嵌入性理論在檔案管理與服務(wù)中的應(yīng)用探討

王尚華

（魚臺縣交通運(yùn)輸局，山東濟(jì)寧 272300）

檔案管理和檔案信息服務(wù)中嵌入性理論與方法的應(yīng)用需要結(jié)合檔案管理工作的特征，同時(shí)考慮檔案用戶特點(diǎn)，將理論與方法先進(jìn)性平移，然后實(shí)施創(chuàng)新，使其在實(shí)際的應(yīng)用中最為有效，同時(shí)獲得最大的效益。當(dāng)前，檔案管理工作應(yīng)用嵌入性理論，首先是構(gòu)建嵌入性檔案社會組織網(wǎng)絡(luò)，并建立起研究開發(fā)團(tuán)隊(duì)，提升工作人員的信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的應(yīng)用能力，然后開展嵌入式檔案信息利用的需求調(diào)查，為用戶提供專業(yè)的服務(wù)，做出科學(xué)決策服務(wù)，逐層展開，并不斷推進(jìn)。

1 嵌入性理論概述

嵌入性理論是一種根深蒂固現(xiàn)象，存在于當(dāng)今社會，具備原生性和自發(fā)性這兩個(gè)特性。有目的地利用嵌入式理論構(gòu)建起嵌入式管理機(jī)制，將檔案工作與社會環(huán)境二者進(jìn)行融合，進(jìn)而促使檔案部門與社會的各個(gè)領(lǐng)域?qū)崿F(xiàn)有效的合作，一起推動(dòng)檔案工作，使檔案管理與服務(wù)發(fā)展越來越好。

2 嵌入性理論在檔案管理與服務(wù)中的應(yīng)用

2.1 管理機(jī)制

嵌入機(jī)制由社會空間嵌入、技術(shù)空間嵌入和業(yè)務(wù)空間嵌入等三個(gè)方面的機(jī)制組成[1]。

一是社會空間的嵌入。建立檔案網(wǎng)絡(luò)組織信息聯(lián)盟，形成檔案管理集群網(wǎng)絡(luò)的管理機(jī)制是社會空間嵌入的一種方法。簡單來說，多存在弱聯(lián)系在不同組織和群體之間，多存在強(qiáng)聯(lián)系在組織和群體內(nèi)部，多存在弱聯(lián)系非正式或跨類組織，多存在強(qiáng)聯(lián)系在正式或同類組織。檔案部門可以先動(dòng)和跟進(jìn)根據(jù)社會空間的嵌入規(guī)定，提前解決路徑依賴，建立多個(gè)弱聯(lián)系渠道，促進(jìn)檔案網(wǎng)絡(luò)組織信息聯(lián)盟的迅速發(fā)展，讓信息聯(lián)盟活動(dòng)得到更好的實(shí)施，更大地將檔案網(wǎng)絡(luò)組織信息的優(yōu)點(diǎn)發(fā)揮出來。

二是技術(shù)空間的嵌入。在檔案信息的快速發(fā)展之下，現(xiàn)代信息技術(shù)的各種手段都得到了發(fā)展和應(yīng)用，并且被應(yīng)用到檔案管理工作中，檔案管理工作以及檔案信息服務(wù)工作受到了越來越大的重視，所以榮國技術(shù)空間的犬儒將讓檔案管理時(shí)間與信息服務(wù)得到快速提升。其中，技術(shù)空間嵌入的最大特點(diǎn)為雙向嵌入。首先，檔案信息網(wǎng)絡(luò)會無痕嵌入政務(wù)網(wǎng)絡(luò)、物流網(wǎng)絡(luò)、聯(lián)通通信網(wǎng)絡(luò)、廣電廣播電視網(wǎng)等各種網(wǎng)絡(luò)，深度管理檔案與檔案信息服務(wù)；其次，把檔案管理信息化平臺嵌入現(xiàn)有的信息技術(shù)和相關(guān)應(yīng)用，例如利用嵌入式系統(tǒng)、結(jié)果融合等信息技術(shù)和應(yīng)用技術(shù)對網(wǎng)絡(luò)信息進(jìn)行集合、分析使用者需求數(shù)據(jù)、進(jìn)行自然語言的檢索對使用者信息需求、發(fā)現(xiàn)使用者的潛在需求并將檔案信息定向地推送出去，最大程度的滿足檔案信息用戶的需求。

三是業(yè)務(wù)空間嵌入。業(yè)務(wù)空間的嵌入表現(xiàn)主要是由于檔案管理工作涉及各行各業(yè)當(dāng)中，小到對于具體業(yè)務(wù)工作，有效整合信息，建立雙向互動(dòng)關(guān)系從制度的管理、組織體系、團(tuán)隊(duì)的創(chuàng)新性和信息平臺等方面，形成檔案工作的制度與管理制度。業(yè)務(wù)空間的嵌入包括了四個(gè)方面，即業(yè)務(wù)人員、業(yè)務(wù)部門、業(yè)務(wù)內(nèi)容和業(yè)務(wù)平臺的嵌入，通過上述四個(gè)方面的嵌入，形成了檔案工作新的組織信息體系。如今，檔案信息服務(wù)方式有傳統(tǒng)的被動(dòng)方式和訂單式檔案，其中，訂單式的檔案指的是檔案工作按照檔案信息用戶的要求提供的檔案服務(wù)，經(jīng)過調(diào)查統(tǒng)計(jì)，絕大部分的檔案部門都面臨著相同的問題，例如客戶無明確的要求、業(yè)務(wù)辦理不順利，以及客戶地點(diǎn)不確定等問題。

業(yè)務(wù)空間的嵌入，使得檔案工作人員與所涉及業(yè)務(wù)工作聯(lián)系密切了，使得業(yè)務(wù)進(jìn)展以及存在的問題得到快速地了解和掌握，從而提高檔案管理質(zhì)量。

而且對于業(yè)務(wù)空間的嵌入一定要有足夠資源，不然，這種嵌入只是空談，實(shí)際上是不能實(shí)現(xiàn)的。

2.2 嵌入式檔案信息服務(wù)

嵌入式檔案信息服務(wù)主要涉及三個(gè)方面：一是專題服務(wù)；二是專業(yè)服務(wù)；三是知識服務(wù)等[2]。

一是專題服務(wù)。在檔案服務(wù)工作中，嵌入式專題服務(wù)是非常重要的內(nèi)容之一，其基礎(chǔ)在于全程參與到用戶的管理活動(dòng)中，同時(shí)進(jìn)行科學(xué)研究、生產(chǎn)與實(shí)踐，將社會網(wǎng)絡(luò)中的人、財(cái)、物和技術(shù)資源等向聯(lián)合，利用雙向嵌入形式，達(dá)到優(yōu)勢互補(bǔ)、互惠互利，實(shí)現(xiàn)相互之間的互動(dòng)、協(xié)調(diào)、制成和共享，實(shí)現(xiàn)共同的建設(shè)與創(chuàng)新。嵌入式專題檔案信息服務(wù)同時(shí)還具備了用戶全程情境需求特點(diǎn)，讓不同的工作可獲得不同檔案專題信息服務(wù)流程。以前的檔案專題服務(wù)基本是以圍繞領(lǐng)導(dǎo)、各部門和群眾需要展開的，開展專題檔案信息服務(wù)是通過發(fā)掘檔案的信息資源，策劃檔案服務(wù)項(xiàng)目，鉆研、加工和合成檔案信息，通過成果的編研、匯編，將研究成果展示出來。如今，檔案信息專題服務(wù)是先考察檔案用戶的信息需求，并將研究成果作為信息提供給用戶，實(shí)現(xiàn)主動(dòng)式信息服務(wù)，這種服務(wù)方式與被動(dòng)信息服務(wù)相比，服務(wù)水平有很大的提升。然而，定向?qū)е缕浞?wù)的深度、廣度、質(zhì)量、水平和績效存在缺陷。

二是專業(yè)服務(wù)。建設(shè)參與用戶專業(yè)活動(dòng)的嵌入式檔案信息服務(wù)就是嵌入式專業(yè)服務(wù)。開展嵌入式檔案信息服務(wù)，從社會網(wǎng)絡(luò)結(jié)構(gòu)分析，以個(gè)體、群體和組織網(wǎng)絡(luò)的相互關(guān)系作為一種動(dòng)力，對檔案用戶的活動(dòng)信息需求行為等進(jìn)行討論，并建立新的檔案工作機(jī)制。以嵌入社會網(wǎng)絡(luò)為基礎(chǔ)，使用社會網(wǎng)絡(luò)的關(guān)系和聯(lián)系，不斷發(fā)現(xiàn)信息需求有關(guān)于社會網(wǎng)絡(luò)節(jié)點(diǎn)的，制定更加全面的檔案信息資源管理和服務(wù)體系，提升檔案信息共享性和服務(wù)性。與此同時(shí)，將檔案工作范圍擴(kuò)展，增加檔案管的館藏，進(jìn)而大幅度地提升檔案的資源優(yōu)勢以及服務(wù)水平。

三是知識服務(wù)。嵌入性作為檔案知識化功能的重要特性中的其中一點(diǎn)，在社會網(wǎng)絡(luò)結(jié)構(gòu)中將檔案信息的知識進(jìn)行組織、加工、處理和服務(wù)嵌入，使得對于知識的社會價(jià)值更全面地認(rèn)識，知識服務(wù)更好地開展。

3 結(jié)語

本文對嵌入性理論在嵌入式檔案管理機(jī)制和嵌入式檔案信息服務(wù)等方面進(jìn)行了初步的討論。通過上述討論可以發(fā)現(xiàn)在檔案信息管理與服務(wù)中融入嵌入性理論對提高檔案信息服務(wù)水平具有顯著的推動(dòng)作用。