辦公自動(dòng)化環(huán)境下醫(yī)院檔案管理研究

閆麗娜

摘要：依據(jù)國(guó)家相關(guān)的法律法規(guī)和行業(yè)規(guī)范做好檔案管理工作，可以為醫(yī)院的日常管理和決策帶來有價(jià)值的數(shù)據(jù)信息參考、為醫(yī)學(xué)領(lǐng)域的科研活動(dòng)和教學(xué)工作提供高效的醫(yī)療實(shí)踐信息共享，也能夠給醫(yī)院的行政管理和一線醫(yī)務(wù)工作者創(chuàng)造更加高效的工作環(huán)境。在計(jì)算機(jī)及網(wǎng)絡(luò)通訊技術(shù)高度發(fā)達(dá)和普及的環(huán)境下，醫(yī)院各部門、各科室的日常工作都具備了辦公自動(dòng)化的基本條件，信息溝通方式和工作中產(chǎn)生的根據(jù)相關(guān)法規(guī)應(yīng)予以歸檔保存的文件形式都出現(xiàn)了多樣化的發(fā)展趨勢(shì)。因此檔案管理工作中的信息資源收集、分析和處理、分檔歸類方法以及檔案管理安全防護(hù)等都出現(xiàn)了新的問題。建立基于辦公自動(dòng)化環(huán)境下科學(xué)規(guī)范的檔案管理體系，針對(duì)數(shù)字化的檔案管理制定詳細(xì)的信息管理流程和安全防護(hù)措施，利用大數(shù)據(jù)分析技術(shù)深化信息資源的采集和處理，能夠進(jìn)一步優(yōu)化檔案管理和信息服務(wù)的質(zhì)量，滿足現(xiàn)代化醫(yī)院管理工作的要求。

關(guān)鍵詞：醫(yī)院檔案管理；辦公自動(dòng)化；大數(shù)據(jù)分析；信息安全；資源共享

引言：

檔案資料是最古老的信息資源形式。在各企事業(yè)單位的檔案管理部門工作中，根據(jù)國(guó)家和行業(yè)法規(guī)以及本部門的工作制度，把生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)和日常管理工作中產(chǎn)生的具有保存價(jià)值的資料歸檔保存，可以在必要時(shí)通過調(diào)取和閱讀這些資料再現(xiàn)其產(chǎn)生過程中的真實(shí)歷史。這既是企事業(yè)單位管理工作進(jìn)行戰(zhàn)略決策和各部門做好本職工作的重要信息參考，也是寶貴的社會(huì)共享信息資源。

一、醫(yī)院檔案管理工作及其特殊意義

由于行業(yè)的特殊性，醫(yī)院的檔案管理工作不僅事關(guān)醫(yī)院的管理工作效率和社會(huì)經(jīng)濟(jì)效益，還關(guān)系到醫(yī)療技術(shù)領(lǐng)域優(yōu)質(zhì)信息資源的利用率。首先按照國(guó)家的法規(guī)醫(yī)院每一年產(chǎn)生的需要長(zhǎng)期保存的檔案規(guī)模都十分可觀。尤其是在人們對(duì)自身的健康日益重視和醫(yī)療保障服務(wù)高度普及的背景下，人均接受醫(yī)療服務(wù)的次數(shù)、時(shí)間以及服務(wù)的種類都越來越多，產(chǎn)生的醫(yī)療檔案信息也與日俱增。因此醫(yī)院的病例檔案管理工作面臨很大的壓力。加上醫(yī)學(xué)相關(guān)領(lǐng)域科研和生產(chǎn)技術(shù)的迅速發(fā)展，讓醫(yī)院在日常經(jīng)營(yíng)和管理方面的檔案管理工作也日益復(fù)雜[1]。例如與相關(guān)科研機(jī)構(gòu)、高校和醫(yī)藥生產(chǎn)企業(yè)的合作協(xié)議、合同文書以及醫(yī)院自身的人事檔案等都需要付出更多的人力物力資源進(jìn)行管理。所以目前醫(yī)院的檔案管理工作在醫(yī)院的正常運(yùn)營(yíng)和管理工作中占據(jù)了非常重要的地位。其次醫(yī)院的病例檔案是針對(duì)患者一系列醫(yī)療行為的詳細(xì)記錄，不僅具有相關(guān)的法律方面的價(jià)值，還具有重要的科研價(jià)值。尤其是一些罕見的病例或者采取了創(chuàng)新的醫(yī)療手段進(jìn)行診治的病例。因此做好醫(yī)院的病例檔案管理工作可以促進(jìn)優(yōu)質(zhì)醫(yī)療實(shí)踐信息資源的共享，為醫(yī)藥領(lǐng)域的科學(xué)研究和專業(yè)教學(xué)工作提供服務(wù)。

二、基于辦公自動(dòng)化的醫(yī)院檔案管理工作的策略研究

（一）充分利用現(xiàn)代科技手段優(yōu)化檔案管理工作質(zhì)量。

在辦公自動(dòng)化環(huán)境下的醫(yī)院檔案管理工作不僅可以實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的數(shù)字化，還能夠通過構(gòu)建醫(yī)院內(nèi)部的網(wǎng)絡(luò)管理平臺(tái)，建立與醫(yī)院各部門、各科室之間的雙向互動(dòng)聯(lián)絡(luò)，并在此基礎(chǔ)上利用公共通訊網(wǎng)絡(luò)實(shí)現(xiàn)遠(yuǎn)程登錄。因此首先醫(yī)院的檔案管理工作中大量需歸檔保存的資料可以實(shí)現(xiàn)數(shù)字化管理，檔案管理人員或各崗位工作人員運(yùn)用先進(jìn)的信息資源處理技術(shù)，對(duì)日常行政管理和醫(yī)療服務(wù)產(chǎn)生的紙質(zhì)文件進(jìn)行數(shù)字化處理可以解決紙質(zhì)檔案資料儲(chǔ)存和傳遞過程的不便，減少中間環(huán)節(jié)發(fā)生重要信息資料出錯(cuò)、受損或缺失的風(fēng)險(xiǎn)。其次檔案管理人員要充分利用大數(shù)據(jù)時(shí)代的網(wǎng)絡(luò)信息資源，在檔案管理系統(tǒng)的軟件開發(fā)和使用方面運(yùn)用先進(jìn)的數(shù)據(jù)挖掘和使用技術(shù)，拓展檔案信息的采集渠道和進(jìn)行信息資源的深度加工[2]。運(yùn)用大數(shù)據(jù)挖掘和分析技術(shù)對(duì)醫(yī)院相關(guān)重點(diǎn)學(xué)科領(lǐng)域的國(guó)內(nèi)外科研動(dòng)態(tài)、醫(yī)藥生產(chǎn)市場(chǎng)信息以及患者的醫(yī)療需求進(jìn)行深度分析，用于醫(yī)院運(yùn)營(yíng)管理決策，給一線醫(yī)務(wù)工作者提供有針對(duì)性的檔案信息服務(wù)。

（二）建立科學(xué)規(guī)范的檔案管理工作制度。

醫(yī)院的日常管理中涉及到非常多責(zé)任重大的細(xì)節(jié)，由于關(guān)系到患者的生命安全和醫(yī)患雙方的經(jīng)濟(jì)利益，因此傳統(tǒng)醫(yī)院檔案資料中的很多文件、病案材料的產(chǎn)生和傳遞過程中需要相關(guān)責(zé)任人、患者或其家屬簽字確認(rèn)。但是由于辦公自動(dòng)化帶來的醫(yī)院各部門、各科室工作方式和聯(lián)絡(luò)機(jī)制的變化，有關(guān)檔案文件的載體從紙質(zhì)變成了數(shù)字媒體，傳遞過程由人工交接變成了通過網(wǎng)絡(luò)傳送。這就要求針對(duì)檔案資料產(chǎn)生和傳遞的工作流程中涉及的重要工作環(huán)節(jié)、責(zé)任人、責(zé)任部門之間的工作關(guān)系和文件傳遞交接方式，建立基于自動(dòng)化辦公環(huán)境下的檔案管理工作制度，以免出現(xiàn)由于信息化管理造成的責(zé)任不明現(xiàn)象[3]。對(duì)關(guān)鍵文檔要同時(shí)保留紙質(zhì)原始資料和數(shù)字化的版本，其中數(shù)字化版本用于提供查閱以減少原始資料丟失或損壞的風(fēng)險(xiǎn)。

（三）運(yùn)用多重防護(hù)措施確保檔案信息的安全。

基于辦公自動(dòng)化環(huán)境的檔案管理工作雖然免去了紙質(zhì)文件載體易損壞和丟失的風(fēng)險(xiǎn)，但是由于網(wǎng)絡(luò)環(huán)境的復(fù)雜性和檔案資料信息的敏感性，需要在檔案的管理工作中加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)安全防護(hù)措施，確?；颊叩膫€(gè)人信息安全和醫(yī)院機(jī)密文件的安全。因此在搭建檔案管理網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)時(shí)，首先應(yīng)考慮網(wǎng)絡(luò)安全專業(yè)服務(wù)機(jī)構(gòu)或企業(yè)的建議，采用具有強(qiáng)大網(wǎng)絡(luò)安全防護(hù)屏障的系統(tǒng)設(shè)計(jì)。通過專業(yè)的防火墻防范網(wǎng)絡(luò)攻擊和非法入侵[4]。其次建立科學(xué)規(guī)范的檔案資料安全分級(jí)管理體系，按照相關(guān)級(jí)別崗位工作人員的工作性質(zhì)和工作需求賦予其特定范圍的訪問權(quán)限。最后針對(duì)網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)上面向醫(yī)院以外人員的共享服務(wù)，要建立完善的身份認(rèn)證和權(quán)限管理系統(tǒng)，做好優(yōu)質(zhì)信息資源共享的同時(shí)確保系統(tǒng)的安全。

三、結(jié)束語(yǔ)

在辦公自動(dòng)化環(huán)境下醫(yī)院的檔案管理工作有了更加開放和豐富的檔案資源，也能夠更便捷的對(duì)醫(yī)院日常運(yùn)營(yíng)管理產(chǎn)生的檔案資料進(jìn)行收集和處理。但是同時(shí)醫(yī)院的檔案管理工作也有了更高的技術(shù)含量，不僅需要利用現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)帶來的信息資源加工和管理技術(shù)提供更高的檔案工作質(zhì)量和效率，還要處理好新的工作方式帶來的信息安全問題。

參考文獻(xiàn)：

[1]甄玲， 雷蕾， 李璐，等. 辦公自動(dòng)化環(huán)境下醫(yī)院檔案管理研究[J]. 中國(guó)管理信息化， 2016， 19（2）.

[2]劉紅梅. 辦公自動(dòng)化環(huán)境下醫(yī)院檔案管理研究[J]. 辦公室業(yè)務(wù)， 2017（7）：150-150.

[3]李雪. 辦公自動(dòng)化環(huán)境下的醫(yī)院檔案管理研究[J]. 辦公室業(yè)務(wù)， 2018（6）.

[4]徐銘偉. 辦公自動(dòng)化環(huán)境下醫(yī)院檔案管理的研究[J]. 卷宗， 2017（23）.