新形勢下做好辦公室文秘工作的策略分析

舒清

摘要：辦公室文秘工作是一項(xiàng)細(xì)致的工作，要求文秘人員提高自身素質(zhì)，創(chuàng)新工作方式。但新形勢下，辦公室文秘工作存在不足，集中表現(xiàn)為規(guī)章制度不健全、文秘人員素質(zhì)偏低、文秘工作方式創(chuàng)新不足、考評(píng)與獎(jiǎng)懲制度不健全。為改進(jìn)這些不足，順應(yīng)新形勢的要求，有必要健全并落實(shí)辦公室各項(xiàng)規(guī)章制度，注重管理培訓(xùn)并提高文秘人員素質(zhì)，重視創(chuàng)新文秘人員工作方式，并落實(shí)考核評(píng)價(jià)與獎(jiǎng)懲激勵(lì)機(jī)制。

關(guān)鍵詞：新形勢；辦公室文秘工作；規(guī)章制度；文秘人員素質(zhì)；獎(jiǎng)懲激勵(lì)

一、引言

辦公室是處理內(nèi)外事務(wù)的重要場所，也是對外聯(lián)絡(luò)，進(jìn)行內(nèi)部管理的重要部門。辦公室日常工作非常繁瑣，為提高工作效率，提升辦公室文秘人員素質(zhì)，做好辦公室文秘工作是必要的。新形勢下，隨著整個(gè)社會(huì)對辦公室文秘工作要求的提高，如何創(chuàng)新工作方式，提升工作效率是不可忽視的內(nèi)容。

二、辦公室文秘工作的特點(diǎn)和要求

辦公室文秘工作是非常重要的工作，它擁有自身特點(diǎn)和要求。作為工作人員，應(yīng)該增強(qiáng)學(xué)習(xí)主動(dòng)性，努力提高工作質(zhì)量。

（一）特點(diǎn)

新形勢下，辦公室文秘工作涉及面廣，內(nèi)容繁多，不僅包括各種行政工作，還包括其他許多事務(wù)。例如，辦公室信函收發(fā)，材料準(zhǔn)備、遞交、歸檔，手續(xù)辦理，外來人員接待，開具介紹信和出具證明，會(huì)議通知和決議起草等。這些工作看似簡單，但實(shí)際上比較繁瑣，需要辦公室文秘工作人員擁有較強(qiáng)的綜合素質(zhì)，注重提高工作效率，出色完成每一項(xiàng)工作任務(wù)。

（二）要求

新形勢下，為順應(yīng)時(shí)代要求，辦公室文秘人員應(yīng)該注重提高自身綜合素質(zhì)，增強(qiáng)工作能力，不斷加強(qiáng)學(xué)習(xí)，豐富工作經(jīng)驗(yàn)，并端正思想和工作態(tài)度，嚴(yán)格按規(guī)范流程完成工作任務(wù)。要擁有愛崗敬業(yè)、勤勞奉獻(xiàn)精神，滿懷熱情做好文秘工作，準(zhǔn)確完成領(lǐng)導(dǎo)交代的任務(wù)，及時(shí)進(jìn)行上傳下達(dá)。同時(shí)還要嚴(yán)格遵循規(guī)章制度，制定合理的計(jì)劃，確保各項(xiàng)工作有條不紊進(jìn)行，注重計(jì)算機(jī)和信息技術(shù)應(yīng)用，提高工作效率。

三、新形勢下做好辦公室文秘工作面臨的挑戰(zhàn)

由于相關(guān)制度沒有嚴(yán)格落實(shí)，部分文秘人員綜合素質(zhì)偏低，制約工作效率提升，新形勢下辦公室文秘工作仍然存在以下不足。

（一）規(guī)章制度不健全

要想確保辦公室文秘工作質(zhì)量，提高文秘人員工作水平，首先就應(yīng)該健全完善相關(guān)制度，并嚴(yán)格落實(shí)各項(xiàng)規(guī)定，推動(dòng)文秘工作制度化與規(guī)范化。然而，部分單位沒有結(jié)合辦公室文秘工作需要，制定健全的規(guī)章制度，或者照搬其它單位的制度，難以有效約束和規(guī)范文秘人員日常工作，不利于提升文秘工作的制度化與規(guī)范化水平。此外，即使有些單位建立較完善的管理規(guī)章制度，但沒有嚴(yán)格執(zhí)行和落實(shí)各項(xiàng)規(guī)定，難以提升工作實(shí)效性。

（二）文秘人員素質(zhì)偏低

加強(qiáng)文秘人員管理培訓(xùn)，注重優(yōu)秀人才隊(duì)伍引進(jìn)，這是提升辦公室文秘工作水平的前提。但調(diào)查顯示，一些單位在文秘工作人員招聘時(shí)，安排自己的熟人，沒有按要求招聘綜合技能強(qiáng)的工作人員，影響文秘工作隊(duì)伍整體素質(zhì)提升。再加上教育培訓(xùn)制度不健全，未能定期和不定期對文秘人員開展培訓(xùn)，不利于提升文秘人員綜合素質(zhì)，難以勝任日常工作需要。

（三）文秘工作方式創(chuàng)新不足

新形勢下，隨著計(jì)算機(jī)和互聯(lián)網(wǎng)廣泛應(yīng)用，再加上文秘人員需要處理和面對的事情增多，對文秘人員素質(zhì)也提出更高要求。作為文秘工作人員，在這樣的背景下，應(yīng)該注重創(chuàng)新工作方式，更新思想觀念，努力提升文秘工作水平和工作效率。然而，由于部分文秘人員自身綜合技能偏低，再加上日常學(xué)習(xí)不足，文秘人員沿用傳統(tǒng)方式開展日常工作，工作方式比較呆板和固定，不注重工作方式創(chuàng)新，計(jì)算機(jī)、信息技術(shù)、智能手機(jī)應(yīng)用不到位，不利于提升工作效率。

四、新形勢下做好辦公室文秘工作的策略

為彌補(bǔ)辦公室文秘工作的不足，結(jié)合新形勢和新要求，有必要采取以下創(chuàng)新策略。

（一）健全并落實(shí)辦公室各項(xiàng)規(guī)章制度

健全并落實(shí)各項(xiàng)規(guī)章制度，推動(dòng)各項(xiàng)工作制度化與規(guī)范化，這是提升辦公室文秘工作效率的前提與關(guān)鍵。為此，要結(jié)合新形勢下文秘工作崗位要求，制定完善的文秘人員入職管理、調(diào)動(dòng)管理、薪酬管理、辭職管理、培訓(xùn)管理、考核管理、費(fèi)用管理、檔案管理、會(huì)議管理、考勤管理、保密管理制度，明確文秘人員崗位職責(zé)、工作規(guī)章制度、工作流程。同時(shí)嚴(yán)格落實(shí)各項(xiàng)規(guī)定，推動(dòng)文秘人員工作制度化與規(guī)范化。文秘人員也要嚴(yán)格遵循各項(xiàng)制度，服從上級(jí)監(jiān)督與管理，增進(jìn)與同事的協(xié)調(diào)和溝通，相互配合，形成合力，營造輕松、愉快的工作氛圍，促進(jìn)工作效率提升。

（二）注重管理培訓(xùn)并提高文秘人員素質(zhì)

文秘人員綜合素質(zhì)，直接影響工作效率和辦公室整體工作質(zhì)量。因此，新形勢下要注重優(yōu)秀人員引進(jìn)，嚴(yán)格選拔和人才招聘制度，充實(shí)文秘工作隊(duì)伍，打造高素質(zhì)的工作團(tuán)隊(duì)。同時(shí)建立健全的管理培訓(xùn)制度，加強(qiáng)業(yè)務(wù)培訓(xùn)、思想政治教育、相關(guān)制度和政策法規(guī)學(xué)習(xí)、讓文秘人員熟練掌握政策、理論、業(yè)務(wù)、經(jīng)濟(jì)、法律、寫作、計(jì)算機(jī)、現(xiàn)代管理等知識(shí)。并加強(qiáng)服務(wù)態(tài)度、工作技能培訓(xùn)，讓他們養(yǎng)成愛崗敬業(yè)、勤勞奉獻(xiàn)精神，不斷總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，善于發(fā)揮創(chuàng)造性思維，提高解決問題能力。

（三）重視創(chuàng)新文秘人員工作方式

辦公室文秘人員不僅要增進(jìn)與普通員工聯(lián)系，還要密切與領(lǐng)導(dǎo)的聯(lián)系，妥善面對新情況和新問題，提高創(chuàng)新思維能力和創(chuàng)新意識(shí)，不斷探索新思路、新的工作方法，努力成為一專多能的合格文秘人員。要敢于突破傳統(tǒng)思維束縛，制定科學(xué)的工作計(jì)劃，將創(chuàng)新思維、創(chuàng)新方法融入工作當(dāng)中。要認(rèn)清新形勢和面臨的新挑戰(zhàn)，不斷探索新方法和新經(jīng)驗(yàn)，給予那些創(chuàng)新思維能力強(qiáng)的人員以獎(jiǎng)勵(lì)，發(fā)揮引導(dǎo)作用，營造良好的創(chuàng)新工作氛圍，讓文秘人員更好開展日常工作，努力提升工作實(shí)效性。

五、結(jié)束語

通過健全規(guī)章制度，加強(qiáng)管理培訓(xùn)，注重工作方式創(chuàng)新，落實(shí)考評(píng)與獎(jiǎng)懲機(jī)制，有利于更好規(guī)范和引導(dǎo)辦公室文秘人員日常工作，激發(fā)他們主動(dòng)性，促進(jìn)工作實(shí)效性提升。作為文秘人員也要提高學(xué)習(xí)主動(dòng)性，增強(qiáng)自身綜合素質(zhì)，更好適應(yīng)將來工作需要，努力提高工作效率。

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