Office 2007軟件操作方法和技巧

邢麗

Offic2007軟件的主要特點(diǎn)是實(shí)用性極強(qiáng)，容易操作，所以是人們處理文件的常用工具。其中使用較多的板塊分別是Word和Excel，這兩部分在實(shí)際應(yīng)用中占比較大，因而若能在具體的實(shí)踐操作中掌握一些方法與技巧，一方面能提高工作效率，另外一方面能讓工作變得更具條理化。本文主要結(jié)合多年的實(shí)踐和操作經(jīng)驗(yàn)，系統(tǒng)性的總結(jié)了Word和Excel的操作技巧，為使用者提供更多的文字參考，方便其使用。

【關(guān)鍵詞】軟件操作 Office2007 技巧

Office辦公軟件具有良好的實(shí)用性和可操作性，能為人們的生活和工作帶來(lái)更多的便利，且是日常辦公中使用較多的一種文字、圖表的提出來(lái)工具，其中較為常用的辦公軟件Word和Excel這兩個(gè)辦公軟件中的分支軟件，在人們?nèi)粘９ぷ髦惺褂幂^為廣泛。現(xiàn)在很多中職計(jì)算機(jī)教師，教學(xué)活動(dòng)中需要根據(jù)多年的教學(xué)經(jīng)驗(yàn)進(jìn)行總結(jié)，特別是將部分實(shí)踐性的經(jīng)驗(yàn)提出來(lái)，希望能為學(xué)生提供一些有效的幫助。

1 Word文字處理技巧

1.1 利用封面制作完美的文檔封面

在運(yùn)用Word制作教案或者求職簡(jiǎn)歷的時(shí)候，需要配以一個(gè)漂亮的封面，目的是讓整個(gè)簡(jiǎn)歷更美觀大方。但關(guān)于封面簡(jiǎn)歷如何設(shè)計(jì)呢，這是我們切實(shí)要考慮的問題，設(shè)計(jì)一個(gè)封面簡(jiǎn)歷需要做到美觀、大方、得體。使用Word的內(nèi)置封面圖庫(kù)可以對(duì)上述問題進(jìn)行簡(jiǎn)單的解決，由于內(nèi)置圖庫(kù)中有很多精美的圖片，具體的操作內(nèi)容可以有以下幾個(gè)步驟來(lái)完成，第一，先要對(duì)封面按鈕下的“插入”按鈕的使用效果有著正確的認(rèn)識(shí)；第二，選擇一個(gè)合適的圖片進(jìn)行插入，點(diǎn)擊插入鍵，并將所有的文字內(nèi)容進(jìn)行下一頁(yè)的移動(dòng)；第三，選擇封面格式進(jìn)行頁(yè)面的排版，并輸入與之相適應(yīng)的文字，這樣一個(gè)外觀精美的封面就應(yīng)運(yùn)而生了。

1.2 利用Word中的表格功 計(jì)算表格中的數(shù)據(jù)

Word中的表格數(shù)據(jù)，是具有計(jì)算功能的，需要與其他的表格處理軟件用相似之處，所以利用公式對(duì)表格內(nèi)的數(shù)據(jù)開展計(jì)算也很便捷。如，考試結(jié)束以后，需要計(jì)算學(xué)生此次考試的總成績(jī)，就要將光標(biāo)移動(dòng)到總分單元格內(nèi)，并輸入“=SUM（LEFT）”，就能將學(xué)生的總成績(jī)計(jì)算出來(lái)，其余的部分需要按照學(xué)生的總成績(jī)開展計(jì)算，只需要在該同學(xué)的總分單元格部分按F4的功能鍵，就能實(shí)現(xiàn)公式復(fù)制的操作。

2 Excel的使用技巧

2.1 復(fù)制圖片

圖片復(fù)制是使用最多的便是使用Print Screen鍵對(duì)屏幕進(jìn)行拷貝，之后在需要使用這個(gè)圖片的軟件當(dāng)中進(jìn)行粘貼。但是，很多情況下由于需要使用的內(nèi)容過多，在一個(gè)屏幕范圍之內(nèi)無(wú)法完全顯示出來(lái)，無(wú)法達(dá)到需要的要求，這時(shí)便無(wú)法在使用這個(gè)功能鍵進(jìn)行操作。Excel的使用當(dāng)中遇到這類問題，可以通過其自帶的復(fù)制圖片功能進(jìn)行解決。操作過程為：以將圖片插入到Word當(dāng)中舉例，先將需要進(jìn)行圖片轉(zhuǎn)換的單元格區(qū)域選定，使其完全處于選中的模式之下，不在一個(gè)屏幕當(dāng)中的內(nèi)容也需要進(jìn)行選定操作。在完成選定操作之后，單擊剪貼板當(dāng)中的粘貼欄下屬的以圖片格式，選擇復(fù)制為圖片，之后便會(huì)彈出一個(gè)對(duì)話框，選擇確定，將界面調(diào)整到Word文檔當(dāng)中，選定光標(biāo)所在的目標(biāo)位置之后，執(zhí)行粘貼便可以完成整個(gè)操作過程。其中，當(dāng)選擇如屏幕所示的外觀時(shí)，那么被粘貼到Word文檔當(dāng)中的圖片便與其在Excel當(dāng)中所現(xiàn)實(shí)的效果一樣；如果選擇如打印效果時(shí)，那么被粘貼到Word文檔當(dāng)中的圖片便與打印出來(lái)的實(shí)際效果一樣。

2.2 使用混合地址設(shè)置格式

應(yīng)用要求，可以在Excel當(dāng)中使用特定的格式，譬如數(shù)據(jù)條、色階以及相應(yīng)的圖標(biāo)等等，用以對(duì)單元格進(jìn)行突出現(xiàn)實(shí)，從而強(qiáng)調(diào)值的異常。這種方式，十分利于進(jìn)行可視化的數(shù)據(jù)效果實(shí)現(xiàn)，在一般的使用中，若為能滿足單元格的使用，先要對(duì)單元格中的格式進(jìn)行設(shè)置操作，但是要知道這種設(shè)置看似十分簡(jiǎn)單，但操作設(shè)置開展期間有很多的困難存在。所以在調(diào)整格式內(nèi)容的時(shí)候，需要重視格式的調(diào)整，因而說這種設(shè)定相對(duì)來(lái)說更顯得容易一些?，F(xiàn)在很多有關(guān)單元格的條件選擇中，需要對(duì)單元格的所有內(nèi)容進(jìn)行簡(jiǎn)單的調(diào)整，使得具體的調(diào)整內(nèi)容很難實(shí)現(xiàn)，在此類狀況下，使用公式來(lái)進(jìn)行整體的數(shù)字加減，能讓計(jì)算機(jī)的結(jié)果更準(zhǔn)確，計(jì)算的方式更便捷，同時(shí)也能在多項(xiàng)單元格相加中做好對(duì)應(yīng)的實(shí)際操作應(yīng)用。能滿足單元格的具體實(shí)現(xiàn)條件。譬如，在教授學(xué)生制作員工工資表的時(shí)候，可以對(duì)員工中實(shí)發(fā)工資小于2000的教師進(jìn)行重點(diǎn)標(biāo)注，用加粗、紅色的字體進(jìn)行著重標(biāo)識(shí)，然后為能讓人第一時(shí)間找到可以使用黃色背景標(biāo)識(shí)顯得醒目。可以通過以下步驟進(jìn)行操作，現(xiàn)需要在條件格式下面所屬的新建規(guī)章欄內(nèi)選擇對(duì)應(yīng)的公式內(nèi)容，對(duì)單元格的選項(xiàng)進(jìn)行內(nèi)容確認(rèn)，特別是編輯對(duì)話框選擇的時(shí)候需要對(duì)其進(jìn)行操作，輸入符號(hào)設(shè)置這一欄。操作者單擊一下實(shí)發(fā)工資項(xiàng)目這部分，能真正的顯示出地址所在，這可以被看成是單元格的絕對(duì)地址，將其改成混合地址，也就出現(xiàn)了絕對(duì)列和相對(duì)列這兩部分。最后再次輸入“<2000”，然后再次單擊“格式”，并將其中的字體用紅色加粗，然后再次確定黃色的背景，最后才算整個(gè)設(shè)置完成。

3 結(jié)束語(yǔ)

Office的辦公軟件是辦公室辦公的首選軟件，原因在于它操作便利，在電腦端、Web端、手機(jī)端均能使用，可以滿足隨時(shí)辦公的需求，讓辦公室的工作效率得到極大的滿足。熟練地掌握Office辦公軟件操作技巧，能在享受辦公室便利性的同時(shí)，滿足其使用價(jià)值。Office辦公軟件的很多功能在具體使用中還沒能完全彰顯出來(lái)，很多功能還需要繼續(xù)開發(fā)，以便于軟件能更好的服務(wù)于辦公室。

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[3]胡國(guó)民.辦公軟件高級(jí)應(yīng)用課堂教學(xué)之我見[J].辦公自動(dòng)化，2014（23）：45-47.

作者單位

河北省南皮職教中心 河北省南皮縣 061500