關于數(shù)字檔案館的思考

楊煥英

摘 要：數(shù)字化發(fā)展的社會脈絡正在不斷推動信息技術的進一步發(fā)展，而科技的發(fā)展又推動了信息化社會的建設。在這一社會背景下，將檔案管理進行數(shù)字化，建設數(shù)字檔案館，正在成為社會發(fā)展的必然要求。為促進信息化建設和現(xiàn)代化的檔案管理，進行數(shù)字檔案館的建設十分重要。本次研究從數(shù)字檔案館的概念和作用入手，分析數(shù)字檔案館建設的必要性，為完善數(shù)字檔案館建設的方案提出理論上的支持。

關鍵詞：數(shù)字檔案館 數(shù)字化 數(shù)字建設 信息資源

中圖分類號：G27 文獻標識碼：A 文章編號：1003-9082（2018）01-00-01

前言

對現(xiàn)代社會的發(fā)展而言，不斷強化信息建設是必然的要求。社會發(fā)展要求檔案館的建設需要進行進一步提高，而數(shù)字檔案館的建設能夠有效地降低檔案管理壓力、提高檔案收納容量，具有比紙質(zhì)檔案管理更加便于管理的特性，是檔案館發(fā)展的必然方向和選擇。因此，不斷完善數(shù)字檔案館的建設方案，能夠有效提高數(shù)字檔案館的建設質(zhì)量，進而不斷加強其建設水平和效果。

一、數(shù)字檔案館

數(shù)字檔案館就是指代能夠?qū)n案進行儲存和管理，方便對檔案信息的利用的一個數(shù)據(jù)空間。它是一個能夠?qū)n案信息資源進行管理、處理和閱讀、查找的信息系統(tǒng)，不僅是數(shù)據(jù)中心和對檔案信息的發(fā)布利用，更能夠?qū)n案通過收集、創(chuàng)建、確認、轉換、存檔、管理、發(fā)布利用的流程進行有序的處理和集成管理[1]。這種方式具有信息組織與傳輸網(wǎng)絡化、服務范圍擴大化、信息資源共享化、信息檢索便捷化等特點，能夠突破傳統(tǒng)業(yè)務管理的限制，促使檔案管理的效果最優(yōu)化，保證檔案信息的真實完整和有序性[2]。

二、數(shù)字檔案館建設的必要性

1.新形式下檔案工作的必要性

檔案工作一致以來都有著數(shù)據(jù)工作量大的問題?，F(xiàn)代已經(jīng)邁入了知識經(jīng)濟、信息社會，檔案數(shù)量正在呈爆炸式的增長。在這一前提下，為保障檔案管理能力得到進一步的提高，進行數(shù)字檔案館的建設具有高度的必要性。數(shù)字檔案館的建立能夠更加簡便地進行檔案信息和數(shù)據(jù)的查詢，其優(yōu)勢更加適應現(xiàn)代社會的發(fā)展方向。

2.有助于提高檔案管理水平

進行數(shù)字檔案館的建設，對檔案管理水平的提高，具有積極的作用。由于現(xiàn)階段網(wǎng)絡技術的不斷發(fā)展，利用網(wǎng)絡信息技術構建起的數(shù)字檔案館更加符合社會發(fā)展的需要，而網(wǎng)絡技術通過關鍵字搜索等方式，能夠更加簡單地展示出資料檢索結果，在進行歸檔、整理和使用時，能夠大量地節(jié)省時間。利用云技術，也能夠?qū)n案信息資料儲存到網(wǎng)絡上，減少了資料丟失、損毀的可能性。另外，利用網(wǎng)絡技術進行的檔案管理，超越了實體的界限，傳遞檔案信息可以只通過網(wǎng)絡進行，使得檔案傳輸更加便捷。數(shù)字檔案的輸入、編寫和修改也比傳統(tǒng)的方式更加便捷，因此能夠起到良好的效果，提高檔案管理水平[3]。

3.有助于提高檔案信息服務質(zhì)量

數(shù)字檔案的建立，也有助于提高檔案信息的服務質(zhì)量。傳統(tǒng)的檔案信息服務過程中，想要找到所需要的信息時，往往需要在浩如煙海的信息庫中進行檢索，但數(shù)字檔案館所提供的信息搜索服務則非常簡單易行，搜索出的信息也更加準確及時。這種信息比傳統(tǒng)的信息檢索和管理方式具有更高的實用性和準確度，能夠在工作中起到更大的作用。而檔案信息質(zhì)量的提高，最終有助于促使公共服務能力的提升，促進資源配置能力的提升，令廣大人民的社會服務需求得到滿足。

三、數(shù)字檔案館的建設方案

進行數(shù)字檔案館建設，需要在遵守國家的法律法規(guī)標準的前提下，進行各方面的準備工作。建立數(shù)字檔案館，首先需要對信息資源進行整合，同時需要避免出現(xiàn)設備和網(wǎng)絡的安全隱患。而保證數(shù)字檔案館的建設質(zhì)量，則需要培養(yǎng)相關的人才、更新管理理念、準備充裕的資金，才能夠令數(shù)字檔案館的建設起到真正有助于提供社會服務的效果。

1.完善數(shù)字檔案信息資源

建設數(shù)字檔案館，首先需要完善信息資源?，F(xiàn)階段在進行數(shù)字檔案館建設中有兩方面的工作，其一是將傳統(tǒng)方式中建立起的紙質(zhì)信息檔案錄入到數(shù)字檔案館中，其二是直接利用數(shù)字檔案館的系統(tǒng)進行新的信息資源錄入。以上兩種方式都是現(xiàn)階段進行數(shù)字檔案信息完善的主要工作，因此需要作為核心工作進行完善和強化。因此，在數(shù)字檔案館建設的過程中，首先需要注意的就是對檔案信息的完善和豐富，注意隨時進行信息資源的補充，同時利用網(wǎng)絡資源，對互聯(lián)網(wǎng)上的信息進行搜集和補充，以強化數(shù)字檔案館在資源上的優(yōu)勢。與此同時，也可以通過加強信息資源開發(fā)的方式，強化信息資源的共享能力，以保證能夠更好地達成對廣大人民的服務能力。

2.保障數(shù)字檔案建設安全

保障數(shù)字檔案的信息安全，需要從兩個方面入手。其一是檔案本身的安全性，其二是網(wǎng)絡平臺的安全性。前者針對的是數(shù)字檔案系統(tǒng)本身的問題，需要構建一個完整有效的、具有高度安全性的數(shù)字檔案管理系統(tǒng)，令其具有較高的完成度和實用性，避免出現(xiàn)系統(tǒng)崩潰、卡Bug、系統(tǒng)本身出現(xiàn)漏洞導致數(shù)據(jù)損壞的情況。另外也需要注意進行信息數(shù)據(jù)的備份，避免當系統(tǒng)出問題時導致數(shù)據(jù)大量丟失。而后者針對的則是與網(wǎng)絡大環(huán)境相連接的情況下，可能會出現(xiàn)的外部問題，需要建立嚴密的防火墻，避免在搜集網(wǎng)絡資料、豐富數(shù)字檔案館的資料庫時，被外部病毒侵入系統(tǒng)內(nèi)部，造成嚴重的系統(tǒng)損害[4]。數(shù)字檔案館在建立的過程中，需要將安全保證放在比較重要的位置上，利用嚴格的管理制度和較高的信息技術水平，保證數(shù)字檔案系統(tǒng)的穩(wěn)定性和可靠性，提高其可控性，同時減少其可能遭受到非法修改的可能性。這樣才能夠進一步保證數(shù)字檔案系統(tǒng)的穩(wěn)定性和應用效果。

3.培養(yǎng)相關建設人才

由于數(shù)字檔案館的建設和維護需要具備較高的信息技術水平，這就意味著對信息技術專業(yè)人員的要求比較高。首先，檔案管理本身就需要工作人員具有比較高的專業(yè)素質(zhì)和知識，而技術上的要求又進一步提高了人力資源的成本。這意味著數(shù)字檔案館的建設過程中，需要具備檔案管理專業(yè)素養(yǎng)、相對較高的信息技術能力和管理能力的復合型工作人員，因此相關人才的培養(yǎng)至關重要。另外，在工作的過程中，工作人員進一步提高自身專業(yè)能力也非常重要。管理人員需要在實際工作的過程中進一步進修，不斷提高自身的工作素養(yǎng)和能力，進一步加強對工作的理解，成為能夠滿足現(xiàn)代數(shù)字檔案館建設要求的復合型人才。

4.更新管理理念

另外，由于新式的數(shù)字檔案管理的理念，與傳統(tǒng)的檔案管理方式有著較大的不同，因此在管理過程中，需要管理人員不斷轉變其管理理念，使之符合數(shù)字檔案館建設的要求。針對數(shù)字檔案館的建立和管理現(xiàn)狀，改變原有的紙質(zhì)檔案管理經(jīng)驗，轉向更加重視檔案管理過程中的信息化進程，加強對系統(tǒng)的開發(fā)和改進，提供更加優(yōu)質(zhì)的服務。另外，也需要針對信息資源的特點，對數(shù)字信息資源進行深入的研究，加強對信息資源的網(wǎng)絡化的理解。對數(shù)字檔案館的管理模式得以更新，才能夠不斷提高信息檔案對社會建設的輔助和服務作用[5]。

5.提供資金支持

最后，在進行數(shù)字檔案館的建設過程中，也需要國家進行大量的資金支持。數(shù)字檔案館的建設立足于現(xiàn)代信息技術之上，對科技水平有比較高的要求，這就意味著在新技術方面的投入較大，購買高新技術的硬件、設施，進行軟件的設計和定期維護升級，建立管理系統(tǒng)并不斷加以改進，這些都需要較大的資金支持。額與此同時，全國范圍內(nèi)的檔案數(shù)據(jù)資料數(shù)量龐大、種類繁雜，將之錄入到計算機系統(tǒng)中，進行檢查、糾錯、核查，也需要大量的人力資源，這一部分的成本支出同樣是比較大的負擔。然而這份投入并不是一次性的，由于信息技術發(fā)展的速度異常迅猛，后期的更新工作同樣是較大的投入。因此，巨大的資金支持是十分必要的。

結論

綜上所述，進行數(shù)字檔案館的建設和發(fā)展，對科技不斷進步和創(chuàng)新，信息化不斷深入發(fā)展的現(xiàn)代社會而言，進行數(shù)字檔案館的建設，是檔案管理的必然發(fā)展方向。數(shù)字檔案館的建設在新形式下檔案工作中具有高度的必要性，有助于提高檔案管理水平，同時有助于提高檔案信息服務質(zhì)量。而針對數(shù)字檔案館的建設方案的構建和改進，對檔案管理效果的提升而言，同樣具有重要的積極意義。通過完善數(shù)字檔案信息資源、保障數(shù)字檔案建設安全、培養(yǎng)相關建設人才，不斷完善數(shù)字檔案館建設條件，提高數(shù)字檔案館的建設質(zhì)量，是新時代進行數(shù)字檔案館建設的必然要求。

參考文獻

[1]張春霞.淺談檔案數(shù)字化建設原則的幾點思考[J].內(nèi)蒙古科技與經(jīng)濟，2017，03（06）：17+19.

[2]丁國莉.關于數(shù)字檔案館建設相關問題的思考[J].黑龍江檔案，2017，05（01）：39.

[3]鄧紅梅.關于企業(yè)數(shù)字檔案館建設的思考[J].檔案天地，2014，11（S1）：111-113.

[4]寇文君.關于數(shù)字檔案館建設的幾點思考[A].新形勢下檔案資源管理服務[C].2014：5.

[5]葛建華.關于企業(yè)數(shù)字檔案館建設的思考[J].蘭臺世界，2013，15（S5）：66-67.