新形勢(shì)下的軍供站檔案管理存在問題及對(duì)策

徐靜

（云南昭通市軍供站，云南昭通 657000）

軍供站檔案具有檔案信息機(jī)要性、檔案類型多元性、檔案內(nèi)容獨(dú)特性等一系列的特征。就目前實(shí)際情況來看，新形勢(shì)下的軍供站檔案管理還存在管理人員素質(zhì)水平低、信息化程度不夠、管理制度不健全等諸多問題。筆者結(jié)合自身的專業(yè)知識(shí)和工作經(jīng)驗(yàn)，就新形勢(shì)下軍供站檔案管理對(duì)策談一談自己的看法和思考。

1 軍供站檔案的特點(diǎn)

1.1 檔案信息機(jī)要性

機(jī)要性是軍供站檔案信息的主要特征，檔案信息主要記錄了過往部隊(duì)軍事演習(xí)、調(diào)防、飲食飲水要求、數(shù)量、兵種、去向、時(shí)間、來源等涉獵軍事行動(dòng)。這些信息關(guān)系到軍事機(jī)密以及國(guó)防機(jī)密等。相對(duì)于一般的企事業(yè)單位的檔案，軍供站檔案具有更強(qiáng)的機(jī)要性[1]。

1.2 檔案類型多元性

與一些企事業(yè)單位的檔案相比，軍供站檔案同樣包含了人事檔案、會(huì)計(jì)檔案、科技、文書以及其他的特殊載體檔案。除此之外，軍供站檔案還包括對(duì)主要職能進(jìn)行反應(yīng)的軍供業(yè)務(wù)檔案，這些都反映出我國(guó)軍供站檔案的門類具有多元性。

1.3 檔案內(nèi)容獨(dú)特性

軍供工作具有一定的特殊性，既由各個(gè)民政部門領(lǐng)導(dǎo)，同時(shí)又接受其他相關(guān)部門的指導(dǎo)和監(jiān)督，比如有關(guān)軍事部門。軍供工作的主要職能就是對(duì)過往軍隊(duì)的飲食飲水需求給予滿足。這些特點(diǎn)讓我國(guó)軍供站檔案的內(nèi)容具有一定的獨(dú)特性，既包括軍隊(duì)依靠人民群眾和地方政府鞏固國(guó)防、衛(wèi)國(guó)戍邊的信息，還包括人民群眾以及各級(jí)政府保證部隊(duì)后勤供應(yīng)的信息。將民擁軍、軍愛民的歷史面貌真實(shí)地記敘下來，從某個(gè)程度上說揭示和反映了我國(guó)軍隊(duì)后勤供應(yīng)的相關(guān)信息和管理體制，這是其他企事業(yè)單位及機(jī)關(guān)單位不具備的珍貴史料[2]。

2 軍供站檔案管理存在的問題

2.1 管理人員綜合素質(zhì)較低

軍供站檔案管理是一件專業(yè)性較強(qiáng)的工作，對(duì)檔案管理人員的管理水平有一定的要求。換言之，檔案管理人員的素質(zhì)和工作能力對(duì)檔案管理的好壞有著直接的影響，是決定檔案管理水平高低的重要因素。然而，就當(dāng)前我國(guó)軍供站檔案管理情況來看，管理人員信息化管理能力較低、管理理念落后、管理手段單一等，導(dǎo)致檔案管理效果不理想[3]。

2.2 領(lǐng)導(dǎo)重視程度不夠

軍供站檔案管理是一項(xiàng)重要的管理工作，一旦出現(xiàn)疏漏或發(fā)生錯(cuò)誤，很可能給國(guó)家造成嚴(yán)重的損失。然而，就目前軍供站檔案管理情況來看，檔案管理工作還沒有得到有效的重視，尤其是部分領(lǐng)導(dǎo)干部，沒有清楚認(rèn)識(shí)到軍供站檔案管理工作的重要性，思想上不夠重視，存在一些誤區(qū)，甚至認(rèn)為檔案管理工作只是檔案員的工作，導(dǎo)致軍供站檔案整體管理水平較低。

2.3 管理信息化水平較低

在當(dāng)前這個(gè)信息化時(shí)代，軍供站檔案管理也要跟上時(shí)代的發(fā)展，實(shí)現(xiàn)信息化管理。然而，就目前軍供站檔案管理情況來看，信息化水平普遍較低，很多的軍供站檔案管理人員還采取紙質(zhì)檔案管理方式，而紙質(zhì)檔案存在諸多缺陷，比如不易保存、不易查閱等，而且很容易損壞、丟失，導(dǎo)致管理信息化水平普遍較低[4]。

2.4 管理制度不健全

對(duì)于檔案管理而言，我國(guó)還尚未形成規(guī)范化的管理制度，軍供站檔案管理同樣也是如此。這一問題導(dǎo)致檔案管理工作無法實(shí)現(xiàn)有效的創(chuàng)新。由于管理制度不完善，加上管理標(biāo)準(zhǔn)缺乏，導(dǎo)致檔案管理無法形成規(guī)范化的管理體系。在這種缺乏完善制度的條件下，檔案管理人員的行為也就缺乏約束性，無法對(duì)檔案進(jìn)行有效的管理和分類。有關(guān)人員需要檔案的時(shí)候無法及時(shí)找出檔案，造成精力和人力的浪費(fèi)，檔案管理效率無法得到有效的提升。

3 新形勢(shì)下軍供站檔案管理對(duì)策

3.1 提升檔案管理人員的綜合素質(zhì)

軍供站檔案管理水平和管理效率在一定程度上取決于檔案管理人員的綜合素質(zhì)。因此，軍供站必須要重視對(duì)檔案管理人員的培訓(xùn)和管理，提升其檔案管理水平，使其樹立先進(jìn)的管理理念，從根本上認(rèn)識(shí)到檔案管理的重要性。在實(shí)際工作中，可以采取考察、深造、培訓(xùn)、學(xué)習(xí)等多種形式，加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員業(yè)務(wù)能力的訓(xùn)練，逐漸提升其綜合素質(zhì)和綜合能力。與此同時(shí)，還要鼓勵(lì)和要求檔案管理人員學(xué)習(xí)與法律法規(guī)知識(shí)以及有關(guān)業(yè)務(wù)知識(shí)，通過豐富管理人員的理論知識(shí)提升其管理水平[5]。在新形勢(shì)下，軍供部門還要加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員現(xiàn)代化管理技術(shù)的培訓(xùn)，使其掌握現(xiàn)代化的管理技術(shù)和手段，強(qiáng)化檔案管理信息化建設(shè)。并且要加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員知識(shí)和技能運(yùn)用能力的訓(xùn)練。換言之，不僅要讓檔案管理人員掌握先進(jìn)的管理知識(shí)和技術(shù)，還要讓他們能夠?qū)⑾冗M(jìn)的管理技術(shù)、管理經(jīng)驗(yàn)和管理方法積極運(yùn)用到管理活動(dòng)之中，以此提升軍供站檔案管理的效率和質(zhì)量。

3.2 增強(qiáng)軍供站檔案管理意識(shí)

軍供站檔案具有機(jī)要性的特點(diǎn)，一旦出現(xiàn)疏漏可能會(huì)讓國(guó)家遭受嚴(yán)重的損失。因此，軍供站領(lǐng)導(dǎo)以及相關(guān)管理人員要重視軍供站檔案管理，結(jié)合實(shí)際情況不斷增強(qiáng)檔案管理意識(shí)，統(tǒng)一思想，從根本上提高思想認(rèn)識(shí)，將軍供站檔案管理工作作為管理工作中的重要任務(wù)去執(zhí)行和落實(shí)，在日常工作重要會(huì)議中抓好檔案管理工作。與此同時(shí)，還要加大教育宣傳力度，通過宣傳和學(xué)習(xí)讓工作人員對(duì)軍供站檔案管理工作有一個(gè)全面的、正確的認(rèn)識(shí)，使其積極參與到軍供站檔案管理工作之中，自覺配合檔案管理人員的管理工作，在此基礎(chǔ)上營(yíng)造人人支持檔案管理、人人關(guān)心檔案管理的環(huán)境氛圍，為軍供站檔案管理工作的有序、高效開展奠定良好的基礎(chǔ)。

3.3 建立完善的檔案管理機(jī)制

健全完善的檔案管理機(jī)制是檔案管理活動(dòng)順利、高效開展的基礎(chǔ)和前提。在新形勢(shì)下，軍供站管理部門需要針對(duì)檔案管理工作建立完善的管理制度，這是做好檔案管理工作的必然趨勢(shì)。所以軍供站以及相關(guān)部門要結(jié)合時(shí)代發(fā)展需求，結(jié)合單位的具體情況對(duì)檔案管理體制機(jī)制進(jìn)行不斷完善，讓檔案管理工作能夠做到有據(jù)可查、有章可循。除此之外，相關(guān)單位管理人員和領(lǐng)導(dǎo)要對(duì)檔案管理人員給予幫助、支持和關(guān)心，為軍供站檔案管理機(jī)制體制的建立健全工作提供依據(jù)和條件。在具體實(shí)踐過程中，必須要嚴(yán)格按照規(guī)章制度進(jìn)行操作，對(duì)于檔案管理要嚴(yán)格把關(guān)，切實(shí)有效加強(qiáng)檔案管理人員能力和綜合素質(zhì)建設(shè)。通過對(duì)有關(guān)規(guī)章制度的健全和完善讓軍供站檔案管理工作朝著管理化、科學(xué)化、規(guī)范化的方向前行。

3.4 加強(qiáng)檔案管理信息化建設(shè)

在新形勢(shì)下，軍供站檔案管理工作要想跟上時(shí)代的發(fā)展需求，必須積極應(yīng)用現(xiàn)代化的管理技術(shù)和科學(xué)技術(shù)。尤其是加強(qiáng)信息化建設(shè)。軍供站以及相關(guān)部門要加大資金投入力度，建設(shè)信息基礎(chǔ)設(shè)施，確保網(wǎng)絡(luò)全覆蓋，同時(shí)還要加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員信息技術(shù)的培訓(xùn)，使其掌握現(xiàn)代化的管理技術(shù)，通過這種方式提升檔案管理效率和管理水平。

綜上所述，針對(duì)當(dāng)前軍供站檔案管理存在的問題，軍供站以及相關(guān)部門要對(duì)此加以重視并進(jìn)行深入研究，找到問題的根源再采取針對(duì)性的解決措施，為軍供站檔案管理工作的高效開展奠定良好的基礎(chǔ)。

[1]崔海莉.“大數(shù)據(jù)”時(shí)代檔案信息安全管理新思考[J].檔案學(xué)研究,2015(1):93-96.

[2]辛影.新形勢(shì)下的軍供站檔案管理[J].蘭臺(tái)內(nèi)外,2014(6):66.

[3]常連福,朱力,張嶸.軍供站檔案的特點(diǎn)與管理[J].蘭臺(tái)內(nèi)外,1997(5):35-36.

[4]滕偉彬.淺析新形勢(shì)下檔案管理存在的問題和對(duì)策[J].人力資源管理,2017(11):234.

[5]邵月娥.淺談新形勢(shì)下檔案管理存在的問題及對(duì)策[J].辦公室業(yè)務(wù),2012(21):191-192.