基于OA的ERP系統(tǒng)信息集成

許佳

摘要：OA，以前常叫無紙化辦公，現(xiàn)在大多叫辦公自動化。ERP是一種在企業(yè)管理中應(yīng)用較先進(jìn)成功的管理模式，企業(yè)借助ERP，可使其管理水平上升到一個(gè)高度。OA與ERP系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)集成后，可實(shí)現(xiàn)以開放體系結(jié)構(gòu)為目標(biāo)，在更廣的范圍內(nèi)，靈活地與其它軟件集成，也使OA在信息化的發(fā)展之路上邁開更大的步伐。數(shù)據(jù)是OA和ERP系統(tǒng)整合的核心，當(dāng)今企業(yè)的信息化建設(shè)在協(xié)同辦公中顯得越來越重要，為消除企業(yè)資源浪費(fèi)、信息孤島等現(xiàn)象，實(shí)現(xiàn)資源高度共享，成為了信息化的主要方向。

關(guān)鍵詞：OA；ERP；系統(tǒng)整合；開放體系；資源高度共享；信息化

中圖分類號：TP315 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A 文章編號：1009-3044（2018）04-0250-02

Information Integration of ERP System Based on OA

XU Jia

（Shanghai China Maritime Museum， Shanghai 201306， China）

Abstract： OA， formerly called paperless office， is now mostly called office automation. ERP is a more advanced and successful management model in enterprise management. With the help of ERP， the enterprise can raise its management level to a high level. The integration of OA and ERP system can achieve the goal of open architecture， and flexibly integrate with other software in a wider range， and also make OA take a larger step in the development of information technology. Data is the core of the integration of OA and ERP system. Nowadays， the information construction of enterprises is becoming more and more important in collaborative office. In order to eliminate the phenomenon of resource wasting， information isolated island and so on， it has become the main direction of informatization.

Key words： OA； ERP； System integration； open system； high sharing of resources； information technology

1 OA概述

OA是信息化管理的基礎(chǔ)，也可以說是企業(yè)信息化的基石。從目前企業(yè)信息化的程度來看，在企業(yè)中應(yīng)用OA可以實(shí)現(xiàn)單位內(nèi)部信息發(fā)布和交流，這大大提高了員工的工作效率，對于提高組織管理的科學(xué)化和規(guī)范化也有著明顯的成效。

OA的定位正隨著用戶需求的變化而不斷向著綜合性，管理型的系統(tǒng)變化。以前的辦公流程我們可以單純地理解為是幾臺復(fù)印機(jī)，傳真機(jī)在處理著文件的復(fù)制和周轉(zhuǎn)，手工處理那些繁雜、重復(fù)的文件。而進(jìn)入了辦公自動化之后，改變了過去復(fù)雜、低效的手工辦公方式，以網(wǎng)絡(luò)為基礎(chǔ)，以計(jì)算機(jī)為中心，基于工作流的概念，采用一系列現(xiàn)代化的辦公設(shè)備和通訊工具使內(nèi)部工作人員快捷高效地處理各類事務(wù)，對內(nèi)架起一個(gè)溝通的橋梁，對外開辟一個(gè)聯(lián)系的渠道。

單位投入使用了OA，為工作人員創(chuàng)造了優(yōu)良的集成化辦公環(huán)境，為單位組織的信息化建設(shè)和業(yè)務(wù)的蓬勃發(fā)展提供了有利的平臺。OA已能初步滿足我們?nèi)粘５霓k公需求，有功能多樣、界面友好、操作簡便、維護(hù)方便等特點(diǎn)?？蓪?shí)現(xiàn)的功能：信息瀏覽、公文流轉(zhuǎn)、用車申請、內(nèi)部郵箱、日程安排、檔案整理、會議室預(yù)定和設(shè)備報(bào)修等。

OA系統(tǒng)為我們?nèi)粘＾k公事務(wù)實(shí)現(xiàn)了自動化，提供了即時(shí)消息，知識共享、互相交流與學(xué)習(xí)的良好平臺。系統(tǒng)中公文流轉(zhuǎn)、用車管理、會議室管理采用工作流技術(shù)，也正是這技術(shù)構(gòu)成了OA的核心，在網(wǎng)上完成審批流程，改變了傳統(tǒng)的紙質(zhì)公文流轉(zhuǎn)模式，無需工作人員奔走各級部門，使單位內(nèi)外部的收發(fā)文、文件審批，車輛和會議室申請實(shí)現(xiàn)了無紙化，規(guī)范了審批流程。

當(dāng)OA越來越趨于成熟化，它的功能也會慢慢地被挖掘。其實(shí)OA遠(yuǎn)不止我們現(xiàn)在所使用的這些功能，它還可以實(shí)現(xiàn)模塊：人事管理、財(cái)務(wù)管理、資產(chǎn)管理、圖書管理、辦公用品管理、視頻會議等。要使OA實(shí)現(xiàn)更多的功能，必要時(shí)需要整合不同的系統(tǒng)，和其他系統(tǒng)進(jìn)行數(shù)據(jù)整合，生成各種統(tǒng)計(jì)報(bào)表，達(dá)到數(shù)據(jù)共享的目的。

2 OA和ERP系統(tǒng)的整合

ERP（Enterprise Resource Planning），是指企業(yè)對已有資源進(jìn)行重新規(guī)劃，ERP是當(dāng)今國際上較流行的企業(yè)管理模式，需要運(yùn)用信息技術(shù)等手段，對企業(yè)資源進(jìn)行系統(tǒng)管理，所以說是信息技術(shù)和現(xiàn)代管理思想的統(tǒng)一，跨越傳統(tǒng)企業(yè)邊界，為實(shí)現(xiàn)企業(yè)的經(jīng)營目的而運(yùn)行的一套管理工具。

ERP是以業(yè)務(wù)邏輯和數(shù)據(jù)為核心，來完成企業(yè)系統(tǒng)的數(shù)據(jù)流通過程。相信很多有過ERP系統(tǒng)使用或維護(hù)經(jīng)驗(yàn)的人在使用OA后會產(chǎn)生這樣的疑問：OA與ERP軟件所能提供的功能是否有相似之處？那OA是否可以被ERP系統(tǒng)來替代呢？這兩者存在著聯(lián)系和區(qū)別?？梢赃@樣來說，兩者之間的聯(lián)系都是屬于信息化的產(chǎn)品。OA側(cè)重于辦公管理，ERP系統(tǒng)則側(cè)重于業(yè)務(wù)管理，大多被使用在生產(chǎn)制造企業(yè)居多，但是這兩者可以集成的話，可以減少許多管理的漏洞和死角。但是目前，OA相比龐大的ERP系統(tǒng)來說，是一個(gè)投入不大、操作簡單、便于維護(hù)的系統(tǒng)。

事實(shí)上，OA也正是向著更高、更深的層次發(fā)展，它從基本的信息發(fā)布、公文審批、文件管理到數(shù)據(jù)整合，功能自定義等不斷地在滿足著單位和用戶的綜合性需求。然而，ERP系統(tǒng)的確是個(gè)非常好用，擴(kuò)展性能極強(qiáng)的系統(tǒng)，甚至可以包括OA的管理范圍，也是挖掘內(nèi)部業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)的高手，從財(cái)務(wù)管理，采購管理，利潤管理，物品進(jìn)銷存等方面出發(fā)可以提供一個(gè)完整的，以客戶為中心的電子商務(wù)解決方案。我們可以考慮利用ERP系統(tǒng)與OA的集成，實(shí)現(xiàn)辦公自動化與管理協(xié)同，辦公與營銷結(jié)合的目的。 OA可以實(shí)現(xiàn)有關(guān)支付流程的審批，ERP系統(tǒng)形成發(fā)票，完成數(shù)據(jù)的處理和統(tǒng)計(jì)工作，使兩者融合協(xié)同，互為促進(jìn)。

ERP系統(tǒng)有它的缺點(diǎn)，就是個(gè)性化太少，在流程管理方面有時(shí)有點(diǎn)固化，往往需要二次開發(fā)才能滿足當(dāng)今企業(yè)復(fù)雜的工作流要求，二次開發(fā)又需要大量的專業(yè)人才隊(duì)伍，且開發(fā)技術(shù)方面難度較大，企業(yè)的運(yùn)維成本也相當(dāng)?shù)母摺A在這方面較有優(yōu)勢，它雖然不適合來管理大型企業(yè)的業(yè)務(wù)流程，但它有較高的靈活性和交互性，較適合應(yīng)用于企業(yè)的工作流中。兩者整合將很好地解決和彌補(bǔ)各自的劣勢。

ERP系統(tǒng)和OA整合后，可以將資源共享的優(yōu)勢發(fā)揮到最大，達(dá)到整合軟件服務(wù)和實(shí)現(xiàn)松耦合的集成化。使得ERP的每個(gè)功能業(yè)務(wù)通過工作流的模式靈活地進(jìn)行活動：

1） 實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)資源的共享，OA將調(diào)用ERP系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)，ERP系統(tǒng)也能得到OA發(fā)來的反饋信息。

2） 高效、實(shí)時(shí)傳輸數(shù)據(jù)，在系統(tǒng)內(nèi)部自動形成數(shù)據(jù)的加工過程，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)的及時(shí)性和完整性。

3） 統(tǒng)一管理系統(tǒng)賬戶權(quán)限，嚴(yán)格管控系統(tǒng)安全性。

4） 提高系統(tǒng)中各報(bào)表數(shù)據(jù)的完整性和精確度，使得OA和ERP系統(tǒng)中的各類數(shù)據(jù)來自于同一數(shù)據(jù)庫。

3 整合后的OA開放體系結(jié)構(gòu)維護(hù)

談完了上述有關(guān)OA與ERP系統(tǒng)集成的問題后，也不能忽視OA本身的“根基”作用。OA是以開放體系結(jié)構(gòu)為目標(biāo)，同時(shí)追求系統(tǒng)的可擴(kuò)展性，有著易集成、模塊化的結(jié)構(gòu)設(shè)計(jì)特性，同時(shí)保證每個(gè)模塊在功能上是獨(dú)立的，這會便于系統(tǒng)日后的升級與擴(kuò)展，為技術(shù)維護(hù)人員提供方便的二次開發(fā)平臺。在日常的維護(hù)中我覺得需要做到：

1） 熟悉系統(tǒng)的框架與結(jié)構(gòu)設(shè)計(jì)，包括系統(tǒng)采用的架構(gòu)模式、軟硬件配置、組件技術(shù)、開發(fā)語言等。熟悉現(xiàn)有系統(tǒng)的業(yè)務(wù)功能，在需求調(diào)研階段，提前考慮到企業(yè)內(nèi)部存在的不斷增長的新的業(yè)務(wù)需求，預(yù)留以后的功能擴(kuò)展，定期優(yōu)化現(xiàn)有模塊。

2） 遵循安全的、可管理、可持續(xù)發(fā)展的標(biāo)準(zhǔn)，合理制定組織架構(gòu)的變化調(diào)整、用戶的增刪該維護(hù)規(guī)范。

3） 做好系統(tǒng)的備份工作，定時(shí)備份數(shù)據(jù)、系統(tǒng)原代碼、日志，現(xiàn)已做到數(shù)據(jù)庫自動備份、代碼定期備份的要求。同時(shí)制定數(shù)據(jù)災(zāi)難恢復(fù)方案，確保災(zāi)難發(fā)生時(shí)導(dǎo)致的損失最小。

4） 做好網(wǎng)絡(luò)安全防護(hù)，盡管現(xiàn)在外網(wǎng)和內(nèi)網(wǎng)已實(shí)現(xiàn)物理隔離，仍需采取積極措施隔離互聯(lián)網(wǎng)帶來的潛在危險(xiǎn)。從防火墻、操作系統(tǒng)、數(shù)據(jù)保密性、OA安全性設(shè)計(jì)等方面出發(fā)保證系統(tǒng)運(yùn)行正常。單位內(nèi)部全部使用正版軟件，內(nèi)網(wǎng)建立自動補(bǔ)丁分發(fā)、系統(tǒng)升級，主動發(fā)現(xiàn)、修復(fù)系統(tǒng)安全漏洞和隱患。

4 結(jié)束語

企業(yè)的ERP數(shù)據(jù)在OA運(yùn)用中實(shí)現(xiàn)了流轉(zhuǎn)和交換，集成后的系統(tǒng)為數(shù)據(jù)在傳輸過程中提供了便利和及時(shí)性；為領(lǐng)導(dǎo)的審批操作帶來了便捷和高效；全面提升了單位員工的辦事效率；給系統(tǒng)開發(fā)人員帶來方便。

在企業(yè)的信息化之路中，OA實(shí)現(xiàn)了單位內(nèi)部信息的共享，提高了單位信息化建設(shè)的效率。未來OA發(fā)展的前景也將十分廣闊，將更強(qiáng)調(diào)人性化，注重實(shí)用性、安全性、穩(wěn)定性、開放性、集成性。讓OA可以在更廣的范圍內(nèi)，靈活地與其它軟件集成，在信息化的發(fā)展之路上邁開更大的步伐。

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