學(xué)校裝備業(yè)務(wù)過程管理研究與設(shè)計

唐毅敏

（南京城市職業(yè)學(xué)院，江蘇南京 210002）

在高校不斷發(fā)展的過程中，教育硬件裝備屬于其發(fā)展的基礎(chǔ)，設(shè)備管理部門屬于學(xué)校硬件裝備的主要機(jī)構(gòu)，其具有重要的責(zé)任，并且還承擔(dān)較為復(fù)雜的工作任務(wù)。以高等教育及設(shè)備管理自身的規(guī)律，對高校設(shè)備管理改革目標(biāo)、思路及實(shí)現(xiàn)步驟進(jìn)行明確，創(chuàng)建滿足高校設(shè)備管理發(fā)展的體制，是現(xiàn)代高等學(xué)校裝備管理部門需要討論的課題。為了能夠使學(xué)校裝備綜合管理能力得到有效提高，以信息技術(shù)作為手段，創(chuàng)建全新的裝備信息化管理平臺，使學(xué)校裝備業(yè)務(wù)朝著過程化、專業(yè)化的方向發(fā)展。

1 管理系統(tǒng)及流程概述

1.1 結(jié)構(gòu)和運(yùn)行

基于管理平臺設(shè)計角度分析，以實(shí)現(xiàn)裝備過程管理為目的，功能上滿足符合現(xiàn)代高校裝備管理的發(fā)展。所以，管理系統(tǒng)設(shè)計的思路就是對系統(tǒng)功能需求進(jìn)行分析，設(shè)計系統(tǒng)組織結(jié)構(gòu)圖，整個系統(tǒng)需要達(dá)到的建設(shè)目標(biāo)及制定系統(tǒng)實(shí)施計劃。對于管理系統(tǒng)來說，指的是組織機(jī)構(gòu)設(shè)置和職能的分配，其主要解決的問題就是管理系統(tǒng)中機(jī)構(gòu)、功能的設(shè)置、管理業(yè)務(wù)的實(shí)現(xiàn)并且確定系統(tǒng)完成的內(nèi)容。運(yùn)行設(shè)計指的就是在結(jié)構(gòu)設(shè)計過程中明確職能及做什么，從而制定如何做[1]。

1.2 管理體制

管理體制指的是針對管理系統(tǒng)行為主體和活動范圍、規(guī)律及方法進(jìn)行規(guī)定，同時也對管理系統(tǒng)中授權(quán)人、職責(zé)范圍及操作方法進(jìn)行規(guī)定。體制包含了結(jié)構(gòu)和運(yùn)行兩個方面，并對其框架進(jìn)行規(guī)定。

管理系統(tǒng)結(jié)構(gòu)體制是實(shí)現(xiàn)對系統(tǒng)行為主體和活動范圍基本的規(guī)定，主要是對于管理機(jī)構(gòu)和管理人員設(shè)置、功能管理、功能實(shí)現(xiàn)等事物進(jìn)行規(guī)定。管理系統(tǒng)運(yùn)行體制是指系統(tǒng)主體在活動范圍中基本行為方式和規(guī)則規(guī)定，主要是以科學(xué)管理原理特點(diǎn)為基礎(chǔ)制定的方法和原則框架。

1.3 管理業(yè)務(wù)流程

管理業(yè)務(wù)流程指的是管理系統(tǒng)在實(shí)現(xiàn)裝備管理業(yè)務(wù)過程中活動和順序關(guān)系，每完成一項(xiàng)管理業(yè)務(wù)，都要實(shí)現(xiàn)一系列的操作，將此任務(wù)過程中的操作作為工序。本文研究的裝備業(yè)務(wù)過程管理系統(tǒng)具有層次性、系統(tǒng)性、開放性及目的性的特點(diǎn)[2]。

2 裝備業(yè)務(wù)過程管理的設(shè)計

2.1 裝備管理體系創(chuàng)建

在高校辦學(xué)規(guī)模不斷擴(kuò)大的過程中，教學(xué)設(shè)備數(shù)量及種類也在不斷的提高，設(shè)備資產(chǎn)管理涉及的范圍及人員也在不斷增加?？陀^方面，高校的財力、人力及物力等資源都是有限的，所以就要對高校裝備工作的過程性、合理性實(shí)現(xiàn)全面的管理。隨著信息化的不斷發(fā)展深入，高校裝備業(yè)務(wù)實(shí)施網(wǎng)絡(luò)信息化已經(jīng)成為一種必然，能夠有效解決高校設(shè)備資產(chǎn)管理方面的問題。所以，高校設(shè)備管理部門必須要創(chuàng)建出符合學(xué)校業(yè)務(wù)要求的資產(chǎn)管理平臺。常見的裝備管理平臺包括以下的功能：首先，具備基本的裝備入庫、領(lǐng)用、庫存等常規(guī)業(yè)務(wù)平臺，根據(jù)實(shí)際需求創(chuàng)建裝備電子臺賬；第二，基于采購方面，要從裝備驗(yàn)收入庫開始創(chuàng)建設(shè)備條形碼（二維碼）信息，即每件裝備都具有電子標(biāo)簽；第三，裝備數(shù)據(jù)進(jìn)入系統(tǒng)平臺數(shù)據(jù)庫之后，能夠?qū)崿F(xiàn)利用此平臺對裝備進(jìn)行條碼打印、數(shù)據(jù)查詢、財務(wù)報表輸出及設(shè)備跟蹤等裝備管理的操作[3]。

基于政府對風(fēng)險管理要求的持續(xù)加強(qiáng)，技術(shù)手段的不斷革新，對學(xué)校裝備業(yè)務(wù)管理平臺的改革與創(chuàng)新都提出新要求。未來管理平臺都應(yīng)該更加注重對過程的管理與控制，除常規(guī)管理外，著力構(gòu)建出一個學(xué)校裝備工作的管理生態(tài)，把法律制度要求與業(yè)務(wù)工作化為一個個的信息化管理模塊，如通過履約驗(yàn)收、維護(hù)維修、資產(chǎn)監(jiān)管、達(dá)標(biāo)評估、計劃編制與數(shù)據(jù)應(yīng)用等模塊，實(shí)現(xiàn)功能的生態(tài)形成。實(shí)現(xiàn)以項(xiàng)目合同履約過程管理，推動工作規(guī)范與機(jī)制的落實(shí)，推動工作職能的落實(shí)與績效管理，建立即時的、標(biāo)準(zhǔn)的、規(guī)范的專業(yè)數(shù)據(jù)，最終實(shí)現(xiàn)質(zhì)量管理和綜合應(yīng)用的要求。

2.2 裝備管理體系的流程

因?yàn)椴煌b備的管理方式各有不同，作為流程的探索，對于每種裝備業(yè)務(wù)都要求具有多種流程方案，所以要實(shí)現(xiàn)多方案的評價和選擇，以此選擇更優(yōu)的方案。每項(xiàng)管理業(yè)務(wù)要從多個流程選擇最優(yōu)流程，也可以有效吸收被淘汰流程方案中的優(yōu)點(diǎn)，最后再實(shí)現(xiàn)優(yōu)化。在確定全部管理業(yè)務(wù)工序流程之后，要實(shí)現(xiàn)整個管理系統(tǒng)業(yè)務(wù)流程體系的一致性分析，主要包括體制和流程之間的一致性。體制一致性包含結(jié)構(gòu)體制和運(yùn)行體制兩個方面，體制和流程都是創(chuàng)建管理系統(tǒng)的核心因素，流程的實(shí)現(xiàn)過程需要一種或者多種相關(guān)體制的支持，它們之間相互影響，互相協(xié)調(diào)。流程一致性是指不同的業(yè)務(wù)流程在處理不同的管理功能時，因設(shè)計的局限性，可能存在沖突，通過評價體系發(fā)現(xiàn)不合理流程，完善流程，達(dá)到?jīng)_突最小化目的[4]。

新形勢下，我校的業(yè)務(wù)流程也需要不斷的完善。結(jié)合學(xué)校實(shí)際工作的開展，業(yè)務(wù)流程設(shè)計如下：（1）計劃編制。該階段須提高計劃編制的科學(xué)性、精確性，保障預(yù)算管理的規(guī)范。（2）采購審批。主要實(shí)現(xiàn)采購項(xiàng)目的資金來源和方案合理性的需求確定，并按照學(xué)校設(shè)置的內(nèi)部流程進(jìn)行逐級審批，最后提交采購中心。（3）履約驗(yàn)收。過程管理的核心階段，嚴(yán)格合同履約的規(guī)范性、專業(yè)性，強(qiáng)化質(zhì)量管理的品質(zhì)，建立過程化的項(xiàng)目材料，跟蹤并可追溯。（4）資產(chǎn)監(jiān)管。實(shí)現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)數(shù)據(jù)，對接財政固定資產(chǎn)系統(tǒng)（各類上報系統(tǒng)），構(gòu)建設(shè)備生命周期管理過程，即時進(jìn)行資產(chǎn)統(tǒng)計與監(jiān)管。（5）維護(hù)維修。實(shí)現(xiàn)線上的運(yùn)維服務(wù)，主要用于強(qiáng)化質(zhì)保期內(nèi)的合同履約，構(gòu)建質(zhì)保期外的運(yùn)維服務(wù)和校園智能報修服務(wù)平臺，沉淀設(shè)備品牌、服務(wù)企業(yè)、設(shè)備運(yùn)行效益、運(yùn)維價格等專業(yè)數(shù)據(jù)。（6）數(shù)據(jù)應(yīng)用。實(shí)現(xiàn)通用的專業(yè)數(shù)據(jù)與設(shè)備信息統(tǒng)計分析，為學(xué)校實(shí)現(xiàn)達(dá)標(biāo)、評估提供數(shù)據(jù)支撐，也為以后的預(yù)算編制提供科學(xué)的決策。

3 裝備業(yè)務(wù)過程管理的實(shí)現(xiàn)對策

3.1 明確裝備管理職責(zé)

高校裝備的部署屬于裝備管理部門的主要工作內(nèi)容，部署決策與學(xué)校資產(chǎn)效益具有密切的聯(lián)系。為了使教學(xué)裝備管理得到進(jìn)一步的加強(qiáng)，可以創(chuàng)建領(lǐng)導(dǎo)統(tǒng)一、層層負(fù)責(zé)及相互監(jiān)督的管理體系，實(shí)現(xiàn)自上而下的管理。嘗試建立裝備管理工作小組，其主要目的就是監(jiān)督各個部門裝備的購買、審核和績效。財務(wù)處負(fù)責(zé)資金的審核與配置；資產(chǎn)管理處（采購管理中心）負(fù)責(zé)裝備招標(biāo)采購和賬目管理；技術(shù)處負(fù)責(zé)專用設(shè)備類歸口管理，后勤處負(fù)責(zé)家具、通用設(shè)備類歸口管理，包括項(xiàng)目論證、實(shí)物管理、驗(yàn)收入庫、效益審核；各裝備使用部門負(fù)責(zé)設(shè)備的需求申請、日常使用、記錄、保修。分級管理，職能細(xì)化的管理方式，促使各部門相互配合和監(jiān)督，并且明確自身的責(zé)任，完善制度，過程管理中充分發(fā)揮各個部門的管理優(yōu)勢，以此對裝備業(yè)務(wù)過程進(jìn)行有效管理[5]。

3.2 重視裝備計劃編制

采購前，對編制計劃進(jìn)行有效管理，結(jié)合學(xué)校專業(yè)、學(xué)科建設(shè)方向，充分論證裝備項(xiàng)目的可行性和合理性。功能模塊中，數(shù)據(jù)分析功能將對平臺中現(xiàn)有數(shù)據(jù)進(jìn)行挖掘，形成分析報告，為決策提供直觀的數(shù)據(jù)支撐。主觀與客觀相結(jié)合的分析方式使得計劃編制更具科學(xué)性和說服力。各部門逐級審批的過程管理，在系統(tǒng)中都留有痕跡，從而保證了計劃編制業(yè)務(wù)的透明與公開。

3.3 完善裝備履約驗(yàn)收

如今的裝備入庫驗(yàn)收不僅僅是簡單的物、賬相符，數(shù)據(jù)庫中編號、價格、年限、存放地等標(biāo)準(zhǔn)化的字段，是需要更加全面、細(xì)致的過程管控。實(shí)現(xiàn)從項(xiàng)目中標(biāo)后，到項(xiàng)目驗(yàn)收的過程全監(jiān)管。通過對項(xiàng)目實(shí)施過程的動態(tài)監(jiān)管，實(shí)時把控項(xiàng)目信息，有效監(jiān)督項(xiàng)目的運(yùn)行（質(zhì)量、工期、成本），支持各類項(xiàng)目的實(shí)施流程自定義。明確職能部門、使用部門和中標(biāo)方的職責(zé)，明晰各自的業(yè)務(wù)范圍，借助數(shù)據(jù)共享實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目信息透明對稱。在項(xiàng)目的實(shí)施過程中動態(tài)采集數(shù)據(jù)，生成“項(xiàng)目管理”和“項(xiàng)目文檔”的電子檔案（包括：招投標(biāo)文件、合同文檔、竣工文檔、驗(yàn)收文檔、設(shè)備信息等）。

3.4 創(chuàng)建裝備維修維護(hù)

維修維護(hù)功能將是裝備業(yè)務(wù)過程管理中全新的嘗試。設(shè)計一種智能的報修方案，運(yùn)用二維碼與微信技術(shù)，使用人能便捷地向?qū)W校維修部門進(jìn)行各類報修，由學(xué)校后勤或技術(shù)部門進(jìn)行維修，或由校維修部門再向相關(guān)企業(yè)轉(zhuǎn)報。實(shí)現(xiàn)質(zhì)保期內(nèi)報給供應(yīng)商，質(zhì)保期外報給服務(wù)商。學(xué)校向企業(yè)報修后，企業(yè)維修過程中生成維修記錄和學(xué)校評價，作為績效評價的依據(jù)。

3.5 探索裝備數(shù)據(jù)分析

系統(tǒng)應(yīng)建立標(biāo)準(zhǔn)的、規(guī)范的和專業(yè)的數(shù)據(jù)庫，通過專業(yè)化的大數(shù)據(jù)挖掘與分析，為決策、評估和投入提供數(shù)據(jù)支撐。數(shù)據(jù)分析不僅是固定的、標(biāo)準(zhǔn)的數(shù)據(jù)，還可以根據(jù)工作的需要，構(gòu)建決策分析的數(shù)據(jù)模塊設(shè)計?？筛鶕?jù)本校數(shù)據(jù)進(jìn)行靈活的報表設(shè)計，進(jìn)行深度的挖掘與分析，形成各類的數(shù)據(jù)分析報告。

3.6 開放裝備數(shù)據(jù)接口

系統(tǒng)設(shè)計產(chǎn)生兩類數(shù)據(jù)，一類是按裝備項(xiàng)目形成的裝備數(shù)據(jù)，一類是按固定資產(chǎn)形成的固定資產(chǎn)數(shù)據(jù)。前者是裝備投入、使用與評估的數(shù)據(jù)，用于學(xué)校各職能部門，為大數(shù)據(jù)挖掘與分析提供支撐。后者是財政固有資產(chǎn)管理的數(shù)據(jù)，嚴(yán)格按財政部的數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)，可直接上報財政部門。平臺的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)要實(shí)現(xiàn)底層專業(yè)化、表層標(biāo)準(zhǔn)化，可以與任何第三方平臺進(jìn)行全面對接，方便接入不同的公共服務(wù)平臺。

4 結(jié)語

如今各類學(xué)校都非常重視教育裝備管理工作，且管理方式不再是簡單的賬物管理，都是以提升學(xué)校裝備綜合治理能力和廉政風(fēng)險防范為目標(biāo)，以支撐學(xué)校裝備的專業(yè)化發(fā)展和提升裝備工作的水平為任務(wù)，以構(gòu)建學(xué)校裝備的信息化管理平臺，引領(lǐng)和促進(jìn)學(xué)校裝備的專業(yè)化發(fā)展為手段。裝備業(yè)務(wù)過程管理是學(xué)校裝備管理系統(tǒng)的具體實(shí)現(xiàn)，也是系統(tǒng)職能與功能設(shè)計實(shí)現(xiàn)的核心體現(xiàn)。因?yàn)檠b備業(yè)務(wù)的過程存在不唯一性，所以就要實(shí)現(xiàn)過程的不斷研究與優(yōu)化，以此保證裝備業(yè)務(wù)過程的最優(yōu)管理。

本文運(yùn)用管理系統(tǒng)與流程理論，結(jié)合學(xué)校工作實(shí)際，研究未來可能建立的裝備業(yè)務(wù)過程管理平臺，并設(shè)計可能的功能模塊，以應(yīng)對最新的裝備業(yè)務(wù)管理要求，并最終實(shí)現(xiàn)管理部門、使用部門和企業(yè)共同構(gòu)建一個三方信息對稱與責(zé)任明晰的，專業(yè)過程管控與數(shù)據(jù)服務(wù)的，線上線下共同合作管理的全程管理生態(tài)。

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