探討新形勢下如何推進(jìn)企業(yè)檔案信息化建設(shè)

張 杰，朱傳英

（1.四川省攀枝花市攀鋼集團(tuán)有限公司綜合服務(wù)中心檔案館，攀枝花 617062：2.攀鋼集團(tuán)物貿(mào)公司，攀枝花 617023）

1 完善基礎(chǔ)設(shè)施配備

（1）硬件建設(shè)方面。企業(yè)檔案信息化建設(shè)中尤為重要的一部分是需要將現(xiàn)有檔案進(jìn)行數(shù)字化處理。其中包括紙質(zhì)檔案，如文字、圖片、圖紙等，此外還包括音頻、視頻、網(wǎng)頁等不同數(shù)據(jù)類型的檔案文件。檔案信息的收集、錄入、整理、編制等各個環(huán)節(jié)，都需要利用計(jì)算機(jī)在網(wǎng)絡(luò)上進(jìn)行操作，都離不開先進(jìn)的高科技設(shè)備。所以，在硬件建設(shè)方面，企業(yè)應(yīng)根據(jù)自身的不同需求，配置相應(yīng)的計(jì)算機(jī)、掃描儀等信息處理設(shè)備。

（2）軟件建設(shè)方面。除了優(yōu)化硬件設(shè)施的配置之外，企業(yè)還需要完善檔案管理系統(tǒng)的建設(shè)。目前市場上企業(yè)檔案管理軟件種類繁多，但功能大體相似，不能完全適合每個企業(yè)對于檔案管理的要求。因此，企業(yè)往往缺少具有針對性的檔案管理軟件。企業(yè)可以組織研發(fā)人員根據(jù)自身需求來開發(fā)檔案管理軟件，雖然表面上會增加投入成本，但配備一套實(shí)用的檔案管理系統(tǒng)，對后期的工作將起到事半功倍的作用，更加有利于推進(jìn)企業(yè)檔案檔案信息化建設(shè)工作的發(fā)展。

2 建立檔案信息化標(biāo)準(zhǔn)體系

（1）檔案信息化建設(shè)需要遵循國家標(biāo)準(zhǔn)。企業(yè)檔案信息化建設(shè)需要統(tǒng)一、規(guī)范的規(guī)章制度來保駕護(hù)航。只有在規(guī)范化的制度之下，才能使企業(yè)檔案信息化建設(shè)工作有規(guī)可循，有法可依。盡管目前，相關(guān)部門已出臺文件來保障電子檔案管理工作的順利進(jìn)行，但在現(xiàn)實(shí)中，由于一些企業(yè)沒有嚴(yán)格執(zhí)行國家標(biāo)準(zhǔn)，容易造成重復(fù)建設(shè)或互不兼容的現(xiàn)象。比如，當(dāng)企業(yè)需要更換新的檔案管理信息系統(tǒng)時，可能會由于開發(fā)語言的不同導(dǎo)致先后的數(shù)據(jù)無法融合，頻繁提示出現(xiàn)系統(tǒng)錯誤，這對于企業(yè)檔案信息化建設(shè)進(jìn)程來說是一大阻礙[1]。因此，任何企業(yè)都應(yīng)該在遵守國家標(biāo)準(zhǔn)的基礎(chǔ)上，建立健全自身的檔案信息化標(biāo)準(zhǔn)體系。

（2）建立健全管理制度。建立規(guī)范合理的管理制度對于企業(yè)檔案信息化建設(shè)工作整齊有序的進(jìn)行起到保障作用。規(guī)范合理的管理制度應(yīng)該對關(guān)于檔案管理的部門職能、工作流程、崗位職責(zé)以及注意事項(xiàng)等進(jìn)行明確規(guī)定。

3 建立安全防護(hù)體系

在信息化的時代下，企業(yè)機(jī)密泄露事件時有發(fā)生，將會給企業(yè)帶來難以估量的損失，因此，維護(hù)網(wǎng)絡(luò)信息安全、防止泄密成為每個企業(yè)的必備功課。泄密事件極易發(fā)生在電子文檔的傳輸過程中，所以要保證電子文檔的安全防護(hù)，需要制定完善的電子文檔傳輸程序，利用技術(shù)手段抵御病毒、黑客的入侵。

（1）制定機(jī)密信息保護(hù)制度。對于檔案中的機(jī)密信息，企業(yè)應(yīng)該進(jìn)行進(jìn)行算法加密，嚴(yán)格管理。企業(yè)需要制定機(jī)密信息使用權(quán)限，防止無關(guān)人員隨意接觸。而相關(guān)人員則需要簽訂保密協(xié)議，保證機(jī)密信息不通過人為方式外泄。此外，企業(yè)還應(yīng)該加強(qiáng)對機(jī)密信息的管理，建立識別機(jī)制和退出機(jī)制，對新的機(jī)密信息做到及時更新，同時對過時的機(jī)密信息做到及時清理。

（2）制定信息資源共享制度。企業(yè)檔案信息化建設(shè)可以通過創(chuàng)建檔案信息傳播的共享平臺，提高檔案信息的傳播速度和利用價值。資源共享是企業(yè)檔案信息化建設(shè)工作的重要目標(biāo)，為防止在共享過程中出現(xiàn)泄密現(xiàn)象，企業(yè)需要嚴(yán)格制定規(guī)則，在查詢、復(fù)制、傳輸?shù)确矫嬷贫ǚ旨壷贫?，既要對檔案信息進(jìn)行分級，明確各級的檔案信息的不同傳播范圍，也要對用戶進(jìn)行分級，明確各級用戶的不同訪問權(quán)限。

（3）制定信息審計(jì)制度。企業(yè)還需要成立信息審計(jì)小組，對企業(yè)檔案信息化工作進(jìn)行全程監(jiān)控。為了確保工作的順利進(jìn)行，企業(yè)需要制定規(guī)范的審計(jì)和監(jiān)控流程，以制度來保障小組人員對整個檔案信息管理系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)安全監(jiān)測和準(zhǔn)確評估，對信息泄露風(fēng)險進(jìn)行提前預(yù)警，并提出防范風(fēng)險方案。

4 建立信息化人才隊(duì)伍

（1）接受先進(jìn)的管理理念。企業(yè)檔案信息化作為一種必然發(fā)展趨勢，需要企業(yè)自上而下、從領(lǐng)導(dǎo)到員工從思想意識上作出轉(zhuǎn)變，改變落后和輕視的思想觀念，從內(nèi)心認(rèn)可檔案信息化對企業(yè)發(fā)展起到的重要作用。企業(yè)檔案信息化建設(shè)不是簡單的把紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化管理，而是有其深刻的內(nèi)涵，企業(yè)檔案信息化最終要實(shí)現(xiàn)的目的是，檔案信息資源的網(wǎng)絡(luò)化和共享化。企業(yè)相關(guān)部門應(yīng)該緊緊圍繞檔案信息化的核心價值，對企業(yè)的發(fā)展方向提供數(shù)據(jù)上的參考。

（2）培養(yǎng)專業(yè)管理人才。企業(yè)檔案信息化建設(shè)是一項(xiàng)長期工作，需要檔案管理人員不斷學(xué)習(xí)、不斷提高業(yè)務(wù)素質(zhì)，跟上檔案信息化建設(shè)高速前進(jìn)的腳步。為了建設(shè)一支高素質(zhì)的專業(yè)人才隊(duì)伍，企業(yè)應(yīng)該注重對員工進(jìn)行定期培訓(xùn)。

5 結(jié)束語

檔案信息化建設(shè)是未來發(fā)展的大勢所趨，但也需要一個長期發(fā)展的過程。在配備完善的硬件、軟件設(shè)備的基礎(chǔ)上，需要建立健全管理制度和安全防護(hù)制度，并且建立一支高素質(zhì)的人才隊(duì)伍，為企業(yè)檔案信息化建設(shè)工作順利進(jìn)行提供有力的保障，為促進(jìn)企業(yè)的宏偉發(fā)展打下夯實(shí)的基礎(chǔ)。

[1] 高丹.企業(yè)檔案信息化建設(shè)中存在的問題及改善措施[J].現(xiàn)代國企研究，2016，5（下）.