事業(yè)單位檔案資料管理的優(yōu)化措施分析

游默

摘要：事業(yè)單位是指由國家政府利用國有資產(chǎn)設(shè)立的從事各個(gè)行業(yè)行動里的社會服務(wù)組織；即在其組織建設(shè)的過程中，事業(yè)單位以不營利為實(shí)行標(biāo)準(zhǔn)，主要提供教育、科技、文化、衛(wèi)生等非物質(zhì)生活和勞務(wù)性質(zhì)的社會公共服務(wù)保障組織。在事業(yè)單位的工作開展過程中，就牽扯到社會發(fā)展的各個(gè)行業(yè)，在與之集體和個(gè)體提供服務(wù)和對接交流期間會生成大量的文字材料，如何在日常工作環(huán)境狀態(tài)下將繁雜的資料信息進(jìn)行合理的檔案歸檔、分類、儲存，也成為事業(yè)單位在現(xiàn)代化進(jìn)程中的首要改進(jìn)目標(biāo)。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位；公共服務(wù)；資料信息

對事業(yè)單位來說——“為人民服務(wù)”是其區(qū)別于社會普通企業(yè)的以盈利為目標(biāo)的社會公益服務(wù)組織的顯要主體意識。檔案是對過往、現(xiàn)今在工作開展過程里的文字、圖像等的記錄和保存，是國家在社會現(xiàn)代化的進(jìn)程中對未來的可預(yù)測性、實(shí)現(xiàn)性、創(chuàng)新性的來源。隨著社會經(jīng)濟(jì)和科技主體的發(fā)展，以往對檔案的保存也逐漸從實(shí)質(zhì)性的紙質(zhì)文檔開始轉(zhuǎn)變?yōu)橐噪娮訑?shù)據(jù)為依據(jù)的系統(tǒng)網(wǎng)絡(luò)信息化管理收存，但在對其進(jìn)行信息化技術(shù)的使用和發(fā)展中，如何對社會信息化程度高的檔案文獻(xiàn)進(jìn)行高效率、可持續(xù)、高分類的檔案工作管理提出新的挑戰(zhàn)：如：在運(yùn)行期間上屬傳達(dá)任務(wù)多、涉及內(nèi)容復(fù)雜、資料收集范圍大；進(jìn)程當(dāng)中的透明化程度低、隱秘性高；在對其進(jìn)行了解和對其平時(shí)工作進(jìn)行檢查，需按照規(guī)范要求進(jìn)行逐個(gè)資料獲取、審查等這些工作量大、過程繁瑣的環(huán)節(jié)等多種影響因素，也在無形中加重檔案管理的工作量是工作時(shí)間。也在此基礎(chǔ)上對其檔案工作管理的優(yōu)化和改革也逐步成為相關(guān)從事人員的開始談?wù)?、探究、分析的問題。

1在事業(yè)單位中檔案管理工作的意義

事業(yè)單位在工作開展中會因?qū)硬煌男袠I(yè)群體和個(gè)體的相關(guān)內(nèi)容資料涉及較多，也對在此過程中對這些檔案的保存和整理的數(shù)據(jù)資料提出了更多的要求；現(xiàn)今的事業(yè)單位運(yùn)轉(zhuǎn)過程中很多材料都具有隱秘性，缺乏透明化與共享化，而對事業(yè)單位來說，資料檔案完成程度與質(zhì)量同事業(yè)單位的工作水平之間存在密切的關(guān)聯(lián)。在此新形勢的驅(qū)動下，依照當(dāng)前的管理思想檔案管理程度也間接反應(yīng)事業(yè)單位整體的管理程度，以傳統(tǒng)檔案管理的基礎(chǔ)上將基層的檔案進(jìn)行靈活化、創(chuàng)新化、實(shí)用化的檔案管理革新，也成為深化基層失業(yè)單位在長遠(yuǎn)發(fā)展的路徑新規(guī)劃。

2事業(yè)單位檔案管理過程中的現(xiàn)狀和優(yōu)化措施分析

在現(xiàn)今的事業(yè)單位的檔案管理中，由于發(fā)展進(jìn)程的快速發(fā)展，使其在管理模式的資料收集、整理、歸檔過程中逐步向電子信息化方向發(fā)展，近年來，事業(yè)單位在對其檔案管理模式的探究和轉(zhuǎn)換中，由于前期長期使用紙質(zhì)檔的文件資料保存和查閱，使相關(guān)的業(yè)務(wù)服務(wù)能力較差、案卷質(zhì)量不高，與各類檔案的細(xì)則內(nèi)容不能很好的相容相輔，但在引用現(xiàn)代化電子信息技術(shù)后，其檔案管理系統(tǒng)在設(shè)置建設(shè)上的機(jī)讀、信息系統(tǒng)和網(wǎng)絡(luò)建設(shè)運(yùn)維網(wǎng)都因各個(gè)事業(yè)單位部門接觸范圍和領(lǐng)域不同，使其在檔案管理的應(yīng)用建立機(jī)制當(dāng)中無法統(tǒng)一其文檔分類、歸類、、搜索機(jī)讀等的統(tǒng)一管理機(jī)制；使在管理的規(guī)范、服務(wù)和共享上受到影響；系統(tǒng)軟件在傳輸、移植上無法將各地區(qū)、單位、部門之間的加強(qiáng)相互在檔案信息資源的共享，也在一定程度上降低了區(qū)域性經(jīng)濟(jì)政治的發(fā)展和影響。

目前，擔(dān)任相關(guān)檔案管理工作的從業(yè)人員大多都是由剛從學(xué)校走向社會的應(yīng)屆畢業(yè)生擔(dān)任，相對于在校期間所學(xué)習(xí)接觸到的理論知識，實(shí)際實(shí)踐的過程中對其材料的管理和利用的思維理念都存在模糊的認(rèn)識和了解；使實(shí)際的工作過程中對進(jìn)行收集、整理、歸類的電子信息檔案中出現(xiàn)錯誤的分類和檔案的遺失，從側(cè)面也反映出來源廣的人才集中培養(yǎng)過程中，大部分檔案人員現(xiàn)代技術(shù)水平較低，其中還存在現(xiàn)代文盲現(xiàn)象，所以在需要的人才的考量不僅僅是能對計(jì)算機(jī)系統(tǒng)進(jìn)行熟練操作的人員，還要對檔案、信息處理的復(fù)合型現(xiàn)代高科技人才的引進(jìn)和后期不斷培養(yǎng)的綜合型因素進(jìn)行考慮。

面對經(jīng)濟(jì)社會發(fā)展的新形勢和產(chǎn)業(yè)結(jié)構(gòu)調(diào)整的新任務(wù)；在保證事業(yè)單位資料檔案管理工作有序開展的前提下，通過崗前培訓(xùn)、崗位培訓(xùn)等方式方法提升相關(guān)從事人員在其領(lǐng)域范圍里的專業(yè)水平和自身素養(yǎng)。各省也在相應(yīng)的省情下努力細(xì)化、深化工作的措施中，因以全面發(fā)展各省事業(yè)單位檔案管理現(xiàn)代信息化提出更高的目標(biāo)和實(shí)行標(biāo)準(zhǔn)，這對于相關(guān)崗位的工作人員來說，是在熟練運(yùn)用電腦操作過程中在其領(lǐng)域的專業(yè)水準(zhǔn)和相關(guān)能力上能順應(yīng)我國的政策上的方針方案，使其的工作能對事業(yè)單位的檔案管理工作起到積極的引領(lǐng)作用。所以單位在對其的選擇，注重人才基礎(chǔ)素質(zhì)質(zhì)量上選取專業(yè)化運(yùn)用更為熟練的人才，在人員上崗前期對其進(jìn)行專業(yè)培訓(xùn)，是從事相關(guān)工作的人員具備獨(dú)立觀念、樹立職業(yè)責(zé)任感，在干干人員從事工作中能通過對資料的接觸自覺、自省、自查自身，來保證資料在收集、管理上的全面、及時(shí)并不存在遺漏和錯誤；落實(shí)實(shí)際工作，有效記錄各個(gè)層面部門管理人員的意見、建議，以科學(xué)嚴(yán)謹(jǐn)?shù)膽B(tài)度和積極的情緒投入工作。

各類事業(yè)單位檔案部門在積極領(lǐng)會《意見》精神，深入貫徹落實(shí)《意見》實(shí)質(zhì)，積極探索檔案管理工作的新思路、新模式、新途徑的檔案機(jī)構(gòu)的建設(shè)上，相關(guān)從事人員需清楚的認(rèn)識到自身在此環(huán)節(jié)過程的責(zé)任，也是有效開展檔案管理的基礎(chǔ)。唯有清晰認(rèn)識自身應(yīng)該怎么做、做什么，才能在改善檔案管理模式上做到有針對性、有方向性的發(fā)展目標(biāo)。即對相關(guān)項(xiàng)目的圖表、資料進(jìn)行整理，對計(jì)劃中的圖紙、表格、文件等進(jìn)行分類留存；使日常工作計(jì)劃的制定及審核檢查，能在最快的時(shí)間效應(yīng)里對相關(guān)工作情況及檔案記錄進(jìn)行檢查；依照有跡可循的活動資料檔案對未來的預(yù)判提供參考；在交流討論的過程中，做好相關(guān)記錄的保存，在進(jìn)過相應(yīng)的批示文件后穿越過程的出借記錄也是保證資料數(shù)據(jù)不遺失、泄露。

對支持社會規(guī)范的多種力量參與進(jìn)行檔案事務(wù)的管理，完善各類檔案的接收、征集流程，尤其優(yōu)化事業(yè)單位檔案管理的基礎(chǔ)上，加強(qiáng)在民生、經(jīng)濟(jì)、文化和社會領(lǐng)域及各級各類重大事務(wù)活動的檔案管理，依據(jù)其項(xiàng)目特點(diǎn)：對其平時(shí)工作內(nèi)容；相關(guān)文件數(shù)據(jù)的整理與歸納；人事管理制度等。依據(jù)事業(yè)單位對資料檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)，做到事業(yè)單位從業(yè)人員，不進(jìn)行資料與檔案私自查閱；不隨意透露相關(guān)的文件與機(jī)密。如遇工作需求，需要經(jīng)過相關(guān)部門和領(lǐng)導(dǎo)的同意進(jìn)行查閱，并做好查閱記錄。保證在使用現(xiàn)代信息化技術(shù)后，做到快速查閱、保存安全；通過內(nèi)部的自主探究和完善，制定出最適合事業(yè)單位的檔案管理模式，使其在為人們提供快捷、高效的檔案利用服務(wù)，能更好地維護(hù)黨和國家及人民群眾的根本利益。

3結(jié)束語

對事業(yè)單位的日常工作中檔案管理工作中，文檔的管理程度需通過有效的管理措施的改善，積極探索現(xiàn)代信息化發(fā)展方向及其系統(tǒng)使用功能，不斷完善、提高自身在檔案工作管理中的職業(yè)素質(zhì)和職業(yè)道德；敢于嘗試、勇于創(chuàng)新，利用現(xiàn)代化信息技術(shù)，完善事業(yè)單位檔案管理的制度。只有在實(shí)際的工作過程中不斷探索和思考，才能在時(shí)代高速發(fā)展的情況下，使檔案管理工作在其事業(yè)單位的全面發(fā)展中有效、緊密的拓展其服務(wù)社會范圍和領(lǐng)域。endprint