信息時(shí)代電力企業(yè)電子檔案管理的探討

金彩霞

中圖分類號(hào)：G271 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)：A 文章編號(hào)：1674-1145（2017）12-000-01

摘 要 隨著社會(huì)的快速發(fā)展、科學(xué)技術(shù)的不斷提高，各個(gè)行業(yè)都充滿了機(jī)遇和挑戰(zhàn)。在信息化時(shí)代的背景下，檔案管理作為電力企業(yè)必不可少的組成部分，也應(yīng)該與時(shí)俱進(jìn)。只有引進(jìn)先進(jìn)的信息化管理技術(shù)、優(yōu)化檔案管理中所涉及到的各個(gè)環(huán)節(jié)、完善相應(yīng)的功能模塊，才能推動(dòng)電力企業(yè)的發(fā)展，提高企業(yè)的核心競(jìng)爭(zhēng)力。

關(guān)鍵詞 信息時(shí)代 電力企業(yè) 電子檔案管理

我們所生活的時(shí)代是一個(gè)多元化的信息時(shí)代，隨著互聯(lián)網(wǎng)的日益普及，計(jì)算機(jī)在企業(yè)管理過(guò)程中得到了廣泛的運(yùn)用，大批量電子檔案也因此產(chǎn)生。那么電力企業(yè)在信息化時(shí)代背景下如何運(yùn)用電子檔案管理來(lái)提高企業(yè)的運(yùn)作效率已經(jīng)成為當(dāng)下熱門話題之一。本文就電力企業(yè)電子檔案管理過(guò)程中存在的一些問(wèn)題做出了深刻的分析，并且根據(jù)這些問(wèn)題提出一些相關(guān)措施。

一、信息化時(shí)代背景下電力企業(yè)電子檔案管理中存在的問(wèn)題

（一）企業(yè)相關(guān)人員對(duì)電子檔案管理的認(rèn)識(shí)度不夠

在電力企業(yè)中，領(lǐng)導(dǎo)們通常只注重可以直接給企業(yè)帶來(lái)經(jīng)濟(jì)效益的一些管理，比如銷售管理、客戶關(guān)系管理等，而往往忽視了企業(yè)中看似不重要實(shí)則極為重要的電子檔案管理。電子檔案管理在大多數(shù)人的觀點(diǎn)中只是一個(gè)文職類的工作，與銷售管理及客戶關(guān)系管理不能相提并論。因此，企業(yè)在電子檔案管理中不愿意做過(guò)多的投資。資金的匱乏、人才的稀缺使電子檔案管理一時(shí)間陷入了瓶頸。

（二）電子檔案管理建設(shè)不全面，檔案管理部門缺少技術(shù)性人才

電力企業(yè)信息化建設(shè)不全面嚴(yán)重影響了電子檔案管理。一方面，在現(xiàn)有的一些電力企業(yè)當(dāng)中，信息化比較落后，計(jì)算機(jī)比較陳舊，硬件設(shè)備老化，軟件系統(tǒng)得不到及時(shí)的更新與升級(jí)，這種現(xiàn)象嚴(yán)重降低了電力企業(yè)電子檔案的管理效率。另一方面，電子檔案管理缺少一些技術(shù)性人才。在現(xiàn)有的工作人員當(dāng)中，有的是兼職人員，有的是非專業(yè)人員，他們?cè)跊](méi)有經(jīng)過(guò)系統(tǒng)培訓(xùn)的前提下，只會(huì)一些簡(jiǎn)單的操作，沒(méi)有深層次研究電子檔案管理系統(tǒng)中其他方面的應(yīng)用，從而浪費(fèi)了管理系統(tǒng)中可利用的資源，也大大降低了電子檔案管理的效率。

（三）電子檔案管理存在安全隱患

現(xiàn)階段，電子檔案管理在給電力企業(yè)帶來(lái)便利的同時(shí)在檔案的接收、保存方面也存在著一些安全隱患。比如病毒入侵、惡意修改等安全問(wèn)題。與以往的紙質(zhì)版檔案管理相比，電子檔案管理存在著操作便捷、易讀易改等優(yōu)勢(shì)。但正是因?yàn)殡娮訖n案管理存在易改的優(yōu)勢(shì)，使原有的檔案很容易被修改或者被覆蓋，相關(guān)人員在對(duì)檔案進(jìn)行檢索的過(guò)程中，就無(wú)法確保檔案的真實(shí)性。

二、信息化時(shí)代電力企業(yè)檔案管理措施

（一）電力企業(yè)應(yīng)當(dāng)增強(qiáng)對(duì)電子檔案管理的重視

一項(xiàng)工作只有得到了重視才會(huì)被高效的完成，同理，一種管理，只有得到重視才會(huì)被及時(shí)的完善。企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)該從傳統(tǒng)的檔案管理觀念轉(zhuǎn)變到電子檔案管理觀念，加強(qiáng)對(duì)電子檔案管理的重視，在設(shè)備及人力方面加大投資，在工作過(guò)程中也可以到電子檔案管理部門進(jìn)行參觀考察，及時(shí)解決電子檔案管理過(guò)程中出現(xiàn)的一些問(wèn)題。同時(shí)，領(lǐng)導(dǎo)也可以在管理人員的帶領(lǐng)下完成一些操作，比如通過(guò)員工電子檔案管理平臺(tái)系統(tǒng)對(duì)員工的檔案進(jìn)行查詢、管理、利用等操作，來(lái)感受信息化時(shí)代背景下電子檔案管理給電力企業(yè)辦公帶來(lái)的便利。

（二）全面建設(shè)電子檔案管理、引進(jìn)技術(shù)性人才

在信息化時(shí)代背景下，電子檔案管理工作必須與信息化管理理念相結(jié)合。首先，優(yōu)化檔案管理流程，建立檔案管理平臺(tái)系統(tǒng)，對(duì)檔案管理進(jìn)行詳細(xì)分工，具體分為檔案的收集、檔案的保管、檔案的利用三個(gè)模塊。在檔案接收時(shí)要明確接收日期和接受形式，在檔案保管過(guò)程中，要明確數(shù)據(jù)化保管和利用方式，在檔案資源開(kāi)發(fā)利用時(shí)要明確檔案的開(kāi)發(fā)范圍。其次，在電力企業(yè)傳統(tǒng)的檔案借閱模式中，檔案使用者只能夠去閱覽室進(jìn)行借閱，這種借閱方式不僅消耗時(shí)間，而且借閱效率非常低。為了方便電子檔案的借閱管理，電力企業(yè)應(yīng)該搭建一個(gè)檔案信息局域網(wǎng)管理平臺(tái)，使檔案使用者時(shí)時(shí)刻刻都能夠找到自己所需要的檔案。最后，電力企業(yè)也應(yīng)該建立一支技術(shù)性人才隊(duì)伍以滿足信息化時(shí)代發(fā)展的需求。招聘一些計(jì)算機(jī)、軟件工程、電子技術(shù)等相關(guān)專業(yè)的人員并對(duì)應(yīng)聘人員進(jìn)行技術(shù)方面的考核。為了滿足公司的需要，也可以對(duì)入職人員進(jìn)行相關(guān)培訓(xùn)以提高他們的自身素質(zhì)。作為電子檔案管理者也要以身作則，在管理好電子檔案的同時(shí)也要對(duì)其進(jìn)行深層次的研究，為檔案的高效服務(wù)提供技術(shù)支撐。最后，電力企業(yè)也應(yīng)該為檔案管理人員提供一套可以管理檔案、開(kāi)發(fā)檔案的工具以方便對(duì)員工檔案進(jìn)行信息檢索，提高檔案的利用率，為檔案的使用者提供檔案咨詢服務(wù)能力。

（三）提高電子檔案管理的安全性

在電子檔案管理工作中，其安全性是至關(guān)重要的。提高電子檔案管理的安全性就要做到以下幾點(diǎn)：首先，利用監(jiān)控設(shè)備對(duì)電子檔案管理網(wǎng)絡(luò)運(yùn)行平臺(tái)進(jìn)行監(jiān)控，做到及時(shí)發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，及時(shí)解決，避免原檔案被惡意篡改；其次，對(duì)電子檔案的歸檔實(shí)行認(rèn)真的審核，以確保檔案的完整性和真實(shí)性；最后，管理人員也要及時(shí)更新相關(guān)的軟件，同時(shí)管理人員也要嚴(yán)格規(guī)范自己的操作，以免自己在工作過(guò)程中對(duì)原檔案進(jìn)行無(wú)意識(shí)的修改。

三、結(jié)語(yǔ)

在信息化時(shí)代背景之下，電子檔案管理是影響電力企業(yè)發(fā)展因素之一，只有提高對(duì)電子檔案管理的重視、完善電子檔案信息化管理建設(shè)、引進(jìn)高端技術(shù)人才、為電子檔案管理創(chuàng)造有利的條件，提高檔案管理效率才能使其更高效的為企業(yè)服務(wù)、更好的為企業(yè)創(chuàng)造價(jià)值，從而提高企業(yè)的核心競(jìng)爭(zhēng)力。

參考文獻(xiàn)：

[1] 張宇.電力行業(yè)檔案管理系統(tǒng)的設(shè)計(jì)與實(shí)現(xiàn)[D].北京工業(yè)大學(xué)，2014.

[2] 黃曉琴.電子信息技術(shù)在電力企業(yè)檔案管理中的應(yīng)用[J].現(xiàn)代國(guó)企研究，2015（24）：101.