以培訓(xùn)和考核為抓手 力促公文質(zhì)量的提高

宋躍云

（航宇救生裝備有限公司，湖北襄陽 441003）

《中國航空工業(yè)集團(tuán)公司公文處理規(guī)定》（航空規(guī)〔2016〕23號）對公文管理機(jī)構(gòu)和公文處理人員的要求為“各單位應(yīng)指定專門機(jī)構(gòu)并配備專人負(fù)責(zé)公文處理工作，對下級單位的公文處理工作進(jìn)行業(yè)務(wù)指導(dǎo)和督促檢查”。一般，單位的辦公室是公文管理機(jī)構(gòu)，辦公室的文秘人員承擔(dān)了公文處理工作。

在公文處理實踐中，辦公室文秘人員的責(zé)任心和業(yè)務(wù)能力固然對單位公文管理水平的提高起著至關(guān)重要的作用，但隨著單位的發(fā)展，經(jīng)營管理領(lǐng)域的不斷拓展、深入，專業(yè)門類的日益增多，經(jīng)營管理工作越來越精細(xì)，此中形成的公文越來越多，單靠辦公室少數(shù)專業(yè)文字處理人員進(jìn)行處理，公文質(zhì)量和運轉(zhuǎn)效率難免不受影響；另外，實際工作中，在單位管理崗位工作的人員均有可能起草公文，這些擬稿人員（兼職公文處理人員）的水平參差不齊，導(dǎo)致流轉(zhuǎn)到辦公室的公文質(zhì)量得不到完全保證，辦公室專業(yè)人員處理起來要花費不少時間精力，因此，加強(qiáng)對專兼職公文處理人員的培訓(xùn)及考核顯得尤為必要。

近年來，航空工業(yè)航宇以公文管理知識培訓(xùn)和公文起草質(zhì)量考核為抓手，認(rèn)真落實集團(tuán)公司公文處理規(guī)定，力促了公文質(zhì)量的不斷提高。

1 優(yōu)化公文管理工作流程，搭建公文管理工作“高速公路”，完善公文管理工作硬件條件，為公文管理培訓(xùn)和考核打下良好基礎(chǔ)

隨著辦公自動化設(shè)備的普及，我們早已甩開了公文管理的紙質(zhì)辦理方式，實行了OA辦公，公文辦理表單在網(wǎng)上顯性化、固態(tài)化；搭建了快捷的公司發(fā)文路徑，經(jīng)過反復(fù)實踐多次優(yōu)化不斷完善形成的公文管理流程逐漸穩(wěn)定；流程中各個環(huán)節(jié)的設(shè)置及其人員權(quán)限的配置經(jīng)過不斷調(diào)整漸趨科學(xué)合理；同時，我們嚴(yán)格按集團(tuán)公司公文處理格式要求制作公文模板嵌入流程中供擬稿人選用。這樣，我們建成了路徑，搭好了平臺，設(shè)計了模板，給予了應(yīng)有權(quán)限，擬稿人只需選對路徑，懂得規(guī)矩就可進(jìn)入公文起草工作。

2 確定公文培訓(xùn)對象，嚴(yán)格公文起草權(quán)限，強(qiáng)化兼職公文管理人員責(zé)任

首先我們發(fā)布了報送兼職公文處理人員（主要承擔(dān)公文起草工作）的通知，請各單位針對自己部門承擔(dān)業(yè)務(wù)工作的實際，結(jié)合本部門工作人員文字寫作水平，報送公文處理人員。其次，辦公室匯總報送情況形成公司兼職公文處理人員名單并明確其職責(zé)；其三，舉辦公文處理人員培訓(xùn)時以此名單簽到。明確經(jīng)過培訓(xùn)的簽到人員方有權(quán)限起草公文。如此，公文培訓(xùn)工作引起了各單位的重視，他們積極參加公文培訓(xùn)工作，自覺嚴(yán)格公文起草質(zhì)量，切實擔(dān)負(fù)起了兼職公文處理人員的責(zé)任。

3 采取分級培訓(xùn)方式，運用多種培訓(xùn)手段，有重點講策略保證培訓(xùn)質(zhì)量

根據(jù)培訓(xùn)對象的業(yè)務(wù)重點及行政所屬單位，我們將培訓(xùn)方式分為四級，第一級為公司總部各職能部門的兼職公文處理人員，第二級為分、子公司辦公室人員（專職公文處理人員），第三級為針對問題集中的部門人員（專項培訓(xùn)），第四級為新分大學(xué)生（入職培訓(xùn)）。不同層級培訓(xùn)重點和方式也有區(qū)別。一級培訓(xùn)對象起草公文次數(shù)相對多，公文管理的平臺路徑較熟悉，一般不會選錯路徑和模板，但他們畢竟不是專業(yè)從事公文處理工作的，有關(guān)公文文種寫作特點和格式規(guī)范方面的知識顯得欠缺，因此，我們在編制培訓(xùn)PPT資料時，簡單介紹發(fā)文流程及各環(huán)節(jié)注意事項，重點講授發(fā)文表單的填寫；行文規(guī)則；各種文種的特點、寫作格式規(guī)范、常用術(shù)語等。并且結(jié)合平時公文處理過程中收集的典型案例進(jìn)行對比講解，達(dá)到舉一反三 、加深印象的目的。培訓(xùn)過程中，注意和培訓(xùn)人員的互動，如現(xiàn)場提問、討論交流等。二級培訓(xùn)對象主要是各分、子公司辦公室人員，由于他們自身出臺的正式公文較少，一般沒有權(quán)限向中航工業(yè)航宇以外單位行文，對公文的重視程度相對不夠，為此，我們重點就公文的具體格式要求對他們進(jìn)行培訓(xùn)，我們先將不同類別、不同文種的紙質(zhì)公文展示給他們看；再利用PPT重點講授公文模板的制作，講明模板中版面要求、文字顏色、各公文要素編排規(guī)則、印刷裝訂要求等；同時將公文管理的流程、模板介紹給他們，請他們根據(jù)自己工作實際借鑒使用。三級培訓(xùn)的針對性更強(qiáng)，因為是我們根據(jù)考核匯總后發(fā)現(xiàn)某部門在類似問題出現(xiàn)較多的情況下進(jìn)行的。比如，經(jīng)過季度考核匯總，發(fā)現(xiàn)某部表單填寫不全的次數(shù)較多，于是與其部門領(lǐng)導(dǎo)溝通，進(jìn)行一次“公文表單的填寫”專項培訓(xùn)，快速解決問題。四級培訓(xùn)是針對每年新分大學(xué)生進(jìn)行的，因其接觸公文少，我們的培訓(xùn)重點是講解什么是公文；公文在單位經(jīng)營管理活動中的地位和作用；中航工業(yè)航宇的公文管理機(jī)構(gòu)及公文管理業(yè)務(wù)、公文管理流程等，主要運用OA網(wǎng)進(jìn)行現(xiàn)場演示，讓他們對公文管理有個大概了解，如工作中涉及該類業(yè)務(wù)至少知道該使用什么平臺和流程等。同時，對公司的基本情況作一簡單介紹，舉例強(qiáng)調(diào)說明公文在公司的科研生產(chǎn)管理活動中的運用，引起他們對公文管理工作的重視。

培訓(xùn)結(jié)束，我們將培訓(xùn)教材上傳OA網(wǎng)教材庫和學(xué)習(xí)資料模塊，供所有員工查閱。同時，收集整理簽到表及培訓(xùn)效果和意見反饋表存檔備查。

2011年至今，我們各級培訓(xùn)進(jìn)行了9次，共436人參加了培訓(xùn)，基本建立了一支公文處理專兼職工作人員隊伍和培養(yǎng)了一批基層公文起草人員，為公司公文質(zhì)量的提高奠定了良好基礎(chǔ)。

4 完善公文考核制度，制定具體考核指標(biāo)，定期通報考核結(jié)果，切實提高公文質(zhì)量

沒有考核的培訓(xùn)很容易流于形式，為了檢驗培訓(xùn)成果，切實提高公文起草質(zhì)量，我們于2010年就開始對各單位起草的公文按集團(tuán)公司公文處理規(guī)定進(jìn)行季度考核，但一直沒有制定專門的考核辦法，考核結(jié)果沒有與各基層單位的經(jīng)濟(jì)責(zé)任掛鉤。2015年，根據(jù)集團(tuán)公司一流辦公室創(chuàng)建要求，結(jié)合多年來公文起草過程中出現(xiàn)的不規(guī)范情況和公文管理知識培訓(xùn)實際，我們慎重研究，與有關(guān)部門協(xié)商，制定了《中航工業(yè)航宇公文考核評價管理辦法（試行）》（司辦〔2015〕348號），正式將公文質(zhì)量的考核結(jié)果納入單位經(jīng)濟(jì)責(zé)任考核和單位領(lǐng)導(dǎo)質(zhì)量意識考核，按新的考核指標(biāo)進(jìn)行考核并按季度在OA網(wǎng)通報考核結(jié)果。比如我們將公文起草質(zhì)量的考核標(biāo)準(zhǔn)列為兩大條共15項，一條是公文作退回處理的標(biāo)準(zhǔn)，涉及13項之多，主要有：內(nèi)容不能體現(xiàn)發(fā)文意圖；表單填寫不全；主送單位不明確；文種不清、文種錯誤；會簽不全或應(yīng)會簽而沒會簽；附件不全；外掛附件出現(xiàn)錯誤；附件標(biāo)識不清；未創(chuàng)建正文；模板選擇錯誤等等。二條是文件印制完成后需更改的考核標(biāo)準(zhǔn)，包括2項，第1項是根據(jù)上級要求更改，第2項是文種出現(xiàn)重要錯誤如人名、職務(wù)、單位名稱、地點、時間、重要數(shù)據(jù)等需要更改。起草的公文若出現(xiàn)以上情況均會在公文質(zhì)量季度通報中進(jìn)行通報，如果出現(xiàn)二條中第2項，除通報外，還將扣除擬稿人質(zhì)量責(zé)任款20元/次，核稿領(lǐng)導(dǎo)（擬稿單位領(lǐng)導(dǎo)）質(zhì)量責(zé)任款50元/次?？劭顝南略碌膫€人績效中直接扣除。

通報引起了各單位高度重視，起草的公文質(zhì)量有了一定提高，2015年上半年退稿率為23.8%，2016年上半年退稿率為19%，2016年與2015年退稿率同期同比減少14.8%。

總之，重視并做好公文管理知識培訓(xùn)和考核，針對不同對象采取靈活的培訓(xùn)方式和不同的培訓(xùn)側(cè)重內(nèi)容，輔以嚴(yán)格的考核標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行考核，使公文從源頭上標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范，減少低級錯誤的發(fā)生，是提高公文質(zhì)量的有效方法。

[1]中國航空工業(yè)集團(tuán)公司公文處理規(guī)定（航空規(guī)[ 2016]23號）

[2]中國航空工業(yè)集團(tuán)公司《關(guān)于公文簡報精簡工作的通知》（辦字[2012]216號）

[3]中國航空工業(yè)集團(tuán)公司公文處理規(guī)定解讀2013年3月