檔案實(shí)體的安全問題論述

何艷

摘要：檔案是社會(huì)歷史發(fā)展的重要見證，當(dāng)檔案受到損害會(huì)給國(guó)家?guī)聿豢杀苊獾膿p失，甚至?xí){國(guó)家的安全，我們可以在檔案記載中學(xué)習(xí)成功經(jīng)驗(yàn)，解決現(xiàn)實(shí)中存在的問題提供借鑒，還可以吸取過去的工作中的不足，在以后的工作中避免此類事件的發(fā)生。隨著我國(guó)發(fā)展速度的加快，國(guó)家對(duì)檔案管理工作十分重視，檔案實(shí)體安全意識(shí)不斷提高，檔案實(shí)體安全保護(hù)工作逐漸成為檔案管理工作的重點(diǎn)，但是我國(guó)的檔案管理中還有一些問題，檔案實(shí)體安全保護(hù)工作還有待加強(qiáng)。

關(guān)鍵詞：檔案實(shí)體；安全問題；措施

一、實(shí)體檔案

1.實(shí)體檔案的特點(diǎn)。實(shí)體檔案記錄著具有不同專業(yè)性質(zhì)的內(nèi)容，要保證實(shí)體檔案完整，檔案管理人員必須具有全面的業(yè)務(wù)知識(shí)，科學(xué)管理檔案，實(shí)體檔案具有成套性。實(shí)體檔案涵蓋記錄社會(huì)活動(dòng)的全部?jī)?nèi)容，不僅是某段文字記錄、某張照片、某段音像資料，按照檔案工作程序成套管理、成套利用，實(shí)體檔案形式多樣，有文字檔案、照片檔案、膠片式檔案、標(biāo)本實(shí)物等等。

2.實(shí)體檔案的安全管理。根據(jù)檔案的性質(zhì)，合理采取流水排架、分類排架或綜合排架，對(duì)檔案進(jìn)行存放，應(yīng)根據(jù)不同材質(zhì)，有針對(duì)性的分類進(jìn)行溫度、濕度的監(jiān)控，減少環(huán)境因素對(duì)檔案的侵蝕，定期對(duì)庫(kù)房進(jìn)行全面檢查，對(duì)老化、破損、褪色、霉變等受損檔案載體，采取搶救措施，使用安全、科學(xué)的檔案保護(hù)技術(shù)進(jìn)行修復(fù)和復(fù)制。檔案工作人員必須對(duì)珍貴、重要的檔案應(yīng)進(jìn)行復(fù)制，并用復(fù)制件代替原件提供利用。

3.檔案安全管理。維護(hù)真實(shí)、完整是檔案安全管理的前提，要從數(shù)量上要保證檔案齊全，不致殘缺短少；從質(zhì)量上要保持檔案的有機(jī)聯(lián)系，確保檔案內(nèi)容來源合法，不能人為割裂分散或零亂堆砌。這就要求工作人員在檔案的收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計(jì)等每個(gè)環(huán)節(jié)都要認(rèn)真、細(xì)致，維護(hù)好檔案的完整。維護(hù)安全不僅力求檔案本身不受損壞，盡量延長(zhǎng)檔案的壽命，還要保護(hù)檔案免遭有意破壞，檔案機(jī)密不被盜竊。檔案管理人員不只是對(duì)檔案進(jìn)行收集、登記的簡(jiǎn)單工作，要掌握大量的檔案保存、修復(fù)知識(shí)，會(huì)利用現(xiàn)代化的信息技術(shù)使檔案在安全的前提下發(fā)揮最大的社會(huì)價(jià)值。

二、電子檔案管理中面臨的問題

1.對(duì)電子檔案認(rèn)識(shí)不足，對(duì)電子檔案管理存在不少誤解。有些人習(xí)慣上認(rèn)為紙質(zhì)文件材料才是檔案，而將電子文件拒之門外，或者只作為資料或副本保管。長(zhǎng)此以往，隨著無紙化辦公時(shí)代的到來，將來沒有所謂的檔案可以接收。還有些人由于電子文件產(chǎn)生的快速性和其特有的方便性，對(duì)計(jì)算機(jī)儲(chǔ)存的文件特別是一些重要文件不及時(shí)備份和打印，過分依賴計(jì)算機(jī)，一旦計(jì)算機(jī)出現(xiàn)故障或感染病毒，就會(huì)造成檔案文件的丟失。與此相反，有些人對(duì)所有收到的電子文件和信息統(tǒng)統(tǒng)打印，事無巨細(xì)，對(duì)計(jì)算機(jī)完全不相信，不僅導(dǎo)致大量浪費(fèi)，也給電子文件的歸檔管理帶來了難題。

2.電子檔案的原始性界定問題。檔案在法律上的憑證作用基于它的原始性，因此，認(rèn)定電子文件的原始性，是保證其憑證作用的關(guān)鍵。電子文件的易更改性和信息與載體的可分離性，使電子文件在形成和傳輸過程中存在著被改動(dòng)的可能。我們無法采用與紙質(zhì)文件相同的標(biāo)準(zhǔn)和方法來判斷電子文件的原始性。

3.電子文件邏輯和實(shí)體歸檔問題。實(shí)體歸檔是指電子文件形成后，通過磁盤或網(wǎng)絡(luò)傳輸?shù)男问綄㈦娮游募平粰n案部門統(tǒng)一保管。邏輯歸檔是指在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境中，只告訴檔案部門某電子文件的存貯路徑而不改變其原存儲(chǔ)位置和存儲(chǔ)方式，在這種系統(tǒng)中，電子文件、歸檔者與接收者可能相距很遠(yuǎn)，只需操作一下鍵盤，便可實(shí)現(xiàn)歸檔目標(biāo)。

4.人為損毀。人為損壞主要是由于工作人員在搬運(yùn)、包裝、整理、取放、查閱的時(shí)候忽略所造成的。

三、應(yīng)建立完善的安全管理制度

1.電子文件的制作過程要責(zé)任分明。制作人員應(yīng)該對(duì)其制作的文件負(fù)全責(zé)，單位、部門應(yīng)設(shè)專人統(tǒng)一管理。需要參考與利用時(shí)，可以允許用只讀形式調(diào)閱。以防由于誤操作、友誼刪改等原因造成文件信息的改變。

2.電子檔案的安全管理。電子檔案在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境中傳播和存儲(chǔ)的過程中，每個(gè)步驟都可能存在安全漏洞，極易受到黑客攻擊，造成檔案泄密、信息被竊、被改寫或被刪除等嚴(yán)重后果，從而在很大程度上限制了檔案信息的公開推廣。因此，在電子檔案安全系統(tǒng)中，應(yīng)該準(zhǔn)備好預(yù)防方案和緊急應(yīng)對(duì)的方式，以確保檔案信息公開的安全性。

3.建立和執(zhí)行科學(xué)的歸檔制度。歸檔時(shí)應(yīng)對(duì)電子文件進(jìn)行全面、認(rèn)真地檢查。在內(nèi)容方面檢查歸檔的電子文件是否齊全完整，真實(shí)可靠；相應(yīng)的機(jī)讀目錄、伺服軟件、其它說明是否一同歸檔；歸檔的電子文件是否最終稿本；電子文件與相應(yīng)的紙質(zhì)或其它載體文件的內(nèi)容是否一致；軟件產(chǎn)品的源程序與文本是否一致等。在技術(shù)方面應(yīng)檢查歸檔電子文件載體的物理狀態(tài)，有無病毒，讀出信息的準(zhǔn)確性等。

4.加強(qiáng)對(duì)電子檔案利用活動(dòng)的管理。根據(jù)國(guó)家檔案局《電子公文歸檔管理暫行辦法》的規(guī)定，本單位檔案進(jìn)行分類、整理后，應(yīng)一式三套，一套封存保管，一套異地保管、一套提供利用。電子檔案入庫(kù)載體不得外借，只能以拷貝的形式提供利用；要注意加強(qiáng)對(duì)保密類電子檔案的管理，對(duì)電子檔案的利用者實(shí)行權(quán)限控制，防止無關(guān)人員對(duì)系統(tǒng)的非法訪問；防止在利用過程中出現(xiàn)泄密和損傷信息等情況發(fā)生。

5.強(qiáng)化培訓(xùn)，吸納和培養(yǎng)高素質(zhì)的檔案工作人員隊(duì)伍。電子檔案安全管理同實(shí)體檔案一樣，其關(guān)鍵首先在于人員的管理。必須提高檔案管理人員的責(zé)任心和思想覺悟，加強(qiáng)其對(duì)檔案安全的重要性教育。在檔案信息公開前，必須防范任何可能蓄意或者非蓄意的人為疏失。有人員變動(dòng)時(shí)，必須使其在有效的管控范圍，避免檔案信息意外流出。對(duì)于利用檔案信息者，先要確認(rèn)其身份，并確定其已獲得一定范圍電子檔案的使用權(quán)，在工作人員的管控下進(jìn)行電子檔案的瀏覽、使用和復(fù)制。為了確保電子檔案的唯一性和公信力，電子檔案的內(nèi)容必須預(yù)先進(jìn)行加密處理。配合完善的存取控制下，避免在電子檔案的借閱和利用過程中造成檔案信息丟失。

結(jié)語(yǔ)

除此之外，異質(zhì)、異地備份、檔案數(shù)字化是保護(hù)檔案實(shí)體安全的有效輔助和補(bǔ)充，基層單位應(yīng)完善檔案的數(shù)字化建設(shè)，使電子檔案實(shí)現(xiàn)異地備份，檔案實(shí)體安全是檔案利用服務(wù)的前提，在基礎(chǔ)、制度、監(jiān)督上為檔案實(shí)體安全提供有利保障，使檔案為事業(yè)發(fā)展提供最有力支持。

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