數(shù)字化背景下高校檔案管理模式研究

呂璐

摘要：高校檔案記載了高校的發(fā)展歷程，涵蓋范圍廣泛，內(nèi)容豐富，它包括了教學、科研、管理等各個方面的資料，即為學校的學術(shù)研究、決策活動以及質(zhì)量評估提供真實可靠地憑證依據(jù)，又是宣揚辦學特色、弘揚校園文化的重要資料，對高校的發(fā)展起到十分重要的作用。傳統(tǒng)的檔案管理模式已不適應時代的發(fā)展。因此，在信息化數(shù)字化背景下，重新審視檔案工作，建立符合檔案工作發(fā)展趨勢、順應學校發(fā)展的檔案管理模式。

關(guān)鍵詞：數(shù)字化；背景；高校檔案

一、檔案信息數(shù)字化的概念與特征

檔案信息數(shù)字化是指利用數(shù)據(jù)庫技術(shù)、數(shù)據(jù)壓縮技術(shù)、高速掃描技術(shù)等，將紙質(zhì)文件、聲像資料，系統(tǒng)組成有序結(jié)構(gòu)的檔案信息庫，并建立檢索目錄，方便對信息的管理和查詢。其建設路徑是將紙質(zhì)檔案掃描并存儲于檔案信息數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)檔案信息資料傳輸?shù)木W(wǎng)絡化，方便信息資料共享，更好滿足用戶需要。檔案信息數(shù)字化是檔案管理的一種重要趨勢，它具有自身顯著特點和優(yōu)勢，不僅節(jié)約檔案信息的存儲空間，方便資料查詢，還方便對信息資料的檢索和存儲，有利于實現(xiàn)信息資源共享，提高檔案信息傳輸?shù)陌踩耘c可靠性。還能強化檔案信息的實時性與動態(tài)性，方便對信息資源的整理與加工，讓讀者更為便捷的獲取所需要的信息資料。因此，高校檔案管理采用數(shù)字化的管理模式是符合時代需求的。

二、高校檔案新模式的構(gòu)建要求

（一）保障高校檔案工作開放化、共享化。信息需要以開放化、共享化狀態(tài)存在，有利于各部門信息資源共享，這就為高校檔案工作信息提出了杜絕“重藏輕用”的要求，要改變過去封閉、僵化的工作模式，實現(xiàn)真正的共享。首先，要盡可能優(yōu)化與豐富檔案庫藏，以實現(xiàn)高校檔案物質(zhì)基礎的充分積累；其次，要對檔案信息社會化充分體現(xiàn)，這就要求檔案信息不僅需要面對學校學生、教師及領(lǐng)導群體，滿足在教學等公務中的查詢，而且要服務于校外，解決校外相關(guān)的學生日常學習與生活問題；最后，檔案信息的查閱形式應多樣化，通過完善體制實現(xiàn)電話、傳真及信函查詢等。

（二）體現(xiàn)高校檔案工作網(wǎng)絡化、自動化。新形勢下高校檔案需要做的就是以現(xiàn)代科學原理作為基礎，結(jié)合網(wǎng)絡技術(shù)、計算機技術(shù)，將以往小容量、勞動強度大、效率低的檔案管理模式，轉(zhuǎn)變?yōu)榇笕萘?、低勞動強度、高效的模式形態(tài)。在這一過程中，計算機技術(shù)是實現(xiàn)自動化管理的基礎、主要技術(shù)，在信息存儲、處理方面能力巨大，尤其是在建設紙質(zhì)檔案數(shù)字化模式方面，及大容量、高精確度信息數(shù)據(jù)庫方面。另外，現(xiàn)代通信技術(shù)能夠?qū)崿F(xiàn)檔案收、發(fā)的網(wǎng)絡化與便捷化，在互聯(lián)網(wǎng)發(fā)展浪潮的驅(qū)使下，高校檔案信息網(wǎng)絡化成為必然。

三、數(shù)字化背景下高校檔案管理模式研究

（一）健全檔案管理體制機制。檔案管理體制是落實檔案管理基礎工作的保證，檔案管理運行機制是做好學校檔案管理工作的關(guān)鍵。要建立高校檔案管理體系，明確分工，協(xié)調(diào)開展。在建立機制的問題上應充分考慮相關(guān)人員的積極性，通過機制的建立，增強相關(guān)人員的使命感和責任感。完善檔案管理運行機制，強化檔案部門內(nèi)部管理，做好轉(zhuǎn)變職能、強化服務的改革工作，進行管理方式、方法的改革，以適應檔案事業(yè)發(fā)展的要求，建立檔案信息數(shù)據(jù)系統(tǒng)，建立檔案信息傳輸平臺，改善條件實現(xiàn)資源共享。

（二）健全完善檔案數(shù)字化管理的規(guī)章制度。明確檔案管理人員職責，建立并落實責任制，讓他們自覺遵守制度要求，履行好自己的職責。健全完善檔案管理制度，加強整理、歸檔、存儲、使用等各環(huán)節(jié)的管理，從而提高管理工作的規(guī)范化水平。建立獎懲激勵機制，對管理工作到位，服務質(zhì)量高的部門和個人實施獎勵。從而激發(fā)他們的主動性，更好順應檔案管理數(shù)字化趨勢，努力提升檔案管理和服務質(zhì)量。

（三）加強隊伍建設，落實安全管理措施。切實加強管理隊伍建設，全面提升檔案管理人員綜合素質(zhì)。每個檔案工作人員都必須熟知并嚴格執(zhí)行檔案工作人員行為準則，使各項工作規(guī)范化并很好地落到實處。要使管理隊伍職業(yè)化、專業(yè)化，要定期舉辦培訓班和對檔案人員進行專業(yè)培訓和考核，拓展視野和知識面，提高綜合業(yè)務能力。做加強檔案數(shù)字化管理，保障資料的安全，規(guī)范操作，減少損失。要經(jīng)常加強對檔案管理人員的安全管理教育，通過教育提高檔案人員的事故防范意識。保密性高的檔案室還應安裝攝像監(jiān)視器，防止前來查閱檔案的利用者偷撕或涂改檔案。

（四）數(shù)字化管理模式的工作步驟：（1）信息搜集。信息的搜集具有一定的難度，在現(xiàn)在的數(shù)字化管理模式當中，利用科技化的電子產(chǎn)品可以幫助你更好更方便地搜集資料，而且保證資料更加的完整。（2）信息整理。在進行數(shù)字化的管理過程當中，對相關(guān)的信息進行數(shù)字化的編碼，使相關(guān)的檔案資料歸檔整齊有序，而且使整個資料信息一目了然。（3）檢查信息。在眾多的信息當中進行相關(guān)的檢查，去掉一些沒有用的或者多余的資料，這一步要取其精華，去其糟粕，對于資料文件的管理至關(guān)重要，所以需要工作人員能夠集中精力，認真對待。（4）管理資料。對于傳統(tǒng)紙質(zhì)文檔的保管有很多嚴格的要求，要保證紙質(zhì)資料環(huán)境的干燥、清潔等，要防止火災的發(fā)生，防止被水淹沒，而數(shù)字化管理則不用擔心這些問題。（5）加強模塊管理。三種檔案管理模式：文件生成機構(gòu)保管、檔案機構(gòu)保管或二者結(jié)合保管。在該模式中，根據(jù)角色權(quán)限的不同劃分為三大塊，即學校檔案館，文件生成機構(gòu)及普通用戶。該模式建立了權(quán)限管理體系，標準體系和安全體系，通過權(quán)限控制和標準化的建立，以此保證電子文件的真實、有效、完整，增強電子文件的可信度，同時提高檔案工作效率，順應學校發(fā)展趨勢。（6）在數(shù)字化的管理中，為保證資料不流失，就要對每一道操作程序進行加密處理，防止相關(guān)的資料泄露，造成不必要的損失。由于計算機系統(tǒng)比較復雜，在相關(guān)的操作過程當中有可能被別人盜取信息，所以要保管好自己的資料。在信息傳輸?shù)倪^程當中，要進行多次加密，而且不外泄自己的密碼，還要進行正當?shù)牟僮鳎@樣才能保證信息的安全。

（五）重視數(shù)據(jù)庫建設，提高數(shù)字化管理水平。構(gòu)建檔案管理數(shù)據(jù)庫，做好檔案資料掃描、圖像處理、業(yè)務管理、目錄管理、信息查詢、數(shù)據(jù)分析等工作，充實和完善檔案管理信息系統(tǒng)。同時還要采集檔案信息資源，構(gòu)建檔案信息數(shù)據(jù)庫。利用掃描儀、數(shù)據(jù)壓縮等技術(shù)，將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為電子檔案，并保證檔案信息資料完整，從而方便數(shù)據(jù)信息查閱和使用，促進檔案管理水平提升。

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