檔案館信息化建設(shè)存在的問題和策略

劉德松

（云南省昭通市檔案館，云南昭通 657000）

信息化檔案館主要是結(jié)合實(shí)際需求，利用先進(jìn)技術(shù)與高科技設(shè)備，對(duì)各項(xiàng)管理工作做出不斷優(yōu)化，以此來促進(jìn)檔案資源利用效率的大幅提升，通過網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)來有效連接檔案信息，以此來為資源共享創(chuàng)造良好條件，為檔案信息安全性提供有力保障。但從總體上來講，我國檔案館信息化建設(shè)工作在具體落實(shí)中還存在諸多有待完善的內(nèi)容，需要其工作人員結(jié)合實(shí)際需求給予不斷優(yōu)化，進(jìn)而將其優(yōu)勢(shì)特點(diǎn)充分發(fā)揮出來。

1 檔案館信息化建設(shè)存在的問題分析

首先，在人才層面。檔案館信息化建設(shè)、檔案館建設(shè)之間是存在很大差別的，前者需要技術(shù)、資金和人才的有力支持，在人才層面，需要的不僅是擁有豐富檔案管理專業(yè)知識(shí)與經(jīng)驗(yàn)的人才，還要注重計(jì)算機(jī)、數(shù)據(jù)庫加工等專業(yè)人才的引進(jìn)，綜合性要求較高，若失去復(fù)合型人才的有力支持，也會(huì)給檔案館信息化建設(shè)埋下諸多安全隱患[1]。

其次，在技術(shù)層面。信息化檔案館主要是由新興技術(shù)、計(jì)算機(jī)技術(shù)與高科技設(shè)備構(gòu)成的，若失去了技術(shù)層面的有力支撐，會(huì)致使檔案館信息化建設(shè)遇到重重阻礙，尤其是現(xiàn)在加密、身份認(rèn)定問題上，難以得到有效解決，再加上技術(shù)變化、更新中產(chǎn)生的過時(shí)問題，都會(huì)為檔案館信息化建設(shè)增加一定難度。

最后，在資金層面。對(duì)于檔案館信息化建設(shè)，不論是設(shè)備、人才引進(jìn)，還是各項(xiàng)工作的具體落實(shí)，都離不開資金支持，在具體建設(shè)中若出現(xiàn)資金鏈斷裂問題，一定會(huì)給檔案館建設(shè)工作的有效落實(shí)帶來諸多困擾。

2 優(yōu)化檔案館信息化建設(shè)的策略探究

2.1 科學(xué)規(guī)劃檔案館信息化建設(shè)

首先，政府部門應(yīng)結(jié)合國家長期戰(zhàn)略發(fā)展規(guī)劃，以及在知識(shí)信息方面的戰(zhàn)略規(guī)劃，為我國檔案館信息化建設(shè)制定科學(xué)完善的指導(dǎo)意見，并給予細(xì)化，不僅要涉及到我國檔案信息化建設(shè)的總體目標(biāo)、步驟，還要對(duì)檔案館信息化建設(shè)過程中發(fā)揮的積極作用、具體實(shí)踐路徑做出全面、細(xì)致的描述，以此來為各地方政府、檔案管理部門各項(xiàng)工作的順利開展提供指導(dǎo)。

其次，由于檔案館是其信息化建設(shè)的重要落腳點(diǎn)，各個(gè)地方應(yīng)基于國家給出的標(biāo)準(zhǔn)指導(dǎo)意見，聯(lián)系地方不同階段的具體情況，有效分解檔案館信息化建設(shè)工作，同時(shí)進(jìn)行相應(yīng)保障措施的制定與有效實(shí)施。這樣不僅能夠?yàn)闄n案館信息化建設(shè)的科學(xué)有效實(shí)施提供保障，也能夠確保各項(xiàng)建設(shè)工作能夠充分滿足國家提出的一系列要求，最重要的是可以實(shí)現(xiàn)與當(dāng)?shù)亟?jīng)濟(jì)發(fā)展現(xiàn)狀、檔案管理需求與特征的科學(xué)整合[2]。

最后，對(duì)于檔案館信息化建設(shè)的實(shí)踐來講，為了將其優(yōu)勢(shì)特點(diǎn)充分發(fā)揮出來，嚴(yán)禁閉門造車，應(yīng)積極與上級(jí)、同級(jí)的檔案館進(jìn)行專業(yè)知識(shí)、管理經(jīng)驗(yàn)等層面的學(xué)習(xí)交流，真正實(shí)現(xiàn)取長補(bǔ)短，對(duì)先進(jìn)經(jīng)驗(yàn)做出科學(xué)總結(jié)，嚴(yán)禁一系列問題重復(fù)出現(xiàn)，推動(dòng)信息化建設(shè)進(jìn)程的不斷提升，對(duì)建設(shè)成本做出科學(xué)控制。此外各地方政府應(yīng)將檔案館信息化建設(shè)真正納入到本地的電子政務(wù)建設(shè)規(guī)劃中，以此來促進(jìn)檔案館信息化建設(shè)、扶持力度的不斷增強(qiáng)。

2.2 適當(dāng)加大資金投入力度

為了給檔案館信息化建設(shè)工作的有效落實(shí)提供有力的資金支持，進(jìn)而促進(jìn)各項(xiàng)工作的高效、順利實(shí)施，促進(jìn)檔案信息資源管理水平的不斷提升，大幅度提高檔案資源利用率，為此，應(yīng)適當(dāng)加大不同區(qū)域的合作交流，真正促進(jìn)檔案資源一地、異時(shí)空共享，在具體建設(shè)中要結(jié)合具體需求，適當(dāng)增加資金力量支持，確保其可以及時(shí)引進(jìn)一些先進(jìn)設(shè)備技術(shù)，進(jìn)而為信息化檔案館建設(shè)創(chuàng)造良好條件，同時(shí)還要加強(qiáng)資金管理工作，將網(wǎng)絡(luò)線路和維修保護(hù)方面所需要的費(fèi)用合理納入到事業(yè)費(fèi)用之中，確保專項(xiàng)資金的專項(xiàng)利用，對(duì)項(xiàng)目資金的審批管理做出進(jìn)一步規(guī)范，充分保障檔案館信息化建設(shè)中可以獲得足夠資金，確保資金在具體項(xiàng)目上的有效落實(shí)，同時(shí)，信息化檔案館建設(shè)中存在的其他問題也能夠得到間接解決，對(duì)此，相關(guān)工作人員應(yīng)給予足夠重視，制定、實(shí)施科學(xué)完善的資金管理措施。此外，檔案館在信息化建設(shè)運(yùn)營維護(hù)過程中，也要采取有效措施合理控制成本，真正從自身做起實(shí)現(xiàn)降本增效，盡可能為政府減輕負(fù)擔(dān)[3]。

2.3 重視檔案館信息人才隊(duì)伍建設(shè)

就目前信息化檔案館建設(shè)現(xiàn)狀來講，隨著其建設(shè)要求的不斷增加，人才需求也隨之逐漸擴(kuò)大，現(xiàn)階段我國一些高校雖然已經(jīng)就檔案管理設(shè)置了相應(yīng)專業(yè)，但是其學(xué)生的信息化檔案管理能力還有待提升，針對(duì)信息化檔案建設(shè)、管理方面了解的專業(yè)知識(shí)相對(duì)較少，對(duì)此，各高校應(yīng)注重教育理念的及時(shí)更新，積極引進(jìn)先進(jìn)的檔案信息化建設(shè)技術(shù)，以此加強(qiáng)人才培養(yǎng)，從而為檔案館信息化建設(shè)發(fā)展培養(yǎng)更多的復(fù)合型專業(yè)人才。同時(shí)，信息化發(fā)展往往都是動(dòng)態(tài)性的，需要人才不斷地進(jìn)行自我充實(shí)，檔案館信息化建設(shè)也不例外，也需要經(jīng)歷不斷完善的過程，離不開高素質(zhì)專業(yè)技術(shù)人才的有力支持。對(duì)此，各地方檔案館應(yīng)加強(qiáng)與高校的合作交流，這樣不僅可以確保檔案館信息化建設(shè)的各個(gè)階段都能夠獲得有力的人才支持，也能夠讓此專業(yè)的學(xué)生獲得更多實(shí)習(xí)、實(shí)踐的機(jī)會(huì)，為其未來就業(yè)發(fā)展提供有力支持[4]。

2.4 完善信息化檔案館技術(shù)平臺(tái)構(gòu)建

網(wǎng)絡(luò)是信息化檔案館的主要支撐，簡單來講就是檔案系統(tǒng)的穩(wěn)定、有效運(yùn)行應(yīng)具備過硬的硬件設(shè)備、技術(shù)支持，以及穩(wěn)定、安全性較強(qiáng)的寬帶，也只有這樣才能夠確保檔案信息可以獲得一個(gè)較為安全的使用存儲(chǔ)環(huán)境，為檔案文本、語音與圖像檔案的快速傳輸提供保障，以此來構(gòu)建完善的技術(shù)支撐平臺(tái)，同時(shí)，對(duì)一系列技術(shù)的引進(jìn)、優(yōu)化也要給予足夠重視，為此，檔案館應(yīng)重視、加強(qiáng)與軟件公司的大力合作，針對(duì)信息化建設(shè)中經(jīng)常出現(xiàn)的一系列技術(shù)問題做出溝通，并探究出科學(xué)有效的完善方法，其中包括身份驗(yàn)證、信息加密等諸多方面，這樣不僅有助于大幅度提升信息化水平，也能夠?yàn)闄n案信息資源的安全性提供保障，而針對(duì)技術(shù)過時(shí)的問題，如，軟件系統(tǒng)、技術(shù)的更新導(dǎo)致舊的信息難以被順利識(shí)別等情況，其根本原因還是在于新軟件研發(fā)過程中未對(duì)這一問題做出充分考慮，對(duì)此，在與軟件公司合作研發(fā)過程中，應(yīng)針對(duì)這一問題探究出有效改進(jìn)策略，不僅要做好檔案系統(tǒng)軟件的及時(shí)更新，還要落實(shí)、完善好信息備份等各項(xiàng)工作，促進(jìn)檔案系統(tǒng)能夠始終處于良好運(yùn)行狀態(tài)[5]。

3 結(jié)語

綜上所述，隨著檔案館在現(xiàn)代社會(huì)發(fā)展中起到的作用越來越重要，其信息化建設(shè)進(jìn)程給信息資源開發(fā)利用帶來的影響也越來越大，現(xiàn)階段我國檔案館雖然已經(jīng)在信息化建設(shè)上取得了較為顯著的成果，但是在規(guī)劃、資金投入，以及人才等方面還存在諸多不足，所以為了進(jìn)一步提升建設(shè)水平，必須要重視、加強(qiáng)對(duì)其問題與策略的深入探究，從不同層面為我國信息化建設(shè)奠定堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。

參考文獻(xiàn)

[1]陳茜茜.農(nóng)業(yè)科技檔案信息化建設(shè)的幾點(diǎn)認(rèn)識(shí)——以南通市農(nóng)業(yè)科技檔案館信息化建設(shè)為例[J].科技資訊,2015,13(30):134-135.

[2]曾春梅.公共服務(wù)視角下提升地方檔案館信息化建設(shè)水平的路徑[J].湖北檔案,2015(2):20-22.

[3]曾春梅.公共服務(wù)視角下提升地方檔案館信息化建設(shè)水平的路徑[J].城建檔案,2015(1):40-43.

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[5]占暉.以建促用 全面提升全省檔案信息化建設(shè)水平——2005年度全省綜合檔案館信息化評(píng)估情況述評(píng)[J].浙江檔案,2006(5):34-35.