芻議衛(wèi)生事業(yè)檔案的信息化管理

柳霞

（上海市松江區(qū)中山街道社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)中心，上海 201613）

1 衛(wèi)生事業(yè)檔案信息化管理的概述及重要性

1.1 衛(wèi)生事業(yè)檔案信息化管理的概述

衛(wèi)生事業(yè)的檔案管理是指相關(guān)衛(wèi)生監(jiān)督機構(gòu)依法對消毒產(chǎn)品、職業(yè)衛(wèi)生、學(xué)校衛(wèi)生、醫(yī)療機構(gòu)、公共場所衛(wèi)生、日常飲用水、防治傳染病等方面的工作進行監(jiān)督管理，并利用具有參考價值和保存價值的文字、圖表、音像、視頻等方式進行記錄。由此可見，衛(wèi)生事業(yè)檔案管理工作比較復(fù)雜繁瑣，因此需要結(jié)合現(xiàn)代先進的信息技術(shù)對檔案歸檔等多方面進行高效管理，衛(wèi)生事業(yè)檔案的信息化管理改變了以往傳統(tǒng)的檔案管理模式，由原本的檔案實體簿保存利用轉(zhuǎn)變?yōu)楝F(xiàn)在的檔案信息數(shù)字化和自動化管理，推進了我國衛(wèi)生監(jiān)督事業(yè)的有序發(fā)展。

1.2 衛(wèi)生事業(yè)檔案信息化管理的重要性

將衛(wèi)生事業(yè)檔案進行信息化管理有兩個方面的原因：一是為了跟上現(xiàn)代社會的發(fā)展步伐；二是我國衛(wèi)生事業(yè)的發(fā)展。檔案信息化管理的重要性主要表現(xiàn)在以下方面。

1.2.1 為相關(guān)決策提供可靠依據(jù)

決策的正確需要完整真實的信息和可靠的分析能力兩方面進行支撐，檔案管理在這時顯得尤其重要，檔案信息化管理一方面可以提高衛(wèi)生事業(yè)其他工作的工作效率；一方面可以在領(lǐng)導(dǎo)的管理和處理過程中，為相關(guān)決策提供可靠保證。衛(wèi)生檔案是充分了解和掌握衛(wèi)生事業(yè)情況的基本依據(jù)，是發(fā)展我國衛(wèi)生事業(yè)必不可少的一部分。

1.2.2 為工作人員的專業(yè)知識更新提供智能化手段

檔案信息化管理是一次少投入多產(chǎn)出的高效手段，通過資源共享和遠程服務(wù)為工作人員提供多元化的獲取信息途徑，為工作人員的知識更新創(chuàng)造了條件。除此之外，衛(wèi)生事業(yè)的檔案數(shù)量多、規(guī)模大，以往傳統(tǒng)的檔案管理都是由檔案人員進行整理、分類和保存，這種龐雜的工作內(nèi)容極大的浪費了時間和人力，但將檔案進行信息化管理后，利用計算機系統(tǒng)對檔案進行整理、分類、管理和保存，優(yōu)化人力資源配置，節(jié)約人力成本，從而促進了衛(wèi)生事業(yè)的檔案管理工作效率。

1.2.3 為確保衛(wèi)生事業(yè)自身的可持續(xù)發(fā)展

近年來，我國衛(wèi)生機構(gòu)在實施檔案信息化管理方面確實采取了一些措施，但效果不太明顯，主要是因為相關(guān)單位的信息化管理意識薄弱、信息設(shè)備較陳舊滯后、檔案管理人員綜合素質(zhì)低、檔案管理的利用率不高等幾個方面的原因，而要想解決這些問題，只有不斷地吸取教訓(xùn)和經(jīng)驗，加強檔案信息化管理意識，高進管理方法，培養(yǎng)專業(yè)的檔案管理人才，運用先進的現(xiàn)代信息技術(shù)和計算機設(shè)備，逐步發(fā)展現(xiàn)代化管理，確保我國衛(wèi)生事業(yè)的可持續(xù)發(fā)展。

2 衛(wèi)生事業(yè)檔案信息化管理的主要內(nèi)容及問題

2.1 衛(wèi)生事業(yè)檔案信息化管理的主要內(nèi)容

衛(wèi)生事業(yè)檔案信息化管理的內(nèi)容主要包括：數(shù)據(jù)資料信息化、工作流程信息化、檔案檢索信息化，以下將逐一說明。

2.1.1 數(shù)據(jù)資料信息化

利用計算機檔案管理軟件、掃描儀等設(shè)備對資料、文件、視頻等檔案信息進行統(tǒng)一規(guī)范的格式錄入計算機系統(tǒng)內(nèi)。

2.1.2 工作流程信息化

通過專門的檔案管理軟件對檔案信息進行整理、分類、保存和管理的工作，因此，相關(guān)管理部門應(yīng)建立檔案制度，規(guī)范工作流程，確定檔案管理人員的工作職責(zé)，避免人為因素導(dǎo)致檔案信息缺少真實性和完整性。

2.1.3 檔案檢索信息化

以分級檢索制度為前提，通過計算機網(wǎng)絡(luò)可以隨時查閱檢索到所需要的準確的檔案信息文件。

2.2 衛(wèi)生事業(yè)檔案信息化管理中存在的問題

衛(wèi)生事業(yè)的檔案管理由傳統(tǒng)的檔案管理模式向現(xiàn)代新型的管理模式轉(zhuǎn)變過程中，主要面臨著資金投入和人員能力兩方面的問題。

2.2.1 需要大量的資金投入

在初期轉(zhuǎn)換衛(wèi)生事業(yè)檔案管理模式時，需要對計算機硬件平臺和網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ)設(shè)計進行規(guī)劃，還需要投入相關(guān)設(shè)備包括打印機、電腦、掃描儀、復(fù)印機等等，另外還需要對計算機網(wǎng)絡(luò)內(nèi)的檔案信息進行安全防護，同時，相關(guān)設(shè)備的更新?lián)Q代、維護管理等方面也需要相對的資金投入。由此可見，資金在一定程度上制約了衛(wèi)生事業(yè)檔案的信息化管理工作的開展。

2.2.2 對工作人員要求高

傳統(tǒng)的檔案管理模式對工作人員的要求相對相低，而現(xiàn)如今對檔案進行信息化管理就要求工作人員必須熟練掌握計算機操作能力及計算機軟件的應(yīng)用能力。

3 促進衛(wèi)生事業(yè)檔案信息化管理發(fā)展的措施及建議

要想順利開展衛(wèi)生事業(yè)檔案信息化管理工作，則需要針對目前所面臨的問題進行深度分析，以下將從人員意識、管理技術(shù)水平和配置設(shè)施三個方面提出建議。

3.1 加強信息化建設(shè)的認識，提高信息化管理的意識

首先應(yīng)讓相關(guān)衛(wèi)生事業(yè)機構(gòu)內(nèi)部工作人員充分認識到衛(wèi)生事業(yè)信息化建設(shè)的重要性，讓工作人員意識到衛(wèi)生事業(yè)的信息化建設(shè)對于我國社會經(jīng)濟的發(fā)展有著重要意義；其次就是打破傳統(tǒng)檔案管理模式的固化工作思維和工作方式，由于傳統(tǒng)檔案管理模式的時間悠久，衛(wèi)生事業(yè)機構(gòu)的檔案工作管理人員已經(jīng)形成了一套落后的檔案管理方式，因此，要想實現(xiàn)衛(wèi)生事業(yè)的檔案信息化管理，就必須轉(zhuǎn)變陳舊滯后的檔案管理理念，建立以現(xiàn)代信息技術(shù)為基礎(chǔ)的檔案管理方式，衛(wèi)生事業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)和管理部門應(yīng)帶動部門工作人員接受現(xiàn)代檔案信息化管理的手段，從而促進檔案信息化管理的開展。

3.2 創(chuàng)建檔案信息化管理系統(tǒng)，強化檔案信息化管理技術(shù)

目前我國的信息化檔案管理還處于初級階段，要想建立一個高效實用的衛(wèi)生信息化管理系統(tǒng)，首先應(yīng)充分了解衛(wèi)生事業(yè)機構(gòu)檔案資源的具體情況，并進行深入廣泛的研究后，優(yōu)先選擇信息利用率高的衛(wèi)生檔案資料進行檔案信息數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化；其次以檔案的原始材料為基礎(chǔ)，利用檔案信息化管理系統(tǒng)將檔案資料錄入計算機網(wǎng)絡(luò)中，建立完整、真實的檔案信息數(shù)據(jù)庫，并對檔案信息數(shù)據(jù)庫進行全程監(jiān)督控制。在進行檔案信息數(shù)字化錄入和管理過程中，檔案管理工作人員要仔細對檔案資料的準確性、完整性進行質(zhì)量檢查，質(zhì)量檢查主要是針對檔案信息數(shù)字化之前的整理，要求檔案的原文件必須有序的排列，內(nèi)容必須保持完整、準確，針對影響掃描質(zhì)量的檔案原件要先進行修復(fù)和整理，再進行錄入。同時要注重檔案信息化管理的工作流程，對檔案資料的采集、應(yīng)用、檔案信息系統(tǒng)登錄、建檔、查詢等流程進行細化規(guī)范。

3.3 加強信息化管理人才隊伍的建設(shè)，引進先進的計算機設(shè)備及技術(shù)

優(yōu)秀人才是開展檔案信息化管理工作的重要影響因素，決定著檔案信息化建設(shè)水平的高低，衛(wèi)生事業(yè)機構(gòu)應(yīng)重視檔案管理工作人員的工作能力和綜合素質(zhì)，積極引進和培養(yǎng)優(yōu)秀人才，從而提高衛(wèi)生事業(yè)檔案信息化管理的水平。因此，衛(wèi)生事業(yè)機構(gòu)在招聘檔案管理人員時，應(yīng)結(jié)合機構(gòu)實際情況與現(xiàn)代社會的發(fā)展趨勢，選擇具有專業(yè)檔案管理知識、檔案管理意識強、計算機操作應(yīng)用能力強的人來負責(zé)檔案信息化管理的各項工作，同時，加強對檔案管理人才的專業(yè)檔案管理知識和計算機技能兩方面的培訓(xùn)，提高檔案管理人員的綜合素養(yǎng)，可以制定相關(guān)的獎懲措施，確保檔案管理人員能夠全身心投入到工作當(dāng)中，達到促進衛(wèi)生事業(yè)檔案信息化管理的發(fā)展的目的。

除了對優(yōu)秀人才的需求外，在建設(shè)檔案信息化管理的過程中，軟、硬件設(shè)備也是必不可少的一部分。因此，衛(wèi)生事業(yè)機構(gòu)要配備適用于檔案信息化管理系統(tǒng)的先進計算機硬件設(shè)備，能夠快速的處理大量數(shù)據(jù)信息、圖片的掃描及聲像檔案資料的錄入，同時，根據(jù)衛(wèi)生事業(yè)機構(gòu)的經(jīng)濟現(xiàn)狀，在計算機設(shè)備中配備一套安全性能強的信息系統(tǒng)軟件，只有軟、硬件配備齊全才能更好地進行檔案信息化管理工作。

4 結(jié)語

總而言之，衛(wèi)生事業(yè)檔案的信息化管理模式不是一朝一夕就能轉(zhuǎn)換過來的，而是需要強烈的意識、大量的資金投入、先進的技術(shù)設(shè)備等方面應(yīng)用到實際工作中才能完成檔案信息化管理的建設(shè)。因此，衛(wèi)生事業(yè)機構(gòu)應(yīng)從提高檔案管理信息化的意識和觀念出發(fā)，引進先進的計算機設(shè)備及技術(shù)，創(chuàng)建檔案信息化管理系統(tǒng)，強化檔案管理的基礎(chǔ)，加強對檔案管理工作人員的專業(yè)知識和計算機技能的培訓(xùn)，將每一項促進衛(wèi)生事業(yè)檔案信息化管理的措施落實到位，保證檔案管理工作的檔案質(zhì)量和工作效率，從而推動衛(wèi)生事業(yè)信息化建設(shè)的發(fā)展，促進我國現(xiàn)代信息技術(shù)的廣泛應(yīng)用。