高校二級學(xué)院教育教學(xué)檔案管理模式分析與探索

徐春曉

（山東科技大學(xué)礦業(yè)與安全工程學(xué)院，山東青島 266590）

教育教學(xué)檔案是指運(yùn)用文字、圖像、聲像等介質(zhì)對教育教學(xué)實(shí)踐及教學(xué)管理資料進(jìn)行收集、保存，并具有檔案保存參考價(jià)值的基于教學(xué)資料統(tǒng)稱。教學(xué)檔案真實(shí)地記錄了學(xué)校所有的教學(xué)實(shí)踐和管理過程，是一所學(xué)校學(xué)院學(xué)科成長與發(fā)展的真實(shí)記錄，也是高校檔案的有機(jī)組成部分[1-2]。作為高校教學(xué)工作的一個(gè)不可或缺地環(huán)節(jié)，二級學(xué)院教學(xué)檔案管理隨著教學(xué)形式和課程模式的多樣化而趨于復(fù)雜化，對教學(xué)檔案管理工作也提出了更高的要求。該文分析了目前二級學(xué)院教學(xué)檔案管理模式及特點(diǎn)，以及教學(xué)檔案管理上存在的問題，對下一步教學(xué)檔案管理建設(shè)進(jìn)行了一些思考，提出了建議。

1 高校二級學(xué)院教學(xué)檔案管理模式分析

現(xiàn)階段，高校二級學(xué)院教學(xué)檔案管理主要采用以下三種模式進(jìn)行分類管理。

1.1 學(xué)院統(tǒng)一集中式的管理模式

這種管理模式是指二級學(xué)院內(nèi)部的教學(xué)檔案室集中管理教學(xué)檔案信息資源，并為全院教職工及學(xué)生提供相關(guān)服務(wù)[3]。從實(shí)際工作來看，學(xué)院教學(xué)檔案管理部門是教學(xué)檔案管理的主體，這種模式具有紙質(zhì)版檔案材料及教學(xué)信息資源管理相對集中，信息安全性強(qiáng)的優(yōu)點(diǎn)，但是這種集中式的檔案管理模式更新教學(xué)信息較慢，容易導(dǎo)致教學(xué)信息的流失，不利于教學(xué)信息的綜合利用。

1.2 學(xué)院內(nèi)各專業(yè)團(tuán)隊(duì)分散式的管理模式

這種管理模式是指建立學(xué)院內(nèi)部教學(xué)機(jī)構(gòu)和各專業(yè)團(tuán)隊(duì)的網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，通過該網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)及時(shí)上傳教學(xué)信息資源并能隨時(shí)更新，通過內(nèi)部網(wǎng)站實(shí)名登錄的渠道來下載教學(xué)信息資源，實(shí)現(xiàn)分散式的服務(wù)供給。這種管理模式，有教學(xué)信息更新迅速、信息內(nèi)容豐富、師生利用信息更加方便等優(yōu)點(diǎn)；但這種管理模式需要較高的硬件、軟件支持，管理專業(yè)性較大[4]，由于網(wǎng)絡(luò)對外開放，教學(xué)信息安全性難以保障。

2 二級學(xué)院教學(xué)檔案管理中存在的一般問題

2.1 教育教學(xué)檔案歸檔意識較淡薄

長期以來，高校教職工普遍認(rèn)識不到教學(xué)檔案管理的重要性，關(guān)注點(diǎn)大部分放在課程教學(xué)、科研項(xiàng)目上，而忽略了對日常工作中教學(xué)檔案的歸檔整理，把檔案管理當(dāng)作是自己的額外工作，導(dǎo)致了在統(tǒng)一歸檔整理工作時(shí)為了應(yīng)付差事，臨時(shí)突擊整理，教學(xué)檔案材料自然不完整、不齊全。

2.2 教學(xué)檔案管理缺乏專業(yè)人員

一般高校二級學(xué)院檔案管理人員不是專業(yè)出身，管理人員整體素質(zhì)不高且不穩(wěn)定，這主要是因?yàn)閷W(xué)校編制缺乏，沒有配備專業(yè)的檔案管理人員，一般由學(xué)院教學(xué)科人員兼任。這種非專業(yè)的兼職檔案管理人員缺乏檔案專業(yè)基礎(chǔ)知識，加之學(xué)校檔案科對檔案管理人員的指導(dǎo)培訓(xùn)不足，難免在檔案管理工作中出現(xiàn)多多少少的失誤，造成歸檔材料質(zhì)量不高，缺乏完整性[5]。同時(shí)，兼職檔案管理人員定崗不穩(wěn)定，就會造成一位兼職檔案管理人員剛熟悉管理流程后，又會由另一位兼職人員接替，導(dǎo)致青黃不接的情況。

2.3 教學(xué)檔案歸檔效率不高，數(shù)字化建設(shè)意識淡薄

隨著社會數(shù)字化、信息化發(fā)展，數(shù)字化技術(shù)已經(jīng)成為當(dāng)今社會發(fā)展中不可或缺的中堅(jiān)力量，但目前大部分高校二級學(xué)院教學(xué)檔案管理還普遍使用紙質(zhì)版為基礎(chǔ)。這種傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案，在查閱時(shí)需要到檔案室，在成千上萬份資料中找出想要的信息，尤其是教學(xué)評估時(shí)期，需要人工進(jìn)行反復(fù)查詢相關(guān)檔案，費(fèi)時(shí)費(fèi)力，還對紙質(zhì)檔案造成或多或少的磨損率，但是紙質(zhì)檔案是最原始、最有說服力的數(shù)據(jù)和材料，其地位是電子檔案無法撼動的，因此提高檔案的數(shù)字化建設(shè)對保護(hù)紙質(zhì)檔案十分重要[6]，但是目前存在的意識束縛使得對檔案管理的數(shù)字化轉(zhuǎn)變意識不強(qiáng)。

3 提高二級學(xué)院教學(xué)檔案管理建設(shè)水平的幾點(diǎn)思考

3.1 實(shí)行新式集成化管理模式

教學(xué)檔案管理工作是一項(xiàng)集成式的管理任務(wù)，它需要以全范圍、全方位的“集成式”的管理思想來指導(dǎo)。隨著信息數(shù)字化的高度發(fā)展，新式集成化管理模式將逐步成為現(xiàn)階段高校教學(xué)檔案管理模式發(fā)展的大方向。高校二級學(xué)院的教學(xué)檔案管理模式也將逐漸從學(xué)院統(tǒng)一集中式和學(xué)院內(nèi)各專業(yè)團(tuán)隊(duì)分散式的管理模式向新式集成化的管理模式轉(zhuǎn)型?；谶@種集成式的管理模式，可以把教學(xué)檔案管理與其他信息管理系統(tǒng)相結(jié)合，如教務(wù)管理系統(tǒng)、教師辦公系統(tǒng)等，構(gòu)建成一種多類信息集成式的管理體系，能夠?qū)崿F(xiàn)校內(nèi)多種信息資源共建共享，進(jìn)一步提高高校信息資源的有效利用。

3.2 實(shí)行檔案管理人員專職化或非專業(yè)人員素質(zhì)培訓(xùn)

檔案管理工作看似簡單，但實(shí)際上具有很強(qiáng)的技術(shù)和專業(yè)性，任職人員要精于檔案管理專業(yè)知識，其次要對檔案管理崗位實(shí)行專職專員，杜絕兼職情況的出現(xiàn)。對教學(xué)檔案管理人員的能力培養(yǎng)要求[7]：（1）提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)，提高其管理水平和能力，強(qiáng)化管理意識，提高職業(yè)道德觀念和檔案專業(yè)素養(yǎng)；（2）對任職的檔案管理人員定期進(jìn)行技術(shù)培訓(xùn)，促使其掌握先進(jìn)的檔案管理的技能以及數(shù)字化的基本知識，要在教學(xué)檔案管理中能夠靈活運(yùn)用；（3）加強(qiáng)檔案管理人員的溝通能力，檔案管理工作是需要涉及很多內(nèi)容的工作，需要很強(qiáng)的嚴(yán)密性，這都需要檔案管理人員有靈活溝通和處理事物的能力，在進(jìn)行教學(xué)檔案歸檔收集時(shí)需要與全院師生溝通交流，所以需要很好的溝通能力。

3.3 實(shí)行二級學(xué)院教學(xué)檔案分類管理

由于檔案涉及范圍較廣，故可對二級學(xué)院教學(xué)檔案進(jìn)行分類管理，可分為三類：綜合類、教學(xué)管理類、教學(xué)業(yè)務(wù)類[8]。

（1）綜合類檔案包括學(xué)校學(xué)院制定下發(fā)的有關(guān)教學(xué)規(guī)章制度與規(guī)定，有關(guān)教育教學(xué)的重要會議通知、文件，以及省教育廳等上級部門下達(dá)的教學(xué)文件等。

（2）教學(xué)管理類包括有關(guān)學(xué)生學(xué)籍管理的文件，學(xué)生獎(jiǎng)懲有關(guān)材料，有關(guān)招生工作文件，學(xué)生課程安排表（必修課、選修課）和試驗(yàn)項(xiàng)目文件，教學(xué)檢查、教學(xué)評估等有關(guān)文件，各類學(xué)科競賽組織、參賽、獲獎(jiǎng)等資料，有關(guān)教材建設(shè)、學(xué)媒體課件等資料。

（3）教學(xué)業(yè)務(wù)類包括獲各級精品課程及優(yōu)秀課件、重點(diǎn)建設(shè)課程的教學(xué)大綱、教案、試卷、自編教材、實(shí)習(xí)大綱、教學(xué)總結(jié)、發(fā)表的學(xué)術(shù)論文，畢業(yè)設(shè)計(jì)（畢業(yè)論文）總結(jié)報(bào)告、中期檢查報(bào)告、畢業(yè)設(shè)計(jì)（論文）電子檔案，以及學(xué)生在校期間發(fā)表的學(xué)術(shù)論文、各專業(yè)實(shí)習(xí)基地建設(shè)情況等材料。

3.4 實(shí)行二級學(xué)院教學(xué)檔案管理信息數(shù)字化、共享化

隨著目前信息數(shù)字化的高度發(fā)展，其在教學(xué)檔案管理中的應(yīng)用模式也越來越豐富，將信息數(shù)字化技術(shù)應(yīng)用到高校的教學(xué)檔案管理中，采用計(jì)算機(jī)技術(shù)歸類和保存檔案信息，利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)進(jìn)行更加清晰的分類，從而進(jìn)一步提高教學(xué)檔案自身的利用價(jià)值，是目前教學(xué)檔案管理的一個(gè)大勢所趨。

教學(xué)檔案管理還要具備“大數(shù)據(jù)”的管理理念，充分利用各類資源建立具有本專業(yè)特色的數(shù)據(jù)庫，充分發(fā)揮計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的優(yōu)勢，打破高校之間的信息壁壘，建立開放式、共享式、安全化的教學(xué)檔案信息資源體系。

3.5 實(shí)行教學(xué)檔案標(biāo)簽化

要加強(qiáng)教學(xué)檔案的標(biāo)簽化、規(guī)范化。標(biāo)簽化不僅應(yīng)用在紙質(zhì)載體，還要在數(shù)字化的信息中充分利用，標(biāo)簽是人機(jī)快速交互的樞紐，一方面通過簡潔的詞匯向人傳遞其背后的信息；另一方面通過負(fù)責(zé)后端的數(shù)據(jù)處理得出相關(guān)標(biāo)簽[9]。因此標(biāo)簽應(yīng)該是人為規(guī)定的高度精練的特征詞匯，這些詞匯必須具備兩個(gè)重要特征：語義清晰，使用者能簡單易懂地理解每個(gè)標(biāo)簽的含義；指向明確，一個(gè)標(biāo)簽通常只反映一個(gè)信息。通過對檔案信息進(jìn)行標(biāo)簽化，提高教學(xué)檔案資料調(diào)取的速度，提高檔案管理人員的工作效率。

3.6 加強(qiáng)教職工歸檔意識

教學(xué)檔案歸檔工作不是一個(gè)部門的責(zé)任，也不僅是教學(xué)檔案管理人的工作，它需要每一位教職工的支持。要積極召開全體教職工大會，宣傳學(xué)院檔案管理工作的重要意義，提高全員的歸檔意識，要做到每位教職工都關(guān)心檔案工作，認(rèn)識到教學(xué)檔案不僅是屬于學(xué)院檔案管理部門的責(zé)任，也是與每個(gè)人的利益相關(guān)聯(lián)的工作，要糾正那種對歸檔工作看成軟任務(wù)、敷衍了事的錯(cuò)誤觀念。養(yǎng)成自覺積累教學(xué)材料并自覺整理及時(shí)歸檔的習(xí)慣[10]。首先學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)、管理人員要首先做出表率，帶頭做好教學(xué)材料的歸檔工作，每次會議的報(bào)告內(nèi)容及會議記錄要及時(shí)安排秘書登記，報(bào)給有關(guān)檔案部門存檔保管。

4 結(jié)語

高校二級學(xué)院教學(xué)檔案管理工作是學(xué)校學(xué)院管理的重要組成部分，教學(xué)檔案管理的好壞是衡量學(xué)校教學(xué)管理水平的重要標(biāo)志之一。目前在教學(xué)檔案管理上主要存在教職工對教學(xué)檔案歸檔意識淡薄、教學(xué)檔案管理缺乏專業(yè)人員、教學(xué)檔案歸檔效率不高、數(shù)字化建設(shè)意識淡薄等問題，下一步要加強(qiáng)檔案管理人員的專職化以及非專業(yè)人員的素養(yǎng)培訓(xùn)，加強(qiáng)教職工歸檔意識，實(shí)現(xiàn)教學(xué)檔案管理信息數(shù)字化、共享化、標(biāo)簽化管理。