新時(shí)期事業(yè)單位檔案規(guī)范管理的方法探討

李存珍

摘要：檔案管理在我國(guó)事業(yè)單位當(dāng)中屬于極為重要的工作事項(xiàng)，在整個(gè)事業(yè)單位內(nèi)部管理中占據(jù)重要地位。如果檔案管理方式難以符合事業(yè)單位檔案管理的需求則會(huì)出現(xiàn)一系列管理問(wèn)題。此類(lèi)問(wèn)題將事業(yè)單位內(nèi)部管理秩序，影響單位工作有序開(kāi)展，因此必須采取針對(duì)性的管理方法來(lái)促使檔案管理更加規(guī)范。

關(guān)鍵詞：新時(shí)期；檔案管理；事業(yè)單位；規(guī)范管理

我國(guó)事業(yè)單位檔案管理內(nèi)容具體是針對(duì)以往具備相應(yīng)價(jià)值的材料實(shí)施妥善的記錄與保存，這項(xiàng)工作本身對(duì)事業(yè)單位的發(fā)展而言意義重大。但是以往檔案管理方式在工作質(zhì)量和工作效率方面都明顯存在不足，甚至還出現(xiàn)過(guò)材料遺失的情況。再加上一些檔案資料的年代久遠(yuǎn)，采取以往的方式難以準(zhǔn)確、有效的找出對(duì)應(yīng)檔案加以查閱，這就給事業(yè)單位檔案工作的正常開(kāi)展造成一定阻礙。因此，為了提升事業(yè)單位檔案管理工作的質(zhì)量和效率，新時(shí)期有必要對(duì)事業(yè)單位檔案管理采取規(guī)范性的管理方法，從而進(jìn)一步促進(jìn)事業(yè)單位穩(wěn)步發(fā)展。

1新時(shí)期事業(yè)單位檔案管理必要性

檔案管理工作是事業(yè)單位開(kāi)展絕大多數(shù)工作的重要前提，同時(shí)也是其工作質(zhì)量水平的重要體現(xiàn)。這其中所包含的人員檔案管理屬于黨與國(guó)家干部工作開(kāi)展必不可少的內(nèi)容，也是人事工作順利開(kāi)展的重要保證。與此同時(shí)，檔案管理工作也是事業(yè)單位發(fā)展的重要保證，因?yàn)榫o隨當(dāng)今社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展，檔案管理工作質(zhì)量與水平也隨之大幅度攀升，實(shí)施檔案整理能夠促使單位管理人員更加及時(shí)了解個(gè)人職工的工作情況，這樣能夠?qū)ζ渫蟮陌l(fā)展提供準(zhǔn)確的發(fā)展方向。此外，規(guī)范的、科學(xué)化的檔案管理，涉及到事業(yè)單位的多方面內(nèi)容，同時(shí)其也是事業(yè)單位本身持續(xù)發(fā)展的重要，其不僅是一種極具價(jià)值的信息資源，同時(shí)也是單位內(nèi)的寶貴財(cái)富，專(zhuān)門(mén)面向事業(yè)單位往后的發(fā)展而服務(wù)，也可為單位內(nèi)當(dāng)下的業(yè)績(jī)考核提供參考依據(jù)。

2新時(shí)期事業(yè)檔案管理問(wèn)題

（一）檔案管理認(rèn)識(shí)不足

在當(dāng)今新時(shí)期背景下，仍然有部分事業(yè)單位對(duì)內(nèi)部檔案管理工作存在認(rèn)識(shí)上的不足，其體現(xiàn)在多個(gè)方面：首先單位領(lǐng)導(dǎo)方面，一些領(lǐng)導(dǎo)并不重視單位內(nèi)的檔案管理工作，在其眼里認(rèn)為是無(wú)足輕重的雜事，是單位內(nèi)下屬輕易解決的小事情，因?yàn)橥ǔＮ磳n案管理工作放在心上。其次，在工作人員方面對(duì)于檔案管理工作的重視度也明顯偏低，主要因?yàn)闄n案管理工作過(guò)程非?？菰飶?fù)雜，并且長(zhǎng)時(shí)間下去也難以獲得明顯業(yè)績(jī)，從而導(dǎo)致單位員工越來(lái)越輕視及選擇性忽視檔案管理工作。最后檔案管理的意識(shí)上較為淡薄，單位本身在檔案管理工作上的投入明顯不足，不論是資金、設(shè)備或是人力，且相應(yīng)的管理制度也不夠健全，這些都致使檔案資源利用率難以提升。

（二）管理人員專(zhuān)業(yè)素質(zhì)有待提升

當(dāng)前絕大多數(shù)事業(yè)單位檔案部門(mén)當(dāng)中針對(duì)檔案管理人員都會(huì)開(kāi)展相應(yīng)的專(zhuān)業(yè)培訓(xùn)工作，但是因?yàn)闄n案管理崗位人員流動(dòng)性相對(duì)較大，多數(shù)入崗人員都明顯缺乏專(zhuān)業(yè)管理水平。也有部分單位對(duì)內(nèi)部檔案管理人員所具備的技能水平期望并不高，因?yàn)榇祟?lèi)人員并不是專(zhuān)門(mén)負(fù)責(zé)檔案管理，大多身兼數(shù)職，缺乏足夠精力投入檔案工作，無(wú)法投入檔案業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)當(dāng)中，導(dǎo)致專(zhuān)業(yè)水平難以提升。

（三）檔案管理制度匱乏

因?yàn)槭聵I(yè)單位內(nèi)檔案管理工作很難直接給單位帶來(lái)明顯的經(jīng)濟(jì)效益，然而單位內(nèi)檔案管理工作的性質(zhì)又非常復(fù)雜。因此，這就必須由此投入大量時(shí)間、財(cái)力、人力及物力，然而事業(yè)單位方面大多會(huì)忽視此方面的投資，甚至直接忽略構(gòu)建真正適用于檔案管理工作開(kāi)展的規(guī)章制度。有些企業(yè)即便制定相應(yīng)的檔案管理制度，或者即便已經(jīng)制定相應(yīng)的檔案管理規(guī)章制度，但是其實(shí)際執(zhí)行的效果明顯不足，缺乏對(duì)檔案管理人員的行為規(guī)范。長(zhǎng)此以往，必然將嚴(yán)重阻礙事業(yè)單位的正常穩(wěn)步發(fā)展。

（四）管理模式落后

目前我國(guó)絕大多數(shù)事業(yè)單位當(dāng)中嚴(yán)重缺乏較為先進(jìn)性的辦公設(shè)施與設(shè)備，在檔案管理當(dāng)中也是如此。難以真正將相應(yīng)的計(jì)算機(jī)技術(shù)有效的運(yùn)用到檔案管理工作過(guò)程當(dāng)中，同時(shí)還在實(shí)際的檔案管理當(dāng)中，仍然過(guò)于注重以往的手工操作及紙質(zhì)檔案，且表現(xiàn)出抵制檔案科學(xué)化管理模式的現(xiàn)象。因此所采用的管理模式明顯滯后，難以更上當(dāng)今時(shí)代發(fā)展的步伐，知識(shí)視野單位工作開(kāi)展的效率及質(zhì)量難以切實(shí)有效的提升。

3新時(shí)期事業(yè)單位檔案規(guī)范管理方法

（一）正視檔案管理工作

在新時(shí)期背景下，具體要求事業(yè)單位內(nèi)的領(lǐng)導(dǎo)人員應(yīng)當(dāng)正視檔案管理工作的重要性，要充分明白檔案管理工作對(duì)事業(yè)單位的價(jià)值。同時(shí)要求相應(yīng)的檔案管理人員，必須充分認(rèn)識(shí)到檔案管理工作的主要內(nèi)容，并且還必須針對(duì)單位當(dāng)中真正涉及到檔案管理的領(lǐng)導(dǎo)者加以明確，并且需要在此基礎(chǔ)上清晰界定檔案管理者本身的責(zé)任。其應(yīng)當(dāng)在整個(gè)檔案管理當(dāng)中，對(duì)檔案管理工作的各個(gè)環(huán)節(jié)內(nèi)容進(jìn)行深入分析和了解，以此確保檔案管理工作責(zé)任到人，并在此基礎(chǔ)上真正形成完善的檔案管理體系，并且在此體系當(dāng)中，要以檔案的專(zhuān)職管理人員作為其中的主要骨干，直接領(lǐng)導(dǎo)者作為主要負(fù)責(zé)人。

（二）強(qiáng)化管理人員專(zhuān)業(yè)培訓(xùn)

在當(dāng)今新時(shí)期下，事業(yè)單位內(nèi)檔案管理員工本身專(zhuān)業(yè)素質(zhì)不足，將直接對(duì)檔案管理工作的造成極大的阻礙。因此就要求相應(yīng)的事業(yè)單位必須針對(duì)檔案管理工作員工的工作內(nèi)容進(jìn)行定期化的專(zhuān)業(yè)素質(zhì)培訓(xùn)。從而由此來(lái)提升檔案管理工作人員的整體素質(zhì)水平，具體要求檔案管理人員應(yīng)當(dāng)充分掌控當(dāng)今現(xiàn)代化的科學(xué)技術(shù)方法及手段，同時(shí)需要有效掌握先進(jìn)性的操作管理技術(shù)。并且還需具備相應(yīng)的統(tǒng)籌安排、吃苦耐勞、勇于創(chuàng)新等基本品質(zhì)與良好作風(fēng)。并且還需在此基礎(chǔ)上充分適應(yīng)全新的發(fā)展形勢(shì)和要求，由此才能創(chuàng)新管理方式，拓展管理途徑。

（三）構(gòu)建完善檔案管理制度

這就要求應(yīng)當(dāng)強(qiáng)化相應(yīng)制度建設(shè)，并在此基礎(chǔ)上構(gòu)建良性的運(yùn)行管理機(jī)制，這本身也是事業(yè)單位檔案管理科學(xué)合理轉(zhuǎn)變的重要保障。所以這就必須從宏觀立法的角度和微觀運(yùn)行發(fā)展的角度來(lái)對(duì)相應(yīng)的法律法規(guī)和規(guī)章制度等加以制定與完善，從而極大的促進(jìn)工作開(kāi)展的創(chuàng)新及促使管理工作科學(xué)化轉(zhuǎn)變的制度約束及政策導(dǎo)向等。而結(jié)合黨政府的角度而言，則必須大力推進(jìn)檔案事業(yè)的科學(xué)合理化發(fā)展，并將其歸納至經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展規(guī)劃當(dāng)中，作為事業(yè)單位干部實(shí)績(jī)考核工作的重要依據(jù)。而單純的從部門(mén)與單位角度來(lái)分析，則必須高度重視檔案管理工作的落實(shí)與執(zhí)行，要在此基礎(chǔ)上不斷完善工作機(jī)制，切實(shí)落實(shí)工作責(zé)任，重視檔案工作作用的體現(xiàn)，真正促使事業(yè)單位借助檔案管理實(shí)現(xiàn)發(fā)展的契機(jī)。

（四）促使檔案管理現(xiàn)代化

新時(shí)期主要要求事業(yè)單位檔案管理工作應(yīng)當(dāng)采取先進(jìn)性的管理模式，因?yàn)闄n案管理內(nèi)容的關(guān)鍵在于其對(duì)外的保密性。因此需要做好檔案信息的保密管理，可選擇采取數(shù)字化檔案管理模式，要求管理人員需要掌控相應(yīng)的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，并配備先進(jìn)性的設(shè)施及設(shè)備。同時(shí)在采取數(shù)字化檔案管理模式時(shí)，必須控制好相應(yīng)的網(wǎng)絡(luò)安全隱患，并且需要格外注意做好相應(yīng)的防范工作。比如不定期針對(duì)所使用的網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)進(jìn)行更新維護(hù)升級(jí)、系統(tǒng)清理、病毒查殺等，并且做好檔案的備份處理，安裝防控軟件、強(qiáng)化數(shù)據(jù)訪問(wèn)設(shè)置，采取檔案信息多形式保存的方式，由此才能真正做好事業(yè)單位檔案管理工作。

4結(jié)語(yǔ)

在當(dāng)今新時(shí)期下，事業(yè)單位檔案管理工作顯得越來(lái)越重要。然而在實(shí)際檔案管理工作當(dāng)中，仍然存在諸多管理不規(guī)范的問(wèn)題，為了促使事業(yè)單位檔案管理規(guī)范化，就必須正視檔案工作、強(qiáng)化培訓(xùn)、完善管理制度以及促進(jìn)檔案現(xiàn)代化管理等。由此才能切實(shí)提升事業(yè)單位檔案管理水平，保障事業(yè)單位穩(wěn)步發(fā)展。endprint