檔案信息化管理途徑探究

趙翔燕

摘要：檔案作為單位和部門日常工作的記錄，既是工作的重要記錄，也是今后工作安排的指導(dǎo)。隨著經(jīng)濟(jì)社會的快速發(fā)展，檔案產(chǎn)生的數(shù)量和包含的信息量增長十分迅速，如何利用信息化手段提升檔案管理的效率和深度開發(fā)的程度，是當(dāng)前檔案管理工作的研究重點(diǎn)。

關(guān)鍵字：檔案；信息化管理；大數(shù)據(jù)

1前言

隨著行業(yè)和單位的不斷發(fā)展，積累的檔案資料快速增加，傳統(tǒng)的檔案管理模式和技術(shù)已經(jīng)不能完成海量數(shù)據(jù)的整理和分析。在信息化的大背景之下，提升檔案管理的水平和利用程度具有重大而現(xiàn)實(shí)的意義。

2檔案信息化管理現(xiàn)狀

2.1大慶油田勘探開發(fā)研究院資料室檔案管理現(xiàn)狀

大慶油田勘探開發(fā)研究院資料室作為大慶油田館藏輛最大的檔案館，積累了大量的油田勘探開發(fā)資料，隨著油田的發(fā)展和技術(shù)的進(jìn)步，大慶油田勘探開發(fā)研究院資料室已經(jīng)初步實(shí)現(xiàn)了檔案管理的信息化，檔案管理軟件已經(jīng)投入使用，并取得了較好的效果，基本建立健全了檔案檢索目錄數(shù)據(jù)庫。

2.2檔案管理信息化的必要性

檔案記錄下許多信息以及這些信息發(fā)生的歷史，這種信息不僅僅包含了檔案本身的信息，也包含了許多與社會信息融合后形成的一種更為廣泛的信息。檔案本身是信息的一大載體，將檔案進(jìn)行有效管理有利于我們更好的收集信息和資源，最終更好的運(yùn)用并且投入生產(chǎn)當(dāng)中。由于體制不健全，從業(yè)人員基本素質(zhì)不過關(guān)、欠缺的資金和技術(shù)以及各種相關(guān)的硬件設(shè)備不齊全等這些原因，導(dǎo)致檔案管理存在巨大的問題。另一方面，面對信息大爆炸的時代，如何處理海量的信息和數(shù)據(jù)，只有充分利用信息化這一個有力武器，才能進(jìn)一步提升檔案管理的水平。

2.3現(xiàn)階段檔案信息化管理問題

（1）從事檔案信息化建設(shè)和管理的工作人員不僅應(yīng)具備較高檔案管理技能，同時對于計(jì)算機(jī)及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的要求較高?，F(xiàn)實(shí)中從事檔案管理的人員多數(shù)并不是檔案管理相關(guān)專業(yè)出身，雖然在長期的檔案管理過程中積累了一定的檔案管理能力，但是計(jì)算機(jī)技術(shù)多數(shù)僅限于簡單的應(yīng)用，缺乏專業(yè)的技術(shù)支撐。由此導(dǎo)致在建設(shè)信息化的檔案過程中，不能快速準(zhǔn)確的完成信息的檢索和錄入，致使檔案信息化水平不高。

（2）信息化建設(shè)缺乏相關(guān)的管理規(guī)范。在制度建設(shè)層面，還存在不少問題，也沒有相關(guān)的檔案管理細(xì)則以供參考。因此在各單位系統(tǒng)內(nèi)部并沒有形成一套完整的成體系的制度，在沒有具體實(shí)施細(xì)則指導(dǎo)的前提下，檔案信息化建設(shè)長期停步不前，多數(shù)單位的檔案信息化建設(shè)停留在口號中并沒有落實(shí)在具體的實(shí)踐。

（3）新技術(shù)的重視程度不足。檔案管理部門領(lǐng)導(dǎo)對于新技術(shù)和信息化建設(shè)，在思想上重視程度不夠，認(rèn)識不全面。檔案管理是一項(xiàng)非?；A(chǔ)、默默無聞的工作，在新技術(shù)浪潮的背景下，如何使用大數(shù)據(jù)分析技術(shù)和信息技術(shù)，提升檔案管理的水平和效率，存在嚴(yán)重的認(rèn)識上的漏洞。

3檔案信息化管理途徑探究

3.1運(yùn)用大數(shù)據(jù)技術(shù)

隨著部門業(yè)務(wù)的不斷拓展，舊的檔案還沒有完全利用，新的數(shù)據(jù)和信息就源源不斷產(chǎn)生，傳統(tǒng)的檔案管理模式已經(jīng)不能適應(yīng)海量數(shù)據(jù)存儲、查閱和分析的需要。為此建議廣泛研究并開發(fā)大數(shù)據(jù)技術(shù)下的檔案管理新模式。筆者在分析國內(nèi)外先進(jìn)管理模式和檔案管理新技術(shù)的基礎(chǔ)上，建議從以下幾個方面開展工作：首先，盡快完成檔案的數(shù)字化工作，應(yīng)按照統(tǒng)計(jì)學(xué)的原理進(jìn)行分類，便于后期使用；其次，引入先進(jìn)的檔案管理系統(tǒng)軟件，借助于最近科技的力量，完成之前數(shù)據(jù)分析不能勝任的大工作量處理工作；最后，在檔案利用的過程中并同時結(jié)合橫縱分析和動態(tài)管理的手段，橫縱分析指的是在數(shù)據(jù)管理中不僅僅需要比對單位隨著時間推進(jìn)所發(fā)生的變化，更應(yīng)該比對所在行業(yè)的其他單位的發(fā)展、各部門之間的效益對比，動態(tài)管理指的是檔案數(shù)據(jù)的及時整理、無用數(shù)據(jù)的剔除，以此來保證數(shù)據(jù)的真實(shí)性和可靠性。

3.2加快信息化管理人員培養(yǎng)

檔案管理人員負(fù)責(zé)具體管理工作的開展，作為各項(xiàng)改革和具體措施的實(shí)行者，直接影響到檔案管理工作水平。因此應(yīng)該建立起一支具備扎實(shí)專業(yè)知識和較強(qiáng)處理問題能力的管理隊(duì)伍，在組建過程除了吸納檔案管理人員，更應(yīng)該注重對計(jì)算機(jī)系統(tǒng)、行為心理學(xué)等專業(yè)背景的人才的引進(jìn)。因?yàn)樾畔⒒瘯r代下，檔案管理工作人員不僅需要檔案管理方面的知識，還需要懂得一些計(jì)算機(jī)技術(shù)，這樣才能更好地服務(wù)檔案管理工作。做好信息化時代下的檔案管理工作。除了吸納優(yōu)秀人才，還需要對現(xiàn)有的人才隊(duì)伍進(jìn)行培訓(xùn)，逐步提高管理人員的業(yè)務(wù)水平和業(yè)務(wù)能力，從而提高檔案管理水平。

3.3提升軟硬件配備水平

首先各種相關(guān)的硬件設(shè)備都要配備齊全，比如打印機(jī)、掃描機(jī)和計(jì)算機(jī)等。計(jì)算機(jī)里面的軟件與系統(tǒng)也要與時俱進(jìn)，相關(guān)的培訓(xùn)與推廣也要同時進(jìn)行，如此才能建立一個相對應(yīng)的系統(tǒng)平臺。其次，要將檔案的目錄數(shù)字化。數(shù)據(jù)信息錄入是最為基礎(chǔ)的工作，每個部門每年都會需要大量的檔案資料，對于這些資料要一邊整理一邊錄入，同時也要制定相關(guān)格式便于統(tǒng)一管理，這種方式在一定程度上可以節(jié)約人力、節(jié)約資源、節(jié)約費(fèi)用，而且檔案管理信息建設(shè)化的相關(guān)進(jìn)程也會被加速推進(jìn)。最后要對網(wǎng)絡(luò)上的相關(guān)信息進(jìn)行機(jī)密保護(hù)，先定制密保標(biāo)準(zhǔn)，然后就是對信息的使用者進(jìn)行有關(guān)身份上的驗(yàn)證，授予相關(guān)權(quán)限，這樣對于軟件系統(tǒng)來說才有保障。

筆者發(fā)現(xiàn)需要選取具有針對性的檔案管理軟件來進(jìn)行錄入和利用。選擇合適的檔案管理軟件可以幫助更高效率的管理電子信息，而且這種原始的電子信息不斷積累會形成更有益的電子文件，其管理的過程也就更具有科學(xué)性，對于整個社會發(fā)展來說，這將是一筆不小的文化財(cái)富。信息化理念的建設(shè)離不開相關(guān)軟件的支撐，如果我們一味地以傳統(tǒng)方式來管理數(shù)量龐大的電子文件，這絕不是一個明智的舉動，檔案管理軟件必須要具備高效率、智能型、便捷性等優(yōu)點(diǎn)于一身，這樣才能將信息化管理的脈絡(luò)舒通，檔案管理的工作質(zhì)量和工作效率才會得到明顯的提升，這是關(guān)乎信息化建設(shè)成敗的一個重要節(jié)點(diǎn)。

3.4實(shí)現(xiàn)信息化檔案網(wǎng)絡(luò)共享

檔案是很多部門需要查閱使用的，如果每個需要使用的部門都專門去檔案管理部門進(jìn)行查閱，那么勢必會導(dǎo)致工作效率低下。針對這種現(xiàn)象，檔案管理部門可以將相關(guān)的檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行上傳，利用單位局域網(wǎng)絡(luò)，開放檔案網(wǎng)絡(luò)共享系統(tǒng)，定期或者長期開放部分檔案數(shù)據(jù)供各部門查閱。這樣有檔案信息需求的部門可以直接利用網(wǎng)絡(luò)共享系統(tǒng)及時進(jìn)行信息的獲取，節(jié)約大量的時間，大大提高了辦事效率。

4結(jié)語

通過上文的分析，可以看出現(xiàn)階段檔案管理工作還存在不少問題，在檔案信息化管理領(lǐng)域，如何利用大數(shù)據(jù)技術(shù)，同時提升信息化管理的軟硬件條件，培養(yǎng)培訓(xùn)一大批檔案管理信息化管理人員，是下一步工作的重點(diǎn)。endprint