淺析人力資源信息系統(tǒng)管理的現(xiàn)狀和對人力資源未來發(fā)展方向的影響

李穎娟

摘要:企業(yè)人力資源管理信息化建設(shè),應(yīng)根據(jù)企業(yè)自身現(xiàn)有條件和企業(yè)各個層面的需求綜合分析,使人力資源管理信息化適應(yīng)企業(yè)自身發(fā)展的需要。未來人力資源發(fā)展的重要趨勢之一就是基于網(wǎng)絡(luò)的人力資源信息系統(tǒng)HRIS的發(fā)展。本文首先分析 HRIS(人力資源信息系統(tǒng))存在的現(xiàn)狀,在此基礎(chǔ)上,探討HRIS對人力資源專業(yè)人士、管理者與普通員工的影響,由此引出HRIS對人力資源未來發(fā)展方向轉(zhuǎn)變的影響,并提出相應(yīng)的建議。

關(guān)鍵詞:人力資源信息系統(tǒng) 現(xiàn)狀 未來發(fā)展方向 影響

21世紀(jì),人類進(jìn)入了一個以知識為主宰的全新經(jīng)濟(jì)時代。知識及知識管理日益成為企業(yè)核心競爭力的內(nèi)核,人力資源管理也正經(jīng)歷著前所未有的挑戰(zhàn)與沖擊,呈現(xiàn)出一些新趨勢,其中實(shí)現(xiàn)人力資源管理的全面信息化就是重要的發(fā)展方向。

一、實(shí)現(xiàn)企業(yè)人力資源管理信息化的意義

人力資源管理信息化是綜合應(yīng)用計算機(jī)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù),融合科學(xué)的管理方法,輔助人力資源管理從業(yè)人員完成信息管理和完善管理職能的應(yīng)用系統(tǒng)。信息化人力資源系統(tǒng)以互聯(lián)網(wǎng)或企業(yè)局域網(wǎng)為平臺,以數(shù)據(jù)庫技術(shù)為核心,以人力資源管理軟件為手段,其功能不僅囊括了人力資源管理工作的核心內(nèi)容,如員工招聘、員工考勤、薪酬管理、員工培訓(xùn)等,而且將人力資源規(guī)劃、繼任計劃、個人職業(yè)發(fā)展規(guī)劃以及績效管理與核心能力管理等成為人力資源信息化管理推進(jìn)的重點(diǎn),使人力資源管理成為企業(yè)戰(zhàn)略管理的重要組成部分,為企業(yè)的可持續(xù)發(fā)展提供強(qiáng)有力的基礎(chǔ)。人力資源信息化系統(tǒng)的應(yīng)用不僅使人力資源工作者從繁雜重復(fù)的事務(wù)性工作中解脫出來,大大提高了工作效率,而且促進(jìn)了部門之間的溝通和聯(lián)系,人力資源信息化系統(tǒng)是電子商務(wù)和電子政務(wù)的重要組成部分,提高了企業(yè)管理信息化的整體水平。

二、企業(yè)人力資源管理信息化建設(shè)的目標(biāo)

人力資源管理信息化是企業(yè)整體信息化建設(shè)的重要組成部分,企業(yè)信息化的趨勢促進(jìn)了人力資源管理信息化的實(shí)現(xiàn),反過來人力資源管理信息化又加快了企業(yè)信息化的步伐。

實(shí)現(xiàn)人力資源管理信息化要求企業(yè)具備良好的技術(shù)環(huán)境和人員環(huán)境。所謂技術(shù)環(huán)境是指搭建人力資源管理信息平臺的設(shè)備環(huán)境,包括網(wǎng)絡(luò)環(huán)境的完善;人員環(huán)境是指操作、使用、維護(hù)信息系統(tǒng)的人員隊(duì)伍。設(shè)備環(huán)境的構(gòu)建有賴于企業(yè)原有信息基礎(chǔ)建設(shè)的情況,如果企業(yè)信息化基礎(chǔ)建設(shè)相對完備,信息化人力資源管理的實(shí)現(xiàn)將推動企業(yè)全面信息化基礎(chǔ)建設(shè)的完善,這時企業(yè)的工作重點(diǎn)是信息化整體的構(gòu)建,使人力資源管理信息系統(tǒng)可以與企業(yè)的其他信息系統(tǒng)銜接,使企業(yè)的信息系統(tǒng)更加完備。當(dāng)企業(yè)的信息化基礎(chǔ)建設(shè)比較薄弱的時候,實(shí)現(xiàn)信息化人力資源管理,可以重新對企業(yè)的整體信息化建設(shè)進(jìn)行布局,通過實(shí)施信息化人力資源管理帶動企業(yè)其他信息系統(tǒng)的構(gòu)建與實(shí)現(xiàn)。

三、企業(yè)人力資源管理信息化建設(shè)的現(xiàn)狀

事實(shí)上,國內(nèi)真正對人力資源管理信息化建設(shè)有深入研究的專家學(xué)者并不多,主要原因是懂人力資源的專業(yè)者大多非技術(shù)出身,專業(yè)的信息科技研發(fā)人員不懂人力資源。一方面,人力資源專業(yè)出身的不善于使用信息科技來提高行政效率,只知道依照原來的工作流程,將人工操作照搬到計算機(jī)上進(jìn)行作業(yè)。另一方面,專業(yè)的信息科技研發(fā)人員不知道人力資源的人員到底需要什么,更不知道兩者之間應(yīng)該如何串聯(lián)。因此,在進(jìn)行人力資源信息化建設(shè)時,由于兩者之間的專業(yè)領(lǐng)域南轅北轍,存在著一道難以逾越的鴻溝。

第一,不是所有的員工和管理者都會歡迎人力資源信息系統(tǒng)Human Resource Information System(簡稱為HRIS),接受這種變革。原因之一在于普通員工和管理者可能會面臨更多的工作和責(zé)任。在他們看來,人力資源部是在推卸責(zé)任。另一個原因是普通員工也許會被要求接受技術(shù)培訓(xùn),這讓普通員工感覺到更為沉重的壓力。

第二,員工和管理者很少與人力資源專業(yè)人士聯(lián)系,盡管看上去他們之間交流很方便。事實(shí)上,由于業(yè)務(wù)的外包,可能會由電話中心的代表來回答員工的問題,而這些代表甚至不是公司的雇員;員工的信息甚至可能是從語音機(jī)上獲得的,而回答的聲音則是電腦生成的。溝通似乎方便了,但交流的本質(zhì)在一定程度上發(fā)生了變化。

第三,人力資源部門會比以前更小,同時人力資源專業(yè)人士可能正在實(shí)施并運(yùn)用新技術(shù),因?yàn)閭鹘y(tǒng)的交易處理任務(wù)是自動的或外包的。比如,組織將不再需要客戶的分?jǐn)?shù)來記錄信息以及填寫進(jìn)程表。根據(jù)2000年人力資源自我服務(wù)的調(diào)查研究,有自我服務(wù)系統(tǒng)的公司每151個員工需要一個人力資源代表,而沒有這個系統(tǒng)的公司每個人力資源代表只能服務(wù)99個員工。

第四,許多公司外包一定的人力資源功能,目的是減少人力資源的成本,提高人力資源技術(shù),并要求更好的服務(wù)。根據(jù)Gartner組織的報告,人力資源的外包市場也許會增加近3倍,從2001年的260億美元漲到2005年的760億美元。這意味著很多目前在企業(yè)內(nèi)部就可以完成的人力資源工作將會由專門的組織來完成。但是,相應(yīng)的風(fēng)險,尤其是推動內(nèi)部特點(diǎn)的風(fēng)險,依然是存在的,而且是明顯的,因?yàn)檫@可能會導(dǎo)致企業(yè)喪失關(guān)鍵的人力資源競爭能力。

第五,基于網(wǎng)絡(luò)的HRIS可能使員工染上“信息癮”,甚至員工會濫用網(wǎng)絡(luò)。比如,他們花幾小時的時間查網(wǎng)頁,發(fā)郵件或上網(wǎng),而員工本可以利用這些時間做相應(yīng)的增值工作。

第六,盡管系統(tǒng)供應(yīng)商會提供高安全性,但人力資源專業(yè)人士同樣應(yīng)該關(guān)注安全問題,因?yàn)樵絹碓蕉嗟膯T工利用網(wǎng)絡(luò)搜尋人力資源信息。組織必須制定適當(dāng)?shù)陌踩绦騺肀Ｗo(hù)個人數(shù)據(jù)。例如,不被黑客或外界的人攻擊,即便是以前的雇員也應(yīng)該被有效地保護(hù)。

關(guān)于HRIS的技術(shù)革命帶著潛在的危險,基于網(wǎng)絡(luò)的HRIS的現(xiàn)狀也不是完全樂觀的,這對人力資源專業(yè)人士也是一種挑戰(zhàn),人力資源從業(yè)者尤其是這些專業(yè)人士在企業(yè)中應(yīng)扮演什么樣的角色也是一個值得思考的問題。

國外的研究資料及相關(guān)報道一致指出,人力資源的電子化(E化)將是未來人力資源發(fā)展的重要趨勢之一,簡單地定義人力資源信息系統(tǒng)HRIS,就是指通過系統(tǒng)化的程序收集、存儲和分析企業(yè)與員工的信息?？梢哉f,HRIS改變了員工、管理者乃至整個企業(yè)的行為和認(rèn)知。近年來,IT革命不斷推動HRIS的變革,極大程度改變了傳統(tǒng)的人力資源職能,并對人力資源職能加以重組。如今,HRIS的電子化與網(wǎng)絡(luò)化,即在人力資源管理工作中運(yùn)用基于網(wǎng)絡(luò)的HRIS更是一種普遍的發(fā)展趨勢。一方面,基于網(wǎng)絡(luò)的HRIS能降低管理成本,節(jié)省管理時間;另一方面,HRIS能幫助人力資源專業(yè)人士、管理者和普通員工在系統(tǒng)支持下做出更好的決策。

(一)企業(yè)成本的節(jié)約主要表現(xiàn)在管理成本的降低和體力工作的減少上

例如,包裝、打印、分發(fā)人力資源文件的辦公消耗降低,因?yàn)樾畔⒌膫鬟f現(xiàn)在已經(jīng)電子化。再例如,過去人力資源任務(wù)由人力資源部進(jìn)行分配與部署,從管理層到員工層,牽涉人員復(fù)雜;而如今,相關(guān)員工的數(shù)量明顯減少。根據(jù)Forrester的研究,每位普通員工每年大約需要處理的基本事務(wù)約15項(xiàng),如工資查詢或改變聯(lián)系方式等。據(jù)Morgan在2000年的統(tǒng)計,員工的每次業(yè)務(wù)或事務(wù)的處理大約平均花費(fèi)$35,這就意味著僅為普通員工基本服務(wù)的一個500人的企業(yè)就將耗費(fèi)$263,000。但是,人力資源信息系統(tǒng)HRIS中的自我服務(wù)體系的運(yùn)用改變了這一現(xiàn)狀,該體系允許員工自行更新個人相關(guān)記錄、查詢相關(guān)信息等。同時,調(diào)查還表明,每一次員工自己處理類似業(yè)務(wù)要比人力資源專業(yè)人士來完成至少節(jié)約$14。根據(jù)另一份2002年的統(tǒng)計調(diào)查,80%的被調(diào)查者認(rèn)為員工自我服務(wù)體系能夠降低人力資源成本。不僅如此,配置該系統(tǒng)的成本回收期也不會太長,甚至有學(xué)者認(rèn)為只需1～3年的時間。運(yùn)用基于網(wǎng)絡(luò)的HRIS正在有效地降低企業(yè)成本,從長遠(yuǎn)來看,這一趨勢日益明顯。

(二)在人力資源的實(shí)際操作中,運(yùn)用HRIS可以加速交易進(jìn)程

一個具體例子就是例行會計事務(wù)的處理,如果采用人工方式,平均需要32分鐘,這包括“最初的聯(lián)系、歸類、手動完成報表、通知賣方、郵寄確認(rèn)聲明”等事項(xiàng)。而在一個以科技為基礎(chǔ)的系統(tǒng)中,人力資源工作人員的時間被最小化了,他們也許只會涉及到數(shù)據(jù)追蹤,如例行監(jiān)測或備案文件等。研究表明,以前60%～80%的人力資源從業(yè)者的大部分時間用在了行政任務(wù)或個體事務(wù)的處理上?，F(xiàn)在,應(yīng)用了自我服務(wù)體系,對雇員的信息管理變得更簡單。因此,在HRIS中,人力資源工作人員不僅不需要花大量時間來回答例行的問題或?yàn)楣芾碚邷?zhǔn)備報告,而且信息傳遞進(jìn)程加快了,相應(yīng)的時間也自然節(jié)省了。

科技進(jìn)步與發(fā)展正在完善人力資源信息系統(tǒng)HRIS,同時也轉(zhuǎn)變著人力資源的基本職能。人力資源專業(yè)人士、管理者與普通員工都在接受著HRIS帶來的挑戰(zhàn)。人力資源專業(yè)人士已經(jīng)從事務(wù)性的、執(zhí)行性的角色開始逐步轉(zhuǎn)變成為戰(zhàn)略性的合伙人,他們已經(jīng)從基本職能中脫離出來,正在成為企業(yè)的決策者。而管理者和普通員工也開始學(xué)會逐步利用HRIS快速收集信息、做出決策并互相溝通。簡言之,人力資源專業(yè)人士、管理者與普通員工在企業(yè)中的角色均在某種程度上發(fā)生轉(zhuǎn)變,而這種轉(zhuǎn)變要求各自做好充分準(zhǔn)備,在未來扮演不同于傳統(tǒng)的人力資源從業(yè)者角色。

參考文獻(xiàn):

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(作者單位:商丘市公路管理局)