加大城建檔案收集力度 保證進館檔案質量

陳紅

（云南昭通市城建檔案館，云南昭通 657000）

近年來,隨著昭通城市建設的飛速發(fā)展，城建檔案的作用越來越明顯地體現(xiàn)出來，在這種形勢下，要更好地為城市建設服務，就迫使我們城建檔案工作者要不斷收集門類齊全、種類眾多的城建檔案。保證進館質量，豐富館藏已成為我城建檔案工作者所面臨的課題。為此，筆者根據(jù)昭通城建檔案工作的實際談談自己的看法。

1 我市城建檔案接收工作和進館質量存在的問題

隨著城市化進程的加快和城市現(xiàn)代化水平的提高，城建檔案將顯得越來越重要。工程竣工檔案的接收工作和進館質量卻存在著以下幾個方面的問題。

1.1 宣傳力度不夠，對城建檔案的重要性認識不足

由于工作中宣傳的內(nèi)容不生動、形式較單一，使得一些建設單位存在重建設、輕檔案的現(xiàn)象，也就是只重視工程建設，輕視檔案的建立，只重視施工過程中的工程進度，輕視文件資料的管理，從根本上沒把檔案管理提到正常工作范圍，沒有建立一套規(guī)范的管理機制，沒有專職的檔案人員。

1.2 對城建檔案人員業(yè)務培訓不夠，檔案人員素質有待提高

工程建設過程，是一個內(nèi)涵十分豐富的社會活動，這就決定了建設工程檔案具有復雜性、科學性和系統(tǒng)性。目前對建設單位、施工單位的工程檔案管理人員業(yè)務培訓不夠，指導不深入，業(yè)務跟蹤服務不到位，給竣工檔案的收集工作帶來一定的難度。

1.3 執(zhí)法不嚴，依法治檔力度不夠，進館檔案受到限制

目前我們有很多執(zhí)法依據(jù)，如《中華人民共和國檔案法》《工程質量管理條例》《城市建設檔案管理歸定》等，然而實際工作中對違反檔案法規(guī)的行為要么查處不力，要么不承擔相應的法律責任，以致影響了檔案法律法規(guī)的權威和尊嚴，進館檔案的種類、數(shù)量也受限制。

1.4 從檔案接收的質量來看，檔案的標準化建設有待加強

我們在工作中發(fā)現(xiàn)，很多單位上報的文字檔案對施工過程中記錄的各項內(nèi)容不完整、不準確，有的還存在漏項、缺項、簽章手續(xù)不全，一些上報的原始材料，還存在復印件代替原件、使用圓珠筆進行多份復寫、紙張質量不符合要求、上報的材料污損嚴重、裝訂的次序顛倒；建設工程竣工圖編制不規(guī)范，圖面不清，變更內(nèi)容不準確；聲像檔案（照片、錄音帶、錄像帶）很多沒有詳細的文字說明，拍攝的時間、地點、內(nèi)容等項目未填寫。這些現(xiàn)象的出現(xiàn)，勢必導致建設工程檔案不能真實反映整個建設過程，喪失了工程檔案的重要依據(jù)和憑證作用，使得進館檔案的質量受到影響。

2 針對以上存在的問題，我們采取的措施

2.1 加強城建檔案宣傳，增強城建檔案意識

我們要大力宣傳 《中華人民共和國檔案法》《工程質量管理條例》《城市建設檔案管理規(guī)定》和《云南省城建檔案管理辦法》等法律、法規(guī)，通過上街宣傳、散發(fā)材料，知識競賽，訂閱報刊、雜志、舉行圖文展板等多種形式，宣傳什么是城建檔案以及城建檔案在城市建設中的作用，提高廣大建設工作者和市民的城建檔案意識，使他們能了解和支持城建檔案工作。我館曾舉辦兩次攝影比賽和一次影展，從中收集到了許多歷史的、珍貴的照片，也通過電視臺播放了《云南省城建檔案管理規(guī)定》，取得了較好的效果。2006年9月，云南省第八屆少數(shù)民族運動會在我市舉行，按市政府指示，由我館主辦“2006昭通名特商品交易會”城建專題展廳，以文字、圖片、規(guī)劃設計模型等展示“十五”期間城建工作取得的成績，展望“十一五”規(guī)劃前景，為今后北部新區(qū)的開發(fā)及招商引資工作奠定了基礎。

2.2 加強業(yè)務培訓，提高工程檔案管理人員素質

要使工程竣工檔案順利進館，就得加強對建設單位、施工單位的工程檔案管理人員進行業(yè)務培訓。培訓堅持以“貫徹城建檔案法規(guī)為主導，學習檔案知識為基礎，規(guī)范操作技能為重點，全面提高素質為根本”的辦學指導思想。培訓內(nèi)容可以是《城建檔案管理法規(guī)》《城建檔案工作概論》《驗收備案工作對檔案資料的要求》《檔案鑒定與收集的基本要求》等課程。通過培訓，提高他們的檔案意識，了解建設工程檔案的歸檔范圍、竣工圖的編制方法、建設工程檔案分類及整理方法等，明確各自在收集整理檔案過程中所肩負的重任。2007年9月6日至7日，我館就成功地舉辦了一期工程建設檔案管理培訓班，有近百人參加培訓，他們是各縣區(qū)建設局城建檔案管理人員，從事房地產(chǎn)開發(fā)、工程設計、施工、監(jiān)理等單位的檔案管理人員，建設單位負責工程檔案管理的人員。通過這次培訓，進一步提高了工程建設檔案工作者的業(yè)務水平，規(guī)范了工程建設檔案的收集整理和歸檔工作，為昭通各縣區(qū)城建檔案的健康發(fā)展奠定了堅定的基礎。

2.3 加大執(zhí)法力度，確保工程檔案順利進館

1998年實行了多年的城建檔案保證金被取消，工程檔案保證金的取消，意味著城建檔案工作由經(jīng)濟手段轉為依法治檔?！督ㄔO工程質量管理條例》第17條規(guī)定：建設單位在建設工程竣工驗收后，未向建設行政主管部門或者其他有關部門移交建設項目檔案的，處以1萬元以上10萬元以下的罰款。2001年7月4日修改的建設部《城市建設檔案管理規(guī)定》以及《建設工程文件歸檔整理規(guī)范》中明確規(guī)定：建設單位應當在工程竣工驗收后3個月內(nèi)，向城建檔案館報送一套符合規(guī)定的建設工程檔案。以上規(guī)定為城建檔案管理機關對不及時移交檔案的建設單位進行行政處罰提供了法律依據(jù)，不及時移交檔案是違法行為，應受到罰款的行政處罰。所以，我們要運用法律武器，依法治檔,加大檔案的收集力度，豐富我們的館藏。

2.4 加大城建檔案收集力度的同時，嚴把進館檔案質量關

我們加大了城建檔案收集力度，豐富了館藏，還得把好進館檔案質量關。這就要求我們按工程進度，深入到施工現(xiàn)場，與建設單位檔案人員一起對照《城市建設檔案著錄規(guī)范》《建設工程文件歸檔整理規(guī)范》，從案卷質量標準，案卷的分類編號和檢索工具的編制等方面進行詳細指導，明確進館檔案的質量要求和移交檔案應注意的事項，要求他們工程檔案要原件歸檔；文件內(nèi)容要真實、準確；工程文件應采用耐久性強的書寫材料，要字跡清楚，圖樣清晰；竣工圖要規(guī)范，做到文、圖、物相符；照片檔案的拍攝時間、地點等內(nèi)容要完善。從源頭上保證了竣工檔案報送的質量，確保檔案的完整性和成套性。對質量不高的或不符合質量要求的檔案案卷，我們要進行專門指導，按要求及時整改，從而保證了進館檔案的質量。

總之，為適應城市建設發(fā)展的需要，充分發(fā)揮城建檔案的作用，城建檔案部門必須加強建設工程竣工檔案管理，保證建設工程竣工檔案的完整、準確和規(guī)范。因此，我們在豐富館藏的同時，一定要保證進館檔案的質量，使案卷中存在的問題都解決在進館之前。只有這樣，才能便于今后檔案的管理工作，才能更好地為城市的規(guī)劃、建設提供服務。

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