新形勢下醫(yī)院檔案管理現(xiàn)代化問題及應(yīng)對策略

李蕾

[摘 要] 隨著醫(yī)療制度改革的不斷深入，醫(yī)院檔案管理工作如何更好地服務(wù)于醫(yī)療、教學(xué)、科研等工作，成為新時期所面對的新任務(wù)、新課題。傳統(tǒng)的醫(yī)院檔案管理工作體制不健全，存在較多弊端，管理人員管理意識不夠，信息資料的完整性和連續(xù)性難以保證。本文從醫(yī)院檔案管理存在的問題及應(yīng)對策略進行了初步的分析和闡述。

[關(guān)鍵詞] 醫(yī)院；新醫(yī)改；檔案管理；現(xiàn)代化問題；策略

doi ： 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2018. 05. 069

[中圖分類號] G271 [文獻標(biāo)識碼] A [文章編號] 1673 - 0194（2018）05- 0169- 03

0 引 言

醫(yī)院檔案管理作為整個醫(yī)院管理的重要組成部分，如何更好地服務(wù)于醫(yī)療、教學(xué)、科研等工作，成為新時期所要面對的新任務(wù)、新課題。傳統(tǒng)的管理方法與模式存在的問題日益凸顯，加強醫(yī)院檔案管理，使其科學(xué)化，糾正以往的檔案管理的弊端，保證醫(yī)院檔案的完整性和連續(xù)性[1-2]，對醫(yī)院的當(dāng)前運行和未來發(fā)展規(guī)劃有重要的意義。

1 醫(yī)療衛(wèi)生檔案管理的重要意義

（1）醫(yī)療衛(wèi)生檔案可為醫(yī)院可持續(xù)發(fā)展提供動力。醫(yī)療衛(wèi)生檔案是醫(yī)院的一種重要的無形資產(chǎn)，蘊藏著極為豐富的智力資源和極有價值的科研潛力，將醫(yī)療衛(wèi)生檔案貫穿醫(yī)院管理、經(jīng)營、臨床、科研等實踐活動，并完整地記錄、保存，可為醫(yī)院的可持續(xù)發(fā)展提供前進的動力[3]。

（2）醫(yī)療衛(wèi)生檔案是醫(yī)院管理工作的重要信息來源。醫(yī)療衛(wèi)生檔案通過文字、數(shù)據(jù)、表格、影像、彩圖等資料，真實地反映出醫(yī)療、教學(xué)、科研等信息，使瞬間的疾病病例和醫(yī)療過程有了永恒的記錄，為研究疾病的本質(zhì)、準(zhǔn)確尋找疾病的內(nèi)在規(guī)律提供可靠的依據(jù)。

（3）醫(yī)療衛(wèi)生檔案可為醫(yī)院管理提供科學(xué)決策依據(jù)。通過醫(yī)療衛(wèi)生檔案能綜合研究各種常見病、多發(fā)病和疑難病，提高醫(yī)學(xué)診療技術(shù)。通過積累、傳承和利用各種檔案信息資料，有助于提高醫(yī)院管理者的能力和醫(yī)療質(zhì)量水平。

（4）開發(fā)利用檔案能為醫(yī)院發(fā)展提供良好的戰(zhàn)略服務(wù)。醫(yī)療衛(wèi)生檔案可真實反映醫(yī)院建設(shè)與發(fā)展的歷史，開發(fā)利用好醫(yī)療衛(wèi)生檔案，能為醫(yī)院制定長期發(fā)展規(guī)劃戰(zhàn)略和工作目標(biāo)提供翔實的依據(jù)。有了醫(yī)療衛(wèi)生檔案資料的信息支持，才能保障醫(yī)院長久可持續(xù)發(fā)展。

2 新形勢下醫(yī)院檔案管理存在的問題

（1）檔案管理體制不健全。醫(yī)院醫(yī)療設(shè)備檔案管理存在的主要問題，表現(xiàn)為醫(yī)院檔案管理機構(gòu)設(shè)置較散亂，操作標(biāo)準(zhǔn)較低，相關(guān)制度不健全，操作規(guī)范性較差。各部門檔案分開管理，導(dǎo)致數(shù)據(jù)信息重復(fù)率高，既浪費資源，又增加了查找檔案資料的難度，不能實現(xiàn)管理的科學(xué)化[4]。

（2）缺少專業(yè)管理人員。大部分醫(yī)院除了專職檔案管理部門配備少量的專業(yè)人員外，檔案管理人員兼職較多，文化水平差異較大，人員流動性大，各科室檔案無法做到統(tǒng)一管理。兼職人員業(yè)務(wù)水平不高，缺乏專業(yè)精神，導(dǎo)致檔案管理工作效率低下，發(fā)展緩慢，難以創(chuàng)新[5-6]。有的兼職人員法制意識較為薄弱，工作難以做到有法可依，管理效果較差。檔案管理水平仍然停留在經(jīng)驗上，缺乏創(chuàng)新和活力。

（3）檔案管理硬件投入不足。醫(yī)院重視經(jīng)濟效益，不重視檔案管理，沒考慮醫(yī)院衛(wèi)生檔案對醫(yī)院未來的發(fā)展、醫(yī)療經(jīng)驗的傳承、科研工作等多方面的重要性[7]，投入較少，檔案室狹小，設(shè)備陳舊，運用計算機及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)較少，采用手工收集、檢索較多，信息量小，檔案資源開發(fā)和利用不足。

（4）檔案管理不規(guī)范。醫(yī)院檔案分散管理，檔案數(shù)據(jù)收集管理不平衡，手工提取數(shù)據(jù)等傳統(tǒng)管理方式錯誤率較高，難以保證相關(guān)數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性，難以適應(yīng)新形勢新醫(yī)改的發(fā)展趨勢[8]。醫(yī)院不重視檔案完備和更新軟硬件設(shè)施和信息化設(shè)備，檔案記錄管理較差，導(dǎo)致檔案資料收集不全甚至丟失。

（5）檔案重管輕用。許多寶貴的病歷檔案，收集整理保管后就很少利用，浪費了檔案資源。檔案信息資源開發(fā)不足，檔案資料信息不全，查找較困難，不利于檔案價值的發(fā)揮，嚴(yán)重阻礙了醫(yī)院檔案管理的進一步發(fā)展[9-10]。

（6）內(nèi)容歸檔不規(guī)范。許多醫(yī)院沒有統(tǒng)一規(guī)范的檔案管理標(biāo)準(zhǔn)和模式，檔案的收集、歸檔、制作、存儲方面存在極大的不規(guī)范性和隨意性；醫(yī)院根據(jù)自己的需要來收集管理醫(yī)療衛(wèi)生檔案，具有較大的盲目性和隨意性[11]。許多有價值的資料沒有有效收集或損毀、遺失，造成資源的浪費。

（7）檔案管理制度不完善。醫(yī)院檔案管理的制度、職責(zé)以及檢查考核制度不健全，沒有得到及時補充和修訂，沒有統(tǒng)一的檔案管理職責(zé)和流程，缺少對檔案管理工作具體情況檢查考核評價的內(nèi)容、措施，導(dǎo)致檔案資料存在重點不突出、缺項漏項、圖表資料和文字資料不符等現(xiàn)象。

（8）檔案監(jiān)管機制不完善。部分醫(yī)院的檔案管理仍是各個臨床科室分散管理，沒有統(tǒng)一的監(jiān)管機制[12]，不利于檔案的統(tǒng)一規(guī)范管理，難以發(fā)揮檔案信息資源的整體優(yōu)勢，無法保障檔案的信息安全。借閱檔案的人員，不能及時歸還借閱的檔案，造成檔案遺失、破損。

（9）檔案利用率低。傳統(tǒng)的手工查閱方式存在檢索困難、查準(zhǔn)率低等不足。檔案管理措施不到位，檔案移交不及時、收集難度大、管理效率低，甚至出現(xiàn)遺失或損毀，大大降低了醫(yī)院檔案信息的有效利用率[13]。

（10）檔案安全性無法保障。醫(yī)院檔案管理沒有統(tǒng)一監(jiān)管機制，管理存在較大隨意性。醫(yī)院檔案的分散管理，導(dǎo)致檔案資料遺失、錯誤等不安全問題時有發(fā)生。醫(yī)院發(fā)展對提高檔案使用效率的需求，加大了檔案管理工作難度，安全隱患更高，檔案遺失率普遍增加，嚴(yán)重影響了檔案安全性。

3 新形勢下做好醫(yī)院檔案管理工作的策略

（1）健全檔案管理工作體制。各級醫(yī)院要建立科學(xué)的檔案管理體系，將檔案工作作為醫(yī)院發(fā)展的重要內(nèi)容納入重要議事日程，與醫(yī)院業(yè)務(wù)建設(shè)同步規(guī)劃、同步發(fā)展。通過會議、參觀學(xué)習(xí)、典型事例宣傳等形式，大力宣傳檔案工作的重要性，提高醫(yī)院全體人員對檔案工作重要性的認(rèn)識。

（2）建立高素質(zhì)的專業(yè)隊伍。引導(dǎo)檔案管理人員提高對檔案工作的認(rèn)知度，樹立責(zé)任意識；加強專業(yè)知識和崗位培訓(xùn)，建立檔案監(jiān)管、抽查制度和獎懲措施，培養(yǎng)檔案管理人員嚴(yán)肅認(rèn)真的責(zé)任態(tài)度，積極為上門查閱檔案的人員提供熱情的服務(wù)，為醫(yī)學(xué)、科研活動提供各種咨詢服務(wù)。

（3）加大投入。要加大資金投入，更新檔案管理設(shè)備；要引進計算機管理，用計算機儲存整個醫(yī)院的各種業(yè)務(wù)和行政管理檔案，方便使用者及時查找、閱讀，減少檔案存放的空間，擴大信息容量，提高工作效率，增強保密性。

（4）引進現(xiàn)代化檔案管理技術(shù)。對醫(yī)院檔案管理儲存系統(tǒng)進行信息化升級，實現(xiàn)自動編號、自動分配和自動管理功能，避免資源浪費。建立高效的檔案查詢管理系統(tǒng)，提高檔案管理的準(zhǔn)確程度和效率。建立醫(yī)院檔案的銷毀系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案使用保存期限的提醒功能。建立現(xiàn)代電子信息技術(shù)的安全性監(jiān)控系統(tǒng)，對違規(guī)操作進行預(yù)警，杜絕違規(guī)操作問題。

（5）健全檔案管理制度。要根據(jù)醫(yī)院的需要，對各項檔案管理辦法進行修改和補充，使檔案管理制度更加完善和行之有效。如完善檔案的利用及保管，制定檔案保管的期限，制定相應(yīng)的考核和獎懲制度，充分調(diào)動各個科室及檔案管理人員的工作積極性[14]。制定切實可行的管理制度，規(guī)范管理模式，讓醫(yī)院檔案管理真正做到有章可循，有法可依。

（6）提高檔案管理水平。醫(yī)院檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平直接影響醫(yī)院的檔案管理質(zhì)量[15]。強化管理人員的管理意識，重視培養(yǎng)復(fù)合型人才，通過組織業(yè)務(wù)培訓(xùn)、專業(yè)培訓(xùn)、繼續(xù)教育等方法，提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平和業(yè)務(wù)素養(yǎng)。要完善和落實考核、獎懲制度，提高檔案管理人員的法制觀念，使其熱衷于檔案管理工作，創(chuàng)新方法提高檔案管理水平。

（7）重視檔案的開發(fā)利用。檔案管理人員要樹立服務(wù)意識，要多途徑、多渠道地開發(fā)檔案信息資源，更好地為醫(yī)院臨床、醫(yī)療、教學(xué)和科研工作服務(wù)。應(yīng)對信息進行深層次開發(fā)和加工，編寫各種專題匯編，為利用者提供多層次、多方面、真實、準(zhǔn)確的信息。各級醫(yī)院要加強橫向聯(lián)系，實現(xiàn)檔案信息資源共享，滿足醫(yī)療、教學(xué)和科研工作的需求，提高檔案的利用率，充分發(fā)揮其社會效益。

（8）加強檔案的安全保護。要開發(fā)高技術(shù)水平的醫(yī)院檔案管理防護系統(tǒng)，提高醫(yī)院檔案的防火墻技術(shù)，保證醫(yī)院檔案在安全環(huán)境下運行。要加強對檔案數(shù)據(jù)信息的維護工作，管好電子檔案，全面提高檔案信息化水平。

綜上所述，在新醫(yī)改形勢下，要根據(jù)醫(yī)院發(fā)展的實際需要，完善醫(yī)院檔案管理制度，引進先進的檔案管理設(shè)施和方式方法，不斷提高檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)，進一步完善科學(xué)的檔案管理系統(tǒng)，積極探索創(chuàng)新檔案管理的新方法，全面提高檔案管理的科學(xué)發(fā)展水平。

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