事業(yè)單位檔案管理工作優(yōu)化途徑探索

李霞

摘要：隨著市場經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展，各地的相關(guān)機(jī)構(gòu)在制度和人事管理方面發(fā)生的一系列的變化，對于事業(yè)單位來說，新的政策對于相關(guān)檔案的收集，資料的整理等提出了新的要求。本文詳細(xì)講述了事業(yè)單位檔案工作的具體內(nèi)容，闡釋了事業(yè)單位檔案管理工作的要求，并對現(xiàn)階段事業(yè)單位在檔案管理方面的存在問題提出了優(yōu)化方案。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位；檔案管理；方案

現(xiàn)階段，計算機(jī)與網(wǎng)絡(luò)體系盛行，很多文件可以直接在網(wǎng)上查閱，無紙化的辦公方式逐步普及，很多電子文件，圖像等設(shè)備成為了文件的運輸載體，但同時，傳統(tǒng)的資料管理方式不能拋棄，必須創(chuàng)薪模式進(jìn)行傳統(tǒng)資料的整理與保存。如何實現(xiàn)事業(yè)單位檔案的有效管理是現(xiàn)階段單位工作中亟待解決的問題，必須對檔案管理的內(nèi)容有充分的認(rèn)知，切實提高檔案管理的水平。

1事業(yè)單位檔案管理的相關(guān)內(nèi)容

1.文字檔案

具體的文字檔案主要包括各種上報項目的文件，不同單位的類型不同，類似研究報告，技術(shù)方案，批復(fù)文件等這些文件都需要到政府相關(guān)部門進(jìn)行存檔處理，另外，一些合同證明等也是文字檔案的內(nèi)容。

2.財務(wù)檔案

財務(wù)檔案主要是記錄項目在進(jìn)行的過程中所涉及到的資金的流動記錄，項目的資金必須專款專用，并進(jìn)行相關(guān)的財務(wù)審核工作。

3.其他部分

項目資金必須進(jìn)行有效的賬目管理，取得的票據(jù)必須規(guī)范，嚴(yán)格的控制資金數(shù)量，對相關(guān)的財政收支進(jìn)行集中管理，做好財務(wù)的核算工作。

事業(yè)單位的檔案管理內(nèi)容較多，主要涉及到對于文字檔案的管理，大多數(shù)為過去的檔案管理，需要一定有效的檔案管理體系，在下文中我們對相關(guān)方法進(jìn)行了探討：

2現(xiàn)階段事業(yè)單位檔案管理的現(xiàn)狀問題分析

1.檔案管理的業(yè)務(wù)較為薄弱

現(xiàn)階段，有些事業(yè)單位已經(jīng)建立健全了檔案的有效管理制度，但是，并沒有真正落實相關(guān)的制度，很多的檔案整理不符合規(guī)范要求，例如，對外的項目資料與事業(yè)單位本身的財務(wù)報表等放置于一處，很容易造成相關(guān)檔案的缺失問題，組卷較為混亂，另外，有的事業(yè)單位由于各種因素，銷毀一些年代較為久遠(yuǎn)的檔案，產(chǎn)生了一些遺留問題。

2.相關(guān)人員對檔案工作的重視不夠

事業(yè)單位的檔案是后期行使合法權(quán)利的有效參照，但是相關(guān)工作人員對檔案的重視明顯不夠，嚴(yán)重忽略了檔案的安全管理，不知道檔案資源是優(yōu)秀的歷史文化產(chǎn)物，檔案工作是黨和國家的一項重要工作，因為相關(guān)的認(rèn)識不足，導(dǎo)致措施不力，產(chǎn)生一系列的問題。

3.檔案管理室的現(xiàn)代化管理設(shè)施相對較為落后

現(xiàn)階段，檔案管理室的建設(shè)直接決定了現(xiàn)代化管理的有效性，但是相對來說，管理的設(shè)施較為簡陋，有的檔案室的庫房封閉干燥，甚至堆放一些易燃易爆的物品，空氣較為渾濁。另外，有的辦公室條件較差，檔案室和辦公室，接待室沒有嚴(yán)格分開，檔案的現(xiàn)代化建設(shè)配套保護(hù)設(shè)施建設(shè)明顯不完善。

4.檔案管理隊伍不穩(wěn)定。管理水平不高

相對來說，檔案管理工作較為枯燥乏味，因此很多在此單位工作的人員缺乏長久工作的想法，導(dǎo)致工作經(jīng)常變化，檔案管理人員變動較為頻繁。另外，檔案管理的部門每年都進(jìn)行相關(guān)項目的培訓(xùn)，但是檔案管理者都是一些新手，缺乏相關(guān)經(jīng)驗，導(dǎo)致工作無法全面進(jìn)行。

5.檔案的開發(fā)利用效果較差

事業(yè)單位的檔案很多承載著記錄的功能，但還有部分的檔案，人員可以從中學(xué)到較多的東西：例如，在進(jìn)行居民醫(yī)療保險管理工作時，需要掌握各類居民辦理保險的業(yè)務(wù)流程，通過對檔案的閱讀與研究，可以更好的理解國家的法律法規(guī)，掌握特殊案例醫(yī)療保險業(yè)務(wù)的辦理方法。但是現(xiàn)階段大多數(shù)事業(yè)單位沒有充分發(fā)揮檔案的作用，很多管理人員到頭來只重視檔案的管理與手機(jī)保存，忽視了檔案的充分利用，認(rèn)為將檔案保護(hù)好便完成了任務(wù)，但是檔案管理的目的是為了有效運用，必須對檔案資源進(jìn)行合理開發(fā)。

3優(yōu)化事業(yè)單位檔案管理工作的詳細(xì)有效措施

針對現(xiàn)階段事業(yè)單位檔案管理中存在的相關(guān)問題，我們提出了以下的七點對策：

1.提高對檔案工作的重視，加強(qiáng)認(rèn)識

進(jìn)行有效的檔案管理工作，首先需要加強(qiáng)對檔案的認(rèn)知，加強(qiáng)檔案管理工作的宣傳，必須經(jīng)常性的學(xué)習(xí)和宣傳檔案法律，法規(guī)和相關(guān)管理規(guī)定，充分認(rèn)識到事業(yè)單位是保證公民的重要服務(wù)部門，其中的檔案保護(hù)工作是事業(yè)單位管理中的重要工作，另外，事業(yè)單位的有關(guān)檔案資料是國家的資源，是人民的財富，絕對不能褻瀆文件。檔案是不可再生的信息資源，必須對其進(jìn)行有效的利用。

2.明確相關(guān)的職責(zé)，建立健全責(zé)任體制

健全的機(jī)制是檔案工作有效進(jìn)行的基礎(chǔ)，檔案工作的經(jīng)驗告訴著我們，必須成立相關(guān)的檔案室，明確相關(guān)檔案人員的職責(zé)，根據(jù)一定的制度，形成全面有效的檔案管理網(wǎng)絡(luò)。檔案管理是一項較為復(fù)雜的工作，必須有全面合理的領(lǐng)導(dǎo)體系，完善追責(zé)制度，對檔案管理過程中違紀(jì)違法的行為進(jìn)行嚴(yán)厲打擊，堅持追責(zé)到人。

3.建立健全事業(yè)單位的檔案管理工作制度

檔案的管理工作是一項系統(tǒng)性的工程，必須建立有效的制度，使檔案管理的工作更加規(guī)范化，制度化，科學(xué)化，這是檔案工作的基礎(chǔ)。另外，必須使用嚴(yán)格的制度去規(guī)范有關(guān)人員，指導(dǎo)相關(guān)工作，并建立健全保障制度，保障整個工作體系的有效運行。

4.加大經(jīng)費投入，改善檔案保護(hù)的條件

事業(yè)單位檔案的外在條件較為重要，首先，良好的環(huán)境是檔案保護(hù)的基礎(chǔ)，但是由于有些地區(qū)的經(jīng)濟(jì)相對落后，事業(yè)單位難以拿出足夠的資金進(jìn)行配套設(shè)施的建設(shè)，就長遠(yuǎn)目標(biāo)來看，檔案工作的有關(guān)部門必須加強(qiáng)監(jiān)督管理工作，積極與當(dāng)?shù)氐恼埵炯訌?qiáng)經(jīng)費的投入，改善相關(guān)的檔案管理設(shè)施條件，例如，必須保證檔案的安全，完善檔案室的防火設(shè)計體系，保證空氣流通等，加強(qiáng)檔案室的安全管理，使檔案管理的相關(guān)工作滿足社會主義現(xiàn)代化建設(shè)的需求，

5.穩(wěn)定檔案管理人員，提高其全面素質(zhì)

穩(wěn)定檔案管理人員的關(guān)鍵在于加強(qiáng)宣傳工作，必須大力宣傳資料管理工作的重要性，使廣泛的工作人員積極投身到相關(guān)的建設(shè)中去，促進(jìn)事業(yè)單位資料管理部門工作的穩(wěn)定進(jìn)行，對于員工的困難必須努力解決，使員工感受到組織的溫暖，另外，檔案管理的工作是一項專業(yè)性較強(qiáng)的工作，需要大量的專業(yè)知識，穩(wěn)定人員之后，需要對人員進(jìn)行技能培訓(xùn)，提高工作人員的基本素質(zhì)，加強(qiáng)職業(yè)道德的修養(yǎng)，真正意義上做好管理工作，另外，必須學(xué)習(xí)更新自身的知識結(jié)構(gòu)，掌握先進(jìn)的信息技術(shù)與電子軟件操作技術(shù)，將檔案管理工作有理論性向技術(shù)性轉(zhuǎn)變，

6.樹立新型的檔案管理觀念

必須打破原有的傳統(tǒng)思想與管理模式，樹立爭取管理思想和工作態(tài)度，積極地開發(fā)利用檔案的相關(guān)信息資源，挖掘檔案中的相關(guān)問題，使檔案資源的應(yīng)用滿足各類需求，另外，對部門的發(fā)展歷史可以進(jìn)行資料集編寫，有效利用網(wǎng)絡(luò)等的傳播手段，切實提高單位的知名度，共同促進(jìn)資料管理事業(yè)的發(fā)展。

4總結(jié)

事業(yè)單位的資料管理是現(xiàn)階段事業(yè)單位綜合管理的關(guān)鍵，必須加強(qiáng)事業(yè)單位的管理力度，首先，我們必須提高檔案管理工作的認(rèn)識，明確檔案管理工作的相關(guān)責(zé)任，確保大量的經(jīng)費投入，穩(wěn)定人員，加強(qiáng)資料的利用，實現(xiàn)事業(yè)單位檔案管理工作的全面優(yōu)化與推進(jìn)。endprint