如何推進(jìn)機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理工作規(guī)范化標(biāo)準(zhǔn)化

李汪芯

摘要：機(jī)關(guān)事業(yè)單位的檔案管理工作對(duì)該單位的正常運(yùn)行起著至關(guān)重要的作用。本研究就其檔案的管理工作中實(shí)現(xiàn)規(guī)范化以及標(biāo)準(zhǔn)化中存在的三個(gè)主要問題進(jìn)行探討，并結(jié)合其問題對(duì)實(shí)現(xiàn)檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化以及規(guī)范化的措施進(jìn)行了討論，旨在為檔案管理人員提供參考。

關(guān)鍵詞：檔案管理;人才隊(duì)伍;機(jī)關(guān)事業(yè)單位

我國(guó)社會(huì)經(jīng)濟(jì)水平不斷發(fā)展的過程中，機(jī)關(guān)事業(yè)單位在經(jīng)濟(jì)建設(shè)的過程中起著至關(guān)重要的作用。機(jī)關(guān)事業(yè)單位在進(jìn)行管理的過程中，對(duì)用人的檔案管理是其中重要的工作內(nèi)容之一，檔案管理的規(guī)范化能夠提高管理人員的工作效率，對(duì)機(jī)關(guān)事業(yè)單位能夠正常穩(wěn)定的發(fā)展起著保障的作用。但是機(jī)關(guān)事業(yè)單位在發(fā)展與運(yùn)行的過程中，往往忽略了檔案管理工作的重要性，在進(jìn)行檔案管理的過程中由于其管理人員的思維與管理方法受到傳統(tǒng)的管理方案的影響，使其在進(jìn)行檔案管理的過程中不能很好地與先進(jìn)的技術(shù)和手段相結(jié)合，使事業(yè)機(jī)關(guān)單位的檔案管理工作更加地規(guī)范化以及標(biāo)準(zhǔn)化，因此本研究將圍繞該工作如何實(shí)現(xiàn)管理的規(guī)范化以及標(biāo)準(zhǔn)化進(jìn)行探討。

一、機(jī)關(guān)事業(yè)單位在開展與落實(shí)檔案管理中的主要問題分析

（一）機(jī)關(guān)事業(yè)單位在單位檔案管理制度不合理

我國(guó)機(jī)關(guān)事業(yè)單位在進(jìn)行檔案管理工作的過程中，往往只是將檔案管理的人員一同負(fù)責(zé)檔案的管理工作，其檔案管理工作往往不能落實(shí)到具體的檔案管理人員身上。這就直接體現(xiàn)了其檔案管理工作的管理制度在建設(shè)上存在著明顯的不足，而管理制度的不合理直接影響了檔案管理的工作效率，在檔案調(diào)度過程中出現(xiàn)問題時(shí)其管理人員不能將該問題落實(shí)到具體人員身上，且在檔案管理工作中由于未能對(duì)其工作職責(zé)進(jìn)行安排，因此容易出現(xiàn)管理人員不作為的現(xiàn)象，進(jìn)而影響檔案管理工作的有效落實(shí)。

（二）機(jī)關(guān)事業(yè)單位的檔案管理方法落后

現(xiàn)階段，我國(guó)機(jī)關(guān)事業(yè)單位在開展對(duì)其單位的檔案管理工作時(shí)，往往采取的是傳統(tǒng)的檔案管理方法，且檔案的資料一般為紙質(zhì)檔案，檔案管理人員需要按照一定的周期對(duì)檔案館中的檔案材料進(jìn)行整理與分類，整理的周期一般為一個(gè)星期或者半個(gè)月，其分類的方式一般是以檔案建立的時(shí)間或者按照不同的內(nèi)容進(jìn)行檔案的分類管理，而該過程一般需要檔案管理人員每個(gè)周期空出一天的時(shí)間來完成，而隨著檔案館的檔案材料的不斷增加，其不同的檔案管理人員的管理習(xí)慣不同，在檔案查詢以及使用的過程中，一般需要檔案管理人員對(duì)檔案進(jìn)行長(zhǎng)時(shí)間的重復(fù)性的查閱，影響其管理的有效性。

（三）檔案管理工作人員的專業(yè)素養(yǎng)不足，領(lǐng)導(dǎo)及檔案管理人對(duì)該管理工作的不重視

機(jī)關(guān)事業(yè)的檔案管理人員在該機(jī)關(guān)的內(nèi)部由于其工作性質(zhì)一般在幕后，其工作人員往往是從其他的行政管理部門的工作人員進(jìn)行的平行調(diào)動(dòng)，因此，其檔案管理人員一般沒有經(jīng)歷過專業(yè)的檔案管理相關(guān)的專業(yè)培訓(xùn)，該管理人員在落實(shí)相關(guān)工作時(shí)往往缺乏相應(yīng)的知識(shí)，其管理的工作缺乏系統(tǒng)性。且由于檔案管理對(duì)事業(yè)機(jī)關(guān)單位在表面上看其作用不是很明顯，機(jī)關(guān)事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)層的管理人員往往不能對(duì)其單位內(nèi)部檔案管理工作形成一個(gè)正確的認(rèn)知，因此，該工作的重要性往往被忽略。

二、機(jī)關(guān)事業(yè)單位提高其檔案管理工作有效性的措施分析

（一） 完善事業(yè)機(jī)關(guān)單位的檔案管理的管理制度

為了進(jìn)一步促進(jìn)事業(yè)機(jī)關(guān)單位在高效、高質(zhì)量地落實(shí)檔案管理工作，使該工作能夠?qū)崿F(xiàn)規(guī)范化以及標(biāo)準(zhǔn)化，事業(yè)單位在對(duì)其進(jìn)行管理時(shí)首先應(yīng)該對(duì)其管理的制度進(jìn)行針對(duì)性的優(yōu)化以及完善。其制度的完善過程中，要對(duì)其檔案管理工作現(xiàn)階段的工作內(nèi)容進(jìn)行充分地了解與調(diào)查，并對(duì)其檔案管理工作人員的情況進(jìn)行詳細(xì)地統(tǒng)計(jì)，結(jié)合檔案的實(shí)際情況，將其工作內(nèi)容與職責(zé)進(jìn)行有效地劃分，使每個(gè)工作人員都能明確自身的責(zé)任，在檔案管理過程中出現(xiàn)問題的情況下，能將該問題明確到個(gè)人。將職責(zé)進(jìn)行明確的劃分之后，能夠有效地避免工作內(nèi)容的重復(fù)，進(jìn)而提高其檔案管理的有效性，促進(jìn)管理工作的規(guī)范化以及標(biāo)準(zhǔn)化。

（二）引進(jìn)先進(jìn)的檔案管理技術(shù)實(shí)現(xiàn)該工作開展的規(guī)范化與標(biāo)準(zhǔn)化

機(jī)關(guān)事業(yè)單位在進(jìn)行檔案管理的工作中，其管理的本質(zhì)是工作人員的信息數(shù)據(jù)，在傳統(tǒng)的檔案管理過程中，其紙質(zhì)的檔案在管理的過程中不僅受到其材料的限制，對(duì)每一個(gè)檔案信息的查找效率相對(duì)低下、因此為了促進(jìn)該問題的有效解決，需要其管理人員引入新的管理手段，將其檔案的信息采用計(jì)算機(jī)的技術(shù)手段進(jìn)行數(shù)字化的管理與備份，并且將該檔案的位置按照相關(guān)的管理系統(tǒng)進(jìn)行檔案的分類管理，因此，檔案管理人員在查找對(duì)應(yīng)人員的檔案信息時(shí)，可以直接采用檔案管理數(shù)據(jù)系統(tǒng)的任務(wù)管理器進(jìn)行搜索，其檔案查找的速度能夠得到顯著地提升，并且數(shù)字化的檔案在調(diào)度的過程中，避免了人為原因造成的檔案丟失，對(duì)其工作人員檔案的安全性提供了有效地保障。

（三）提高檔案管理的重視程度，加強(qiáng)對(duì)管理人員人才隊(duì)伍的建設(shè)

機(jī)關(guān)事業(yè)單位的管理人員，要充分地認(rèn)識(shí)到檔案管理工作對(duì)該機(jī)關(guān)單位正常運(yùn)行的重要性。事業(yè)機(jī)關(guān)單位的檔案館中保存了該單位所有工作人員的各種信息數(shù)據(jù)，是該工作人員工作過程中各種人事變動(dòng)的重要依據(jù)之一，對(duì)其今后的發(fā)展有著重要的意義。因此，管理人員要不斷加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員人才隊(duì)伍的建設(shè)，人才隊(duì)伍建設(shè)的兩個(gè)手段分別為，引進(jìn)具備相關(guān)專業(yè)知識(shí)的專業(yè)人才，促進(jìn)其人才隊(duì)伍的建設(shè)。其次，對(duì)在崗的檔案管理人員進(jìn)行專業(yè)的培訓(xùn)，提高其檔案管理的專業(yè)知識(shí)，并對(duì)其管理人員展開定期的考核，確保其專業(yè)知識(shí)學(xué)習(xí)的有效性，進(jìn)而不斷促進(jìn)其人才隊(duì)伍的建設(shè)，促進(jìn)其檔案管理工作的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。

三、結(jié)語

機(jī)關(guān)事業(yè)的管理人員要充分地認(rèn)識(shí)到對(duì)其單位內(nèi)部的檔案管理的重要性，結(jié)合其管理工作開展中存在的問題，對(duì)其工作的管理制度進(jìn)行針對(duì)性地制定與完善，使工作職責(zé)能夠有效地落實(shí)到具體的工作人員身上，提高其工作的效率。另外，該機(jī)關(guān)事業(yè)單位要加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員人才隊(duì)伍的建設(shè)，引進(jìn)新的管理技術(shù)及手段，提高及管理的速率，實(shí)現(xiàn)檔案管理的規(guī)范化以及標(biāo)準(zhǔn)化。

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