工作穩(wěn)步開展。其次，形成良好的學習風氣。樹立主動學習、終身學習的理念，通過持續(xù)學習不斷提升自己的工作能力。在思想上，堅持新理念的學習，堅定信念、砥礪前行；業(yè)務上，加強自身專業(yè)技能的修煉，不斷提升自己的務實能力。再次，堅持問題導向原則。在工作中善于發(fā)現(xiàn)問題，從實際出發(fā)創(chuàng)新工作方法及時發(fā)展問題解決問題。最后，科室內(nèi)部開展批評與自我批評活動。通過內(nèi)部交流，實現(xiàn)工作技能和業(yè)務素質(zhì)對話，使醫(yī)院辦公室人員能在批評中學習進步。

三是做好辦公室員工選拔工作[2]。挑選業(yè)務能力強、綜合素質(zhì)高的員工參與辦公室工作，加強新進辦公室工作人員的準入制度。堅持人才興院、人才強院的科學理念，積極引進高學歷高能力人員到醫(yī)院辦公室進行管理教學和管理工作，派出醫(yī)院有潛力的員工外出進修學習，不斷拓寬自身的理論和業(yè)務技能，提升工作能力，增強工作效率。

2.2 堅持工作制度，強化制度的執(zhí)行力

一是不斷完善辦公室內(nèi)部工作制度。加強辦公室內(nèi)部工作制度，堅持辦公室工作人員嚴格按照科室、醫(yī)院的規(guī)章制度行事，加強內(nèi)部制度管理，塑造風清氣正的科室內(nèi)部環(huán)境，讓每位工作人員明白自身職責，清楚肩上的擔子，明白工作的意義。

二是堅持完善醫(yī)院內(nèi)部工作制度。不斷完善醫(yī)院辦公室管理的方法，堅持在實際工作中深入臨床，在實施管理服務的同時展開充分調(diào)研，準確了解管理工作中存在的問題，結(jié)合醫(yī)院實際完善辦公室管理辦法。把辦公室管理制度落到實處，將醫(yī)院的管理責任落實到每一個部門或者責任人，根據(jù)制度的落實情況全院通報。發(fā)揮群策群力的作用把制度措施落實到實處，一方面減輕了辦公室全面管，全院服務的局面，另一方面落實責任分工制，利于管理效率的全面提升。當醫(yī)院制度體系完善后，必須強化全體員工執(zhí)行的有效性。辦公室作為醫(yī)院日常制度的具體實施者，要對具體制度文化的實施全程監(jiān)督，加大考核力度，及時糾正有悖于制度的行為[3]。辦公室工作人員定期收集制度落實情況和制度實施情況，定期分析，梳理問題，不斷改進，不斷把醫(yī)院制度和醫(yī)院文化成為一種共識。

2.3 堅持創(chuàng)新，推動管理與服務進步

加強醫(yī)院辦公室內(nèi)部創(chuàng)新，不斷運用新方法、新制度、新理念，開創(chuàng)辦公室工作新局面。新時期辦公室的工作理念和服務狀態(tài)面臨諸多問題，傳統(tǒng)的思維方式和方法已經(jīng)不能滿足全院的服務需求，必須不斷的推陳出新、推動服務與管理能力的提升。

一是創(chuàng)新工作觀念。創(chuàng)新是時代的主題，觀念是工作的靈魂。辦公室工作人員從主任到科員，要明確認識到提升辦公室工作的重要性，認識到辦公室工作系統(tǒng)的承擔著醫(yī)院的日常運行，對于醫(yī)院各部門之前的協(xié)調(diào)溝通有著重要作用。大健康中國戰(zhàn)略的部署明確要求我們每位醫(yī)務工作者傳承優(yōu)良的革命傳統(tǒng)，充分發(fā)揮個人的主動性，銳意進取，圍繞健康做好本職工作。

二是創(chuàng)新思維方式。辦公室每天面臨大量的繁雜工作，還看不出實際效益。比如收發(fā)公文、接聽電話、傳閱文件、會議籌備、來客接訪等等，這些日常工作做久了容易形成思維定式，習慣按部就班，長期的憑借經(jīng)驗或者習慣工作，導致工作格式化、僵硬化。在醫(yī)院辦公室工作中加強思維創(chuàng)新，把握時代脈搏，善于發(fā)現(xiàn)工作中熱點問題，尋求解決辦法。例如，針對媒體負面報道情況，辦公室工作需要從醫(yī)院危機管理出發(fā)，加強研討，提前制定預案，應對相應的輿論風險，提高醫(yī)院的危機公關(guān)能力。

三是創(chuàng)新工作方法。工作方法直接影響工作質(zhì)量，醫(yī)院辦公室工作人員必須堅持在流程、機制、溝通協(xié)調(diào)上創(chuàng)新[4]，不斷優(yōu)化工作方法，建立高效便捷、互相協(xié)同的工作機制。在醫(yī)院辦公室工作中引入現(xiàn)代新技術(shù)。比如先進的辦公管理軟件、現(xiàn)代信息技術(shù)、無紙化辦公等，在醫(yī)院管理和辦公室工作中不僅節(jié)約成本還提高了工作效率更符合現(xiàn)代醫(yī)院的特征。堅持與時俱進，創(chuàng)新型的開展辦公室工作，根據(jù)人們的生活習慣，建立微信群，實現(xiàn)視頻會議和APP移動操作等符合人們實際的方式，不斷優(yōu)化自身工作、合理安排實踐，實現(xiàn)工作和效率效益最大化?？偟膩碇v，在工作方法上，要不斷滿足員工實現(xiàn)自我價值的需要和社會發(fā)展，結(jié)合醫(yī)院實際情況，運用一切有利于工作開展的新型方式，促進工作效率的提高。

2.4 堅持效率，加強工作評價

醫(yī)院辦公室工作堅持提高自身工作效率，實現(xiàn)內(nèi)部工作快速有效運轉(zhuǎn)，確保醫(yī)院的穩(wěn)健運行，新時期環(huán)境下，需要各級醫(yī)院承載更大的負荷。辦公室的高效工作有利于高醫(yī)院的承載力。既要埋頭拉車，也要抬頭看路。在辦公室工作高效運轉(zhuǎn)的同時，要不斷加強自身工作評價。一是運用績效評價機制。實現(xiàn)科學評估，達到績效評價的優(yōu)化和完善，提高績效考核，把辦公室每位科員的實際工作能力和績效結(jié)合起來，形成有效的績效激勵機制。運用績效實現(xiàn)辦公室的內(nèi)在動力，通過績效評價刺激辦公室內(nèi)部工作積極性和主動性。二是外部評價與內(nèi)部考核相結(jié)合。醫(yī)院辦公室的工作結(jié)果怎么樣，效率如何，最終要通過評價來檢驗。內(nèi)部評價文章之前有所提及，主要是通過開展內(nèi)部研討，加強自我評價。外部評價就是根據(jù)業(yè)務部門實時反饋，通過反饋及時調(diào)整辦公室的工作方向。辦公室工作的好壞，需要各方主體共同參與評價，只有在不斷的評價中，才能促進辦公室工作的不斷發(fā)展，有效提高效率，適應新時期醫(yī)院發(fā)展的方向。脫離了評價，辦公室工作就是閉門造車，永遠停滯不前。三是通過評價指導辦公室內(nèi)部精細化管理。院領(lǐng)導和辦公室負責人可以通過評價了解辦公室的工作方向，實施精細化管理，確保各項工作不出差錯，健康有序的開展，達到保障醫(yī)院正常運行的目的。

3 結(jié) 語

總之，醫(yī)院辦公室作為醫(yī)院行政管理體系中的中樞神經(jīng)，在醫(yī)院日常管理中發(fā)揮著重要作用。不忘初心，砥礪前行。新時期醫(yī)院辦公室工作可以圍繞“內(nèi)強科室，外塑服務”的理念出發(fā)，不斷提高醫(yī)院辦公室的工作效率和創(chuàng)新精神，為構(gòu)建綠色醫(yī)院做出自己的貢獻。每一位醫(yī)院辦公室工作人員都必須樹立責任擔當意識，把健康發(fā)展落實到自身具體工作中去，不斷創(chuàng)新、銳意進取，凝心聚力扎實推進健康中國、健康醫(yī)院的穩(wěn)步發(fā)展。

主要參考文獻

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[3]吳良建.如何加強管理提高醫(yī)院辦公室工作效率[J].辦公室業(yè)務，2016（23）.

[4]趙利.提高醫(yī)院辦公室工作效率的措施[J].經(jīng)營管理者，2015（9）：65.