企業(yè)機(jī)要秘書基本素養(yǎng)及提升途徑探討

張 楠

（航宇救生裝備有限公司，湖北襄陽(yáng) 441003）

引言：企業(yè)機(jī)要秘書需要具備良好的政治覺悟與政治分析能力，工作的各個(gè)環(huán)節(jié)需要嚴(yán)格按照規(guī)章制度進(jìn)行處理，一旦涉及到重大的秘密文件，需要將文件的數(shù)量以及傳遞的方向準(zhǔn)確掌握，確保文件的完整性與安全性，防止機(jī)密消息的泄露，機(jī)要秘書的工作大多需要單獨(dú)、分散進(jìn)行，其工作時(shí)間要根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)的行程以及文件的進(jìn)行程度來制定。機(jī)要秘書屬于信息傳輸?shù)臉屑~站，一旦工作不夠細(xì)致或處理方式不夠妥當(dāng)，都會(huì)引起非常嚴(yán)重的問題。在新常態(tài)的環(huán)境下，機(jī)要秘書的工作面臨著嚴(yán)峻而復(fù)雜的形式，在繁重的工作環(huán)境下，工作人員很容易產(chǎn)生厭倦情緒，所以保密工作也很容易出現(xiàn)疏忽，對(duì)企業(yè)機(jī)要秘書素質(zhì)的提升勢(shì)在必行。

1 機(jī)要秘書概述

所謂機(jī)要秘書，主要是指黨政機(jī)關(guān)從事機(jī)密文件的翻譯、處理及保管的秘書。機(jī)要秘書一般包括譯電員、機(jī)要保密員等。機(jī)要秘書主要負(fù)責(zé)企業(yè)內(nèi)外部文件、材料的草擬、審核、復(fù)印、分發(fā)等，對(duì)單位的會(huì)議進(jìn)行籌備、組織與整理。接收、送閱、保密上級(jí)的來文。

2 企業(yè)機(jī)要秘書基本素養(yǎng)

企業(yè)機(jī)要秘書的工作具有保密性、原則性、獨(dú)立性等特點(diǎn)，在企業(yè)發(fā)展的過程中起到非同小可的作用。企業(yè)機(jī)要秘書需要具備良好的政治覺悟與敏銳的分析能力，在每個(gè)環(huán)節(jié)都要按照規(guī)章辦事，確保文件傳遞的完整性與安全性。要求企業(yè)機(jī)要秘書基本素養(yǎng)如下：

2.1 突出的政治素養(yǎng)

一般情況下，機(jī)要秘書在日常工作中會(huì)接觸到較多的密級(jí)文件，會(huì)涉及到企業(yè)的利益與安全，不能出現(xiàn)半點(diǎn)疏忽。所以機(jī)要秘書需要具備較高的政治素養(yǎng)，做到心細(xì)嘴嚴(yán)，不能夠透漏企業(yè)的安全信息。另外，機(jī)要秘書要能夠靜下心，不受外界利益因素的誘惑，做到心如止水、淡泊名利。最后，機(jī)要秘書需要一心一意的完成本職工作，不能由于其他原因而打破工作的紀(jì)律性。

2.2 踏實(shí)的工作作風(fēng)

機(jī)要秘書的崗位屬于耐心細(xì)致的工作崗位，所以一定要有踏實(shí)的工作作風(fēng)。機(jī)要秘書的日常工作包括文件的登記、傳閱、復(fù)印等。這些工作都需要有細(xì)致的工作態(tài)度，加強(qiáng)對(duì)文件傳送的監(jiān)督，一旦需要緊急情況，機(jī)要秘書要加班加點(diǎn)進(jìn)行處理。嚴(yán)格按照文件的指示進(jìn)行傳閱，不能夠輕易的自作主張，準(zhǔn)確的對(duì)文件的傳閱進(jìn)行記錄。在文件送閱的過程中，要考慮到文件的時(shí)效性，在規(guī)定時(shí)間范圍之內(nèi)完成文件的傳閱，避免由于傳遞不及時(shí)而耽誤重要決議。所以，要求機(jī)要秘書對(duì)領(lǐng)導(dǎo)的審閱時(shí)間進(jìn)行合理安排，在安排的過程中，多留意細(xì)節(jié)，機(jī)密文件即收即送，不可拖延，做好文件的交接，避免給后續(xù)的工作留下隱患。

2.3 高效的辦事效率

辦事效率是企業(yè)機(jī)要秘書必備的素養(yǎng)之一。尤其針對(duì)重要的機(jī)密文件，時(shí)間緊迫、任務(wù)繁重，稍有疏忽就可能造成無(wú)法挽回的損失。因此，機(jī)要秘書必須具有高效的辦事效率，對(duì)重要的工作內(nèi)容進(jìn)行時(shí)間上的合理分配，保質(zhì)保量的完成工作，不斷提高自身隨機(jī)應(yīng)變的能力，總結(jié)工作的經(jīng)驗(yàn)與規(guī)律性，在遇到緊急事件時(shí)要確保能夠制定出合理的解決方案。

3 企業(yè)機(jī)要秘書素養(yǎng)提升途徑

3.1 注重人才隊(duì)伍選拔

為了構(gòu)建一支高素質(zhì)的紀(jì)要秘書人才，一定要嚴(yán)格把守人才選拔關(guān)卡。首先，要讓企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)對(duì)該項(xiàng)事宜高度重視，加大人才培訓(xùn)與管理資金投入的力度，樹立起長(zhǎng)遠(yuǎn)的培養(yǎng)目標(biāo)。在人才選拔過程中，不搞關(guān)系戶、不搞特殊化，真正的選出思想覺悟高、有紀(jì)律性、肯吃苦耐勞的優(yōu)秀人才。杜絕一切走后門現(xiàn)象，將機(jī)要秘書隊(duì)伍的構(gòu)建當(dāng)作系統(tǒng)而長(zhǎng)遠(yuǎn)的工程，真正走向規(guī)范化、制度化的道路。

3.2 加強(qiáng)政治學(xué)習(xí)

為了進(jìn)一步提升企業(yè)機(jī)要秘書的基本素養(yǎng)，需要培養(yǎng)其堅(jiān)持學(xué)習(xí)黨的政策方針，加強(qiáng)政治學(xué)習(xí)，緊隨黨的步伐，不斷更新自身的政治理念，認(rèn)真做好本職工作，確保政治合格、立場(chǎng)堅(jiān)定，多了解、多接觸政治理論知識(shí)，提升機(jī)要秘書的業(yè)務(wù)能力，擴(kuò)大知識(shí)層面。

3.3 正確樹立人生觀價(jià)值觀

人生觀與價(jià)值觀是提升機(jī)要秘書素養(yǎng)的基本元素，在開放的社會(huì)環(huán)境中，機(jī)要秘書一定要正確的處理周邊人際關(guān)系，準(zhǔn)確掌握集體利益與個(gè)人利益之間的聯(lián)系，把握好個(gè)人的工作行為與工作制度的分寸。自覺的保持高度的覺悟，樹立正確的人生觀與價(jià)值觀，在拜金主義的環(huán)境下，機(jī)要秘書人員一定要穩(wěn)住陣腳，堅(jiān)定信念，能夠經(jīng)受住社會(huì)新時(shí)期對(duì)自己的考驗(yàn)。

3.4 全面提升機(jī)要秘書業(yè)務(wù)能力與辦事效率

對(duì)機(jī)要秘書素養(yǎng)的提升，一定要加強(qiáng)與重視理論與技能的培養(yǎng)，定期組織機(jī)要秘書人員參加技能培訓(xùn)，隨著互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代的到來，全球的經(jīng)濟(jì)發(fā)展進(jìn)入網(wǎng)絡(luò)化與科技化時(shí)代，機(jī)要秘書的業(yè)務(wù)能力以及業(yè)務(wù)技術(shù)也需要與時(shí)俱進(jìn)，緊隨時(shí)代發(fā)展的步伐，全面提升機(jī)要秘書人員業(yè)務(wù)能力水平與辦事效率，通過網(wǎng)絡(luò)化辦公系統(tǒng)對(duì)文件、材料等進(jìn)行收集與處理，熟練掌握基本辦公軟件。通過崗前的技術(shù)培訓(xùn)，能夠確保在上崗之前就具有比較熟練的技能，為將來的工作打下基礎(chǔ)。在工作過程中，要與前輩多溝通交流，總結(jié)工作經(jīng)驗(yàn)，學(xué)習(xí)工作方法，加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)知識(shí)以及法律知識(shí)的學(xué)習(xí)，在不斷自我完善的過程中提高業(yè)務(wù)素質(zhì)。

3.5 通過改善服務(wù)態(tài)度來提升基本素養(yǎng)

一般情況下，機(jī)要秘書人員所接觸的工作復(fù)雜而瑣碎，所以要求機(jī)要秘書一定要有足夠的耐心，端正工作態(tài)度，通過正確的功過方法與技巧來處理工作中的復(fù)雜任務(wù)。機(jī)要秘書工作崗位大多是對(duì)外的工作崗位，所以也代表著企業(yè)的門面，良好的服務(wù)態(tài)度是工作的前提，能夠反映出企業(yè)的發(fā)展文化，體現(xiàn)企業(yè)員工的文化素養(yǎng)。所以機(jī)要秘書一定要熱情嚴(yán)謹(jǐn)、親切大方，這樣既能讓人體會(huì)到親切的服務(wù)態(tài)度，又可以提高辦事效率。

機(jī)要秘書人員與領(lǐng)導(dǎo)的日常工作接觸頻繁，所以機(jī)要干部需要全面發(fā)展綜合素質(zhì)，具有一專多能的本領(lǐng)，熟練掌握辦公室操作的基本程序與技巧，及時(shí)的轉(zhuǎn)變思想，變被動(dòng)服務(wù)為主動(dòng)服務(wù)，將隨機(jī)的工作規(guī)范化，將信息傳遞工作與其他相關(guān)工作相關(guān)聯(lián)，在提高工作效率的同時(shí)提升綜合素質(zhì)。機(jī)要秘書在得到信息之后要第一時(shí)間進(jìn)行思考，將自己的想法有效的提供給領(lǐng)導(dǎo)，為領(lǐng)導(dǎo)做參謀工作，做到審大小而圖之，衡彼己而施之，酌緩急而布之。

結(jié)束語(yǔ)：隨著計(jì)算機(jī)信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的快速發(fā)展，電子信息技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)等在不斷涌現(xiàn)，對(duì)企業(yè)機(jī)要秘書崗位的工作職責(zé)要求越來越高，在一定程度上，對(duì)機(jī)要秘書的工作帶來很大挑戰(zhàn)。企業(yè)機(jī)要秘書一定要正確了解當(dāng)前社會(huì)發(fā)展形勢(shì)，認(rèn)識(shí)到自身的缺點(diǎn)與不足，不斷更新知識(shí)與技能，緊隨時(shí)代發(fā)展的步伐，通過提升自身的基本素養(yǎng)，來進(jìn)一步提高工作完成的質(zhì)量，為企業(yè)的穩(wěn)定發(fā)展貢獻(xiàn)力量。

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