電力工程檔案資料管理中的問題及措施

田芳

摘 要：工程檔案資料作為電力工程工作開展必不可少的內(nèi)容，主要為電力工程可持續(xù)發(fā)展提供相關(guān)的原始資料以及企業(yè)經(jīng)營決策意見，因而占據(jù)重要地位。但是結(jié)合實際，檔案資料在電力工程管理存在一定的問題，有待解決。為此，本文主要針對當前我國電力工程檔案資料管理中存在的問題進行探討，并就此提出相應(yīng)的措施。

關(guān)鍵詞：電力工程 檔案資料管理 問題及措施

中圖分類號：G271 文獻標識碼：A 文章編號：1672-3791（2018）12（b）-0-02

隨著電力體制改革的深入，使得其對電力工程檔案信息管理要求明顯提高。而電力工程檔案作為工程項目必不可少的組成部分，不僅涉及到企業(yè)在發(fā)展過程中所獲得的工程建設(shè)成果，還全面記錄企業(yè)發(fā)展的整個過程。因而，企業(yè)有必要加強對工程檔案資料的管理。以此能夠更好地保障經(jīng)濟效益和工程建設(shè)質(zhì)量。

1 電力工程檔案的主要特點

1.1 專業(yè)性

眾所周知，電力工程建設(shè)中涉及的專業(yè)比較多，如土建、電氣、管道以及通信等。這些專業(yè)之間會以分工的形式進行合作，因而所形成的資料不僅具有一定的獨立性，還具有密切的聯(lián)系。

1.2 現(xiàn)實性

一般來說，電力工程的檔案主要記錄工程建設(shè)的相關(guān)信息，并將其進行存檔，以此能夠方便后期進行復查檢測作用。簡單來說就是能夠?qū)罄m(xù)的工程項目建設(shè)活動進行有效指導，因而具有較強的現(xiàn)實效用性。

1.3 變更性

相關(guān)人員在電力工程檔案資料利用過程中，并不是對其進行單一的復制。而是在具體生產(chǎn)和建設(shè)的過程中，按照相關(guān)標準和要求進行深入改進。同時還在多個方面進行創(chuàng)新，特別是設(shè)計、工藝和生產(chǎn)等。在此環(huán)境下，則需要檔案管理人員對工程檔案文件進行針對性的修改，確保其能夠準確地反映出工程建設(shè)變化的整個過程。此外，檔案資料管理工作在開展中還具有反復利用性的特點，需要工作人員注重這方面。

2 電力工程檔案資料管理中存在的問題

針對電力工程檔案資料管理中所存在的問題，不僅影響工程施工進度，同時還會給企業(yè)發(fā)展造成不小的影響。為此，企業(yè)需針對這些問題，采取積極有效的措施。下文主要對存在的問題進行具體分析。

2.1 檔案管理工作重視度低

在過去電力工程建設(shè)中，大多數(shù)企業(yè)只注重施工工作的開展，且將工程成本控制、進度和質(zhì)量作為工作中心。而對電力建設(shè)檔案管理工作明顯不夠注重，甚至忽略。另外，部分企業(yè)管理者對相關(guān)檔案管理意識較為薄弱，因而造成基層人員在工作中思想認識不高，不注重檔案管理工作，從而導致相關(guān)人員在實際工作中對材料交接不夠配合。這對工程施工進度和質(zhì)量帶來極大的影響。

2.2 檔案管理人員職業(yè)素質(zhì)有待提升

因我國電力工程檔案管理部門所建立的時間比較短，且多數(shù)企業(yè)在檔案管理人員上都是從其他部門所調(diào)來的。而這些人員并沒有接受專業(yè)的培訓，這就導致檔案管理人員無法有序進行檔案資料管理。與此同時，有些檔案管理人員在此工作上不夠?qū)I(yè)，簡單來說就是綜合素質(zhì)比較低，在一定程度上影響工作開展的高效性。另外，檔案管理人員在管理工作中不注重對資料的核查，使得對相關(guān)文件材料無法驗證真實性。這種情況的出現(xiàn)，對企業(yè)發(fā)展造成不小的影響。

2.3 檔案信息化程度比較低

在電力工程檔案資料管理工作中，由于受到多方因素的影響，如上級部門不夠重視、資金不到位等，導致檔案管理工作數(shù)字化普及率比較低。而在工程材料記錄上還在使用紙質(zhì)文檔，這給企業(yè)在查閱相關(guān)檔案和歸檔等工作的開展增加不必要的負擔。隨著近幾年我國社會經(jīng)濟的不斷發(fā)展以及科學技術(shù)水平的提升。數(shù)字化以及智能化管理系統(tǒng)在人們的生活和工作中得到廣泛應(yīng)用。而在此環(huán)境下，作為電力企業(yè)并沒有順應(yīng)時代發(fā)展的需求，對檔案資料進行信息化管理。長期下去，會影響項目工程的開展。

2.4 責任落實不到位

結(jié)合實際，多數(shù)企業(yè)在電力工程檔案資料管理中存在相同的問題，即缺少有效的管理制度，且部門責任不夠明確。另外，有關(guān)工程檔案設(shè)基本是由檔案室人員進行，并沒有交由專人進行負責。其中，有些負責此工作人員還會兼職其他職位，而對于檔案網(wǎng)絡(luò)也沒有在具體的工程中得以延伸，所以沒有形成較為立體化的檔案工作網(wǎng)絡(luò)。

3 加強電力工程檔案資料管理的具體措施

3.1 重視電力工程檔案資料的有效管理

作為電力企業(yè)，在工程建設(shè)上要能夠充分認識到檔案工作開展的重要性。為此，企業(yè)需要求各個相關(guān)部門和參建單位積極參與檔案工作，全面了解和掌握檔案資料整理的情況。

由于電力工程檔案與工程項目建設(shè)具有密切聯(lián)系，而工程建設(shè)所形成的檔案則會隨著項目建設(shè)的不斷推進而逐漸增加。為了能夠確保工程檔案在管理中的完整性，企業(yè)管理人員必須要對各個部門人員的職責進行明確，確保在工程開工前就對相關(guān)檔案資料進行收集。在此過程中，相關(guān)人員還要按照檔案工作與項目建設(shè)同步進行，嚴格遵循工程檔案在形成中的規(guī)律進行檔案資料管理。這樣做，在確保檔案工作開展有序性起到重要的作用。

3.2 提升檔案管理人員業(yè)務(wù)水平

檔案資料的管理工作不僅是專業(yè)性很強的工作種類，還是具有藝術(shù)性的管理工作。這就需要檔案管理人員在工作中及時完成相關(guān)檔案資料的收集工作，同時還要按照相關(guān)標準和要求，對各個檔案資料進行分類。為此，作為檔案資料管理人人員在實際工作既要熟悉掌握電力建設(shè)工程和相關(guān)生產(chǎn)的流程，還要對重點知識和工作內(nèi)容有較為詳細的了解。

3.3 構(gòu)建網(wǎng)絡(luò)體系

在電力企業(yè)中，檔案資料管理工作作為基礎(chǔ)性的一項工作，不僅能夠保證工程順利進行，同時還在推動企業(yè)發(fā)展上具有重要作用。為了能夠進一步加強工程竣工文件的管理，確保工程在竣工后能夠完整的將相關(guān)竣工文件進行移交和驗收。這就需要檔案室嚴格要求各個參建單位按照具體的文件規(guī)定對相關(guān)表格進行規(guī)范。特別是施工過程中所形成的文件，要加強與各個單位時之間的工作聯(lián)系。并對電力工程項目進度進行實時跟蹤。在此過程中，相關(guān)工作人員需對各個單位在工程檔案的各個環(huán)節(jié)，如檔案資料收集、整理、歸檔等進行全面監(jiān)督和指導。

3.4 完善檔案管理制度

建立完善的檔案管理制度，不僅能夠在最大程度上保證電力工程檔案資料管理工作開展的有序性，同時還是確保檔案管理工作發(fā)揮作用重要基礎(chǔ)。為此，作為電力企業(yè)在檔案資料管理工作上有必要成立專門的機構(gòu)，并結(jié)合實際組建檔案鑒定銷毀領(lǐng)導小組。其中，在管理制度建立上要包括多個方面，即：檔案立卷、查閱、借閱以及保管等。之后就，還要將檔案管理工作納入到企業(yè)日常管理工作中。與此同時，企業(yè)在此工作開展上還要樹立資源共享意識，改變傳統(tǒng)檔案管理理念。在當前社會經(jīng)濟發(fā)展的趨勢下，企業(yè)在自身發(fā)展過程中要想能夠滿足行業(yè)需求，則需要按照要求對檔案系統(tǒng)內(nèi)部進行信息整合。簡單來說就是實行信息資源網(wǎng)絡(luò)化和整體化資源共享性目標，以此能夠在最大程度上發(fā)揮出檔案資源所具有的作用。

4 結(jié)語

綜上所述，檔案資源管理是電力企業(yè)管理工作中必不可少的環(huán)節(jié)，在推動企業(yè)可持續(xù)發(fā)展上具有重要意義。因而需要企業(yè)對此予以足夠的重視。針對當前電力工程檔案資料管理中所存在的問題，必須要結(jié)合實際情況，采取積極有效的措施。通過本文對現(xiàn)階段電力工程檔案資料管理中存在的問題進行深入分析后，企業(yè)在問題解決中需注重多個方面，即重視電力工程檔案資料的有效管理、提升檔案管理人員業(yè)務(wù)水平、完善檔案管理制度等。通過這些方式，在提高企業(yè)檔案資源質(zhì)量的同時，還極大地保證電力工程作業(yè)開展的有序性，進而滿足社會經(jīng)濟發(fā)展需求。

參考文獻

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