大數(shù)據(jù)時(shí)代網(wǎng)絡(luò)協(xié)同辦公的思與行

□文/重慶市云陽(yáng)教師進(jìn)修學(xué)院 盧兆明 曾月光

信息技術(shù)飛速發(fā)展催生了大數(shù)據(jù)時(shí)代的不期而至。當(dāng)下，我們生活在大數(shù)據(jù)的包裹之中，每個(gè)人既是大數(shù)據(jù)的享用者，也是大數(shù)據(jù)的生產(chǎn)者。僅以教師培訓(xùn)為例，一次歷時(shí)幾天的短期培訓(xùn)生成的數(shù)據(jù)就包括文字（如方案、簡(jiǎn)報(bào)、總結(jié)）、圖片（如學(xué)員活動(dòng)照片）、音頻（如班隊(duì)活動(dòng)音樂）、視頻（如課堂實(shí)錄）多種形式，而且容量多達(dá)數(shù)十甚至上百G。人類每天的生產(chǎn)、生活、學(xué)習(xí)、工作產(chǎn)生的數(shù)據(jù)大得驚人，我們進(jìn)入了名副其實(shí)的大數(shù)據(jù)時(shí)代。顯然，傳統(tǒng)手寫筆記的方式在海量信息面前顯得捉襟見肘。大數(shù)據(jù)促使人們必須用新的手段解決海量信息的存儲(chǔ)、分享和交流的問題。于是，人類進(jìn)入了自動(dòng)化辦公時(shí)代。

回顧自動(dòng)化辦公時(shí)代歷經(jīng)了兩次飛躍：一是辦公信息載體從原始紙質(zhì)介質(zhì)方式向電子比特方式的飛躍。二是收發(fā)文件從傳統(tǒng)的手工方式向工作流自動(dòng)化方式的飛躍。其中，第二次飛躍的實(shí)質(zhì)就是網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下的協(xié)同辦公。“為知筆記”就是一款很好的網(wǎng)絡(luò)協(xié)同辦公工具，它既能解決各種形式海量數(shù)據(jù)云端存儲(chǔ)的問題，也能解決大數(shù)據(jù)隨意分享、快速交流的問題。云陽(yáng)教師進(jìn)修學(xué)院管理團(tuán)隊(duì)在培訓(xùn)項(xiàng)目管理中反復(fù)實(shí)踐，借助“為知筆記”平臺(tái)建立“個(gè)人筆記”和“團(tuán)隊(duì)筆記”，在工作中實(shí)時(shí)進(jìn)行團(tuán)隊(duì)協(xié)作交流，實(shí)現(xiàn)了培訓(xùn)項(xiàng)目管理的集成化、模塊化、標(biāo)準(zhǔn)化和無紙化，著實(shí)提高了培訓(xùn)管理的效率。

一、“集成化”作業(yè)

利用“為知筆記”的同步功能，讓處于終端前臺(tái)的個(gè)人作業(yè)及時(shí)與“為知筆記”的云端同步。系統(tǒng)的“消息中心”同時(shí)會(huì)把最新信息通知給加入“團(tuán)隊(duì)筆記”的其他成員，只要是“團(tuán)隊(duì)筆記”中的成員或領(lǐng)導(dǎo)均能方便查閱成員作業(yè)，且可以隨時(shí)修改并與云端同步。這樣，既增強(qiáng)了團(tuán)隊(duì)成員間的工作透明度，又能隨時(shí)了解個(gè)人的工作進(jìn)度?！盀橹P記”這一功能把分散辦公轉(zhuǎn)變成了網(wǎng)上集中辦公，開啟了集成化作業(yè)，拉近了同事間的距離和提高了工作效率。

如在云陽(yáng)教師進(jìn)修學(xué)院開展的“‘國(guó)培計(jì)劃’——鄉(xiāng)村幼兒園教師送教下鄉(xiāng)”培訓(xùn)項(xiàng)目中，實(shí)現(xiàn)了“為知筆記”對(duì)培訓(xùn)項(xiàng)目在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下的集成化作業(yè)管理。由于該培訓(xùn)項(xiàng)目來得太突然，上級(jí)主管部門又要求按時(shí)完成送培任務(wù)，培訓(xùn)主管將“國(guó)培計(jì)劃”管理辦法、項(xiàng)目申報(bào)書、送教場(chǎng)所實(shí)況等資料放在“為知筆記”的“團(tuán)隊(duì)筆記”相應(yīng)項(xiàng)目欄目中，如圖1。項(xiàng)目管理團(tuán)隊(duì)各成員利用個(gè)人終端系統(tǒng)進(jìn)行集中研讀，并高效完成培訓(xùn)實(shí)施方案，集中研討送教下鄉(xiāng)存在的具體問題與解決預(yù)案，確保了送教培訓(xùn)的順利實(shí)施。

圖1 團(tuán)隊(duì)筆記中的培訓(xùn)項(xiàng)目

二、“模塊化”管理

模塊化管理主要體現(xiàn)在工作任務(wù)的模塊化與工作項(xiàng)目的模塊化。在工作任務(wù)模塊化的管理中，管理團(tuán)隊(duì)各成員以個(gè)體身份加入團(tuán)體，項(xiàng)目主管可將團(tuán)隊(duì)任務(wù)分割，并把任務(wù)模塊分發(fā)到各成員，方便實(shí)現(xiàn)工作任務(wù)的模塊化；在工作項(xiàng)目模塊化的管理中，用“為知筆記”的文件夾功能，可將大項(xiàng)目分解成多個(gè)子項(xiàng)目模塊，管理團(tuán)隊(duì)成員針對(duì)子項(xiàng)目各個(gè)擊破，從而實(shí)現(xiàn)工作項(xiàng)目的模塊化，也實(shí)現(xiàn)了網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下的管理任務(wù)化繁為簡(jiǎn)。

工作任務(wù)模塊化管理的案例：云陽(yáng)教師進(jìn)修學(xué)院開展的薄改工程小學(xué)語(yǔ)文聯(lián)片送教培訓(xùn)，培訓(xùn)場(chǎng)地簡(jiǎn)陋，設(shè)施設(shè)備落后，組織管理難度極大。管理團(tuán)隊(duì)自帶投影系統(tǒng)驅(qū)車前往送培地點(diǎn)，還要提前安排好管理者、培訓(xùn)者、參訓(xùn)者的食宿，以及協(xié)調(diào)好送培機(jī)構(gòu)與各受培單位之間的關(guān)系。培訓(xùn)主管將工作劃分為培訓(xùn)聯(lián)絡(luò)、設(shè)備保障、后勤保障、過程管理、專家接待等任務(wù)模塊，并把各模塊的具體任務(wù)上傳到“為知筆記”的相應(yīng)項(xiàng)目下。各個(gè)任務(wù)模塊管理者在“團(tuán)隊(duì)筆記”指引下開展工作，并將各時(shí)段的工作完成情況在“團(tuán)隊(duì)筆記”中實(shí)時(shí)更新，一來方便項(xiàng)目主管了解工作進(jìn)展，及時(shí)設(shè)計(jì)后期工作方案；二來方便團(tuán)隊(duì)成員相互關(guān)注，及時(shí)調(diào)整自己的工作方式與進(jìn)度。網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下的任務(wù)模塊化管理讓整個(gè)培訓(xùn)組織精細(xì)透明，緊張有序。

工作項(xiàng)目模塊化管理的案例：云陽(yáng)教師進(jìn)修學(xué)院開展的2017年新任教師培訓(xùn)，存在學(xué)科門類多，培訓(xùn)周期長(zhǎng)，管理難度大等問題。培訓(xùn)管理團(tuán)隊(duì)借助“為知筆記”實(shí)現(xiàn)了工作項(xiàng)目模塊化的網(wǎng)上協(xié)同辦公。培訓(xùn)分三個(gè)階段，全體學(xué)員經(jīng)過通識(shí)科目集中培訓(xùn)和應(yīng)用實(shí)踐分散研修兩個(gè)階段后，第三階段是分學(xué)科開展技能培訓(xùn)，培訓(xùn)主管把語(yǔ)文、數(shù)學(xué)、英語(yǔ)、物理等學(xué)科資料均以項(xiàng)目模塊形式呈現(xiàn)在“為知筆記”中，各學(xué)科項(xiàng)目負(fù)責(zé)人也把相應(yīng)學(xué)科培訓(xùn)管理的過程資料分欄目對(duì)應(yīng)存放于“團(tuán)隊(duì)筆記”中，實(shí)現(xiàn)了團(tuán)隊(duì)內(nèi)管理公開透明，管理者之間能及時(shí)相互借鑒管理經(jīng)驗(yàn)，增強(qiáng)了管理實(shí)效。

三、“標(biāo)準(zhǔn)化”接口

在培訓(xùn)管理中，任務(wù)標(biāo)準(zhǔn)化有助于實(shí)現(xiàn)管理者“即到即用”。培訓(xùn)項(xiàng)目是動(dòng)態(tài)的，項(xiàng)目管理者也可以是動(dòng)態(tài)的，而管理制度是靜態(tài)的，任務(wù)模塊一旦確定，任務(wù)單元也是靜態(tài)的。“為知筆記”就能很好地建立起人和事之間的一個(gè)動(dòng)態(tài)與另一個(gè)動(dòng)態(tài)、一個(gè)動(dòng)態(tài)與一個(gè)靜態(tài)、一個(gè)靜態(tài)與另一個(gè)靜態(tài)之間的聯(lián)系，從而實(shí)現(xiàn)模塊化管理下的標(biāo)準(zhǔn)化接口。所謂標(biāo)準(zhǔn)化接口，如同一臺(tái)飲水機(jī)，只要進(jìn)水口標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一，無論是“娃哈哈”“冰點(diǎn)水”，還是“龍井源”“天師泉”桶裝水，均能對(duì)接飲水。做培訓(xùn)管理也是一樣，要把培訓(xùn)管理任務(wù)細(xì)分，讓任務(wù)模塊相對(duì)固定，標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一，就可以方便借用“為知筆記”進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)化協(xié)同辦公高效管理。培訓(xùn)過程中，如果張三有事走了，由于任務(wù)模塊固定，標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一，李四就可以立即接替工作，培訓(xùn)管理就實(shí)現(xiàn)了管理者“即到即用”。

如云陽(yáng)教師進(jìn)修學(xué)院2017年組織開展的云陽(yáng)縣首批中小學(xué)音樂、體育轉(zhuǎn)崗教師培訓(xùn)，由于學(xué)員都不是本專業(yè)畢業(yè)的，為了提升他們最基本的教學(xué)技能，培訓(xùn)周期長(zhǎng)達(dá)三個(gè)月。其間，培訓(xùn)班主任、項(xiàng)目負(fù)責(zé)人、后勤服務(wù)人員因外出學(xué)習(xí)或扶貧支教等原因被多次抽走，但是，一點(diǎn)也沒影響培訓(xùn)工作進(jìn)程與質(zhì)量。替補(bǔ)進(jìn)來的對(duì)應(yīng)管理人員只需及時(shí)進(jìn)入“為知筆記”的“團(tuán)隊(duì)筆記”中，了解培訓(xùn)項(xiàng)目進(jìn)展，閱讀任務(wù)模塊標(biāo)準(zhǔn)，不需要進(jìn)行面對(duì)面的工作交接，便能很快清楚自己的工作，立即進(jìn)入崗位角色，高質(zhì)量完成培訓(xùn)管理任務(wù)。

四、“無紙化”辦公

據(jù)悉，近幾年來，我國(guó)全年造紙消耗木材1000多萬(wàn)立方米，進(jìn)口木漿100多萬(wàn)噸，進(jìn)口紙漿400多萬(wàn)噸，不但消耗了大量的原材料，還給環(huán)保添堵。教師培訓(xùn)機(jī)構(gòu)要走在時(shí)代聲音的前列，要利用現(xiàn)代計(jì)算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，并融合新的管理思想，推進(jìn)無紙化辦公進(jìn)程。

在移動(dòng)辦公中，“為知筆記”可實(shí)現(xiàn)家庭電腦、辦公電腦、手機(jī)等終端設(shè)備與平臺(tái)云端大數(shù)據(jù)無縫銜接，能做到信息完全同步，突破了時(shí)空限制。因此，管理工作者不需要將文稿打印后帶出辦公室修改。

在工作匯報(bào)中，“為知筆記”的“消息中心”會(huì)自動(dòng)提示團(tuán)隊(duì)成員發(fā)布的文件消息，點(diǎn)擊即可展示發(fā)布者撰寫的各類方案、過程資料、工作總結(jié)，以及相互之間溝通交流的內(nèi)容，如圖2。因此，管理團(tuán)隊(duì)成員交流時(shí)不需要傳閱紙質(zhì)材料。

在任務(wù)警示中，“為知筆記”提供了活動(dòng)的 “桌面便簽”，能方便添加“電子便簽”和隱藏“電子便簽”，以提示個(gè)人工作進(jìn)度與當(dāng)前工作重點(diǎn)。而以前的辦公桌上，常擺設(shè)有近期工作提醒便簽，有的甚至把紙質(zhì)便簽滿滿地貼在顯示器下面，影響桌面美觀，暴露辦公機(jī)密。

如在云陽(yáng)教師進(jìn)修學(xué)院2017年年度工作總結(jié)撰寫中，充分借助“為知筆記”的協(xié)同辦公功能，管理團(tuán)隊(duì)成員把各自一年來的工作進(jìn)行總結(jié)，直接在“團(tuán)隊(duì)筆記”中撰寫、存儲(chǔ)、同步，摒棄以往的紙質(zhì)傳閱，培訓(xùn)主管直接在“團(tuán)隊(duì)筆記”中統(tǒng)稿修訂，既提高了工作效率，又節(jié)省了辦公耗材。

在信息化時(shí)代，“為知筆記”只是眾多輔助辦公平臺(tái)之一，平臺(tái)是開放的，人是靈動(dòng)的，二者深度融合，完全可以創(chuàng)造性地開展工作，實(shí)現(xiàn)高效辦公。馬云說：“改變世界的不是技術(shù)，而是技術(shù)背后的夢(mèng)想和責(zé)任。”新時(shí)代教師培訓(xùn)管理者要勇?lián)鷧^(qū)域示范引領(lǐng)的責(zé)任，深度挖掘技術(shù)背后的管理理念，不負(fù)歷史使命，為實(shí)現(xiàn)教師教育管理現(xiàn)代化而努力！◇

圖2 團(tuán)隊(duì)筆記中的溝通交流