地方高校教學(xué)秘書工作困境及對(duì)策

王炳鈞 張景童

摘 要：高校教學(xué)秘書是高等院?；鶎拥慕虒W(xué)管理者，擔(dān)負(fù)著維持教學(xué)秩序穩(wěn)定，保證教學(xué)工作順利進(jìn)行的重要責(zé)任。然而當(dāng)前教學(xué)秘書工作的展開和進(jìn)行出現(xiàn)了教學(xué)秘書科研能力較低、高校規(guī)范制度不健全、人員結(jié)構(gòu)比例失調(diào)、受重視程度低等一系列問(wèn)題，極大影響和限制了教學(xué)秘書的工作效率和工作積極性，嚴(yán)重阻礙了高校教學(xué)水平的提升。文章針對(duì)以上問(wèn)題分析癥結(jié)所在，并提出相應(yīng)解決方案，以期提高高校教學(xué)工作的效率和質(zhì)量，保證高校教學(xué)工作的順利進(jìn)行。

關(guān)鍵詞：地方高校;教學(xué)秘書;教學(xué)管理

中圖分類號(hào)：G647?文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A?收稿日期：2018-09-28

作者簡(jiǎn)介：王炳鈞（1988—），男，吉林通化人，助教，碩士。

一、高校教學(xué)秘書工作現(xiàn)狀

教學(xué)秘書在高等學(xué)校教學(xué)工作中扮演著極其重要的角色，根據(jù)學(xué)院各專業(yè)培養(yǎng)方案制訂開學(xué)計(jì)劃，編排課表，協(xié)助本院教師做好各項(xiàng)科研課題的申報(bào)工作，組織準(zhǔn)備本學(xué)院的專業(yè)建設(shè)、各類教學(xué)檢查，學(xué)院的質(zhì)量監(jiān)督問(wèn)題，各類文件及教學(xué)材料的分類歸檔和匯總，及時(shí)將學(xué)校的各類通知轉(zhuǎn)達(dá)給二級(jí)學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)和教師，并將學(xué)院的意見(jiàn)、學(xué)生的學(xué)習(xí)狀態(tài)反饋給學(xué)校及學(xué)院，以便學(xué)校進(jìn)行決策，等等。隨著高校轉(zhuǎn)型發(fā)展，校企合作不斷加深，對(duì)教學(xué)秘書的工作要求不斷提高，而當(dāng)前教學(xué)秘書受制于科研能力低下、學(xué)校規(guī)章制度缺失或不完善等因素，無(wú)法充分發(fā)揮自身能力，嚴(yán)重影響了高校教學(xué)管理水平的提升及自身的發(fā)展，亟待解決。

二、困境分析

針對(duì)教學(xué)秘書當(dāng)前所處困境進(jìn)行分析，以找到問(wèn)題根源所在。

1.科研能力較低

第一，高校教學(xué)秘書工作具有復(fù)雜性、專業(yè)性、服務(wù)性的特點(diǎn)，需要投入巨大的精力，在日常工作中“疲于奔命”，忙于上傳下達(dá)各項(xiàng)教學(xué)通知，組織學(xué)院各項(xiàng)教學(xué)活動(dòng)的具體實(shí)施和運(yùn)行，在工作之余很難有時(shí)間及精力進(jìn)行自我提高和自我完善，導(dǎo)致其逐漸與自身專業(yè)知識(shí)脫節(jié)，專業(yè)科研能力不斷減弱。第二，教學(xué)秘書職務(wù)為基層工作崗位，多由剛出校門的畢業(yè)生或年齡較大的退休返聘人員擔(dān)任，前者初出茅廬缺乏實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)，雖有一定科研能力，但難以對(duì)問(wèn)題進(jìn)行深入剖析解決，大部分停留在理論討論階段，后者限于年齡進(jìn)取心及自身狀態(tài)減退，雖有豐富經(jīng)驗(yàn)但難以全身心投入，雖然具備豐富的一線教學(xué)實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)，但難以將其升華為科研成果。第三，教學(xué)秘書作為教輔人員被排除在教師隊(duì)伍之外，一般高校對(duì)教師的培訓(xùn)有較為完善的體系，能夠保證其科研能力不斷提升，而對(duì)教學(xué)秘書則缺少相應(yīng)的關(guān)注。高校對(duì)教學(xué)秘書隊(duì)伍采取“散養(yǎng)”的培養(yǎng)方式，將經(jīng)費(fèi)重點(diǎn)投入到教師的培養(yǎng)當(dāng)中，誠(chéng)然，此種做法在一定程度上能夠在經(jīng)費(fèi)較為緊缺的情況下，最大化提高學(xué)?？蒲袠I(yè)績(jī)水平，然而長(zhǎng)此以往卻對(duì)教學(xué)秘書個(gè)人的科研能力及科研熱情造成了不可估量的破壞和影響，致使大部分人才由可以承擔(dān)教學(xué)秘書工作成功轉(zhuǎn)型為僅能承擔(dān)教學(xué)秘書工作，造成一大批潛在科研人才的荒廢。

2.規(guī)章制度亟待完善

高校教學(xué)秘書相應(yīng)規(guī)范制度缺位。第一，教學(xué)秘書要做大量的基礎(chǔ)工作，一個(gè)環(huán)節(jié)未做到位就會(huì)影響教學(xué)工作的順利進(jìn)行。筆者在查閱大量文獻(xiàn)資料后發(fā)現(xiàn)大部分高校都未出臺(tái)相應(yīng)完善的管理?xiàng)l例，教學(xué)秘書的具體職責(zé)分配較為模糊，權(quán)力界限也不明確，在實(shí)際工作中教學(xué)秘書可以說(shuō)是“面口袋”，各項(xiàng)工作都可以裝進(jìn)去，然而到底什么是教學(xué)秘書應(yīng)該負(fù)責(zé)的并沒(méi)有完整、細(xì)致的規(guī)定，有時(shí)候甚至工作的劃分僅在領(lǐng)導(dǎo)的一句話之間，這就造成了教學(xué)秘書工作的不穩(wěn)定性和不確定性，也極易造成工作中相互推諉的情況發(fā)生，極大影響了教學(xué)秘書的工作積極性，工作范圍的不穩(wěn)定不利于教學(xué)秘書工作能力的快速提升。第二，教學(xué)秘書的升遷以及職務(wù)調(diào)整缺乏相應(yīng)依據(jù)，多數(shù)高校并未出臺(tái)專門的教學(xué)秘書管理辦法，少數(shù)雖有規(guī)定但點(diǎn)到即止流于形式，特別是教學(xué)秘書的職稱評(píng)定標(biāo)準(zhǔn)各異、形式混亂飽受詬病，在很大程度上影響了教學(xué)秘書的工作狀態(tài)，看不到職業(yè)前景只能另謀出路，這也是導(dǎo)致當(dāng)前教學(xué)秘書崗位人員更替頻繁的重要原因。

3.結(jié)構(gòu)比例失調(diào)，分配標(biāo)準(zhǔn)缺失

第一，高校中教學(xué)秘書比例失調(diào)。高校教師及人員比在《普通高等學(xué)?；巨k學(xué)條件指標(biāo)（試行）》中有詳細(xì)的規(guī)定和要求，生師比等國(guó)家規(guī)定標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行判斷，通過(guò)對(duì)生師比的調(diào)整達(dá)到教師人數(shù)的最優(yōu)化配置，輔導(dǎo)員的人員分配一般以學(xué)院學(xué)生數(shù)量為依據(jù)進(jìn)行判斷，并且輔以績(jī)效管理，對(duì)超出應(yīng)管理學(xué)生數(shù)的部分以工資形式予以補(bǔ)償，而當(dāng)前多數(shù)高校教學(xué)秘書的人員數(shù)量認(rèn)定，筆者通過(guò)各類文獻(xiàn)引擎檢索發(fā)現(xiàn)并無(wú)相應(yīng)的具體辦法及文件規(guī)定，仍機(jī)械地采用學(xué)院數(shù)量作為依據(jù)，不考慮各個(gè)學(xué)院的情況，“一刀切”地采取每個(gè)二級(jí)學(xué)院一名教學(xué)秘書的辦法，致使“同工不同勞”“同酬不同工”的情況頻頻發(fā)生，規(guī)模較大的二級(jí)學(xué)院教學(xué)秘書所承擔(dān)的工作量甚至可以達(dá)到其他規(guī)模較小學(xué)院同職人員的兩到三倍，且因?yàn)槿狈?jī)效機(jī)制，在職稱評(píng)定以及薪資上不會(huì)有任何優(yōu)勢(shì)和體現(xiàn)，這極大地傷害了教學(xué)秘書的工作情緒。第二，教學(xué)秘書在人員聘任及分配時(shí)，往往與自身專業(yè)脫節(jié)，在與其專業(yè)不符的二級(jí)學(xué)院工作是“正?，F(xiàn)象”，學(xué)校通常認(rèn)為教學(xué)秘書從事行政工作，其所學(xué)專業(yè)與從事工作關(guān)系不大，因此在人員聘任及分配時(shí)無(wú)需考慮專業(yè)問(wèn)題。誠(chéng)然，教學(xué)秘書日常處理的工作中多為行政性工作，與自身專業(yè)相關(guān)性較少，但長(zhǎng)期跨專業(yè)領(lǐng)域的工作會(huì)導(dǎo)致其自身專業(yè)水平滯后、脫節(jié)，而科研水平作為職稱評(píng)定中的重要項(xiàng)目，嚴(yán)重影響此類教學(xué)秘書在職稱評(píng)定中的競(jìng)爭(zhēng)力，且對(duì)其研究能力及專業(yè)水平的發(fā)展產(chǎn)生巨大的影響。

4.受重視程度低

教學(xué)秘書當(dāng)前在高校中承擔(dān)著極其重要的工作，可以說(shuō)教學(xué)工作的順利運(yùn)行，離不開每一位教學(xué)秘書在工作崗位上的辛勤付出、無(wú)私奉獻(xiàn)，然而當(dāng)前在高校中教學(xué)秘書卻得不到應(yīng)有的重視。第一，薪資待遇較低。教學(xué)秘書需要每天堅(jiān)守在學(xué)院工作的第一線，每時(shí)每刻都要關(guān)注學(xué)校的通知及動(dòng)態(tài)，并第一時(shí)間轉(zhuǎn)達(dá)給領(lǐng)導(dǎo)及學(xué)生，與此同時(shí)他們還要處理課程安排、考試安排、成績(jī)錄入、試卷論文保存、各類信息的匯總統(tǒng)計(jì)、教師工作量計(jì)算、甚至還要承擔(dān)學(xué)院辦公室的相應(yīng)工作，在工作的高峰期甚至午休及下班期間仍要堅(jiān)守在工作崗位，且教學(xué)秘書從事的工作多為行政性工作，無(wú)法直接或者間接轉(zhuǎn)化為經(jīng)濟(jì)利益，因此出現(xiàn)了教學(xué)秘書“干多干少都一樣”的奇怪現(xiàn)象，且在如此巨大的工作任務(wù)下教學(xué)秘書的薪資處于學(xué)校底層部分，在工作壓力大、職責(zé)重、收益小，投入與產(chǎn)出不成比例的情況下，教學(xué)秘書的工作熱情和工作態(tài)度受到了嚴(yán)重的打擊和影響。第二，工作業(yè)績(jī)不顯著而責(zé)任巨大，教學(xué)秘書是教學(xué)運(yùn)行過(guò)程中教師、學(xué)生、部門領(lǐng)導(dǎo)及各行政部門間的紐帶和橋梁，工作具體且繁雜需要投入大量的時(shí)間及精力，特別在遇到緊急情況的時(shí)候更為考驗(yàn)教學(xué)秘書的問(wèn)題處理能力，而這些投入和付出往往被認(rèn)為是正常的教學(xué)秩序維護(hù)，是“分內(nèi)”的工作，而一旦稍有疏忽或者遺漏，追責(zé)程度往往被認(rèn)定為教學(xué)事故級(jí)別甚至被“一票否決”，在此種環(huán)境和情況下，教學(xué)秘書在工作中疲于奔命，畏首畏尾，工作積極性難以提高，對(duì)高校教學(xué)質(zhì)量的提高更是無(wú)從談起。

三、完善建議

1.定期培訓(xùn)，提高科研能力

第一，加強(qiáng)校內(nèi)培訓(xùn)，定期組織邀請(qǐng)國(guó)內(nèi)外各學(xué)科領(lǐng)域內(nèi)知名學(xué)者進(jìn)行科研講座，增強(qiáng)對(duì)學(xué)科前沿信息的了解和認(rèn)知，始終保持理論知識(shí)的前沿性。第二，對(duì)新進(jìn)的教學(xué)秘書進(jìn)行科研專項(xiàng)培訓(xùn)，例如課題的申報(bào)流程及技巧、專利的申請(qǐng)等，盡量結(jié)合被培訓(xùn)人員自身專業(yè)使培訓(xùn)具備針對(duì)性而不流于形式。針對(duì)教學(xué)秘書工作量大的情況，筆者建議每周選擇固定時(shí)間舉行科研講座，并強(qiáng)制要求不得以任何工作理由缺席，保證制度的常態(tài)化習(xí)慣化，真正將科研水平科研氛圍的提高落到實(shí)處，而不是僅僅以突擊式、集中式的培訓(xùn)應(yīng)付了事。第三，糾正“行政人員只要做好行政就可以了”的錯(cuò)誤觀念，科研與行政管理并非絕對(duì)的涇渭分明，許多工作在行政崗位第一線的人員同時(shí)也是非常優(yōu)秀的科研工作者，機(jī)械地將其割裂僅執(zhí)其一端是形而上學(xué)，也是對(duì)人才的極大浪費(fèi)，科研水平是衡量一所大學(xué)綜合素質(zhì)的重要指標(biāo)，充分發(fā)揮每一位在校工作人員的科研熱情才能最大限度地提升高校自身實(shí)力。

2.制訂完善規(guī)章制度

第一，完整化、精細(xì)化高校教學(xué)秘書的管理?xiàng)l例，對(duì)于教學(xué)秘書的工作內(nèi)容及責(zé)任劃分予以規(guī)定確認(rèn)，加強(qiáng)其工作內(nèi)容的穩(wěn)定性，使其可以更加合理地規(guī)劃和安排工作進(jìn)度，提高工作的效率保證教學(xué)質(zhì)量，并在工作之余學(xué)習(xí)提升自身能力或從事教學(xué)及其他科研等活動(dòng)。第二，完善高校教學(xué)秘書的職稱評(píng)定程序，以其職務(wù)的特殊性應(yīng)當(dāng)單獨(dú)予以規(guī)定，出臺(tái)專門的規(guī)范文件，對(duì)評(píng)定標(biāo)準(zhǔn)程序要求等做細(xì)致化的規(guī)定，對(duì)教學(xué)秘書工作的晉升方向及可能明確化，并在入職時(shí)以培訓(xùn)的方式進(jìn)行講解和說(shuō)明，確保每一位教學(xué)秘書都對(duì)自己的職業(yè)前景了解，而不是“兩眼一抹黑”的投入和努力最后卻不知道“路在何方”，完善相應(yīng)規(guī)章制度為其指明前進(jìn)的方向，做好職業(yè)規(guī)劃才能從根本上調(diào)動(dòng)高校秘書的工作熱情，從而提高學(xué)校整體的教學(xué)工作質(zhì)量。

3.根據(jù)服務(wù)群體量化結(jié)構(gòu)

第一，參考高校輔導(dǎo)員及教師任職人數(shù)認(rèn)定規(guī)則，根據(jù)學(xué)院人數(shù)、專業(yè)數(shù)量等因素量化教學(xué)秘書任職人數(shù)，根據(jù)學(xué)院的具體工作情況確認(rèn)教學(xué)秘書的人數(shù)配置同時(shí)設(shè)置相應(yīng)的績(jī)效制度，由于條件限制或者其他原因?qū)е陆虒W(xué)秘書承擔(dān)超出自身應(yīng)承擔(dān)工作量的部分，應(yīng)當(dāng)予以薪資補(bǔ)償或者在職稱評(píng)定時(shí)予以加分考慮，具體標(biāo)準(zhǔn)可以參照同級(jí)教師及輔導(dǎo)員績(jī)效標(biāo)準(zhǔn)，保證同工同酬多勞多得的分配方式，提高和刺激教學(xué)秘書的工作熱情和積極性。第二，在教學(xué)秘書的聘任及學(xué)院分配時(shí)，盡量選擇相同或相近專業(yè)，減小學(xué)科跨度極大等情況出現(xiàn)，一方面教學(xué)秘書處理學(xué)院日常性教學(xué)工作對(duì)本專業(yè)學(xué)科了解，有利于教學(xué)工作的深入及展開，另一方面也有利于教學(xué)秘書保持對(duì)自身專業(yè)的熱情，在工作同時(shí)不斷提高自身的專業(yè)及科研水平，改變行政人員由“可以從事行政工作”到“只能從事行政工作”的悲劇。

4.轉(zhuǎn)變觀念加強(qiáng)扶持

高校教學(xué)秘書的種種困境，根本原因在于重教學(xué)輕行政、行政與教學(xué)絕對(duì)獨(dú)立的錯(cuò)誤理念，在此種觀念的引導(dǎo)下，對(duì)于教學(xué)秘書的定位及認(rèn)知發(fā)生了偏差，片面強(qiáng)調(diào)其職務(wù)行政性，其他一概不予考慮，導(dǎo)致了當(dāng)前高校教學(xué)秘書職務(wù)的一系列問(wèn)題出現(xiàn)。筆者認(rèn)為應(yīng)當(dāng)轉(zhuǎn)變觀念并對(duì)當(dāng)前政策予以調(diào)整修正。適當(dāng)調(diào)整薪資待遇，引入績(jī)效機(jī)制。對(duì)教學(xué)秘書的各項(xiàng)常規(guī)性工作予以績(jī)效考評(píng)，如課表編排、組織考試等，并根據(jù)結(jié)果予以相應(yīng)獎(jiǎng)勵(lì)，明確工作質(zhì)量，完成效率與薪資之間的量化關(guān)系，調(diào)動(dòng)工作的主動(dòng)性和自覺(jué)性，從而提高高校的教學(xué)質(zhì)量。

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