人力資源信息系統(tǒng)的實踐和推廣

李靜

一、項目背景

企業(yè)發(fā)展到一定規(guī)模之后，人力資源管理部門的日常工作量大，用友e-HR，運用先進(jìn)的信息技術(shù)，快速準(zhǔn)確地處理了人力資源管理中復(fù)雜煩瑣的數(shù)據(jù)事務(wù)。用友信息系統(tǒng)的全面上線，極大地優(yōu)化紛繁多變的管理流程，不僅提高人力資源管理部門的工作效率，還推動了人力資源管理的科學(xué)決策，進(jìn)而鍛造了組織的核心競爭力。

二、項目內(nèi)涵

使用人力資源信息系統(tǒng)將集中的數(shù)據(jù)庫與人力資源管理有關(guān)的信息全面聯(lián)系起來，快速準(zhǔn)確地處理了人力資源管理中復(fù)雜煩瑣的數(shù)據(jù)事務(wù)。

三、主要做法

（一）領(lǐng)導(dǎo)重視、專項部署

首先，由公司分管領(lǐng)導(dǎo)及人力資源部部長牽頭，組織了2次人力資源信息系統(tǒng)完善督促會，各下屬單位人力資源負(fù)責(zé)人及系統(tǒng)管理員參會，對系統(tǒng)維護(hù)情況及存在的問題進(jìn)行逐一匯報分析。會議對系統(tǒng)后期的維護(hù)工作做了系統(tǒng)的部署和安排，明確分工，責(zé)任到人。其次，各下屬單位全面升級客戶端配置，提高網(wǎng)絡(luò)性能。按照人力資源管理信息系統(tǒng)項目組對客戶端配置、系統(tǒng)網(wǎng)絡(luò)使用的要求，在公司領(lǐng)導(dǎo)的安排下，目前人力資源系統(tǒng)管理員電腦全部升級到P42.8G處理器、1GB內(nèi)存、5GB硬盤配置，系統(tǒng)接入方式全部更改為DDN專線，硬件配置的升級及網(wǎng)絡(luò)性能的提高，很好地解決系統(tǒng)反應(yīng)遲緩、網(wǎng)速慢的問題。

（二）面對難題、全力解決

第一，面對難題。人員管理系統(tǒng)方面：公司此次需要補充完善9519人的個人信息。人員信息維護(hù)涵蓋個人信息、工作信息、專業(yè)技術(shù)職務(wù)、履歷記錄、學(xué)歷信息、入職資格證件管理、家庭信息等等。由于之前欠缺信息、空白信息項較多，需要人員管理員重新收集、整理個人相關(guān)信息。在短時間內(nèi)，只靠系統(tǒng)管理員1個人高標(biāo)準(zhǔn)維護(hù)完整這些信息工作量巨大。工資管理系統(tǒng)方面：因客觀原因，我單位工資管理員年齡較大，沒有接受過高等教育，對系統(tǒng)薪資項目的參數(shù)設(shè)置理解不透，不能熟練編制工資表及單項獎打印模板。另外，工資管理員的流動，新接手的系統(tǒng)管理員不能馬上熟悉系統(tǒng)，造成系統(tǒng)建設(shè)的“斷層”現(xiàn)象。

第二，解決辦法。人員管理系統(tǒng)方面：首先，在資料收集方面，各單位通過制作《人員信息基本情況表》，分部室、區(qū)隊發(fā)放給個人填寫，完善每個職工的基本資料，除此之外，通過收取每個員工各類證件復(fù)印件等方式，完善需要維護(hù)錄入的其他資料。其次，在工作中為了更快更好地解決各單位系統(tǒng)管理員在維護(hù)中遇到的問題，特別建立了“HR互動交流平臺”QQ群，系統(tǒng)管理人員集中在一起，遇到問題，群策群力，有好的方法及時分享，更加有效地提高了工作效率和質(zhì)量。工資管理系統(tǒng)方面：首先，對工資系統(tǒng)管理員進(jìn)行了3次針對性培訓(xùn)。第一次培訓(xùn)以識別英語單詞為目的，對工資系統(tǒng)中出現(xiàn)頻率高的英語單詞進(jìn)行翻譯和講解，如deptname、rowno等。第二次培訓(xùn)以學(xué)習(xí)計算機編程為目的，對系統(tǒng)中需要使用基本的計算機語言和編程進(jìn)行詳細(xì)講解，如if函數(shù)、if函數(shù)的嵌套用法等。第三次以提升綜合操作能力為目的，幫助各礦廠工資管理員自定義工資計算參數(shù)，并生成不同格式的薪資明細(xì)表、匯總表等。其次，要求每位工資系統(tǒng)管理員建立本單位工資系統(tǒng)操作小手冊。操作小手冊包含薪資設(shè)置流程及薪資核算流程，將薪酬管理項按功能路徑、主要操作步驟、重要說明進(jìn)行整理歸納。以后新舊管理員流動時，操作手冊是交接工作不可缺少項，否則不能完成交接工作，從而避免系統(tǒng)管理員流動時出現(xiàn)“斷層”現(xiàn)象。

（三）對標(biāo)檢查、督促落實

對標(biāo)檢查，是了解工作進(jìn)展、監(jiān)督工作落實、彌補工作漏洞的有效手段。通過上級單位組織的2次檢查，幫助公司找出了工作中存在的不足，使其認(rèn)清了與其他單位的差距，并給予了系統(tǒng)的指導(dǎo)。在上級公司的指導(dǎo)下，我們按照標(biāo)準(zhǔn)和要求進(jìn)行了4次針對性檢查，逐次細(xì)化檢查標(biāo)準(zhǔn)，對標(biāo)排序。為提高各單位的重視程度，將此次上級單位驗收的力度清楚地傳遞給下屬單位，公司將每次檢查結(jié)果在公司內(nèi)部辦公網(wǎng)進(jìn)行通報，對于檢查成績較差的單位進(jìn)行罰款處罰。通過多次檢查及現(xiàn)場操作演示，各單位系統(tǒng)運行及維護(hù)情況明顯改觀，人員信息逐漸完整、工資核算準(zhǔn)確無誤，也提高了各單位維護(hù)系統(tǒng)的積極性。

（四）忘我工作，成效顯著

通過近3個月不舍晝夜的信息錄入、數(shù)據(jù)補充工作，目前人員信息系統(tǒng)可運用強大的定位查詢功能，能快速方便地從系統(tǒng)中定位某一員工在企業(yè)工作期間的所有信息，包括各類基本信息，如姓名、年齡、聯(lián)系方式、員工照等，以及員工的教育培訓(xùn)經(jīng)歷、獎懲、勞動合同、家庭情況等其他信息。人員基本信息的完整和有效性，為人力資源管理招聘甄選管理人員以及調(diào)配管理、勞動合同管理工作提供科學(xué)決策依據(jù)。工資管理系統(tǒng)，完全實現(xiàn)了使用工資系統(tǒng)編制和打印月度工資表、月度獎金表，做到了系統(tǒng)與Word、Excel格式文件的數(shù)據(jù)互換，方便了銀行報盤，完成了與財務(wù)數(shù)據(jù)的完全對接，極大地提高了部門工作質(zhì)量和工作效率。

（五）人力資源系統(tǒng)建設(shè)取得亮點

用友系統(tǒng)工資數(shù)據(jù)實現(xiàn)了與財務(wù)數(shù)據(jù)的“互通”，與下屬各單位工資數(shù)據(jù)的“互聯(lián)”。互通是工資系統(tǒng)代發(fā)工資總額與財務(wù)工資總額一致，互聯(lián)是實現(xiàn)了公司對下屬各單位月度工資發(fā)放項目及總額的動態(tài)抽檢，杜絕了工資超額發(fā)放和單項獎違規(guī)發(fā)放的現(xiàn)象。

四、實施效果

推廣人力資源信息系統(tǒng)的使用是集團(tuán)公司提升人員管理水平的重要工作。目前公司已實現(xiàn)硬件配備到位、組織機構(gòu)完備、部門信息完整、人員信息符合標(biāo)準(zhǔn)且健全、各類合同數(shù)據(jù)齊全、薪資核算準(zhǔn)確無誤，通過使用該系統(tǒng)極大優(yōu)化了紛繁多變的管理流程，實現(xiàn)公司人員管理和工資發(fā)放的整體管控，提高人力資源管理部門的工作效率，同時依靠原始數(shù)據(jù)的積累和管理工具的協(xié)助，推動了人力資源管理的科學(xué)決策，進(jìn)而鍛造了組織的核心競爭力。

（作者單位為安陽鑫龍煤業(yè)<集團(tuán)>有限責(zé)任公司）