關(guān)于醫(yī)院檔案規(guī)范化管理的分析和思考

劉曉雪

摘要：醫(yī)院檔案是醫(yī)院的寶貴財(cái)富，在醫(yī)療衛(wèi)生機(jī)構(gòu)不斷改革的過(guò)程中，醫(yī)院檔案管理工作的領(lǐng)域逐步拓寬，提高了檔案內(nèi)容的豐富性，也更加凸顯了檔案管理的重要性。新醫(yī)改對(duì)檔案信息提出了多方位、多層次的新要求，為了滿足醫(yī)療時(shí)代發(fā)展的需要，對(duì)醫(yī)院檔案實(shí)行規(guī)范化管理勢(shì)在必行。本文就醫(yī)院檔案管理的現(xiàn)狀入手進(jìn)行分析，并提出幾點(diǎn)加強(qiáng)醫(yī)院檔案規(guī)范化管理的策略。

關(guān)鍵詞：醫(yī)院檔案；規(guī)范化管理；策略

醫(yī)療檔案是組成醫(yī)院衛(wèi)生事業(yè)的重要部分，是專(zhuān)業(yè)的醫(yī)療人員在眾多科研活動(dòng)和醫(yī)療實(shí)踐中總結(jié)出來(lái)的醫(yī)學(xué)經(jīng)驗(yàn)，集中且直接的反映了醫(yī)院的歷史、進(jìn)程和未來(lái)發(fā)展的相關(guān)信息，對(duì)醫(yī)療的教學(xué)和科研活動(dòng)有很重要的借鑒意義和參考價(jià)值。隨著醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)的快速發(fā)展，衡量醫(yī)院整體管理水平的指標(biāo)中必然會(huì)將檔案管理的水平納入其中。

1對(duì)醫(yī)院檔案管理現(xiàn)狀的分析

1.1檔案管理制度不健全

傳統(tǒng)的醫(yī)院檔案管理工作制度屬于粗線條型，沒(méi)有引入精細(xì)化管理實(shí)現(xiàn)細(xì)節(jié)量化，還是簡(jiǎn)單的規(guī)定了管理范圍，制定了大致的管理方法，管理環(huán)節(jié)的設(shè)置不夠細(xì)致，這些都是檔案管理制度不健全的表現(xiàn)，導(dǎo)致檔案管理工作容易出現(xiàn)混亂無(wú)序的情況，大大的降低了檔案管理效率，影響了信息檢索。大多數(shù)醫(yī)院檔案管理中存在的問(wèn)題就是檔案信息量與工作人員數(shù)量比例嚴(yán)重不

1.2人力物力的投資不足

今年來(lái)，隨著科學(xué)技術(shù)的飛速發(fā)展，網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和計(jì)算機(jī)的廣泛應(yīng)用促使醫(yī)院檔案管理朝著電子化的方向發(fā)展。一方面，醫(yī)院對(duì)信息設(shè)備建設(shè)的不重視，物力投資不足，沒(méi)有先進(jìn)的設(shè)備為開(kāi)展電子檔案管理做基礎(chǔ)；另一方面，醫(yī)院現(xiàn)有的檔案工作人員缺乏電子化和科技方面的專(zhuān)業(yè)知識(shí)，沒(méi)有很好的掌握存儲(chǔ)電子檔案的方法，缺乏計(jì)算機(jī)病毒防治和信心安全方面的專(zhuān)業(yè)能力。

1.3工作人員綜合素質(zhì)不高

檔案管理人員的能力和素質(zhì)對(duì)檔案管理的規(guī)范性有著直接的影響。就目前情況而言，一方面醫(yī)院對(duì)檔案管理人員的要求不高，沒(méi)有從開(kāi)始對(duì)相關(guān)人員的文化素質(zhì)、專(zhuān)業(yè)技術(shù)和業(yè)務(wù)能力等方面進(jìn)行嚴(yán)格的考核，另一方面缺乏對(duì)醫(yī)院在職檔案管理人員的培訓(xùn)，導(dǎo)致在實(shí)際工作中常常出現(xiàn)違反檔案工作原則的情況出現(xiàn)，難以在學(xué)術(shù)領(lǐng)域方面動(dòng)態(tài)和成果做出及時(shí)的總結(jié)。

1.4檔案工作的封閉性太強(qiáng)

醫(yī)院檔案工作存在必要的保密性，但是過(guò)于強(qiáng)調(diào)保密性，就縮小的檔案管理服務(wù)對(duì)象的范圍，有些僅限于院領(lǐng)導(dǎo)和部分職能科室。久而久之，服務(wù)對(duì)象的單一化導(dǎo)致檔案人員在工作中失去了主動(dòng)性，缺乏創(chuàng)新精神，形成了送交文件，收藏文件，需要文件，提取文件的固定工作模式，無(wú)法充分發(fā)揮眾多檔案內(nèi)容的使用價(jià)值。

2加強(qiáng)醫(yī)院檔案規(guī)范化管理的策略

2.1建立科學(xué)的檔案管理體系

科學(xué)全面的檔案管理體系是實(shí)現(xiàn)檔案規(guī)范化管理的基礎(chǔ)。一方面，要明確管理職能。由于醫(yī)院檔案工作內(nèi)容覆蓋范圍廣，具有內(nèi)容繁雜、專(zhuān)業(yè)性強(qiáng)和差異性保管的特點(diǎn)，加之醫(yī)院部門(mén)眾多，這就需要醫(yī)院各個(gè)科室從大局角度出發(fā)，強(qiáng)化檔案意識(shí)，積極主動(dòng)的上交醫(yī)療資料，提升全院檔案管理的完整性。另一方面，建立檔案工作網(wǎng)絡(luò)。檔案管理工作的整個(gè)流程都需要全院醫(yī)療人員的密切配合，為了保證檔案工作的順利性，加強(qiáng)醫(yī)院檔案管理網(wǎng)絡(luò)組織建設(shè)是非常有必要的。以機(jī)關(guān)職能為主的綜合檔案管理包括行政、設(shè)備儀器、黨群、基建和財(cái)務(wù)檔案管理等；以臨床科室為主的業(yè)務(wù)檔案管理包括門(mén)診、病房和醫(yī)療等，明確都具體的機(jī)關(guān)職能和臨床科室，確定檔案工作負(fù)責(zé)人，形成覆蓋整個(gè)醫(yī)院的檔案管理工作網(wǎng)絡(luò)。

2.2提高檔案管理人員綜合素質(zhì)

檔案管理工作方式的陳舊嚴(yán)重影響了檔案管理規(guī)范化的建設(shè)與發(fā)展，檔案管理人員的業(yè)務(wù)能力和綜合素質(zhì)不高就是其中的原因之一。因此，提高醫(yī)院檔案管理質(zhì)量就要先致力于培養(yǎng)相關(guān)人員在檔案管理方面的綜合能力。一方面需要醫(yī)院在條件允許的情況下加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的培訓(xùn)或者盡可能的為其提供外出學(xué)習(xí)的機(jī)會(huì)，比如在醫(yī)院內(nèi)部組織開(kāi)展以檔案管理為主要內(nèi)容的專(zhuān)題講座，以不斷開(kāi)拓在職檔案管理人員工作思維為目的，讓其在日常的檔案管理工作中應(yīng)用最先進(jìn)最具創(chuàng)新性的管理理念。與此同時(shí)檔案管理人員還要從自身抓起，強(qiáng)化自我學(xué)習(xí)意識(shí)，用積極的態(tài)度在日常工作中學(xué)習(xí)現(xiàn)代化的信息技術(shù)應(yīng)用技巧，不斷完善檔案管理的規(guī)范化建設(shè)。

2.3加強(qiáng)檔案管理硬件設(shè)施建設(shè)

為了順應(yīng)科技信息化的發(fā)展趨勢(shì)，充分發(fā)揮計(jì)算機(jī)在醫(yī)院檔案規(guī)范化管理中的作用，需要醫(yī)院或相關(guān)部門(mén)通過(guò)增加資金，為實(shí)現(xiàn)檔案規(guī)范化管理引進(jìn)先進(jìn)的技術(shù)和設(shè)備。一方面注重檔案管理中保護(hù)性設(shè)備和技術(shù)性設(shè)備的建設(shè)，比如新建或者改造檔案庫(kù)房，使其具有防火、防潮、防有害氣體的“三防”特征，讓檔案室、閱覽室和辦公室實(shí)現(xiàn)“三分開(kāi)”。另一方面，引進(jìn)計(jì)算機(jī)管理技術(shù)，利用現(xiàn)代化的系統(tǒng)讓檔案工作實(shí)現(xiàn)內(nèi)容上的分門(mén)別類(lèi)，明確劃分科技、文書(shū)、黨群、行政、財(cái)務(wù)、基建和儀器設(shè)備等檔案類(lèi)別，在強(qiáng)大的管理系統(tǒng)支撐下高校儲(chǔ)存檔案信息，這樣的管理方式不僅能在現(xiàn)有的基礎(chǔ)上最大程度的節(jié)省人力物力和財(cái)力，還能讓檔案檢索變得更便捷、更高效，在保證工作質(zhì)量的同時(shí)大大的提高了工作效率。使檔案信息在現(xiàn)代化建設(shè)中迅捷、準(zhǔn)確、方便地再現(xiàn)，使檔案信息的處理、傳輸獲得前所未有的積極效果。促進(jìn)檔案管理信息化改革，實(shí)現(xiàn)醫(yī)院檔案管理的規(guī)范化發(fā)展。

2.4開(kāi)展合作調(diào)研實(shí)現(xiàn)信息共享

在全面推行醫(yī)療改革的時(shí)代背景下，醫(yī)院檔案管理人員除了創(chuàng)新檔案管理意識(shí)，加強(qiáng)本醫(yī)院檔案管理規(guī)范化建設(shè)以外，還要拓寬視野，積極對(duì)外開(kāi)展調(diào)研，建立合作關(guān)系，選擇一些在檔案規(guī)范化管理工作做得較好的醫(yī)院進(jìn)行深入調(diào)研，虛心學(xué)習(xí)多種先進(jìn)的管理方法和理念，通過(guò)對(duì)比對(duì)本院管理工作實(shí)際情況進(jìn)行分析，找出差距和不足，將所學(xué)的新技術(shù)和新方法有針對(duì)性的進(jìn)行融合變通，讓其成為適合本院的管理方法。除此以外，有關(guān)機(jī)構(gòu)可以組織在當(dāng)?shù)蒯t(yī)療行業(yè)中建立以合作共贏為目的的發(fā)展機(jī)制，促使各大醫(yī)院將提升檔案管理水平作為全院戰(zhàn)略性發(fā)展計(jì)劃的一個(gè)小目標(biāo)，搭建各大醫(yī)院進(jìn)行分享、合作學(xué)習(xí)的橋梁，實(shí)現(xiàn)醫(yī)院檔案管理水平更上一層樓，促進(jìn)醫(yī)院健康發(fā)展。

2.5加強(qiáng)病案的制度化建設(shè)

病案資料是醫(yī)院檔案管理的關(guān)鍵內(nèi)容，因此在醫(yī)院檔案管理規(guī)范化建設(shè)的過(guò)程中，必須強(qiáng)調(diào)病案的制度化管理。首先要從思想上加深醫(yī)務(wù)人員對(duì)病案嚴(yán)肅性的認(rèn)識(shí)，加強(qiáng)病案書(shū)寫(xiě)的教育，通過(guò)教育讓全院醫(yī)療人員養(yǎng)成嚴(yán)謹(jǐn)認(rèn)真的工作作風(fēng)；其次要認(rèn)真落實(shí)并執(zhí)行病案書(shū)寫(xiě)規(guī)章制度，制定專(zhuān)人負(fù)責(zé)的同時(shí)增強(qiáng)病案書(shū)寫(xiě)規(guī)范化培訓(xùn)的力度；最后針對(duì)病案管理要實(shí)行監(jiān)督制度，目前很多醫(yī)院都存在著代上級(jí)醫(yī)師在病歷中簽名的情況，進(jìn)而引發(fā)后續(xù)責(zé)任追究和劃分出現(xiàn)混亂的情況，因此通過(guò)實(shí)行監(jiān)督制度，不定時(shí)的對(duì)病歷進(jìn)行抽查，同時(shí)做到有獎(jiǎng)有罰，激勵(lì)醫(yī)療人員做好本職工作。一份病歷，不僅僅是記錄了患者的病情信息，其還是醫(yī)療人員良好工作態(tài)度和敬業(yè)精神的體現(xiàn)。

3結(jié)語(yǔ)

總而言之，在醫(yī)學(xué)模式的轉(zhuǎn)變過(guò)程中，人們對(duì)醫(yī)療檔案信息的需求越來(lái)越大，只有加強(qiáng)醫(yī)療檔案規(guī)范化管理才能更好的滿足這些需求，為院領(lǐng)導(dǎo)提供決策依據(jù)，為醫(yī)療經(jīng)濟(jì)效益的提高，醫(yī)務(wù)技術(shù)以及醫(yī)療研究等方面提供信息的保證。實(shí)行醫(yī)療檔案的規(guī)范化管理能切實(shí)的為醫(yī)院整體管理打下堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)，進(jìn)而提高醫(yī)院服務(wù)水平和質(zhì)量，促進(jìn)醫(yī)院順利的實(shí)現(xiàn)發(fā)展目標(biāo)。endprint