醫(yī)院人事檔案規(guī)范化管理的分析

吳秋華

摘要：本文對醫(yī)院人事檔案規(guī)范化管理進(jìn)行了全方位的分析，首先簡述了加強(qiáng)醫(yī)院人事檔案規(guī)范化管理的重要性，再深入剖析了當(dāng)前我國醫(yī)院人事檔案規(guī)范化管理中存在的問題，然后筆者在結(jié)合自身多年專業(yè)理論知識與實(shí)踐操作經(jīng)驗(yàn)的基礎(chǔ)上提出了加強(qiáng)醫(yī)院人事檔案規(guī)范化管理的有效策略，可供參考！

關(guān)鍵詞：醫(yī)院；人事檔案；規(guī)范化管理

1加強(qiáng)醫(yī)院人事檔案規(guī)范化管理的重要性

近年來，隨著我國經(jīng)濟(jì)實(shí)力的迅猛發(fā)展與科學(xué)技術(shù)水平的顯著提升，這在客觀上促進(jìn)了醫(yī)院人事檔案的規(guī)范化管理發(fā)展進(jìn)步，人事檔案管理是醫(yī)院整個人力資源的核心組成部分，它在醫(yī)院人事管理工作中發(fā)揮著極為重要的作用，在干部人事檔案工作的管理體制、宏觀指導(dǎo)、利用與轉(zhuǎn)遞、收集與鑒別、歸檔與整理等領(lǐng)域內(nèi)也存在著至關(guān)重要的作用。另外，人事檔案有利于統(tǒng)籌兼顧好員工的福利待遇與職位升遷等之間的關(guān)系，它主要是以人頭為單位集中保存的原始記錄，醫(yī)院人事檔案規(guī)范管理工作質(zhì)量的好壞直接關(guān)乎人力資源管理人員的工作效率與職工的工作質(zhì)量保障。

2當(dāng)前我國醫(yī)院人事檔案規(guī)范化管理中存在的問題

2.1傳統(tǒng)分散式檔案管理模式根深蒂固

經(jīng)過科學(xué)的調(diào)查研究資料顯示，當(dāng)前我國大部分區(qū)域內(nèi)的基層醫(yī)院人事檔案管理工作缺乏統(tǒng)一的領(lǐng)導(dǎo)與科學(xué)合理有序的規(guī)劃，不僅經(jīng)常出現(xiàn)檔案管理信息數(shù)據(jù)丟失與毀壞的不良現(xiàn)象，更有利用分散式的管理方式，使得各個環(huán)節(jié)產(chǎn)生的資料缺乏集中規(guī)范化的統(tǒng)一，從而加大了醫(yī)院人事檔案管理工作的難度。另外，管理方式相對落后，嚴(yán)重阻礙制約了社會經(jīng)濟(jì)發(fā)展對人才信息的需求。傳統(tǒng)意義上手撰完成的紙質(zhì)文本材料雖然有自身的優(yōu)點(diǎn)，但其缺點(diǎn)也是非常明顯的，例如：統(tǒng)計(jì)書寫的信息會失誤且耗費(fèi)時間長效率很低，這在客觀上增加了資金成本的損耗和人力資源的浪費(fèi)。

2.2檔案管理制度不夠完善

建立高質(zhì)量、高水平的人事檔案管理，需要科學(xué)的方法和手段。為了迎合時代的趨勢，淘汰落后的人工檔案管理，需要進(jìn)一步規(guī)范人事檔案，推進(jìn)人事檔案管理制度化和規(guī)范化建設(shè)。某些基層醫(yī)院內(nèi)部的檔案管理制度存在主觀隨意性大、職責(zé)劃分不明確與內(nèi)容雜亂無章、管理分散等缺陷，進(jìn)而為醫(yī)院人事檔案規(guī)范化管理工作造成了極大的阻礙。此外，人事檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)相對滯后，因?yàn)榧堎|(zhì)檔案如果經(jīng)歷的時間比較長且遭遇天氣潮濕度等自然因素的變故就會出現(xiàn)不同程度的受潮、發(fā)黃、蟲蛀等不良狀況，嚴(yán)重威脅著檔案的安全性與完整性，因此必須要不斷加強(qiáng)對相關(guān)基礎(chǔ)設(shè)施的資金投入。

2.3醫(yī)院人事的檔案管理意識淡薄

首先，醫(yī)院人事檔案的管理意識淡薄是指相關(guān)醫(yī)院的領(lǐng)導(dǎo)對檔案管理認(rèn)識不足，對人事檔案管理的重視不夠，存在著落實(shí)不到位，應(yīng)付了事，檢查隨意，更做不到監(jiān)督執(zhí)行。檔案管理者不能在有限的時間內(nèi)高效的完成檔案的收集整理與歸納裝檔工作，最終會使得重要的人事檔案資料丟失以耽誤大事。其次，醫(yī)院人事檔案工作的硬件投入不足，沒有將計(jì)算機(jī)與網(wǎng)絡(luò)技術(shù)廣泛普及應(yīng)用到檔案管理工作中來，隨著醫(yī)院規(guī)模的不斷擴(kuò)大會嚴(yán)重加劇規(guī)范化檔案管理的負(fù)擔(dān)；更甚至是部分基層醫(yī)院的檔案管理空間非常狹小且不符合檔案長久保管的標(biāo)準(zhǔn)，究其根本原因，主要就在于部分醫(yī)院對檔案管理工作不重視而導(dǎo)致資金投入不到位。

2.4檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)較低

首先，部分管理人員不具備豐富的專業(yè)理論知識與實(shí)踐操作技能，沒有樹立起對醫(yī)院人事檔案規(guī)范化管理的正確認(rèn)識，對待工作玩忽職守且不夠認(rèn)真負(fù)責(zé)，難以充分調(diào)動自身內(nèi)在的主觀能動性與積極創(chuàng)造性，對待突發(fā)性的意外事故欠缺靈活的應(yīng)對能力。其次，部分基層醫(yī)院檔案管理人員都是非專業(yè)化的管理人才，幾乎沒有跟進(jìn)一步深層次接受培訓(xùn)與繼續(xù)教育的機(jī)會，而且管理人員的思想偏向于保守散漫且不具備敢想敢干的沖勁。

綜上，需要醫(yī)院管理人員對上述問題引起廣泛的關(guān)注與重視，并且采取及時有效的措施予以改善解決，從根本上促進(jìn)醫(yī)院人事檔案的規(guī)范化管理。

3加強(qiáng)醫(yī)院人事檔案規(guī)范化管理的有效策略

3.1建立健全檔案管理制度

要想從根本上提升醫(yī)院人事檔案規(guī)范化管理的質(zhì)量水平，最直觀有效的措施就是逐步建立健全檔案管理制度，檔案管理必須進(jìn)行統(tǒng)一的規(guī)劃指導(dǎo)，逐步改變傳統(tǒng)管理模式中的分散化管理，制定出能達(dá)到新醫(yī)改對檔案管理的要求和適合醫(yī)院工作特點(diǎn)的檔案管理制度，自始至終秉持“實(shí)事求是、與時俱進(jìn)、開拓創(chuàng)新”的原則理念來辦事。再者，注重硬件設(shè)施的建設(shè)以改善工作環(huán)境氛圍，還應(yīng)該嚴(yán)格按照檔案管理的相關(guān)要求將檔案進(jìn)行整齊統(tǒng)一的分門別類，將相關(guān)的檔案放到密集柜中，從“雙套制”慢慢過渡到電子化管理模式，從根本上確保醫(yī)院檔案的完整與安全，還要盡可能的實(shí)現(xiàn)自動化辦公以提高工作效率。

3.2引進(jìn)高精尖的醫(yī)院人事檔案管理技術(shù)

一方面，必須要擁有先進(jìn)快捷的計(jì)算機(jī)管理軟件來用于建立文書、計(jì)算機(jī)檢索功能，可以確保醫(yī)院人事檔案信息數(shù)據(jù)的精準(zhǔn)性與科學(xué)性，并在充分利用計(jì)算機(jī)技術(shù)的基礎(chǔ)上建立一套完善的檔案管理系統(tǒng)，各項(xiàng)業(yè)務(wù)的檔案管理也必須要及時建立機(jī)讀檢索目錄，不斷實(shí)現(xiàn)檔案信息的共享與交流互動。另一方面，加快信息化建設(shè)步伐，加大投入提高醫(yī)院人事檔案信息化水平，使其能適應(yīng)高速發(fā)展進(jìn)步的社會時代環(huán)境，在條件允許的情況下還可以與市人才交流中心及人事代理人員檔案數(shù)據(jù)庫聯(lián)網(wǎng)實(shí)現(xiàn)檔案信息傳遞自動化，把檔案信息能在短時間內(nèi)迅速精準(zhǔn)的透過數(shù)字化屏幕查閱相關(guān)的信息。

3.3不斷提升醫(yī)院人事的檔案管理意識

要不斷提升醫(yī)院人事的檔案管理意識，加強(qiáng)對資料價值與檔案文件的宣傳推廣，逐步提高相關(guān)醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)高層與各個醫(yī)療隊(duì)伍工作人員對檔案管理工作的重視度，加強(qiáng)政府在政策與資本方面的關(guān)注與扶持，把檔案管理放到與醫(yī)療工作同等重要的位置。另外，醫(yī)院方還應(yīng)該加強(qiáng)對現(xiàn)有檔案資源的開發(fā)與利用，還要為醫(yī)院的檔案管理工作創(chuàng)造營建更加有利的工作條件，要把《檔案法》認(rèn)真貫徹落實(shí)與宣傳推廣，可以通過網(wǎng)絡(luò)媒體、板報文本、視頻影像等多種渠道來深化職員對醫(yī)院人事檔案管理的認(rèn)識。

3.4逐步增強(qiáng)醫(yī)院檔案管理人員的綜合素質(zhì)

相關(guān)醫(yī)院的領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé)人必須要始終以增強(qiáng)職員關(guān)于檔案專業(yè)理論知識與實(shí)踐操作技能的意識為出發(fā)點(diǎn)與落腳點(diǎn)，不斷掌握更多先進(jìn)的管理技術(shù)，定期為檔案管理專業(yè)人員提供深入學(xué)習(xí)交流的培訓(xùn)與教育機(jī)會，還要輔助以必要的考核與評估來調(diào)動職工的責(zé)任感。再則，還要不斷提升醫(yī)院檔案管理人員的綜合素質(zhì)，嚴(yán)格按照檔案管理規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)中的明令條文來實(shí)施，這有利于為實(shí)現(xiàn)醫(yī)院的可持續(xù)發(fā)展奠定堅(jiān)實(shí)的前提基礎(chǔ)，要把文化程度高、政治素質(zhì)好、身體條件好與事業(yè)心強(qiáng)的人才充實(shí)到檔案管理崗位中去，實(shí)施以人為本的綜合管理模式，進(jìn)而協(xié)助醫(yī)院工作有序而高效的運(yùn)營。

4結(jié)束語

綜上所述，本文對醫(yī)院人事檔案規(guī)范化管理進(jìn)行探究分析具有重要的現(xiàn)實(shí)性意義，特別是規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)化的檔案管理可以高效的促進(jìn)醫(yī)院的快速發(fā)展進(jìn)步，它不僅有利于保障廣大人民群眾的合法權(quán)益，還有利于促進(jìn)社會經(jīng)濟(jì)的協(xié)調(diào)穩(wěn)定可持續(xù)快速發(fā)展進(jìn)步，同時人事檔案管理更是一切工作所必不可少的重要基礎(chǔ)與依據(jù)，要想將醫(yī)院人事檔案的規(guī)范化管理落到實(shí)處中去，必須要順應(yīng)時代的發(fā)展潮流且靈活的改革創(chuàng)新與優(yōu)化升級檔案的管理模式方法，致力于不斷的提升人事檔案管理水平與使用效率，進(jìn)而推動醫(yī)院人事檔案規(guī)范化管理工作的落實(shí)。endprint