勤哲Excel服務(wù)器搭建編輯管理系統(tǒng)的應(yīng)用

楊樂江

目的：在無編程人員技術(shù)支持情況下，探索應(yīng)用通用軟件自主搭建和完善計(jì)算機(jī)管理系統(tǒng)的實(shí)用方法。方法：對(duì)無編程基礎(chǔ)但熟悉計(jì)算機(jī)及Excel使用人員進(jìn)行為期一周的勤哲Excel服務(wù)器使用培訓(xùn)，經(jīng)考核達(dá)到勤哲Excel服務(wù)器軟件工程師認(rèn)證要求。根據(jù)用戶需求，用Excel服務(wù)器自主搭建并完善醫(yī)學(xué)信息編輯系統(tǒng)。結(jié)果：系統(tǒng)于2015年10月7日正式上線。之后隨著業(yè)務(wù)從2家擴(kuò)展到7家，不斷在原模板上修改、調(diào)整、增減數(shù)據(jù)項(xiàng)和表間公式，產(chǎn)生新模板，滿足新的需求。并逐步完善了文章的審核發(fā)布體系和跟蹤監(jiān)控糾正體系。截止至2017年8月30日，系統(tǒng)已持續(xù)在線運(yùn)行1年零327天，使用人次累計(jì)超過10萬次，編輯文件累計(jì)7萬余篇。用戶經(jīng)簡單使用培訓(xùn)后可自行完善和解決系統(tǒng)的管理和更新。結(jié)論：使用勤哲Excel服務(wù)器實(shí)現(xiàn)用戶自主搭建和完善計(jì)算機(jī)管理系統(tǒng)是一種方便、可行的實(shí)用方法，本醫(yī)學(xué)信息編輯管理系統(tǒng)能有效提高管理水平和工作效率。

【關(guān)鍵詞】編輯系統(tǒng) Excel服務(wù)器 無編程

計(jì)算機(jī)管理系統(tǒng)如ERP、CRM、OA等廣泛應(yīng)用。然而，搭建這些管理系統(tǒng)通常需要由專業(yè)計(jì)算機(jī)編程人員開發(fā)，成本較高。且一旦管理或流程發(fā)生改變，使用者很難在無編程人員的情況下自主進(jìn)行改造和升級(jí)。近年來研究表明，未來計(jì)算機(jī)管理系統(tǒng)將向著網(wǎng)絡(luò)化、智能化的方向發(fā)展。其中智能化非常重要，將枯燥、專業(yè)的計(jì)算機(jī)編程指令變?yōu)槠胀ㄈ艘子谡莆盏牟僮饕彩怯?jì)算機(jī)語言智能化的一種表現(xiàn)形式，對(duì)計(jì)算機(jī)管理系統(tǒng)的普及和發(fā)展具有深遠(yuǎn)的意義。本文將通過使用Excel服務(wù)器的各種簡易操作，搭建醫(yī)學(xué)信息編輯管理系統(tǒng)的成功實(shí)例，總結(jié)自主搭建計(jì)算機(jī)管理系統(tǒng)的實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)。

1 研究思路

實(shí)施計(jì)算機(jī)系統(tǒng)管理是企業(yè)重要的戰(zhàn)略決策之一。其成功與否很大程度上取決于對(duì)企業(yè)內(nèi)部情況的評(píng)估、方案的選擇、系統(tǒng)實(shí)施、維護(hù)和改進(jìn)情況等。本研究從企業(yè)核心競爭力評(píng)估入手，綜合分析實(shí)施的意義、可行性方案、需求等，詳細(xì)制定出以下五個(gè)項(xiàng)目實(shí)施和效果評(píng)估、改進(jìn)的階段：

第一階段：企業(yè)核心競爭力分析及項(xiàng)目可行性評(píng)估；

第二階段：企業(yè)編輯系統(tǒng)管理需求分析；

第三階段：醫(yī)學(xué)信息編輯系統(tǒng)搭建、實(shí)施詳細(xì)方案；

第四階段：編輯系統(tǒng)實(shí)施及效果評(píng)估；

第五階段：編輯系統(tǒng)持續(xù)改進(jìn)跟蹤；

2 企業(yè)核心競爭力分析及項(xiàng)目可行性評(píng)估

項(xiàng)目開展前企業(yè)首先對(duì)自身在醫(yī)學(xué)資訊方面的核心競爭力作了優(yōu)勢、弱勢、機(jī)會(huì)、威脅（SWOT）分析。結(jié)果顯示：建立計(jì)算機(jī)編輯管理系統(tǒng)可以抓住市場需求日益增大等機(jī)會(huì)；充分發(fā)揮公司決策快，貫徹、執(zhí)行力強(qiáng)等優(yōu)勢，將專業(yè)服務(wù)經(jīng)驗(yàn)標(biāo)準(zhǔn)化、流程化。有效地利用系統(tǒng)管理的優(yōu)勢彌補(bǔ)質(zhì)量管理人為因素較多，組稿過程效率較低、行為表現(xiàn)評(píng)估及質(zhì)量追蹤體系不完善等弱勢，盡快建立良好的品牌形象。減少目標(biāo)客戶自建編輯團(tuán)隊(duì)和競爭對(duì)手效仿等威脅。而且符合國家對(duì)醫(yī)學(xué)資訊信息稿源真實(shí)性、可靠性管理要求的大趨勢。

Excel服務(wù)器是一個(gè)面向最終用戶的管理軟件系統(tǒng)設(shè)計(jì)工具與運(yùn)行平臺(tái)，可將電子表格軟件Microsoft Excel，WPS和大型數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)MS SQL Server集成為一個(gè)網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)業(yè)務(wù)協(xié)同工作環(huán)境。用戶在這個(gè)平臺(tái)上通過簡易直觀的操作，可自主構(gòu)建系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)管理意圖。使Excel的易用性、普及性、計(jì)算能力與大型數(shù)據(jù)庫的數(shù)據(jù)管理能力有機(jī)結(jié)合，將Excel表格轉(zhuǎn)化為網(wǎng)絡(luò)化應(yīng)用的模式。這種模式下，每一個(gè)員工從服務(wù)器數(shù)據(jù)庫中獲取信息，進(jìn)行編輯等各種操作，再將操作結(jié)果保存到數(shù)據(jù)庫中。這樣不僅可以引導(dǎo)編輯行為標(biāo)準(zhǔn)化、固化已有的優(yōu)勢、監(jiān)控日常行為，而且通過信息共享和及時(shí)、準(zhǔn)確的傳遞，使各項(xiàng)工作有了方便的量化依據(jù)。大量耗時(shí)耗力的匯總統(tǒng)計(jì)由系統(tǒng)自動(dòng)生成，又極大地解放了人工操作。熟悉的Excel表依然熟悉，卻已不再分散孤立，變成了開放、互動(dòng)和規(guī)范的知識(shí)積累平臺(tái)。最重要的是：在這個(gè)平臺(tái)之上員工以現(xiàn)有的“最佳實(shí)踐”為基線構(gòu)建規(guī)范，并可以不斷地自主改進(jìn)這種規(guī)范而不再需要編程。這種管理精確性的無限遞增和對(duì)業(yè)務(wù)發(fā)展束縛的突破，是任何定制模塊軟件都無法與之相比的。最后，勤哲Excel服務(wù)器的自主開發(fā)、維護(hù)成本較低，也是需求的一個(gè)重要考量。

3 編輯系統(tǒng)需求

3.1 信息采集

能滿足多名編輯同時(shí)從海量的醫(yī)學(xué)信息中迅速采集有用的稿源信息；對(duì)查詢稿源進(jìn)行合理有效地分配；避免不同編輯可能從不同稿源同時(shí)采集到同一條信息；采集過程及關(guān)鍵信息要素可留存，以備調(diào)取、查詢。

3.2 編輯管理

統(tǒng)一稿件編輯格式、字體、字號(hào)等；記錄稿件完成時(shí)間；統(tǒng)一并留存參考文獻(xiàn)稿源要素；建立關(guān)鍵詞及查詢相關(guān)數(shù)據(jù)項(xiàng)；對(duì)文章按關(guān)鍵詞及查詢相關(guān)數(shù)據(jù)項(xiàng)分類。

3.3 審核流程

需設(shè)計(jì)稿件撰寫、審核的工作流程；終稿至少需要三審定稿，部分稿件還需要Peer-Review等流程；需記錄每一步稿件編輯、審核過程，完成人、完成時(shí)間；留存每一步原始稿件備查。

3.4 行為表現(xiàn)評(píng)估

系統(tǒng)可記錄工作流任務(wù)的完成人、完成時(shí)間、原始稿件內(nèi)容等，評(píng)估編輯的一般行為表現(xiàn)。還需要單獨(dú)設(shè)計(jì)稿件質(zhì)量評(píng)估系統(tǒng)，參與完成工作的每個(gè)人都能按照統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)對(duì)工作流程中上一步進(jìn)行評(píng)估打分，并可針對(duì)稿件或個(gè)人統(tǒng)計(jì)出行為表現(xiàn)評(píng)估得分表。

3.5 稿件內(nèi)容分布統(tǒng)計(jì)

稿件可按照關(guān)鍵詞及查詢相關(guān)數(shù)據(jù)項(xiàng)分類（如科室、專業(yè)），查詢不同領(lǐng)域的稿件分布情況，隨時(shí)調(diào)取稿件內(nèi)容分布統(tǒng)計(jì)表，以便及時(shí)調(diào)整內(nèi)容對(duì)各醫(yī)學(xué)領(lǐng)域的覆蓋比例。

3.6 編輯權(quán)限設(shè)定

對(duì)不同級(jí)別的使用者設(shè)定不同的填報(bào)權(quán)、瀏覽權(quán)及下載打印權(quán)等。

3.7 內(nèi)容查詢

方便對(duì)已存入系統(tǒng)的歷史文件查詢。

4 編輯系統(tǒng)實(shí)施與搭建

4.1 信息采集

該公司常用信息采集源包括國內(nèi)外權(quán)威政府衛(wèi)生機(jī)構(gòu)、組織和研究機(jī)構(gòu)網(wǎng)站、醫(yī)藥專業(yè)網(wǎng)站和綜合門戶網(wǎng)站健康頻道數(shù)百家，分為主選網(wǎng)站127家，備選200余家；各學(xué)科SCI稿源雜志約450家，其中主選稿源雜志126家；中外文獻(xiàn)數(shù)據(jù)庫（如Pubmed、NICE、Cochrane、中國知網(wǎng)等）123個(gè)，其中英文數(shù)據(jù)庫95個(gè)。

在各欄目下建立“XX欄目標(biāo)題索引”表單，在“標(biāo)題索引”表單中設(shè)置“瀏覽器”數(shù)據(jù)項(xiàng)，將其填報(bào)規(guī)范設(shè)為“列表選擇”，將所有欄目的稿源地址鏈接分別分配給不同的編輯。同時(shí)，所有在線編輯人員可以從“我的工作臺(tái)”中看到所有其他人已建立的“標(biāo)題索引”表單的主要信息，避免從不同來源重復(fù)篩選到同一篇稿源。在“標(biāo)題索引”表單中設(shè)置多個(gè)關(guān)鍵要素必填數(shù)據(jù)項(xiàng)，如：標(biāo)題、分科、原文附件等，以備后續(xù)調(diào)用和統(tǒng)計(jì)、查詢。同時(shí)，除必須根據(jù)所選內(nèi)容才能確定的數(shù)據(jù)項(xiàng)需要手工填報(bào)外，所有可以由系統(tǒng)生成的數(shù)據(jù)項(xiàng)如：創(chuàng)建人、完成時(shí)間、ID號(hào)等均無需手工填寫，由系統(tǒng)根據(jù)登錄身份等信息自動(dòng)填報(bào)。極大地節(jié)省了時(shí)間并提高了填報(bào)準(zhǔn)確率。

4.2 編輯管理

在各欄目下創(chuàng)建“XX欄目撰寫流程”表單，建立ID號(hào)數(shù)據(jù)項(xiàng)，填報(bào)方式定為“列表選擇”，該“列表選擇”的內(nèi)容來源于本人已建立的“標(biāo)題索引”。以該ID號(hào)數(shù)據(jù)項(xiàng)為篩選條件，用“表間公式”功能，將“標(biāo)題索引”表單中已填寫的該稿源信息自動(dòng)提取過來。建立“標(biāo)準(zhǔn)格式”數(shù)據(jù)項(xiàng)，以“附件”形式加入統(tǒng)一稿件的編輯格式模板，統(tǒng)一格式、字體、字號(hào)等；系統(tǒng)自動(dòng)記錄稿件完成上傳時(shí)間。根據(jù)文章內(nèi)容填寫關(guān)鍵詞，對(duì)文章進(jìn)行分類，以便后續(xù)內(nèi)容調(diào)用、查詢和統(tǒng)計(jì)。

4.3 審核流程

在“撰寫流程”表單上創(chuàng)建“編輯附件”、“審核附件”、“終審附件”、“四審附件”、“校對(duì)附件”以及各流程對(duì)應(yīng)的完成人、完成時(shí)間數(shù)據(jù)項(xiàng)，用“定義工作流”功能，設(shè)定每一流程的“有效區(qū)域”，實(shí)現(xiàn)流程管理。使稿件的撰寫、審核包括同行評(píng)議的所有過程均在同一“撰寫流程”表單上完成。系統(tǒng)可以自動(dòng)記錄每一流程的完成人和任務(wù)完成的上傳時(shí)間。

4.4 行為表現(xiàn)評(píng)估

一般行為表現(xiàn)評(píng)估可從“撰寫流程”表單信息中直接獲得，主要包括：各工作流任務(wù)完成人、完成時(shí)間、原始稿件撰寫、校改等一般情況。對(duì)稿件質(zhì)量的定量評(píng)分是由在“撰寫流程”表單上建立相關(guān)數(shù)據(jù)項(xiàng)，由每一流程完成人分別根據(jù)上一流程稿件的完成質(zhì)量進(jìn)行評(píng)分。單獨(dú)設(shè)計(jì)文章績效考核匯總表單，用表間公式以“姓名”、“評(píng)估時(shí)段”為篩選條件，將每張“撰寫流程”表單上的評(píng)分匯總到某位編輯、某時(shí)間段的文章績效考核匯總表上。

4.5 稿件內(nèi)容分布統(tǒng)計(jì)

建立“分布查詢”表單，應(yīng)用表間提數(shù)公式，以起始日期為篩選條件，將相應(yīng)時(shí)間段內(nèi)“撰寫流程”表單上的分類信息，以計(jì)數(shù)的方式匯總到“分布查詢”表單上，見圖1。

4.6 編輯權(quán)限設(shè)定

設(shè)計(jì)每張表單模板時(shí)，用“模板權(quán)限”功能，將相應(yīng)的權(quán)限和“有效區(qū)域”分配給不同角色的用戶。

4.7 內(nèi)容查詢

在“我的工作臺(tái)”上選定表單后可通過數(shù)據(jù)項(xiàng)字段篩選查詢。同時(shí)，可以按需要自建查詢表單功，如本系統(tǒng)的“分布查詢”表單（見圖1）。

5 討論

5.1 系統(tǒng)實(shí)施后的效果

5.1.1 組稿效率明顯提高

主要通過稿源搜索和稿件審核兩個(gè)環(huán)節(jié)改善和提高了效率。系統(tǒng)統(tǒng)一將稿源網(wǎng)址信息分配給不同的編輯，從系統(tǒng)搜索到的內(nèi)容不會(huì)出現(xiàn)不同編輯同時(shí)搜索同一網(wǎng)址的“撞車”現(xiàn)象。從編輯到三審定稿的組稿過程全部統(tǒng)一到同一編輯平臺(tái)上進(jìn)行流程管理，省去郵件或其他傳送過程也極大地提高了效率。

5.1.2 稿源真實(shí)性、可靠性得到嚴(yán)格管理

錄入系統(tǒng)分配的稿源需經(jīng)編委會(huì)討論，確認(rèn)后由系統(tǒng)管理員輸入。編輯個(gè)人無法添加或刪除系統(tǒng)稿源地址，有效地避免了編輯選稿的隨意性，提高了稿源的真實(shí)性、可靠性。

5.1.3 稿件追蹤更方便

系統(tǒng)對(duì)每一稿的原稿、修改稿、完成人、完成時(shí)間及所有工作項(xiàng)均如實(shí)記錄并留存，可隨時(shí)查看每一步的工作情況。

5.1.4 行為表現(xiàn)評(píng)估更客觀、更及時(shí)

系統(tǒng)上線前員工的行為表現(xiàn)評(píng)估僅以文章刊出后的點(diǎn)擊量為主要評(píng)估指標(biāo)，是典型的結(jié)果驅(qū)動(dòng)型管理。系統(tǒng)實(shí)施后通過對(duì)采集、編輯、審稿等每一過程的評(píng)分和統(tǒng)計(jì)，非常方便、及時(shí)準(zhǔn)確地反映出編輯的行為表現(xiàn)，真正實(shí)現(xiàn)了過程管理，極大地提高了工作效率和工作質(zhì)量。同時(shí)，過程的行為表現(xiàn)評(píng)估與點(diǎn)擊量結(jié)果相結(jié)合作為考核員工綜合表現(xiàn)的指標(biāo)更客觀，更能調(diào)動(dòng)員工努力工作的積極性。

5.1.5 掌握稿件專業(yè)覆蓋情況更便捷、更及時(shí)

醫(yī)學(xué)資訊信息專業(yè)分科較細(xì)，目前系統(tǒng)專業(yè)設(shè)有60余個(gè)分科。由于客戶需求不同，各專業(yè)需要更新的篇數(shù)也不同。必須隨時(shí)掌握所撰稿內(nèi)容的專業(yè)分布。以往編輯靠手工統(tǒng)計(jì)既費(fèi)力費(fèi)時(shí)又容易出錯(cuò)。系統(tǒng)實(shí)施后可通過“分布查詢”表單隨時(shí)查詢統(tǒng)計(jì)分布情況，缺什么補(bǔ)什么。

5.1.6 稿件質(zhì)量明顯提高

系統(tǒng)的科學(xué)管理和員工行為表現(xiàn)的提升，使得稿件質(zhì)量明顯提高，各種錯(cuò)誤率減少了92%，稿件平均點(diǎn)擊量增加37%。

5.2 系統(tǒng)的持續(xù)改進(jìn)

5.2.1 業(yè)務(wù)擴(kuò)展和增加

本系統(tǒng)初建時(shí)僅針對(duì)兩家主要客戶的約稿，分別建立了各自的表單系統(tǒng)。隨著業(yè)務(wù)的擴(kuò)展，目前已增加到了7家用戶表單系統(tǒng)。在擴(kuò)展的過程中，可以根據(jù)客戶的不同需求，方便地在原來的模板基層上進(jìn)行調(diào)整，增減數(shù)據(jù)項(xiàng)和表間公式等，形成新模板以滿足新的需求。這些過程完全不需要編程人員，既方便又經(jīng)濟(jì)。

5.2.2 業(yè)務(wù)流程改進(jìn)

在實(shí)現(xiàn)以上管理功能的基礎(chǔ)上，系統(tǒng)還逐步建立并完善了文章的審核發(fā)布體系，包括：統(tǒng)一信息采集、中英文內(nèi)容組稿、交叉審核、頁面設(shè)定、集中發(fā)布；以及跟蹤監(jiān)控糾正體系，包括：錯(cuò)誤確認(rèn)、內(nèi)容下線、修改、審核、重新發(fā)布或刪除、公開聲明等。經(jīng)過近兩年的不斷完善，該編輯系統(tǒng)已經(jīng)成為提高工作效率和工作質(zhì)量，保障準(zhǔn)確率，減少誤差和錯(cuò)誤，評(píng)估員工行為表現(xiàn)等的有效手段。其方便客戶不斷改進(jìn)的特點(diǎn)也成為該系統(tǒng)實(shí)施能夠取得成功的關(guān)鍵。

6 小結(jié)

勤哲Excel服務(wù)器于2003年發(fā)明，為世界首創(chuàng)的電子表格網(wǎng)絡(luò)服務(wù)軟件，結(jié)束了電子表格誕生20年以來局限于單機(jī)應(yīng)用的局面。該軟件經(jīng)過十多年的用戶使用和不斷開發(fā)、升級(jí)，特別是其ESWEB、工作流的加入，以及多層架構(gòu)、云結(jié)構(gòu)等功能的完善，目前用戶已遍布國民經(jīng)濟(jì)的各個(gè)領(lǐng)域。不少用戶通過對(duì)多款軟件適用性、學(xué)習(xí)維護(hù)難度、穩(wěn)定性、服務(wù)水平、可定制性等多方面的對(duì)比，最終選擇了 勤哲Excel服務(wù)器作為系統(tǒng)的開發(fā)平臺(tái)。我們在本次系統(tǒng)搭建和使用的兩年時(shí)間里，也充分體會(huì)到該軟件客戶導(dǎo)向的優(yōu)勢。許多欄目的模板都是隨著業(yè)務(wù)發(fā)展而不斷完善的。因此，在無編程的情況下自主設(shè)計(jì)和完善系統(tǒng)功能的特點(diǎn)確實(shí)極大地方便了用戶使用。

隨著大數(shù)據(jù)、人工智能時(shí)代的發(fā)展，人類獲取和管理信息的手段以及應(yīng)用知識(shí)的能力必將在新理論、新技術(shù)的支撐下取得跨越式的提升。當(dāng)前，人工智能領(lǐng)域研究的一個(gè)熱點(diǎn)就是如何能讓智能計(jì)算機(jī)進(jìn)行“深度學(xué)習(xí)”，即計(jì)算機(jī)深度學(xué)習(xí)技術(shù)的研究。其核心就是如何從大數(shù)據(jù)中自動(dòng)地提取多層特征，通過數(shù)據(jù)驅(qū)動(dòng)的方式，采用一系列的非線性變換，從原始數(shù)據(jù)中提取由低層到高層、由具體到抽象、由一般到特定語義的特征。我們有理由相信，未來在計(jì)算機(jī)管理系統(tǒng)應(yīng)用軟件領(lǐng)域的發(fā)展也必將迎來更智能、更方便、更高效的新局面。

（指導(dǎo)老師：閆瑩瑩）

參考文獻(xiàn)

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作者單位

1.北京市第八中學(xué)高三（3班） 北京市 100033

2.北京市西城區(qū)青少年科技館 北京市 100037