企業(yè)檔案信息化建設(shè)的探討

趙平

[摘要]本文根據(jù)目前的形式，對企業(yè)檔案信息化建設(shè)地提出了一些建議和設(shè)想。

[關(guān)鍵詞]企業(yè)；檔案信息化；安全；存儲；真實性；高效性

計算機應(yīng)用于企業(yè)檔案管理，無疑是一次檔案管理的革命，企業(yè)檔案的管理經(jīng)歷了從純手工的目錄檢索方式，到目前的計算機目錄檢索，把檔案管理人員從繁重的查找工作中解脫出來，提高了檔案的查找速度和工作效率，使檔案工作不再費時費力。計算機技術(shù)的飛速發(fā)展，給企業(yè)檔案信息化的建設(shè)注入了活力，產(chǎn)生了質(zhì)的飛躍。企業(yè)信息化建設(shè)不單單是實現(xiàn)檔案目錄檢索，更重要的是實現(xiàn)紙制檔案的網(wǎng)上全文檢索，因此說，企業(yè)檔案信息化的建設(shè)也應(yīng)該有一個宏觀的規(guī)劃和目標，充分利用現(xiàn)代化設(shè)備和技術(shù)，采用先進科學(xué)的管理方法，實現(xiàn)紙質(zhì)檔案的信息化，為企業(yè)各部門查閱利用檔案資料提供一個現(xiàn)代化、高效率的管理平臺。鑒于企業(yè)的實際情況，在實現(xiàn)企業(yè)檔案信息化建設(shè)中，根據(jù)筆者的實踐和探索，認為在檔案信息化建設(shè)的設(shè)計過程中要充分考慮到檔案信息的數(shù)據(jù)流程、數(shù)據(jù)存儲方式、安全性，充分利用計算機的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，以網(wǎng)站的形式來管理和利用檔案，實現(xiàn)企業(yè)檔案信息的共享，以下主要從五個方面來談一談想法和建議。

一、數(shù)據(jù)的流程和存儲

檔案信息化建設(shè)在企業(yè)開發(fā)中應(yīng)充分發(fā)揮計算機網(wǎng)絡(luò)在檔案信息管理和傳輸上的優(yōu)勢，避免“多渠道、多方式”傳輸檔案信息導(dǎo)致信息重復(fù)、一致性差、工作量大等弊端，檔案信息化建設(shè)數(shù)據(jù)流應(yīng)建立公司、廠（二級單位）、礦（三級單位）三級網(wǎng)絡(luò)體系，原則上公司保存的信息。各二級單位不再保存，二級單位保存的信息，各三級單位不再保存，保證檔案信息的唯一性，三級單位的信息提交到二級單位的服務(wù)器上，二級單位的信息提交到公司的服務(wù)器上，建立企業(yè)的檔案資源庫，保證了企業(yè)檔案信息的共享，需要強調(diào)的是要立足“轉(zhuǎn)變觀念、統(tǒng)一思想，立足全公司、落實局部”的原則，統(tǒng)一檔案信息來源，統(tǒng)一傳輸渠道，統(tǒng)一各門類檔案的數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)，為檔案信息化管理工作奠定良好的基礎(chǔ)。

二、數(shù)據(jù)的安全性

由于檔案資料的特殊性，在檔案信息化建設(shè)中應(yīng)充分考慮到檔案資料的安全性，這種安全性應(yīng)包括以下兩個方面。一個是電子檔案資料存儲的安全性，另一個是電子檔案資料查閱的安全性。

1.電子檔案資料存儲的安全性

檔案的信息化建設(shè)極大地方便了查閱，不僅提高了管理部門的工作效率和技術(shù)水平，而且可以有效地為科技人員提供科研服務(wù)，可以為領(lǐng)導(dǎo)層的決策提供有力的依據(jù)，檔案資料是無形的資產(chǎn)，檔案信息化管理后，要加強數(shù)據(jù)庫管理，把檔案的管理部門從檔案的保管部門變?yōu)槠髽I(yè)內(nèi)部信息的信息中心，這樣電子檔案資料存儲的安全性就尤為重要了，它也是檔案信息化建設(shè)的關(guān)鍵，因此企業(yè)的電子檔案備份方案要提供強有力的可靠保障。

目前，雖然服務(wù)器的容錯技術(shù)極大地降低了企業(yè)各種業(yè)務(wù)在各種不可預(yù)料災(zāi)難發(fā)生時的損失，但是理想的備份系統(tǒng)應(yīng)該是全方位、多層次的管理，系統(tǒng)管理員利用集中式管理工具對全網(wǎng)的備份策略進行統(tǒng)一管理，備份服務(wù)器可以監(jiān)控所有機器的備份作業(yè)，也可以修改備份策略，瀏覽所有的目錄，所有的數(shù)據(jù)可以備份到同備份服務(wù)器或與應(yīng)用服務(wù)器相連的任何一臺磁帶庫內(nèi)，保證數(shù)據(jù)存儲的安全可靠。

2.電子檔案資料利用的安全性

為了保障電子資料的保密，做好檔案信息的密級劃分，絕密檔案一律不上網(wǎng)，機密以下的檔案信息要設(shè)置登陸賬號和密碼，只有經(jīng)過管理員授權(quán)的用戶才能訪問，為了確保檔案信息的安全，還要采取以下措施：

（1）設(shè)置訪問日志：日志中詳細記錄了用戶訪問檔案原件的信息，在信息中包含用戶的MAC地址、IP地址等信息，管理員可以根據(jù)訪問用戶MAC、IP的變化情況來了解訪問的異常情況，還可以將授權(quán)用戶的計算機和MAC、IP進行綁定，即使出現(xiàn)了狀況，也很容易找到責(zé)任人。

（2）設(shè)置限時限制：為了防止合法用戶登錄了電子文檔后因忘記關(guān)閉網(wǎng)頁而泄密，可以對網(wǎng)頁設(shè)置限時限制，當一個用戶在10分鐘內(nèi)沒有操作時，網(wǎng)頁將自動關(guān)閉，要查詢需要重新登錄。

（3）制定完善的信息安全制度，定期對系統(tǒng)管理員和信息管理員進行培訓(xùn)和考核，制定信息安全的應(yīng)急預(yù)案。

三、數(shù)據(jù)的原件真實性

檔案的信息化建設(shè)，實現(xiàn)全文檢索，是將紙質(zhì)檔案和照片等資料進機，主要通過掃描儀的掃描和數(shù)碼相機拍攝將檔案信息輸入計算機，同時采用一些圖形圖像軟件進行處理加工，在輸入處理的過程中要注意保持紙質(zhì)檔案的原貌和文件尺寸的大小，使檔案原件最終以圖形文件的形式保存，以保證原件的真實、有效性。

四、檔案信息的高效性

利用網(wǎng)頁技術(shù)和數(shù)據(jù)庫技術(shù)為用戶高效利用電子檔案打下了良好的基礎(chǔ)。檔案查詢網(wǎng)站要使用統(tǒng)一、友好的瀏覽界面和操作方法，方便用戶的瀏覽操作，同時要采用模糊查詢技術(shù)，為用戶提供多種快速查詢方法，能夠使用戶在較短的時間內(nèi)找到所需的檔案資料。

檔案管理的信息化，使檔案信息成為企業(yè)的無形資產(chǎn)，為企業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)決策提供大量的依據(jù)，為科研人員進行學(xué)術(shù)研究提供參考，同時檔案資料的電子化更便于科技人員的二次利用和開發(fā)，提高了工作效率。

檔案管理實現(xiàn)信息化后，檔案的查借閱采用計算機管理，操作方便，同時自動產(chǎn)生催還記錄，對過期不還的借閱者進行有效的催還，減少了檔案人員的催還檔案的諸多麻煩和不便。

五、檔案信息化人才隊伍的建設(shè)

檔案信息化建設(shè)除了需要大量的技術(shù)支持以外，關(guān)鍵的問題在于要加強人才隊伍建設(shè)。企業(yè)要做好檔案信息化建設(shè)工作一是要加大檔案信息化宣傳教育力度，在全公司各級各類檔案部門普及檔案信息化知識。二是在公司檔案系統(tǒng)的檔案人員都要接受計算機專業(yè)知識培訓(xùn)，并獲得市有關(guān)部門頒發(fā)的計算機等級考試證書，作為檔案人員任職資格的必備條件之一。三是對檔案專業(yè)技術(shù)人員實施繼續(xù)教育，把信息化及其相關(guān)知識作為每年進修的內(nèi)容，努力提高全公司檔案工作者的檔案科技意識和科研水平。四是加強檔案信息化建設(shè)專門人才的培養(yǎng)，掌握先進的現(xiàn)代化知識和技能，為企業(yè)檔案信息化建設(shè)提供人才支撐和技術(shù)保障。

總之，企業(yè)檔案實現(xiàn)信息化、數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化是時代發(fā)展的大方向，各級檔案部門都應(yīng)在此項工作中舍得投入，花大力氣，加強檔案信息資源的開發(fā)利用，為企業(yè)的生產(chǎn)建設(shè)提供更多的可利用的信息資源，只有實現(xiàn)企業(yè)檔案工作的信息化，才能和企業(yè)的發(fā)展相協(xié)調(diào)，才能適應(yīng)不斷變化的外部環(huán)境的需要，為企業(yè)提高市場競爭力，實現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展做出更大的貢獻。