高校檔案管理信息化創(chuàng)新探究

田艷玲

(濰坊市技師學(xué)院，山東濰坊 261000)

高校的改革體制在不斷地完善和深化，相應(yīng)的檔案管理工作也需要發(fā)生變化和創(chuàng)新。傳統(tǒng)的檔案管理模式已經(jīng)不能適應(yīng)高校的發(fā)展，因此就需要加快檔案管理方式的創(chuàng)新步伐。

1 現(xiàn)階段高校檔案管理信息化中存在的相關(guān)問題

隨著我國教育事業(yè)的不斷完善，高校的數(shù)量也在不斷地增多，招收的學(xué)生也在不斷地增加。而檔案管理作為高校發(fā)展的一項(xiàng)重要的輔助工作，對(duì)于高校的長遠(yuǎn)發(fā)展有著重要的推動(dòng)作用。全面和系統(tǒng)性的檔案管理能夠?qū)崿F(xiàn)檔案資源的有效共享，能夠提供完善的檔案信息化服務(wù)。通過對(duì)檔案資源的分類和整理，就能夠提升標(biāo)準(zhǔn)化和現(xiàn)代化的檔案管理。隨著21 世紀(jì)的到來，信息化技術(shù)的快速發(fā)展，高校的檔案管理也逐漸運(yùn)用了信息化技術(shù)，使高校檔案管理的工作越來越輕松。但是現(xiàn)階段在我國高校檔案信息化管理中還是存在很多方面的不足。

1.1 相關(guān)工作人員對(duì)于檔案管理的重視度不足

在高校的檔案管理工作中，不僅需要院校的領(lǐng)導(dǎo)給予高度的重視，也要檔案管理的工作人員給予高度的重視。檔案管理雖然是一項(xiàng)輔助工作，但也為高校的發(fā)展做出了很大的貢獻(xiàn)。在現(xiàn)階段的檔案管理工作中，管理的方式比較落后，也沒有引起相關(guān)工作人員的重視，大多都是采取模式化的管理方式。檔案在登記、保管的過程中存在很多的問題。再加上對(duì)于檔案管理的資金投入力度不足，一些硬件設(shè)施等也處于落后的地位，檔案管理的系統(tǒng)建設(shè)不夠完善，受到各種條件的制約，高校檔案管理的發(fā)展速度就非常緩慢。

1.2 管理方式比較傳統(tǒng)，效率有待提升

在高校的檔案管理工作中，很多管理人員大多都是一些經(jīng)驗(yàn)豐富的工作人員，但是這些工作人員思想觀念落后，無法跟上時(shí)代發(fā)展的步伐，更不會(huì)操作信息化技術(shù)，這就為高校檔案管理帶來了很多問題。高校的檔案在高校的適用范圍比較廣，但是實(shí)際的利用效率卻十分低下，很多檔案都是采用文件式的管理方式，這樣工作人員的工作量就會(huì)增加，工作效率就會(huì)降低，在保管和使用的過程中就會(huì)存在嚴(yán)重的問題。很多高校的檔案管理都是工作人員的手工進(jìn)行記錄和操作，無法對(duì)檔案信息進(jìn)行全面的整理、歸納和匯總。

1.3 檔案管理的數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)缺失

在檔案管理工作中，數(shù)據(jù)庫是記錄信息數(shù)據(jù)的重要系統(tǒng)。而在實(shí)際的工作中，檔案管理的操作軟件比較復(fù)雜，統(tǒng)計(jì)功能比較少，整個(gè)數(shù)據(jù)信息的分析過程比較復(fù)雜，無法適應(yīng)現(xiàn)階段大量的檔案管理。在沒有信息技術(shù)的支持下，就無法獲取信息收集和共享，檔案在管理過程中就受到了各種制約。高校檔案工作量最少是幾百卷，最多就會(huì)達(dá)到上千卷，工作量和工作難度都在直線上升。如果沒有響應(yīng)的數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)，就很難將檔案管理工作做好。

2 高校檔案信息化管理的創(chuàng)新方式

2.1 深化高校的檔案管理體制改革，重視檔案管理的信息化

在高校中，檔案管理工作具有非常大的發(fā)展?jié)摿?。因此就需要高校領(lǐng)導(dǎo)在今后的工作中深化高校的檔案管理體制改革，重視檔案管理方式走向信息化的發(fā)展。在檔案管理工作中，需要積極鼓勵(lì)工作人員不斷地學(xué)習(xí)一些先進(jìn)技術(shù)和管理經(jīng)驗(yàn)，積極參與到學(xué)習(xí)和培育中。在檔案管理的信息化發(fā)展中，就要加強(qiáng)管理，規(guī)范管理的方式，促使管理方式的改革和創(chuàng)新。針對(duì)一些工作經(jīng)驗(yàn)比較豐富的工作人員，就要從他們的管理理念、管理方式和管理手段上進(jìn)行創(chuàng)新，讓工作人員緊跟時(shí)代發(fā)展的潮流，認(rèn)清社會(huì)發(fā)展的趨勢，積極的學(xué)習(xí)一些信息化的管理方式。其次就是將一些能夠熟練的操作信息化的工作人員培養(yǎng)成注重業(yè)務(wù)的發(fā)展人員，要求他們?cè)诠ぷ鲿r(shí)間要百分之百的投入，積極向經(jīng)驗(yàn)豐富的工作人員學(xué)習(xí)相關(guān)經(jīng)驗(yàn)。最后隨著檔案管理工作的量在不斷地增加，檔案管理工作也逐漸開始復(fù)雜。就要積極擴(kuò)大檔案管理部門的規(guī)模，積極聘用先進(jìn)的工作人員，做好檔案管理信息化的改革和創(chuàng)新工作。

2.2 檔案管理人員要樹立領(lǐng)導(dǎo)意識(shí)

作為一名合格的檔案管理工作人員，就要樹立起領(lǐng)導(dǎo)意識(shí)，帶領(lǐng)全體工作人員積極地投入到檔案管理信息化的工作中。檔案管理的工作人員需要在實(shí)際的工作中團(tuán)結(jié)合作、愛崗敬業(yè)、勇于探索、凝聚創(chuàng)新，不斷地激發(fā)自身的工作積極性。在檔案管理工作中，領(lǐng)導(dǎo)者要善于發(fā)現(xiàn)每一位管理人員的優(yōu)勢，根據(jù)每一位工作人員的長處分配工作，做到工作量適當(dāng)。作為領(lǐng)導(dǎo)者還需要在實(shí)際的工作中不斷地總結(jié)自身存在的問題，積極聽取大家的意見和建議，鼓勵(lì)工作人員在工作中相互協(xié)作和團(tuán)結(jié)，促使檔案管理工作的創(chuàng)新。

2.3 加強(qiáng)信息化設(shè)備的投入力度

作為高校的院校領(lǐng)導(dǎo)，就要重視檔案管理的重要性。在檔案管理的工作中，加大資金的投入力度，做好硬件基礎(chǔ)設(shè)備的建設(shè)，為工作人員積極的改善工作條件，讓工作人員能夠在一個(gè)環(huán)境整潔優(yōu)美、井然有序的氛圍中工作。院校領(lǐng)導(dǎo)還要將完善檔案管理的信息化作為學(xué)校發(fā)展的議程，完善院校中檔案管理的各項(xiàng)關(guān)系，完善檔案管理的相關(guān)制度，使檔案管理能夠有管理和保管兩項(xiàng)職能。此外校院領(lǐng)導(dǎo)還要不斷地提升檔案管理工作人員的整體素質(zhì)，構(gòu)建一個(gè)具有校園特色、結(jié)構(gòu)合理、科學(xué)管理和服務(wù)有效的檔案管理體系。積極采用現(xiàn)代化的信息技術(shù)管理手段，為檔案管理提供一個(gè)良好的發(fā)展平臺(tái)，全面將工作重心進(jìn)行調(diào)整。讓高校中的檔案管理部門為高校將來的發(fā)展做出巨大的貢獻(xiàn)，推動(dòng)現(xiàn)代化信息檔案管理的建設(shè)。

2.4 對(duì)管理模式進(jìn)行創(chuàng)新

采用了信息化的檔案管理方式，就需要對(duì)管理模式不斷地進(jìn)行創(chuàng)新。在檔案管理工作中，管理者需要將理解人、尊重人作為管理工作的基本前提，將傳統(tǒng)的管理方式全面摒棄，采取公正、公開、透明式的管理方式。管理者需要在管理中不斷地聽取大家的意見，切實(shí)關(guān)注工作人員的培養(yǎng)和發(fā)展，培養(yǎng)工作人員共同奮斗的精神意識(shí)。在基層工作中，還要建立融洽的工作氛圍，通過各種決策的實(shí)施和完成，拉近與工作人員之間的關(guān)系。在工作中要積極化解大家的矛盾，讓工作人員在一個(gè)團(tuán)結(jié)合作的環(huán)境下工作。管理者還要從工作實(shí)際出發(fā)，在檔案管理工作中探索科學(xué)完善的管理機(jī)制，加強(qiáng)部門管理制度的建設(shè)。這樣才能充分地調(diào)動(dòng)工作人員的工作積極性，促使高效檔案管理工作的信息化。

3 結(jié)語

綜上所述，高校的檔案管理對(duì)于高校的建設(shè)和發(fā)展有著非常重要的意義。因此在高校的檔案管理工作中，就需要緊跟時(shí)代發(fā)展的潮流，不斷開拓管理者的管理視野，通過理論與實(shí)際經(jīng)驗(yàn)的結(jié)合，對(duì)管理工作進(jìn)行創(chuàng)新和探索。在今后的檔案管理工作中，首先要深化高校的檔案管理體制改革，重視檔案管理的信息化，其次需要檔案管理工作人員樹立領(lǐng)導(dǎo)意識(shí)，加強(qiáng)信息化設(shè)備的投入力度，最后對(duì)管理的模式進(jìn)行創(chuàng)新。