醫(yī)院文書檔案管理有效途徑的創(chuàng)新探討

吳思華

（珠海市斗門區(qū)井岸鎮(zhèn)衛(wèi)生院，廣東珠海 519180）

當(dāng)前醫(yī)院文書檔案非常多，其中有統(tǒng)計(jì)資料、發(fā)展規(guī)劃、協(xié)議、委任書、基礎(chǔ)項(xiàng)目等?？梢哉f涵蓋面非常廣。隨著信息技術(shù)的發(fā)展，現(xiàn)代醫(yī)院的文書檔案管理可進(jìn)行創(chuàng)新提升，提高管理效率，創(chuàng)新管理模式，提升管理水平促使管理工作更加科學(xué)、規(guī)范、高效。創(chuàng)新管理途徑確實(shí)對管理文書檔案非常有利，而且在很大程度上可以方便管理，促使醫(yī)院朝著規(guī)范化、高效化的方向發(fā)展。

1 當(dāng)前存在問題

（1）管理制度不健全.管理醫(yī)院文書檔案需要有健全的管理制度，這對管理工作的執(zhí)行有著重要的依托。當(dāng)前很多醫(yī)院的文書檔案管理方面都缺少完善的管理制度，醫(yī)院的管理部門應(yīng)該有良好的發(fā)展前景完善管理制度[1]。

（2）管理工作不重視。醫(yī)院管理工作出現(xiàn)問題或者管理秩序混亂與醫(yī)院對這方面管理工作不重視有關(guān)，同樣醫(yī)院對管理工作的不重視也是管理部門懈怠的一大原因。這在一定程度上使文書工作在和檔案工作進(jìn)行合作的方面存在一定的協(xié)調(diào)問題，對工作的完成起到了非常大的阻礙作用，另外在管理人員的選擇上比較隨意。管理工作者的水平低，不能做出準(zhǔn)確合理的判斷，影響了工作進(jìn)程，可能會(huì)延長工作的進(jìn)行。

（3）管理方式落后。當(dāng)前很多醫(yī)院的管理基礎(chǔ)不足，依靠以往的管理方式進(jìn)行管理。另外醫(yī)院對管理方面的要求相對較低，這樣管理會(huì)出現(xiàn)很多的問題，可能連基本的秩序都達(dá)不到，效率非常低。

2 醫(yī)院文書檔案具備特點(diǎn)

（1）專業(yè)性。醫(yī)院的文書檔案一般是記錄醫(yī)療工作，所以這使得醫(yī)院文書檔案具備很強(qiáng)的專業(yè)性。當(dāng)然醫(yī)院的發(fā)展計(jì)劃、診斷記錄、治療記錄、相應(yīng)的規(guī)章制度、一些醫(yī)療設(shè)備的操作規(guī)范等這些都是記錄在文書檔案中的，從這些中能夠體現(xiàn)其專業(yè)性[2]。正是因?yàn)槠渚哂幸欢ǖ膶I(yè)性，所以要加強(qiáng)對文書檔案的管理，實(shí)現(xiàn)科學(xué)、合理、高效、規(guī)范化的管理，保證文書檔案資料的秩序性，方便查找。另外，因?yàn)榫哂幸欢ǖ膶I(yè)性，所以為防止不法人員竊取這些資料，要保證這些資料的安全，即做好保密工作。不對普通員工開放這些資料，只有管理人員以及檔案記錄人員等這些專業(yè)人員才能接觸這些資料。

（2）綜合性。文書檔案還有一大重要性質(zhì)就是綜合性，因?yàn)獒t(yī)院是包含很多機(jī)構(gòu)的，其中醫(yī)院綜合檔案室在醫(yī)院檔案的管理中占據(jù)主導(dǎo)地位。檔案有關(guān)人事記錄、科研記錄、財(cái)務(wù)記錄、醫(yī)務(wù)記錄、黨務(wù)記錄等，這些都具有較高的規(guī)范性、指導(dǎo)性，來源于更高管理層或者是醫(yī)院本身。其中部分涉及醫(yī)院的合作單位或企業(yè)。因其具有綜合性，所以醫(yī)院在對檔案的整理上需要定時(shí)定期進(jìn)行，而且應(yīng)該分階段整理。一般可以半年或者一年進(jìn)行一次整理，這樣可以保證使那些分散的醫(yī)院部門工作文件的連續(xù)性以及完整性。

3 醫(yī)院文書檔案有效創(chuàng)新途徑分析

（1）引起醫(yī)院的重視程度。加強(qiáng)對檔案的重視可以使管理工作順利進(jìn)行，而且領(lǐng)導(dǎo)對文書檔案的重視能為管理工作提供良好的支持，可以促進(jìn)管理工作取得良好效果。在領(lǐng)導(dǎo)的視察工作中，相關(guān)員工可以將自己執(zhí)行工作的重要意義，對醫(yī)院發(fā)展起到的作用，給醫(yī)院帶來的有利條件等方面向領(lǐng)導(dǎo)做個(gè)匯報(bào)，從而提高領(lǐng)導(dǎo)對這項(xiàng)工作的重視程度。并且積極向領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)工作的進(jìn)度與成果，這樣能夠讓領(lǐng)導(dǎo)了解當(dāng)前的工作狀況。

（2）加強(qiáng)醫(yī)院在基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)上的投入。基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)的加強(qiáng)可以讓醫(yī)院文書檔案管理工作更好地進(jìn)行，其為醫(yī)院文書檔案管理工作提供了有力支持。若一所醫(yī)院缺少文書檔案管理上的基礎(chǔ)設(shè)施，那么該醫(yī)院將會(huì)存在一定問題，這對醫(yī)院各項(xiàng)工作的有序進(jìn)行造成很大影響。而且提高基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)投入對管理辦公水平的提高、工作效率的提升、工作效果的提高等具有非常重要的影響。

（3）推動(dòng)健全管理制度。完善的管理制度是醫(yī)院進(jìn)行文書檔案工作的前提，而且能夠保證管理工作的有序性，提供理論依據(jù)，對管理工作的進(jìn)行有著非常大的幫助[3]。完善的管理制度可以為管理提供良好標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范要求。更新完善當(dāng)前管理制度能夠讓管理人員工作更方便，有理可依。另外實(shí)施全面的責(zé)任制以及考核制，這樣能對醫(yī)院管理工作完整性、可靠性地提升具有非常重要的幫助。

4 管理有效創(chuàng)新途徑

（1）管理理念的創(chuàng)新。信息化技術(shù)的快速發(fā)展沖擊了當(dāng)前的檔案管理形式，可以說電子檔案的出現(xiàn)方便了管理的進(jìn)行。醫(yī)院要加強(qiáng)對這方面的培訓(xùn)力度，讓管理人員都能夠?qū)﹄娮訖n案進(jìn)行管理操作，這樣管理更加方便，更加現(xiàn)代化。當(dāng)前的管理方式可以與電子檔案相結(jié)合，這樣相當(dāng)于對檔案多了一層保護(hù)，一旦一方出現(xiàn)失誤或者丟失可通過另一種方式來對檔案進(jìn)行填補(bǔ)。所以管理理念上要有現(xiàn)代化思想，結(jié)合現(xiàn)代技術(shù)，不要一味依靠固有管理理念，這樣不利于管理工作的發(fā)展。管理理念的創(chuàng)新轉(zhuǎn)變了管理方式，使管理工作更加有效地進(jìn)行。

（2）環(huán)境創(chuàng)新。雖然出現(xiàn)了電子檔案，但依舊需要文本式、記錄形式的檔案，畢竟電子檔案具有一定的不穩(wěn)定性，可能會(huì)因?yàn)楹芏嘣虺霈F(xiàn)差錯(cuò)，所以以前的管理形式的檔案依舊需要。加強(qiáng)對這種形式的檔案的硬件建設(shè)也就是環(huán)境上的創(chuàng)新對管理工作的進(jìn)行非常有幫助[4]。當(dāng)然管理工作也要配備很多現(xiàn)代化設(shè)備，這方便管理工作的更有效地進(jìn)行?？梢再忂M(jìn)計(jì)算機(jī)、復(fù)印機(jī)等。另外檔案保存位置可以進(jìn)行擴(kuò)張，讓檔案的管理更加有序，排放分類更合理，有更加充足的空間。環(huán)境的創(chuàng)新也能夠調(diào)動(dòng)員工工作的積極性。

（3）文書工作與文書檔案管理工作創(chuàng)新。文書工作和文書檔案工作其實(shí)是記錄工作在不同階段的稱呼，雖然叫法上是同種工作，但從性質(zhì)上，這是兩種工作。文書工作需要進(jìn)行創(chuàng)新，這樣能夠確保檔案的準(zhǔn)確性與完整性，可以保證文件收集與整理。檔案管理工作也要進(jìn)行創(chuàng)新，加強(qiáng)對檔案編制的監(jiān)管，在一定程度上可以使基礎(chǔ)工作更加高效。

（4）利用手段創(chuàng)新。醫(yī)院應(yīng)該在服務(wù)領(lǐng)域、范圍以及方式上加大創(chuàng)新力度，加強(qiáng)服務(wù)的主動(dòng)性。還有結(jié)合現(xiàn)代技術(shù)設(shè)備進(jìn)行管理，計(jì)算機(jī)能夠使管理工作更加高效，其對信息處理可以十分快速有效。還有信息的查詢搜集，計(jì)算機(jī)都有著其特點(diǎn)，快速高效準(zhǔn)確，相關(guān)人員不用大費(fèi)周章的進(jìn)行信息的搜集整理了。不斷地對文書檔案進(jìn)行開發(fā)利用，這樣能夠發(fā)現(xiàn)其價(jià)值。另外可以通過文書檔案進(jìn)行一些服務(wù)，這樣除了進(jìn)行管理工作外，還能夠?yàn)獒t(yī)院帶來社會(huì)以及經(jīng)濟(jì)效益。

（5）創(chuàng)新管理技術(shù)。其實(shí)所謂的創(chuàng)新管理技術(shù)更多的是體現(xiàn)當(dāng)前計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的先進(jìn)性，通過利用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)以及軟件可以簡化管理過程，方便管理，對實(shí)現(xiàn)文書檔案管理具有非常重要的意義。而且能夠顯著提高管理效率以及質(zhì)量，十分方便快捷。支持創(chuàng)新管理技術(shù)，方便管理過程。

5 結(jié)語

以往的文書檔案管理方式存在一定的不足。通過對其進(jìn)行一些分析，然后探討得到合理有利的結(jié)果。最終選擇良好的創(chuàng)新管理方式對文書檔案管理工作進(jìn)行有效創(chuàng)新。這樣對于提高文書檔案管理非常有利，有著深遠(yuǎn)的意義。