圖書館搬遷工作若干問題的思考

王健武

摘要：圖書館的搬遷工作是個系統(tǒng)工程，要達到預(yù)算準確，布局合理，規(guī)劃有序，搬遷不亂這幾個基本目的。就需要圖書館的工作人員進行耐心細致的調(diào)研，精心準備方案，只有這樣，才能保障搬遷工作做到高效有序，才能盡量減少二次倒架帶來的人力、物力、財力以及時間上的浪費。

關(guān)鍵詞：圖書館；新館；搬遷

當前，有很多的大專院校都面臨著學校搬遷的現(xiàn)狀。對于每一所大專院校而言，圖書館是必然的標配。學校整體搬遷到新校區(qū)，圖書館也必然會隨之搬遷到新館。

學校的其他的部門搬遷，在新校區(qū)規(guī)劃好的對應(yīng)部門中配置好新的辦公設(shè)備后，拎包入內(nèi)，立即就可以開始新的工作。但是圖書館卻做不到這么簡省便捷，圖書館的搬遷必然是一個系統(tǒng)工程。

湖北省委黨校圖書館就面臨著搬遷到新校區(qū)新館的現(xiàn)實問題，如何組織好圖書館的搬遷，值得我們深入細致的研究和探討。

本人有幸加入了本館的搬遷工作小組，參與了從規(guī)劃到招標的一系列搬遷的前期準備工作。這里，我想把工作中遇到的問題以及個人的一些思考記錄下來向同行們作個分享，也是對本人前一階段的工作做一個階段性的總結(jié)，以便于對日后的搬遷工作起到一個明確的引導作用。

我個人認為，圖書館搬遷到新校區(qū)，所需解決的有如下幾個方面的問題：一是新館設(shè)備數(shù)量的問題，二是預(yù)算數(shù)字確定的問題，三是安排聯(lián)絡(luò)招標的問題，四是實施組織搬遷的問題。解決了以上幾個問題，圖書館搬遷過程中所遇到的問題就會迎刃而解，面對困難也會有明確的解決之道。

根據(jù)實際工作中遇到的一些情況，結(jié)合調(diào)研時同行所提到搬遷中的一些問題，我覺得在搬遷工作中應(yīng)該做好以下四個方面的工作：

一、根據(jù)建筑結(jié)構(gòu)，合理規(guī)劃設(shè)計，明確設(shè)備數(shù)量

圖書館新館的結(jié)構(gòu)固定后，剩下的就是如何布局的問題。這個問題應(yīng)該在建筑架構(gòu)的設(shè)計過程中就已經(jīng)討論過。但有很多時候，建筑面積或者是房間結(jié)構(gòu)會在設(shè)計過程或者建設(shè)過程發(fā)生新的變化，又抑或?qū)D書館的功能定位有了新的考量，那么重新考慮布局問題就成為了必然。

針對這種情況，就得要隨機應(yīng)變，依據(jù)變化后的狀態(tài)重新考慮，從以下幾個方面來解決問題：

1.依據(jù)圖書館新館面積確定館內(nèi)各部門的基本格局

新館面積出來后，首先需要圖書館所有部門的工作人員全員參與，組織到現(xiàn)場進行實地考察，群策群力，仔細推敲，認真細致地進行討論。

必須從全局入手，樹立大局意識，整體意識，并需兼顧長遠發(fā)展。拋棄本位主義、山頭主義的想法，拿出切實可行的、經(jīng)得住時間檢驗的實施方案，最后再根據(jù)這個方案，重新調(diào)整各房間的用途，確定出各個部門所需占用的樓層及房間。

2.依據(jù)未來發(fā)展初步確定所需的設(shè)備數(shù)量

根據(jù)上述精神劃分的各個部門的勢力范圍后，就需要對房間進行填充了。所謂的填充，就是指各部門根據(jù)自己的房間，合理安排好該添置的家具及設(shè)備。

解決好如何放置，放置什么的問題，就該統(tǒng)計放置數(shù)量的問題了。圖書館把各部門的統(tǒng)計數(shù)字作一個匯總，各類型的家具設(shè)備總的數(shù)量就確定下來了。

我館就遇到了新館的館舍面積發(fā)生變化的情況。在新館建設(shè)好后，計算統(tǒng)計后發(fā)現(xiàn)，增加的面積比原定的圖紙規(guī)劃面積少了很多。這樣一來，以前設(shè)想的寬松安放的老方案就行不通了。只有重新討論布局，重新規(guī)劃房間用途。

以我館報刊部門為例，在考慮了每年刊物的遞增情況后，報刊部門拿出了一個未來十年的藏刊發(fā)展規(guī)劃。根據(jù)這個規(guī)劃所需要增加的刊架數(shù)量，就是報刊部門的初步設(shè)想和基本需求。

3.引入設(shè)計部門，設(shè)計合理方案

提出需求，只是主觀愿望，這些愿景能不能實現(xiàn)，還需設(shè)計部門根據(jù)科學的計算與設(shè)計，規(guī)劃出可行方案。

這就跟居家裝修一個道理，你所提出的想法，需要家裝公司根據(jù)房間情況進行合理規(guī)劃，進行詳細的圖紙作業(yè)，盡量在不破壞房間美感的前提下，盡量把你的合理訴求糅合進去，以達到客戶滿意的目的。

這樣，就需要引入設(shè)計公司或廠家的設(shè)計人員了。

請設(shè)計公司幫助設(shè)計這好理解，畢竟是專業(yè)人做專業(yè)事，能夠從專業(yè)的角度提出最合理的方案，解決問題，爭取達到滿足甲方要求又不影響美感的效果。

但是，往往囿于預(yù)算因素，而無法請到專業(yè)的設(shè)計公司來做這些事。

比如我們學校最初并沒有告知我們搬遷的具體時間，突然接到上級部門要求臨時提出要上報搬遷預(yù)算，事發(fā)突然。

申報預(yù)算就得要首先定下室內(nèi)設(shè)計方案，才能確定所需設(shè)備數(shù)量，然后再根據(jù)數(shù)量詳查價格后再統(tǒng)計出總金額，這樣才有依據(jù)。

因此，在這種前提下，引入生產(chǎn)廠家?guī)椭O(shè)計也就成為了沒有辦法的辦法。

而為了能夠在將來的競標中獲得甲方的認同，這些廠家往往十分愿意且積極配合，全心全意地免費幫助提供設(shè)計方案。

我館就是如此，當向廠家提出設(shè)想，廠家設(shè)計人員親自赴新校區(qū)進行實地考察后，設(shè)計出最初的方案，幾經(jīng)磋商，數(shù)易其稿后，最終獲得了領(lǐng)導的認可。這樣，圖紙定稿工作就算告一段落了。

此時，各種家具設(shè)備的歸屬已定，各安其位，數(shù)量也就隨之確定下來。匯總后，總體需求數(shù)也就能準確申報了。

那么，這些數(shù)量不一，品種各異的家具及設(shè)備，究竟需要多少費用呢？

二、細心組織探討，帶著問題調(diào)研，準確提出預(yù)算

一般來說，參與設(shè)計的廠家會為你報上所需設(shè)備的技術(shù)參數(shù)和相應(yīng)報價。但是，如果完全采用這些技術(shù)參數(shù)，最后出了問題廠家是肯定不會負責任的。

因此，這就需要相關(guān)人員走出去進行深入細致的調(diào)研，向搬遷過的同行取經(jīng)，向其他生產(chǎn)辦公用品的廠家取經(jīng)，并索要相關(guān)資料以方便與各種方案進行對比。

如果學校已經(jīng)框定好預(yù)算，那就得根據(jù)這個總盤子進行合理安排，對應(yīng)核算出與預(yù)算相匹配的設(shè)備采購標準。

如果沒有框定預(yù)算，則需在了解學校其他部門大概情況的前提下，做出適合自己實際情況的采購標準。這時可以適度放寬采購標準，盡量上靠。因為搬遷工作就這一次，圖書館的經(jīng)費本來就困難，采購回高標準的家具及設(shè)備，所管的年限也會久遠點。

有了這樣的觀念，就可以開始考慮設(shè)備材質(zhì)的好壞，密集架是電動還是手動，木制書柜依據(jù)用途的不同選用高端或者是低端材料等問題。

有了這樣的考量，就可以讓設(shè)計部門根據(jù)你的需求初步制定出設(shè)備的技術(shù)參數(shù)，以此為藍本，再通過多方比較，修改，最后決定出究竟那種方案符合需求，然后確定下具體詳實的預(yù)算方案，上報上級管理部門。

三、聯(lián)系相關(guān)部門，溝通采購方案，組織設(shè)備采購

一旦預(yù)算通過，剩下的就是聯(lián)系學校采購部門，由他們組織實施設(shè)備的政府采購工作了。

但是即使是由其他部門代替圖書館來進行采購，圖書館也不能做甩手掌柜。還是需要密切關(guān)注設(shè)備采購的進展情況，及時提出自己的觀點和意見，以期保障能夠采購到稱心如意的家具及設(shè)備。

家具及設(shè)備的問題有了定案，也就意味著圖書館的基本布局再無大的變化，在這樣的前提下，就需要考慮圖書館該如何搬遷的問題了。

我館的采購工作，除了鋼制家具是學校采購的外，其余的木制家具都是由我館自行采購的，這給我們帶來了相當大的難題。

在與政府采購中心的工作人員進行過N次溝通后，在經(jīng)過與眾多的家具生產(chǎn)廠家溝通索要各種材料后，在自學了相當?shù)膰鴺恕⒄叻ㄒ?guī)等相關(guān)知識后，我館順利完成了招標需求公示的公開招標采購的前期準備工作，為日后的招標工作順利進行打下了堅實的基礎(chǔ)。

四、注重細節(jié)準備，設(shè)計搬遷預(yù)案，避免二次倒架。

從我們調(diào)研過的進行過新館搬遷工作的幾家單位來看，基本上都存在著二次倒架的問題。究其緣由，都是前期工作沒有做具體所導致的后果。不僅增加了工作人員的勞動強度，還浪費了有限的經(jīng)費。

凡事預(yù)則立，不預(yù)則廢，圖書館搬遷工作就是這樣。

我的想法是，將新館的書架細化到每層，統(tǒng)計出所有的層數(shù)一共是多少。同時，舊館的書架也是如此進行詳細的統(tǒng)計，這是第一步。

第二步，將新館總層數(shù)除以舊館總層數(shù)，得出一個相對應(yīng)的系數(shù)。

比如，新館統(tǒng)計的總層數(shù)是3600層，舊館統(tǒng)計出來的總層數(shù)是1800層，那么這個系數(shù)計算出來就是2.

第三步，根據(jù)這個系數(shù)，在舊館的層數(shù)上計算出新館對應(yīng)的層數(shù)，并做上標記。新館的書架一旦固定后，就在對應(yīng)的層數(shù)上標記上序號。

第四步，安排搬遷人員打包時，在所打的書捆上按所標記的層數(shù)序號書寫清楚。當該層書捆需打二捆或三捆時，可以同層序號加1、加2來表示。

第五步，搬遷到新館后，安排工作人員監(jiān)督指導，嚴格按書捆序號一一對應(yīng)上到標記有序號的新書架層級上。這樣，即使有少量的書捆在脫離工作人員指導和監(jiān)督的情況下擺放錯誤，也很容易在其后的深入檢查中被及時發(fā)現(xiàn)，倒架工作量相應(yīng)就會少很多。

總而言之，圖書館的搬遷工作是個系統(tǒng)工程，只有領(lǐng)導重視，工作人員精心、認真、負責才能避免多做無用功，多耗有限時。

要達到預(yù)算精準，布局合理，規(guī)劃有序，搬遷不亂這樣幾個基本要求，就需要圖書館全員上下一心，需要爭取相關(guān)部門協(xié)調(diào)配合，需要領(lǐng)導的關(guān)心重視，需要全面考慮爭取不遺漏任何細節(jié)方面的問題，需要精心組織好各項預(yù)案，有針對的拿出措施，以保證搬遷工作的高效有序，以避免或減少二次倒架所帶來的人力、物力、財力上的浪費，以減少時間上的耗費，更快地把圖書館的工作恢復(fù)到為讀者服務(wù)的方向上，讓建設(shè)好的新館為黨校的教學與服務(wù)發(fā)揮出更好更大的作用。