論優(yōu)化我國(guó)檔案信息資源配置的有效策略

智思敏

摘要：近年來(lái)對(duì)于國(guó)家檔案資源的研究深入展開(kāi)，但大多停留在豐富館藏和檔案基礎(chǔ)建設(shè)層面，關(guān)于檔案資源的優(yōu)化配置研究相對(duì)較少。隨著國(guó)家檔案資源的不斷壯大，檔案意識(shí)在不斷加深，檔案學(xué)界越來(lái)越認(rèn)識(shí)到應(yīng)逐步構(gòu)建檔案資源合理配置的長(zhǎng)效優(yōu)化機(jī)制。

關(guān)鍵詞：檔案信息資源；優(yōu)化配置；有效策略

筆者回顧了國(guó)家檔案資源的基本概念，并基于此分析了優(yōu)化國(guó)家檔案資源配置的必要性，充分說(shuō)明對(duì)其進(jìn)行研究的重要性。繼而結(jié)合我國(guó)檔案資源配置的現(xiàn)實(shí)情況指出要想實(shí)現(xiàn)國(guó)家檔案資源的優(yōu)化配置，應(yīng)采取統(tǒng)籌兼顧的方法，從宏觀和微觀兩方面逐步深入優(yōu)化，從社會(huì)大環(huán)境和檔案自身著手解決，最終調(diào)節(jié)實(shí)現(xiàn)好檔案資源優(yōu)化配置的重大意義。

1國(guó)家檔案資源的概念和優(yōu)化檔案資源配置的必要性

1.1國(guó)家檔案資源的基本概念

對(duì)于國(guó)家檔案資源的定義，戴志強(qiáng)在《國(guó)家檔案資源整合的涵義及其運(yùn)作機(jī)制探討》就提出，可以將國(guó)家檔案資源定義為一般，過(guò)去和現(xiàn)在的國(guó)家機(jī)構(gòu)、社會(huì)組織和個(gè)人在社會(huì)活動(dòng)中形成的，對(duì)國(guó)家和社會(huì)有保存價(jià)值的檔案總和。之后各位學(xué)者基本沿用了這一定義。從中我們可以看出國(guó)家檔案資源不只局限于國(guó)家機(jī)構(gòu)在運(yùn)作過(guò)程中形成的檔案，還包括社會(huì)組織和個(gè)人兩部分的檔案資源。筆者認(rèn)為隨著信息化社會(huì)的不斷發(fā)展，數(shù)字化網(wǎng)絡(luò)化的不斷加深，國(guó)家檔案資源的類型也在不斷擴(kuò)大更新，檔案館以及檔案機(jī)構(gòu)的工作步伐從搜集豐富檔案資源開(kāi)始，到逐步關(guān)注于檔案資源的整合開(kāi)發(fā)，我國(guó)檔案事業(yè)一直在穩(wěn)步前進(jìn)。檔案資源建設(shè)，是檔案事業(yè)發(fā)展的物質(zhì)基礎(chǔ)。這就說(shuō)明作為底部基礎(chǔ)建設(shè)的國(guó)家檔案資源如果不充足，則會(huì)影響檔案資源的進(jìn)一步優(yōu)化與利用。當(dāng)然，這種基礎(chǔ)建設(shè)不只包括檔案搜集工作，僅僅豐富檔案資源的數(shù)量和種類也是無(wú)法達(dá)到檔案資源的整體優(yōu)化發(fā)展。

1.2優(yōu)化檔案資源配置的必要性

對(duì)檔案資源進(jìn)行優(yōu)化配置，可以避免國(guó)家檔案資源的結(jié)構(gòu)不完整性。第一，可以避免檔案資源的分散，我國(guó)有不少檔案符合進(jìn)入檔案館的要求卻分散在其他機(jī)構(gòu)，更不用說(shuō)因?yàn)闅v史原因?qū)е铝魇У疆悋?guó)他鄉(xiāng)的重要檔案資源。就目前在應(yīng)用的檔案資源來(lái)說(shuō)，也大多是來(lái)源于第一等級(jí)，底層機(jī)構(gòu)的檔案較為稀少。第二，可以避免檔案資源的種類單一。到目前為止，我國(guó)的檔案資源以文書(shū)檔案和紙質(zhì)檔案為主，其他種類以及其他載體形式的檔案較少。作為歷史的記錄者和見(jiàn)證者，檔案資源具有原始記錄性，我國(guó)大多檔案資源也達(dá)到了反映記載國(guó)家大事的要求，但同時(shí)對(duì)于小眾群體和普羅大眾的生活記錄仍然不夠全面。

對(duì)檔案資源進(jìn)行優(yōu)化配置，可以使現(xiàn)有的檔案資源達(dá)到效益最大化。這一產(chǎn)出效益既包括經(jīng)濟(jì)也包括社會(huì)效益。經(jīng)濟(jì)效益是指檔案信息資源的配置要以盡可能小的成本取得最大效益，而社會(huì)效益是指必須保證社會(huì)各階層平等利用檔案資源的機(jī)會(huì)與權(quán)利。就如同數(shù)學(xué)當(dāng)中會(huì)應(yīng)用到的排列組合原理，在檔案資源固定不變的情況下，對(duì)檔案資源的優(yōu)化配置，合理安排組合可以使這部分檔案實(shí)現(xiàn)產(chǎn)出效益的最大化，充分開(kāi)發(fā)挖掘檔案資源的價(jià)值。在檔案資源不斷豐富擴(kuò)大的時(shí)代，更需要合理優(yōu)化配置，避免資源的浪費(fèi)和不合理利用。

2國(guó)家檔案資源優(yōu)化配置的策略

要想實(shí)現(xiàn)國(guó)家檔案資源的優(yōu)化配置，就要回歸到政治、經(jīng)濟(jì)、文化、法律等宏觀層面上來(lái)，同時(shí)兼顧檔案自身。國(guó)家檔案資源優(yōu)化配置就應(yīng)采取統(tǒng)籌兼顧，從宏觀和微觀兩方面逐步深入優(yōu)化。

2.1宏觀層面優(yōu)化策略

宏觀方面的優(yōu)化策略則包括完善行政監(jiān)管力度，完善法律體系建設(shè)，依據(jù)市場(chǎng)的信息調(diào)整整體策略。

完善行政監(jiān)管力度，是優(yōu)化配置的基礎(chǔ)。由國(guó)家檔案局在宏觀上加以把握和調(diào)控，避免資源的重復(fù)建設(shè)。行政手段的管理具有權(quán)威性強(qiáng)制性特點(diǎn)，能夠維持檔案機(jī)構(gòu)對(duì)檔案資源的集中統(tǒng)一管理，嚴(yán)格遵守各項(xiàng)規(guī)定制度，各項(xiàng)調(diào)控和指揮。按照《檔案法》等法律的規(guī)定，我國(guó)檔案管理工作實(shí)行“統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，分級(jí)管理”的原則。筆者設(shè)想優(yōu)化檔案資源配置，需要深入踐行檔案行政與事業(yè)管理體制改革，在局館合一的體制下，科學(xué)合理地設(shè)置檔案局與檔案館，綜合把握，強(qiáng)化對(duì)國(guó)家檔案資源建設(shè)的宏觀規(guī)劃協(xié)調(diào)。政府層面的信息資源配置首先需要解決的問(wèn)題是加強(qiáng)國(guó)家信息資源體系的規(guī)劃和建設(shè)，著重設(shè)計(jì)國(guó)家信息資源保障體系組成結(jié)構(gòu)及維持其發(fā)展的動(dòng)態(tài)平衡性。

完善法律體系建設(shè)，是優(yōu)化配置的助力器。法律手段是一種剛?cè)岵?jì)的手段。它無(wú)論對(duì)社會(huì)，機(jī)構(gòu)還是個(gè)人都有明確的指引作用，運(yùn)用法律手段，對(duì)可能違背或已經(jīng)違背有關(guān)檔案資源法規(guī)一方具有震懾和懲罰作用。而且法律法規(guī)的教化作用也維護(hù)同時(shí)，它又可以教育教化大多數(shù)需要關(guān)注使檔案資源配置可以達(dá)到有法可依，也就是不斷地完善立法。關(guān)于檔案資源配置的立法，要求花心思關(guān)注于檔案從形成開(kāi)始到歸檔保存的一系列體系中的問(wèn)題，比如檔案館的收集目標(biāo)、檔案機(jī)關(guān)單位的移交責(zé)任等等問(wèn)題。借助于法律的約束，解決檔案的形成問(wèn)題；以法規(guī)的形式明確規(guī)定檔案產(chǎn)權(quán)，為分別運(yùn)用不同的手段進(jìn)行資源建設(shè)提供依據(jù)；著手制定檔案收集移交規(guī)定，明確規(guī)定檔案資料移交和現(xiàn)行文件送交程序和要求，為創(chuàng)建規(guī)范化的檔案資料收集和現(xiàn)行文件送交渠道、

穩(wěn)定檔案館資源來(lái)源提供法律依據(jù)，促進(jìn)檔案資源建設(shè)的法制化。

依據(jù)市場(chǎng)的信息調(diào)整整體策略，是優(yōu)化配置的把關(guān)人。我國(guó)檔案資源是由各級(jí)檔案局、處等共同籌劃，統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)。在如今信息化智慧化的時(shí)代，，檔案管理部門(mén)在搜集整合和調(diào)配的檔案資源時(shí)，應(yīng)注意市場(chǎng)的調(diào)控作用和用戶的需求，即使對(duì)我國(guó)來(lái)說(shuō)，國(guó)家是享有對(duì)于檔案資源配置的最高控制力，但如果要做到追求檔案資源的可利用效益。那么以市場(chǎng)需求為導(dǎo)向是在優(yōu)化檔案資源配置的實(shí)際操作過(guò)程中一個(gè)最基本的原則。網(wǎng)絡(luò)信息資源優(yōu)化配置的目的就是要提高網(wǎng)絡(luò)信息資源的利用率。一件檔案的價(jià)值是會(huì)隨著時(shí)間的變化而產(chǎn)生變化，檔案價(jià)值的降低就是它不再適合目前社會(huì)的需要，因此，檔案資源配置就應(yīng)該以社會(huì)需求為導(dǎo)向，以此作為出發(fā)點(diǎn)，適應(yīng)和滿足社會(huì)經(jīng)濟(jì)和建設(shè)的需要。endprint

2.2微觀層面優(yōu)化策略

要實(shí)現(xiàn)檔案資源數(shù)字化與文本化的共同建設(shè)。檔案實(shí)體配置與虛擬配置要同時(shí)進(jìn)行，以前的檔案工作手段是手工操作，工作對(duì)象是紙質(zhì)檔案的實(shí)體，信息對(duì)載體的依賴性決定了現(xiàn)有檔案信息資源布局是指檔案實(shí)體收藏結(jié)構(gòu)的狀況。檔案資源的優(yōu)化配置是一項(xiàng)需要持續(xù)時(shí)間的工作，我們不可能改變已有檔案的。但是這并不代表可以對(duì)此項(xiàng)不作為，計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)和數(shù)字化技術(shù)不斷在向我國(guó)的檔案領(lǐng)域滲透，它們?yōu)闄n案工作提供了全新的平臺(tái)，使檔案工作的手段發(fā)生了改變，信息與載體的結(jié)合更加松散，工作對(duì)象的重心轉(zhuǎn)為檔案信息，所以我們這時(shí)所能做的配置應(yīng)該是在兼顧檔案實(shí)體收藏的基礎(chǔ)上，重點(diǎn)利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)打破檔案信息在時(shí)間、部門(mén)和地區(qū)間的界限，實(shí)現(xiàn)網(wǎng)上檔案信息資源的合理配置。因此，我們可以針對(duì)不同載體特點(diǎn)的信息資源，將實(shí)態(tài)配置與虛擬配置兩種方式相結(jié)合起來(lái)加以運(yùn)用。

要達(dá)到檔案資源質(zhì)量和數(shù)量的共同進(jìn)步。運(yùn)動(dòng)是永恒的，靜止是相對(duì)的。就如同變化是永恒的，不變只是相對(duì)的。在追求檔案資源配置優(yōu)化的過(guò)程中，檔案資源的數(shù)量也一直在變化，在隨著社會(huì)的發(fā)展不斷擴(kuò)充，數(shù)量不斷增長(zhǎng)。數(shù)量增長(zhǎng)的同時(shí)，要配合質(zhì)量的不斷提高。可以著手向社會(huì)上知名人士組織收集有價(jià)值的個(gè)體檔案資源。每個(gè)地方形成有自身特色的檔案機(jī)構(gòu)和文化同時(shí)，對(duì)于檔案資源從形成到銷毀的整個(gè)利用過(guò)程進(jìn)行完善更新，維護(hù)檔案數(shù)量與質(zhì)量的和諧穩(wěn)定發(fā)展，共同進(jìn)步也是優(yōu)化檔案資源配置的重要手段。

3優(yōu)化國(guó)家檔案資源配置的意義

是充分發(fā)揮檔案資源文化價(jià)值的必經(jīng)之路。檔案資源的重要作用包括了行政，業(yè)務(wù)，文化，教育，法律作用，優(yōu)化檔案資源配置可以更充分的發(fā)揮檔案資源的價(jià)值優(yōu)勢(shì)，我們通常忽略了對(duì)于文化價(jià)值，文化建設(shè)的作用。國(guó)家檔案資源是我們國(guó)家在歷史發(fā)展長(zhǎng)河中積累下來(lái)的精神文化財(cái)富，內(nèi)容豐富而且多樣，覆蓋面廣。如此廣博的精神財(cái)富不可忽視，國(guó)家檔案館是科學(xué)文化事業(yè)單位，是黨和國(guó)家歷史跨步的見(jiàn)證者，是宣傳黨的思想理念弘揚(yáng)愛(ài)國(guó)主義教育的實(shí)驗(yàn)基地。同時(shí)，檔案是一個(gè)名族和國(guó)家的“根”，檔案是一個(gè)民族文化和情感的寄托。對(duì)檔案資源的優(yōu)化配置可以更有效地發(fā)揮檔案的文化價(jià)值，凸顯出保管檔案，重視檔案資源的價(jià)值。

是實(shí)現(xiàn)檔案資源社會(huì)共享的必要手段。檔案資源的服務(wù)對(duì)象是社會(huì)大眾。優(yōu)化配置后的國(guó)家檔案資源不僅門(mén)類齊全、結(jié)構(gòu)合理、而且資源豐富、便于利用。這使得國(guó)家檔案資源的豐碩成果能夠被利用檔案信息資源者便捷高效地獲取到并加以利用，滿足這一部分群體的廣泛需求。并且，當(dāng)社會(huì)大眾，企業(yè)和政府機(jī)構(gòu)享受到了檔案資源合理配置帶來(lái)的便利，則會(huì)反之更加重視

現(xiàn)實(shí)當(dāng)中，檔案信息資源配置定是存在不均衡的，我們的目標(biāo)是努力使檔案信息資源配置趨于均衡。檔案學(xué)界只有深入研究檔案資源優(yōu)化配置的概念，認(rèn)識(shí)到優(yōu)化配置的重要性和必要性，并科學(xué)合理有規(guī)劃的進(jìn)行完善，檔案館檔案資源建設(shè)才能提高到一個(gè)新的水平，也才能獲得更高的經(jīng)濟(jì)社會(huì)效益。endprint