縣級城市建設(shè)管理檔案安全管控的建議

薛珍

作為“十三五”的發(fā)展年，城市建設(shè)管理進(jìn)入了攻堅和關(guān)鍵時期，特別是縣、區(qū)、地級市等基層地區(qū)，人們對自己所住城市的環(huán)境品質(zhì)要求越來越高，城市的區(qū)域規(guī)劃和建設(shè)管理服務(wù)任務(wù)愈來愈重，在城市道路、橋梁涵渠、住房交通、水網(wǎng)通信等工程建設(shè)過程中形成的檔案數(shù)量隨之越來越多，建設(shè)管理過程中存在著不少風(fēng)險點威脅到檔案的安全。十九大提出要貫徹新五大發(fā)展理念，培育新型文化業(yè)態(tài)，加強(qiáng)全民安全意識。如何提升縣級城市建設(shè)管理檔案的安全服務(wù)質(zhì)量，落實防范措施，完善災(zāi)備應(yīng)急機(jī)制，提升檔案安全風(fēng)險點管控力，已成為建設(shè)管理檔案工作關(guān)注的問題。

一、縣級城市建設(shè)管理檔案安全的重要性分析

縣級城市建設(shè)管理檔案是一個基層地區(qū)城市建設(shè)管理過程中形成的原始資料，包括文字、影像、圖表等，具備保存價值的特性，涉及到工程建設(shè)、住房保障、市政維護(hù)、建筑工程質(zhì)量安全監(jiān)管等各個方面，是展示一個城市功能定位、建設(shè)管理、發(fā)展規(guī)劃的原始記錄，記載著一個城市的現(xiàn)代化進(jìn)程，是開展城市公共管理服務(wù)、保障生活環(huán)境秩序、應(yīng)對城市突發(fā)事件、維護(hù)城市整體安全的重要依據(jù)。

二、縣級城市建設(shè)管理檔案安全的風(fēng)險點排查

一是與縣級城市建設(shè)管理相關(guān)的實際檔案工作法規(guī)標(biāo)準(zhǔn)缺乏，建設(shè)工程過程中部分城市建設(shè)者打制度的擦邊球，工程建設(shè)、監(jiān)督管理、設(shè)備采購等檔案提交不完整，導(dǎo)致歸檔檔案存在不齊全的風(fēng)險點。二是有些邊遠(yuǎn)區(qū)域延續(xù)傳統(tǒng)思想，具重建設(shè)、輕檔案的思維偏向，城市建設(shè)管理檔案投入資金和設(shè)施缺乏，檔案存放環(huán)境簡陋，整理方式簡單粗暴，導(dǎo)致檔案變質(zhì)破損，影響檔案開發(fā)利用。三是隨著社會經(jīng)濟(jì)快速發(fā)展，檔案的查詢利用越來越頻繁，城市建設(shè)管理過程中，檔案管理職能相對薄弱，檔案實體與信息維護(hù)存在安全風(fēng)險。

三、縣級城市建設(shè)管理檔案安全風(fēng)險點管控的建議

1.完善縣級城市建設(shè)管理法治體系建設(shè)，以法律保障檔案安全

強(qiáng)化縣級城市建設(shè)和管理中重點職能領(lǐng)域的檔案法規(guī)制定，結(jié)合本地實際情況及重點建設(shè)領(lǐng)域，完善檔案工作標(biāo)準(zhǔn)規(guī)程，落實檔案管理行政執(zhí)法和監(jiān)督管理，增強(qiáng)建設(shè)管理者的法治意識，將法的宣傳和教育行動深入城市建設(shè)的角角落落，規(guī)范建設(shè)檔案程序管理，推進(jìn)城市綜合行政執(zhí)法管理檔案違法行為懲處及檔案管理科學(xué)化、標(biāo)準(zhǔn)化、精細(xì)化，將城市建設(shè)管理檔案與法規(guī)制度緊密結(jié)合，同時制定配套獎懲措施，嚴(yán)格深入細(xì)致執(zhí)行，以制度管人、以制度管檔，保障檔案安全。

2.加強(qiáng)縣級檔案館、室、庫等設(shè)施建設(shè)，以設(shè)備保障檔案安全

十三五規(guī)劃中提到建設(shè)北京、上海、湖北、云南、新疆等省區(qū)市檔案新館，要求地市級綜合檔案館庫達(dá)標(biāo)投建，同時，爭取中央財政對部分縣級綜合檔案館給予資金扶持等，針對存放檔案的硬件設(shè)施，需要按照國家標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定要求規(guī)范化建設(shè)。比如出入口等重要區(qū)域安裝門禁系統(tǒng)，設(shè)定出入等級，具備授權(quán)識別及記錄保存等功能。庫房內(nèi)部及過道設(shè)置視頻監(jiān)控系統(tǒng)，核定視頻資料保存期，不少于3個月，同時，配備異常情況立即報警和查詢復(fù)核回放功能。檔案館庫房屋類型、建筑面積達(dá)標(biāo)，庫內(nèi)溫濕度調(diào)控設(shè)備、配電設(shè)施、排水管網(wǎng)、通風(fēng)設(shè)施等符合建筑施工規(guī)范，庫房排架科學(xué)有序。加強(qiáng)設(shè)施維護(hù)和檔案督查管理，確保消防措施到位。

3.落實城市建設(shè)管理檔案實體與信息維護(hù)，以管理保障檔案安全

實體方面，針對新入庫檔案采用真空充氮、低溫冷凍、臭氧消毒等措施進(jìn)行除塵、消毒、殺蟲、滅菌等處理，辦理詳細(xì)登記臺帳，附移交目錄，核實入庫。除出入庫清點外，增加日常檢查記錄，填報《城市建設(shè)管理檔案安全檢查記錄》、《城市建設(shè)管理檔案風(fēng)險點消除情況記錄》等。特別是針對檔案利用后歸還和涉密檔案，確保檔案分類、病檔檢查和修復(fù)、利用等臺帳齊全，建立定期檔案盤查和不定期抽查制度，根據(jù)位置索引，統(tǒng)計并核實檔案實體，保證內(nèi)容與臺帳相符合。

信息化建設(shè)方面，建立健全數(shù)據(jù)庫管理，以容災(zāi)為目標(biāo)，開展數(shù)字檔案資源異地異質(zhì)備份，防止檔案數(shù)據(jù)損毀或遺失。加強(qiáng)對數(shù)據(jù)庫資源系統(tǒng)等的管控檢查，根據(jù)實際情況核調(diào)安全保護(hù)等級，強(qiáng)化保密意識，完善信息利用審核流程，特別是針對未明確公開的建設(shè)管理內(nèi)容，應(yīng)按照法規(guī)要求進(jìn)行劃控處理，加強(qiáng)檔案利用信息資源安全評估與保護(hù)。針對光盤、軟盤等檔案載體，做好安全防護(hù)程序，購置規(guī)格需高質(zhì)量，存放環(huán)境要求溫濕度適中，避光，無強(qiáng)磁場性干擾，定期讀取并復(fù)制轉(zhuǎn)存。建防火墻，防病毒、黑客襲擊，制定檔案安全應(yīng)急接警處理預(yù)案，強(qiáng)化實地操作演練，提高應(yīng)對突發(fā)事件的應(yīng)急處置能力。

安全責(zé)任重于泰山?？h級城市建設(shè)管理檔案工作者要不忘初心，牢記使命，跟進(jìn)城市建設(shè)管理改革步伐，創(chuàng)新體制機(jī)制，用科學(xué)態(tài)度、先進(jìn)理念、專業(yè)知識去管理檔案，建立適合本地區(qū)的三位一體檔案安全機(jī)制，突出地方特色，鼓勵技術(shù)開發(fā)，保障數(shù)據(jù)安全，為城市建設(shè)管理事業(yè)添磚加瓦。